Hur du svarar på ett e-postmeddelande för att bekräfta ett möte

Som yrkesverksam, entreprenör, frilansare eller chef får du förmodligen regelbundet e-postmeddelanden där du uppmanas att bekräfta ditt intresse eller din tillgänglighet för ett möte, evenemang eller aktivitet. Detta görs för att undvika frustrationen att fixa ett möte med dig och sedan mötas av en chockerande besvikelse.

Vad är det stora VARFÖR detta?

Är det möjligt att din värd tror att du kanske inte kommer ihåg att du har ett möte, att han/hon tror att du kanske inte tar mötet på allvar eller att han/hon inte är säker på att du är tillgänglig? Det kan finnas många orsaker till detta. Om du vill undvika besvikelser måste du bekräfta möten via e-post, antingen som mottagare eller avsändare.

Hur man bekräftar möten via e-post

E-post är ett av de bästa sätten att bekräfta möten. Det inkräktar inte på din eller mottagarens tid som telefonsamtal. Om mottagaren är en kunnig internetanvändare kan han eller hon till och med lägga in ditt e-postmeddelande som en del av sin e-postlista för att komma ihåg det.

Här är tio tips för att bekräfta möten via e-post:

1 – Kom ut klart och tydligt

Kom ut klart och tydligt för att bekräfta ditt möte på det bästa sätt du kan. Tydlighet är ett utmärkt sätt att försäkra din e-postmottagare om att du kommer att träffa honom eller henne vid en viss tidpunkt. Tydlighet gör också din bekräftelse på ditt möte effektiv.

Exempel I: Bekräftelse av möten via e-post

RE: Bekräftelse av möte med FRANK WALES

Kära fru Allen,

Jag vill bekräfta ditt möte med Frank Wales i morgon den 25 augusti kl. 13.00. Vänligen kontakta mig om du har några frågor och håll mig informerad om det skulle bli några ändringar.

Cordially,

Linda Brown,

Secretary, Lester Wester Limited

2 – Var kortfattad och specifik

Var kortfattad när du bekräftar ett möte via e-post. Säg det kort och enkelt. Ange specifikt tid och datum för mötet.

Exempel II: Bekräftelse av möten via e-post

RE: Shawn Williams – Bekräftelse av möte

Kära Clinton,

Detta är en särskild påminnelse om att du måste bekräfta ditt möte med Shawn Williams i morgon den 18 juni senast kl. 10.00.

Ditt möte är planerat att äga rum på Lintel Scraps, Office 12 på bottenvåningen på Lanceman Street, Mainland China. Platsen är tillgänglig med taxi.

Detta är Shawns mobilnummer, för säkerhets skull, +98157479837.

Vänligen kontakta mig om du har några frågor. Jag är redo att ge nödvändig hjälp.

Tack och ha ett trevligt möte.

Med bästa hälsningar,

Alice Maxwell

Administrativ assistent till Shawn Williams, Lintel Scraps Limited

[email protected]

3 – Gör det till ett påminnelseuppdrag

Som i exemplet ovan är det uppenbart att bekräftelsen av ett möte i grunden är ett uppdrag att påminna Clinton om hans möte med Shawn Williams. Det är tydligt skrivet med specifik tid, datum och plats. Ett bra sätt att bekräfta ett möte via e-post är att göra det till en påminnelse.

4 – Var detaljerad

Ett annat bra sätt att bekräfta ett möte är att ge detaljerad information. Clinton har all information som krävs för att komma till Shawn Williams i tid. Han kan kontakta Shawn Williams eller den administrativa assistenten på telefon om det blir problem med att hitta mötesplatsen.

Se exempel på e-postmeddelanden för att acceptera och avböja inbjudningar här.

Säkerställ att du inte ger din utsedda person en anledning att missa mötet. Det blir irriterande att efter att ha missat mötet få veta att det berodde på att man inte kunde hitta platsen.

5 – Gör det inte för långt

Om du gör ditt e-postmeddelande för långt kommer din mottagare att tappa intresset och därmed förlora budskapet. Behåll mottagarens intresse genom att hålla det kort och intressant.

Exempel III: Bekräftelse av möten via e-post

Kära fru Roberts,

Det gläder mig att du är tillgänglig för mötet med vårt team klockan 9.00 imorgon den 21 januari på vårt zonkontor.

Du kan kontakta mig på det här mobiltelefonnumret om du har några frågor eller om du ändrar dina planer.

Tack och jag ser fram emot att träffa dig i morgon.

Cordially,

Evelyn Coker

Productions Director, Micara Productions

6 – Kom till saken

Det finns ingen anledning att slösa bort något tillfälle för att klargöra för din mottagare att du vill bekräfta ett möte. Kom till saken omedelbart för att inte få läsaren att scrolla ner i onödan.

Se exempel på e-postmeddelanden för inbjudningar här.

7 – Följ ett professionellt format

Ett professionellt e-postmeddelande måste innehålla datum, hälsning, referens, huvuddel och slutsats. Ge inte skräp till dina kunder i namn av att bekräfta ett möte. Här är ett bra exempel på ett professionellt e-postmeddelande.

Exempel IV: Bekräftelse av möten via e-post

Datum: 23 september 2012.

RE: Bekräftelse av ett möte

Kära herr Robinson,

Jag skriver för att bekräfta ett möte med dig den 24 september 2015 i Learned Hall, Winter Road. Jag uppskattar verkligen ett snabbt svar från er sida.

Med bästa hälsningar,

Andrew Paul

Administrerande direktör, Adrepal Photos

8 – Använd ett formellt språk

Undervik att använda slangspråk. Använd ett formellt språk utan grammatiska fel som kan minska mottagarens intresse.