Grunderna för SharePoint Forms. Vad är SharePoint Forms?

SharePoint Forms har fungerat som ett enastående verktyg för samarbete och hantering i många år. Med hjälp av det här verktyget kan man behandla företagsdata av alla typer, volymer och ändamål.

Ett SharePoint Formulär är ett fönster (skärm) med ett antal fält med etiketter där användarna kan skriva in sina uppgifter: för- och efternamn, adress, e-post, telefonnummer osv. SharePoint-formulär skapas för att förenkla alla affärsprocesser, arbetsflöden och även för att göra arbetet med en databas trevligare och mer välorganiserat. Formulären med etiketter hjälper dessutom användarna att förhindra att felaktiga uppgifter skrivs in.

Det finns många lösningar och verktyg för att underlätta arbetet med SharePoint-formulär och för att skapa attraktiva och avancerade formulär för att öka chanserna att de fylls i av användarna.

Anpassning av formulär: Det finns tillfällen då vi vill skapa snygga och imponerande formulär eller öka deras effektivitet. Faktum är att konfigurationen och anpassningen av SharePoint-listor är ganska problematisk, eftersom olika formulär för dem utformas och implementeras med hjälp av anpassad kodning, InfoPath och tredjepartsleverantörers verktyg. Det finns olika sätt att skapa formulär för SharePoint, varav vi kommer att undersöka några i den här artikeln.

Vad står SharePoint Forms för?

Formulär är utformade för att avbilda, dölja och optimera data från användare. De möjliggör datautbyte mellan användare och datakällor i en webbläsare. Formulär kan skapas i vilket program som helst och kopplas sedan till den relevanta listan i SharePoint. Vissa verktyg gör det möjligt att utforma formulär i SharePoint-miljön, men det låter enklare än vad det faktiskt är. Utan specialkunskaper eller hjälp av en utvecklare kan det vara en riktig utmaning.

Nej, med hjälp av vissa metoder kan man förenkla processen.

De bästa metoderna för anpassning av SharePoint-formulär

Och även om ett inhemskt SharePoint-gränssnitt ger de viktigaste verktygen för att skapa anpassade formulär, t.ex. en anpassad listvyn, kan man ändå behöva göra mer specifika ändringar av designen. Låt oss utforska olika metoder så att du kan välja en som passar perfekt för dina behov.

SharePoint Lists

Denna metod är idealisk om du inte behöver omfattande ändringar och är mestadels nöjd med SharePoint-formulärens huvudfunktionalitet. Vid skapandet av en lista är ett motsvarande formulär tillgängligt som standard och möjliggör:

• Optimering av fältordning
• Inputvalidering
• Filbilaga
• Accessbegränsning
• Arbetsflöden

Alla funktioner finns tillgängliga på menyn Listainställningar och stöds vid behov med en handledning. Om du behöver köra affärslogik på fälten är det dock inte det perfekta valet.

InfoPath

Det här verktyget utvecklades av Microsoft specifikt för avancerad hantering av SharePoint-formulär.

Det har mycket mer funktionalitet jämfört med sin föregångare (XDocs), bland annat:

• Skapande av flera formulärvyer
• Möjlighet att arbeta med strukturerade data
• Utökade textfält
• Kalkyler
• Affärslogik och arbetsflöden

Det största problemet med Microsoft InfoPath är att det inte kommer att stödjas av Microsoft inom den närmaste framtiden. Ytterligare en nackdel är bristen på intuition, vilket kräver avsevärd tid för en handledning.

SharePoint Forms Designer

Det här kraftfulla verktyget gör det möjligt att inte bara anpassa SharePoint-formulär, utan även konfigurera olika webbdelars gränssnitt. Lägg bara till en Data View på din sida så får du tillgång till att infoga fält från en datakälla som formulär. Mångfalden av Designer-funktioner ger möjlighet att:

• Hölja/visa fält
• Ändra layouten
• Arbeta med formulärkoden
• Använda datakontroller
• Lägga till grafik och text

Först och främst gör SharePoint Designer det möjligt att direkt påverka SharePoint-filer och egenskaper. Därför bör man känna till grunderna för SharePoint-strukturen och fillagring för att få ut mesta möjliga nytta av den. Detta är ett gratis verktyg som distribueras av Microsoft. Samtidigt är produkten ganska knepig och kräver ofta särskild expertis och kodningsfärdigheter.

Visual Studio

Om ingen lösning från hyllan uppfyller dina behov är det dags att överväga att designa en skräddarsydd lösning. Visual Studio är en komplett apputvecklingsmiljö som kan genomföra nästan varenda en av dina idéer. På grund av dess integration med SharePoint kan du utöka dess formulär med alla nödvändiga funktioner. Det är dock en kostsam affär som kräver att man anlitar programmerare samt en del tid för utveckling, testning och skapande av dokumentation. Du kan överväga en sådan lösning när du har resurser för att upprätthålla ett heltäckande programvaruprojekt för att bara lägga till några få formulär i din SharePoint.

Beyond Microsoft

I dag är de flesta av de lösningar som tillhandahålls av Microsoft och SharePoint obekväma att använda eller kräver specialkunskaper för en icke-poweranvändare. För att lösa detta problem har många sidolösningar med ett användarvänligt gränssnitt dykt upp i landskapet. En sådan lösning är appen Forms Designer från SharePoint VirtoSoftware, som skapats för att uppfylla alla behov i ett företag och ge ett mycket intuitivt gränssnitt. Den gör det möjligt att skapa anpassade utökade formulär direkt i SharePoint, utan att behöva installera ytterligare program. Verktyget kräver inga kodningskunskaper, det fungerar som en SharePoint-app eller webbdel, och det är kostnadseffektivt samtidigt som det inte kräver installation av ytterligare ett fullskaligt Microsoft-paket. Virto Forms Designer är tillgänglig för Office 365 och för SharePoint-plattformarna 2016, 2013 och 2010. SharePoint Forms Designer online-tillägg eller webbdel är helt integrerade med SharePoint-miljön och arbetar direkt med SharePoint-listor.

En flexibel design gör det möjligt att anpassa färger, textstilar och fältutseende, och layoutfunktionen ger en möjlighet att skapa olika layouter av samma SharePoint-lista för olika användare eller användargrupper. Den här funktionen är viktig för att säkra företagets känsliga information och ge tillgång till vissa data endast för användare med behörigheter. Dessutom förbättrar layouterna användbarheten genom att visa samma lists formulär i olika vyer och uppsättningar av listfält för varje avdelning.

Du behöver bara dra och släppa de färdiga kontrollerna, flikarna, panelerna och dragspelen för att utforma dina egna sofistikerade formulär för SharePoint-listor. Spara dina färdiga formulär och använd dem senare genom att helt enkelt exportera och importera de nödvändiga mallarna.

Verktyget gör det möjligt för användare att skapa specifika formulär för redigering, visning och skapande av olika innehållstyper som finns i en lista. Du kan till exempel skapa olika formulär för redigering av objekt, nytt objekt, visning av objekt och formulär för redigering/ny/visning av mappar mycket snabbt i samma gränssnitt.

Det går dessutom att definiera CSS-stilar och utöka formuläret med HTML- eller JavaScript-tilläggskodning med hjälp av inbyggda redaktörer. Med ett ord eliminerar Forms Designer nackdelarna med standardlösningar och omfattar de flesta av deras bästa funktioner. Det användarvänliga och intuitiva gränssnittet kräver inga särskilda färdigheter eller utbildning av formulärskapande, så även en nybörjare kan enkelt skapa komplexa formulär i SharePoint.

Den bästa anpassningen bör uppfylla din produkts behov

Samt sett ger SharePoint-integrationsalternativen användarna stor flexibilitet. Det är upp till dig vilken lösning du ska välja för ditt företag, antingen gratis standardverktyg med begränsad lösning eller professionella och intuitiva appar, som Forms Designer.

Du kan lära dig mer om hur du skapar ett formulär i SharePoint med Virto Forms Designer eller ladda ner testversionen SharePoint Online Forms Designer för Office 365 eller SharePoint Forms Designer för SharePoint 2013 och 2016 och kontrollera hur den passar din egen SharePoint-miljö.

Relaterade produkter:
Office 365 Forms Designer	SharePoint Forms Designer