En småföretagsguide till prioriteringsmatrisen

Projektledarens ansvarsområden tar sig många uttryck: underlätta förändringshantering, kommunicera uppdateringar, kartlägga processer, hantera intressenter, projektintegreringshantering – listan kan göras lång.

Och sedan prioriterar man uppgifter och projekt – en viktig ledarskapsförmåga, eftersom organisationens prioriteringar ofta förändras som svar på förändrade kundförväntningar, marknadsförskjutningar och andra faktorer. Dessutom är projektresurserna, oavsett projektets storlek eller typ, nästan alltid knappa.

Tacksamt nog finns det ett verktyg som både individer och team kan använda för att effektivisera processen med att välja vilka projekt man ska fokusera på – prioriteringsmatrisen.

Översikt: Vad är en prioriteringsmatris?

Verktyg är viktiga för att projekt ska lyckas. Programvara för projekthantering för teamsamarbete och ett Gantt- eller burndowndiagram för att hålla projekten i tid är bara några exempel. En prioriteringsmatris är ett annat. Den kallas ibland kriterier eller prioritetsmatris och är ett verktyg för affärsanalys som med hjälp av specifika kriterier gör det möjligt för individer och projektgrupper att objektivt jämföra valmöjligheter och på så sätt bestämma:

• Vilka projekt som är brådskande och kritiska
• Vilka som tillför mest värde till organisationen
• Vilka som har de bästa chanserna att lyckas

Alla, från enmanslag till stora företag, kan använda projektprioriteringsmatrisen för alla uppgifter eller projekt, enkla eller komplicerade. När den används på rätt sätt är den en pålitlig teknik för konflikthantering och konfliktlösning och ger ett effektivare sätt att välja ut de projekt som team måste fokusera på.

Det finns flera typer av prioriteringsmatriser, bland annat:

2×2-matris

Denna enkla mall för prioriteringsmatris är även känd som Eisenhower-matrisen och innehåller två axlar och fyra kvadranter, som illustreras nedan. X-axeln (horisontell axel) representerar brådska, medan Y-axeln (vertikal axel) representerar betydelse.

Prioriteringsmatrisen Eisenhower innehåller fyra kvadranter på två axlar. Den hjälper individer och chefer att avgöra vilka uppgifter som är viktiga, brådskande och nödvändiga. Källa: När du placerar uppgifter i sina respektive kvadranter har du i stort sett redan en uppfattning om vad du ska prioritera:

• Kvadrant 1 (viktigt och brådskande): De här uppgifterna måste göras och måste tas itu med genast. Helst vill du inte ha något i den här zonen. Exempel är krissituationer, nödsituationer och projekt med hårda tidsfrister.
• Kvadrant 2 (viktig men inte brådskande): Detta är uppgifter utan pressande tidsfrister men som är avgörande för din framgång. Kom dock ihåg att om du inte är försiktig kan uppgifter i kvadrant 2 lätt hamna i kvadrant 1 om du inte är försiktig. Exempel är forskning, projektplanering, processutveckling osv.
• Kvadrant 3 (brådskande men inte viktigt): Dessa uppgifter bidrar inte till dina slutresultat men bör ändå behandlas med brådska. Om och när det är möjligt, avvisa eller delegera dem. Exempel är att hjälpa någon att slutföra en uppgift, vissa e-postmeddelanden och telefonsamtal och andra former av avbrott eller distraktioner.
• Kvadrant 4 (inte brådskande och inte viktigt): Detta är de typiska tidsförstörarna, till exempel att ta långa pauser, surfa på sociala medier eller surfa på internet efter information som inte är relaterad till den aktuella uppgiften – i princip alla former av prokrastineringsaktiviteter.

Six Sigma prioriteringsmatris

Six Sigma-metoden handlar om kontinuerlig processförbättring, analys av brister och eliminering av slöseri. Som sådan är en Six Sigma-prioriteringsmatris ett oumbärligt verktyg för att identifiera kritiska frågor som kräver omedelbar uppmärksamhet.

Six Sigma-prioriteringsmatriser jämför flera – minst två – dataset med hjälp av viktade kriterier. De är mer komplexa än 2×2 rutnätmatrisen och följer en grundligare design- och tillämpningsprocess.

Detta exempel på prioriteringsmatris med orsak och verkan jämför flera dataset. Källa:

När ska du använda en prioriteringsmatris?

En prioriteringsmatris används när du vill jämföra valmöjligheter, med målet att rangordna alternativen utifrån fördefinierade urvalskriterier.

För att prioritera projekt

Inte alla projekt är lika. Projektledare och team kämpar med en mängd begränsningar för att tillhandahålla överenskomna leveranser vid projektets slutförande. För att inte slösa dyrbar tid och resurser måste organisationer prioritera projekt som ger störst nytta för organisationen och som har de bästa chanserna att lyckas med genomförandet.

För att bättre hantera tiden

Om du känner att den vanliga att-göra-listan inte längre räcker till för din produktivitet är prioriteringsmatrisen ett alternativt verktyg för tidshantering. Genom att använda ett enkelt prioriteringsdiagram (se 2×2-matrisfiguren ovan) kan du avgöra följande:

• Vilka uppgifter som är kritiska och brådskande, t.ex. projekt som ska vara klara idag, och som bör slutföras omedelbart
• Vilka uppgifter som du ska undvika eller ägna mindre än 5 % av din tid åt, som långvarigt spelande eller tanklöst surfande på internet

För att främja samförstånd

Om du är marknadschef och din avdelning har sju olika projekt som konkurrerar om finansiering och uppmärksamhet, behöver du en faktabaserad, logisk process för att avgöra vilka projekt som ska prioriteras. Beroende på vem du frågar skiljer sig prioriteringarna åt. Den varumärkesansvarige kanske, förståeligt nog, vill att organisationens varumärkesstrategi ska prioriteras, medan den produktansvarige kanske vill att forskning och utveckling ska stå högst upp på avdelningens prioriteringslista.

Även ett enkelt prioriteringsschema kan hjälpa till med konfliktlösning. Om det görs på rätt sätt gör det det möjligt för team att reda ut meningsskiljaktigheter och i slutändan nå konsensus.

Hur man använder en prioriteringsmatris

Hur kommer man igång med att använda prioriteringsmatriser? Här är några allmänna riktlinjer.

Steg 1: Fastställ dina kriterier

Alla projekt börjar med ett mål. Varje produkt, tjänst eller lösning börjar med ett problem som den syftar till att lösa. Och varje prioriteringsmatris börjar med en uppsättning kriterier för att värdera dina lösningar eller objekt mot.

Tips för att fastställa dina kriterier

• Dina kriterier måste överensstämma med projektets övergripande mål: Beroende på dina affärsutvecklingsmål eller arten av de alternativ du bedömer kan kriterierna omfatta påverkbarhet, problemets utbredning och sannolikheten för att förbättra undersökningsresultaten. Tabellen nedan visar ett exempel om du skulle bestämma vilka motivationsproblem hos de anställda som ska undersökas.

I det här exemplet anges punkterna för rangordning, ”motivationsproblem”, som radposter i kolumn 1, medan varje prioriteringskriterium rubricerar varje efterföljande kolumn. Källa: Syque.com

• Fastställ poängsättningsvärden: Dina poängsättningsvärden kommer att utgöra grunden för jämförelse eller rangordning. Det finns inte ett enda sätt att tilldela poäng, så välj den bästa modellen eller skalan för ditt mål.

Här är ett annat exempel på en prioriteringsmatris från Western Region Public Health Training Center. Lägg märke till den betygsskala som används på den högra sidan. Källa: YouTube

• Tilldela varje kriterium en vikt: Varje prioriteringskriteriums betydelse representeras av en kriterievikt. De flesta modeller fördelar ett visst antal poäng mellan kriterierna – 100, som i exemplet ”motivationsproblem” ovan – eller tilldelar ett numeriskt värde, som i exemplet nedan.

Bestäm kriteriernas vikt och poängvärden för din matris. Källa: Process.st

Steg 2: Betygsätt dina objekt/lösningar

I det här skedet är du redo att börja betygsätta dina alternativ.

Tips för att betygsätta dina lösningar

• Betygsätt alternativen tillsammans som ett team i stället för ensam: Du vill att bedömningen ska vara relevant och objektiv. Du vill inte att någons fördomar ska gynna ett favoritprojekt. Om möjligt, låt två olika team bedöma varje alternativ och beräkna sedan genomsnittet.
• Samla ihop personer som förstår problemet: Ta in ämnesexperter eller de personer som har en grundlig förståelse för situationen. Se också till att orientera dem om syftet med utvärderingen och ge dem material som företagspolicy och strategiska planer, om tillämpligt.

Steg 3: Beräkna de viktade poängen

När du har betygsatt alternativen kan du börja beräkna de viktade poängen för varje alternativ. Hur du beräknar den viktade poängen beror på vilken typ av prioriteringsmatris du har bestämt dig för att använda.

Tips för att beräkna de viktade poängen

• Multiplicera varje alternativs poäng med kriterievikten för att få den viktade poängen: När du är klar adderar du alla viktade poäng för att få varje alternativs kumulativa poäng. Alternativet med det högsta kumulativa värdet har högst prioritet.

I det här exemplet, baserat på de kumulativa poängen (se raden ”totalpoäng”), prioriteras alternativ B framför alternativ A. Källa: Process.st

• Få fram den råa totalsumman och sedan det relativa decimalvärdet: För att få fram den råa totalsumman adderar du decimalvärdena för varje rad. När det är gjort beräknar du den totala summan. Dela sedan varje rads totalsumma med totalsumman för att få fram det relativa decimalvärdet. Ju högre det relativa decimalvärdet är, desto högre prioritet.

Baserat på alternativens relativa decimalvärden har i det här exemplet kost- och motionskurser den högsta prioriteringen i det här diabetesförebyggande projektet. Källa: I det här exemplet får diabetes och diabetesprevention den högsta prioriteten i detta diabetesprojekt: Källa: Western Region Public Health Training Center’s YouTube-kanal

Steg 4: Jämför resultaten

Du vill också att utvärderingen ska vara objektiv och fri från fördomar, så det är vettigt att jämföra resultaten med resten av teamet. På så sätt kan eventuella meningsskiljaktigheter diskuteras tills ni kommer fram till en lösning som alla håller med om.

Tips för att jämföra resultat

• Jämför och konsolidera resultaten: Nu när alla har bedömt alternativen är det dags att kombinera resultaten för att skapa en huvudlista med prioriteringar.
• Diskutera och förhandla: Det är normalt med meningsskiljaktigheter i team, så var beredd att göra justeringar. Det är också bra praxis att öppet diskutera prioriteringsresultat för att rensa ut eventuella dolda agendor.

Fokusera på rätt projekt och hantera din tid bättre med rätt verktyg

Oavsett om du arbetar ensam eller i ett team är tid, pengar och energi ändliga resurser. När det gäller projektgrupper är det viktigt att projektledaren har ett fast grepp om de olika involverade processgrupperna för projektledning – i princip projektets livscykel – för att projektet ska kunna slutföras. Därför är det klokt att prioritera uppgifter och projekt utifrån vilka som ger mest nytta. En prioriteringsmatris kan definitivt hjälpa till i detta avseende.