Att reda ut vad det innebär att vara dekan

En vecka efter att ha blivit chef för institutionen för växtjordbruk vid University of Guelph, en position som så småningom skulle leda honom 2016 till hans nuvarande roll som dekan för universitetets Ontario Agricultural College, skickade Rene Van Acker ett kort mejl till sin egen före detta institutionschef, Murray Ballance, vid University of Manitoba. Texten löd: ”Hej Murray. Jag är ledsen. Rene.”

”Jag bad bara om ursäkt för att jag var en typisk fakultetsmedlem, kanske inte alltid så hjälpsam som jag kunde ha varit för administrationen och inte insåg vad jobbet innebar”, säger han. Och det var efter bara hans första steg i akademiskt ledarskap. Nästa nivå, dekanus, skulle han senare upptäcka, erbjuder sina egna utmaningar och belöningar. För att få veta mer om vad jobbet innebär och för att hjälpa dig att avgöra om det kan vara rätt för dig har vi frågat flera nuvarande dekaner om deras erfarenheter och råd.

Vad dekaner gör

Och även om det skiljer sig åt från ett universitet till ett annat, innebär dekanens position i allmänhet att han eller hon leder studenter och lärare å ena sidan och att hon eller han upprätthåller kontakter med den högsta ledningen å andra sidan. Rebecca Taylor Duclos, dekanus för fakulteten för konst vid Concordia University sedan 2015 och tidigare dekanus för forskarutbildning vid School of the Art Institute of Chicago, kallar detta ansvar för ”dekanens smörgås”. Dekaner, säger hon, ”befinner sig mitt emellan – vi är förmedlare av universitetets visioner från den högre ledningens sida och fakultetens behov i den andra änden, och balanserar ständigt mellan dessa två världar.”

Medling mellan så många olika intressen innebär också mycket tid för möten. ”Jag har vanligtvis nio eller tio timmars fasta möten per dag, varje dag”, säger Duclos. ”Vid vart och ett av dessa möten … kan någon som sitter mittemot mig ha väntat en månad på att få träffa mig. Man måste vara mycket närvarande med varje enskild person”, säger hon och tillägger att rollen ibland kan vara känslomässigt utmattande. ”Det krävs mental gymnastik för att hålla jämna steg med de enorma mängderna information och beslutsfattande.”

”Vi kommunicerar universitetets visioner från den högre ledningens sida och fakultetens behov i andra änden, och balanserar ständigt mellan dessa två världar.”

Chris Andersen, som utsågs till dekanus för University of Alberta’s faculty of native studies förra året efter att ha varit tillfällig dekanus, delar in sina huvudansvarsområden i fyra fickor: ledning, samordning, mentorskap och kommunikation. På förvaltningssidan finns budgetar, personal och insamling av medel. Samordning är både intern, i form av riktlinjer och förfaranden, och extern i form av hantering av förfrågningar. Mentorskap innebär att se till att yngre forskare går framåt och att stödpersonalen känner sig uppskattad. Kommunikation är ”uppdrags- och visionsområde”, säger han, där man skapar och genomför strategiska mål och förmedlar dem till fakulteten, campus i stort och allmänheten.

Dr Andersen säger att övergången från professor till dekanus var ”omskakande” och gjorde honom till en morgonmänniska. ”Jag går upp klockan 5.30 nu eftersom det är den enda gången jag får ett par timmar för mig själv att faktiskt arbeta innan folk börjar komma till fakulteten”, säger han.

Utmaningarna

När Isabelle Dionne först anlände som dekanus för fakulteten för idrott och fysisk utbildning vid Université de Sherbrooke, 2014, ”hade jag ingen aning om hur många små bränder jag skulle behöva släcka hela tiden. … Vi tror alltid att allt kommer att gå som det ska, att alla undervisar sina klasser och gör sin forskning och att det inte kommer att finnas nödsituationer att ta itu med, men jag har att göra med den sortens saker varje dag, vilket inte var något jag förväntade mig.”

Ali Dastmalchian, dekanus för Beedie School of Business vid Simon Fraser University sedan januari 2016, och tidigare dekanus för University of Victorias Gustavson School of Business och förvaltningsfakulteten vid University of Lethbridge, håller med om att jobbet kan vara uppslitande. ”Det är en 15-timmarsdag på regelbunden basis. Och bortsett från det dagliga arbetet med att släcka bränder måste man ha ett öga på den långsiktiga strategin.”

Bortsett från dessa långa arbetsdagar och hanteringen av interna frågor väntar andra utmaningar. Dr Dastmalchian säger att det är en verklig ansträngning att representera universitetet i samhället, särskilt som dekanus för en handelshögskola där terminsavgifterna är höga och insamling av medel är nyckeln. ”Man måste ha ett tjockare skinn, förmågan att ta emot kritik och förmågan att lyssna på människor.” Att ha förtroende för sina egna färdigheter, involvera lärare och studenter och bilda bra rådgivande nämnder hjälper alla, säger han. Men i slutändan är du skolans ansikte utåt i en tid då externa relationer har blivit en stor del av jobbet.

”Du måste ägna tid åt att presentera, prata, dela med dig av vad du gör till samhället – skolans forskningsstyrka, kvaliteten på de akademiker du producerar. Å andra sidan måste du utveckla och vinna förtroende hos dina egna intressenter inom universitetet”, säger dr Dastmalchian. ”Människor uppmärksammar allt man gör och säger, så varje memo måste vara noga genomtänkt. Det du skickar signalerar vad som värderas här och i vilken riktning vi går. Det genererar reaktioner från alla håll.”

”Det är en 15-timmarsdag på regelbunden basis. Och bortsett från det dagliga arbetet med att släcka bränder måste man ha ett öga på den långsiktiga strategin.”

Dr. Dionne, å sin sida, ser sig själv som en rassambleur. ”Man måste vara en person som samlar människor”, säger hon. ”Det finns tillfällen då man måste ge sina trupper en moralisk uppryckning och agera som en modell för motståndskraft, genom att möta dessa saker med ett leende.”

Att vara dekan innebär också att man måste fatta komplexa beslut, ofta inom snäva budgetar. ”Jag tror att finanserna förmodligen är den största utmaningen”, säger Margaret Steele, som blev den första kvinnliga dekanen vid Memorial Universitys medicinska fakultet 2016 och är tidigare vicedekanus för sjukhus- och fakultetsövergripande relationer vid Western Universitys Schulich School of Medicine and Dentistry. Hon rekommenderar att alla som kommer in i en ledande position lär sig att förstå ett kalkylblad.

Fördelen

Långa dagar, isolering, läsning av kalkylblad – varför gör dessa dekaner det? ”Fördelen är att det är ett fantastiskt jobb: du får höra om fantastiska saker som din fakultet, dina studenter och din personal gör”, säger Steele. ”Att utveckla skolan, gå framåt, träffa människor i samhället om de fantastiska saker som människor gör och försöka koppla ihop saker och ting tycker jag är väldigt spännande.” Hon tillägger: ”Jag tycker verkligen om att underlätta och vara mentor. Jag älskar att hjälpa människor att skapa kontakter för att främja sitt arbete, oavsett om det handlar om utbildning, forskning eller ledarskapsmöjligheter. Det är trevligt att se möjligheter och föra dem framåt.”

”Man måste vara någon som samlar människor. Det finns tillfällen då man måste ge sina trupper en moralisk uppryckning och agera som en modell för motståndskraft och möta dessa saker med ett leende.”

Dr Andersen vid U of A håller med om att mentorskap kan vara givande. ”Jag gillar att få ut det mesta av seniora professorer på ett sätt som hjälper dem att fungera som mentorer för våra yngre lärare. Jag tycker också om att tänka strategiskt när det gäller hur våra mål och möjligheter på fakultetsnivå passar in i universitetets mål och möjligheter i stort”, säger han. Som dekanus för en fakultet för inhemska studier tillägger han att det också är givande att hjälpa till att bygga upp en relativt ny disciplin. ”Jag såg detta som en möjlighet att spela en roll för att hjälpa till att bygga upp disciplinen mer allmänt, både när det gäller regionala nätverk av institutioner för ursprungsbefolkningens studier och internationellt.”

Concordias doktor Duclos gillar vad hon kallar ”30 000-fotsutsikten”, där hon kan bevittna och vägleda hur hennes fakultet för konstvetenskap passar in både i universitetet och i Montreals kulturscen som helhet. ”Det är ett fenomenalt privilegium att kunna ha en känsla för en hel skola och se hur olika avdelningar interagerar”, säger hon. ”Jag finner ofta att jag presenterar människor som i själva verket har arbetat sida vid sida i många år och som aldrig har träffats. Det är perfekt för någon som verkligen älskar den typen av överblickbara positioner och som älskar att få till stånd samarbeten.”

Är det något för dig?

Dessa dekaner verkar alltså gilla sitt arbete. Men kommer du att göra det? För att fatta ett beslut rekommenderar de att du bedömer dina styrkor och funderar på om du gillar det stora perspektivet.

En annan fråga är om du är beredd att minska din forskning och undervisning avsevärt, eftersom dessa nödvändigtvis får stå tillbaka när du ställs inför så många administrativa uppgifter. På frågan om vad han skulle säga till dem som överväger att bli dekanus svarar Andersen: ”Se till att de inte ljuger för sig själva om hur villiga de är att lägga sin forskning på hyllan, särskilt om deras yrkesmässiga självkänsla härrör från den passion och de år som de har lagt ner på att vara forskare.”

Dr Dionne från U de Sherbrooke har inte riktigt den lyxen, eftersom hon fortsätter att inneha en Tier 1 Canada Research Chair, ”så jag kan inte bortse från den sidan av saker och ting”. Hon tillägger: ”Det finns definitivt tillfällen då jag skulle vilja sätta mig ner med tre lediga timmar för att skriva ett bidragsförslag eller en artikel eller bara för att tänka.”

Dr Van Acker uttrycker det på ett annat sätt: man måste fundera på om man värdesätter service minst lika mycket som forskning. ”Jag tror att man behöver en serviceinriktning. Jag insåg alltmer att det jag gillade att göra och hur jag kunde bidra var genom att hjälpa mina kolleger att göra de saker som de inte ville göra för att underlätta det som de vill göra.” Han tillägger att ett interimistiskt steg in i en annan ledarroll kan hjälpa potentiella dekaner att avgöra om administration är rätt väg att gå. När han tänker tillbaka på sin tid som avdelningsordförande vid U of Guelph säger han: ”Jag tror att det finns många viktiga lärdomar i den rollen när det gäller att förstå budgetar, personalansvar, läroplansutveckling och hur universitetet fungerar.”

De som är intresserade av jobbet måste också ärligt bedöma sina egna mänskliga färdigheter och ledarskapsförmågor. När hon började fundera på dekanatet säger doktor Steele från Memorial att hon gjorde en självbedömning av vilka färdigheter hon behövde utveckla och sökte efter mentorskap, utbildningsprogram och ledarskapspositioner. ”Jag har medvetet tagit kurser för att hjälpa mig med områden som jag behövde utvecklas inom om jag skulle bli dekan. Om du funderar på det bör du börja reflektera över vilka styrkor du har, vilka erfarenheter du har haft, prata med dekaner och ta kurser i ledarskap.”

Råd till nya dekaner

När de nya dekanerna hoppar in i den här snabba rollen bör de arbeta snabbt för att bedöma miljön och söka stöd. Dr Duclos rekommenderar att man omedelbart bygger upp en gemenskap. ”Särskilt under det första året bör du lämna ditt kontor. Gå till allt, träffa så många människor du kan och lyssna. Presentera folk – det enklaste jag gjorde var att skapa fler sociala tillfällen för lärare och studenter att träffa varandra”, säger hon.

Sök upp andra dekaner också, säger Andersen, som blev överraskad av det varma välkomnande han fick av sina kollegor vid U of A. ”Jag tror att det kollegiala förhållningssättet sträcker sig så långt att man kan ställa frågor som man kanske tycker är dumma eller supernaiva. Att inte vara rädd för att ställa frågor är ett viktigt inslag”, säger han. Han tillägger att du också bör bedöma dina egna färdigheter. ”Ur mitt perspektiv är jag en mycket rörig tänkare. Jag tenderar att inte se saker i svart och vitt, så den största utmaningen är att försöka hålla sig organiserad och hålla många bollar i luften samtidigt, utan att bränna ut mig”, säger han.

”Särskilt under det första året är det viktigt att komma ut från kontoret. Gå till allt, träffa så många människor du kan och lyssna.”

Du måste också anpassa dig till den dynamiska förändring som följer med ledarskapet. ”Var beredd på den isolering som följer med att vara ledare. Det sätt på vilket du närmar dig frågor spelar en viktig roll när det gäller att sätta tonen för den fakultet som du leder”, säger Dr Andersen. Mot sin egen natur säger han att han anlitade en executive coach för att hjälpa till med övergången, och att han nu rekommenderar det. ”Jag skulle ha rullat med ögonen åt den typen av saker innan jag blev dekan, men nu ser jag det. Det är en viktig del av min förmåga att inte känna mig isolerad, eftersom du går från en person som är vän med alla lärare till en person som fortfarande är vänskaplig, men som är åtskild, vare sig du vill erkänna det eller inte”, ger han rådet.

Denna ”åtskildhet” är också något som dr Dionne tänker på, och hon säger att hennes första råd är att ”verkligen fundera på om du är beredd på att fatta beslut som inte alla kommer att gilla”. Det andra, som i viss mån är relaterat till det första, är att ta sig tid att träffa de människor som kan bli skadade av dina handlingar. Självklart är det aldrig avsiktligt, men du måste ändå ta dig tid att prata med dem. … Ibland innebär det bara att skicka ett mejl där det står: ”Jag måste gå i den och den riktningen och jag är verkligen ledsen, men av just den här anledningen måste jag göra det.””

”Var beredd på den isolering som kommer med att vara ledare. Det sätt på vilket du närmar dig frågor spelar en viktig roll när det gäller att sätta tonen för den fakultet som du leder.”

Hennes sista råd: ”Det är lätt att förlora sig i sitt arbete och inte ha tid för något annat. Jag har tre barn, så jag har ett familjeliv. Jag lovade mig själv att jag inte skulle låta det att vara dekan påverka min hälsa och min tid med min familj. … Naturligtvis hjälper det att ha en partner som är närvarande och kan ta på sig en stor del av arbetet.”

I slutändan vill de flesta dekaner betona hur mycket belöningarna uppväger stressen i deras jobb, särskilt när de vet att många lärare är skrämda av administrationen. ”Typiskt sett måste vi uppmuntra människor att tänka på att ta steget in i administrativa roller. Vi brukar inte bli översvämmade av ansökningar”, säger dr Van Acker. ”Jag tror att en del av det beror på att vi för fakulteten väljer ut personer som är mycket passionerade lärare och forskare, och vi letar inte efter personer som är passionerade administratörer. Men samtidigt tror jag att vi inte heller nödvändigtvis uppmuntrar människor att tänka på det.”

Med en fil från Pascale Castonguay.