”Förändringar är oundvikliga”, som det gamla talesättet säger. När det gäller byggprojekt är det kanske lämpligare att säga att ”ändringsorder är oundvikliga”. Om blotta tanken på en ändringsorder får dig att krypa ihop kan det vara dags att se över din process för ändringsorder.
Ändringsorder är inget som man behöver vara rädd för om de hanteras framgångsrikt. Om du har en process för ändringsorder på plats kan du effektivt identifiera behovet av ändringsorder och hantera dem när de uppstår i ett projekt.
Se till att dela din process för ändringsorder med dina kunder och underleverantörer så att alla är på samma sida om hur ändringsorder ska initieras och behandlas.
Här är några tips för att skapa en effektiv process för ändringsorder:
Start med kontraktet
En ändringsorder är helt enkelt ett tillägg eller en ändring av det ursprungliga byggkontraktet och arbetets omfattning och kan initieras av ägaren eller entreprenören. Ändringsorder innebär vanligtvis att man utför ytterligare arbete på grund av ett antal orsaker, t.ex. utelämnanden eller fel i den ursprungliga omfattningen av arbetet eller tvetydiga konstruktionsritningar. Ändrade förhållanden på arbetsplatsen, byte av material, regleringar och säkerhetsfrågor är några andra orsaker till att ändringsbeställningar kan behövas.
Läs och förstå byggkontraktet noggrant och ägna särskild uppmärksamhet åt klausuler som rör ändringsbeställningar. De kan innehålla krav på tidsramar för att initiera en ändringsorder, specifik information och dokumentation som krävs samt behörig representant för att godkänna ändringsordern för ändringar som initierats av entreprenören.
Vissa kontrakt kan innehålla motstridiga formuleringar eller klausuler om ändringsorder. En klausul kan ange att ändringsarbete inte kan påbörjas utan att det finns en skriftlig och godkänd ändringsorder, samtidigt som det finns ett språk i kontraktet som gör det möjligt för ägaren att begära ytterligare arbete utan att det finns ett avtal på plats. Se till att ta itu med dessa frågor innan du ingår ett kontrakt med ägaren.
Granskning av planer och specifikationer
Denna del av processen för ändringsbeställningar bör sammanfalla med din granskning av byggkontraktet. Eventuella tvetydigheter i ritningarna eller fel eller utelämnanden i omfattningen bör tas upp med ägaren och arkitekten för att få dessa korrigerade och för att minska behovet av ändringsbeställningar längre fram i projektet.
Underlåtenhet att granska och identifiera eventuella problem med omfattningen av arbetet, planerna och specifikationerna kommer att leda till onödiga ändringsbeställningar längre fram i processen. Att inte göra sin due diligence är ett stort nej. Detta innefattar att förstå de aktuella förhållandena på platsen och att förutse och åtgärda eventuella problem som kan uppstå på vägen, t.ex. material- eller arbetskraftsbrist, är ett viktigt steg i förkonstruktionsfasen och i din process för ändringsbeställningar.
Ignorera eller fördröj inte ändringsbeställningar
Oavsett om ändringen initieras av byggherren eller entreprenören måste de hanteras så snabbt som möjligt. Att ignorera eller fördröja en ändringsorder kan vara katastrofalt för ett byggprojekt. Att skjuta upp en ändringsorder till sent i projektet kan resultera i en överdriven tidsplan och enorma kostnadsöverskridanden.
När en ändringsorder har inletts måste du snabbt förhandla om kostnaden, få skriftligt tillstånd att påbörja arbetet, göra justeringar i tidsplanen och komma igång med det ändrade arbetet. Fördröjda förfrågningar kan leda till en eftersläpning i arbetet med ändringsordern eller kräva att kostsamma omarbetningar görs för att tillgodose ändringarna.
När en ändringsorder begärs kan du också behöva ändra din nuvarande tidsplan och ditt arbete medan ändringsordern förhandlas för att undvika att hamna på efterkälken när det gäller de tidsramar i kontraktet som du för tillfället har.
Kommunicera med alla inblandade parter
En del av din process för ändringsorder bör innefatta att du kommunicerar med alla parter som är inblandade i projektet. Diskussionen bör börja med att identifiera orsaken till den begärda ändringen och hur den kommer att hanteras. Tvister om ändringsbeställningar kan bli större om de inte hanteras på rätt sätt.
Samarbeta med ägarens auktoriserade ombud för att noggrant definiera den nya omfattningen av arbetet och diskutera hur det kommer att påverka den nuvarande tidsplanen och utförandet av byggnationen. Se till att du är på samma sida som ägaren när det gäller förväntningarna på hur arbetet kommer att fortskrida när ändringsbeställningar behövs.
Du kommer också att behöva sätta dig ner med dina underentreprenörer för att göra justeringar i deras tidsplaner och tidsramar. Diskutera hur förändringar i omfattningen direkt eller indirekt kan påverka det arbete som de utför och om det behövs en ändringsorder i omfattningen av det arbete som de är kontrakterade att utföra. Se till att arbetsflödena är tydligt definierade så att alla inblandade förstår sin roll i det ändrade arbetet och att de integrerar det i sin tidsplan.
Håller du alla uppdaterade om ändringsbeställningsprocessen och det arbete som ändras kan du integrera ändringsbeställningsarbetet i projektets tidsplan och minimera den påverkan som det kan ha på projektets slutförande.
Förhandling av ändringsbeställningen
Det sista steget i ändringsbeställningsprocessen innan du påbörjar det nya arbetet är att förhandla om ändringsbeställningen. Detta kan vara en knepig process eftersom det kan uppstå tvister om huruvida en faktisk ändring av kontraktets omfattning föreligger. Det kan också uppstå problem om en överenskommelse om kostnaden och om förlängningar av den ursprungliga tidsplanen måste justeras.
Det första du måste göra är att samarbeta med ägaren för att fastställa hur det extra arbetet ska uppskattas och komma överens om en kostnad. Detta kan göras genom enhetspriser, priser på tid och material eller som en klumpsumma. Detta kan redan vara fastställt i kontraktshandlingarna eller så kan du behöva samarbeta med ägaren för att komma fram till en ömsesidigt godtagbar lösning.
Nästan måste du ta reda på om det behövs en förlängning av tidsplanen till följd av ändringsordern eller inte. Var inte rädd för att trycka tillbaka, särskilt när det gäller ändringsbeställningar som initierats av ägaren, om det ytterligare arbete som begärs kommer att kräva ytterligare tid för att slutföra efter den tidsfrist som fastställts i det ursprungliga kontraktet.
Dokumentera allt
Undervik tvister och anspråk genom att dokumentera varje steg i din ändringsbeställningsprocess. Ett bra sätt att göra detta är att skapa mallar för att initiera och begära ändringsbeställningar. Håll skriftliga register över all kommunikation mellan dig och ägaren om ändringsordern. Påbörja inte arbetet med en ändringsorder utan ett auktoriserat, undertecknat och verkställt dokument från ägaren som täcker kostnader och andra förhandlade villkor.
När du påbörjar arbetet med en ändringsorder ska du dokumentera det arbete som utförs, inklusive tids- och materialkostnader. Se till att dela dessa dokument med ägaren och diskutera eventuella problem som kan uppstå på vägen.
En bra process för ändringsbeställningar etablerade en metod för att hantera ändringsbeställningar i alla dina projekt. Oavsett komplexitet eller antal ändringsbeställningar hanteras alla på ett konsekvent och enhetligt sätt.
När processen väl är etablerad kan du utvärdera och ändra den för att göra den så effektiv som möjligt.
För mer information om hantering av ändringsbeställningar kan du läsa en snabbguide för hantering av ändringsbeställningar.
Behöver du fler projektledare? ConstructConnect hittar de bästa byggprojekten som du kan lägga anbud på och vinna mer arbete.