Oavsett vilken teknik du använder är tendensen att ge en siffra för varje uppskattning. Med andra ord, om du har 100 aktiviteter i din tidsplan har varje aktivitet en uppskattning kopplad till den. Detta betraktas i allmänhet som den ”mest sannolika” uppskattningen.I många fall kan du vara mer exakt genom att tillämpa en enkel PERT-modell (Program Evaluation and Review Technique). PERT är en uppskattningsteknik som använder ett vägt medelvärde av tre siffror (se nedan) för att komma fram till en slutlig uppskattning.
- Det mest pessimistiska (P) fallet när allting går fel
- Det mest optimistiska (O) fallet när allting går rätt
- Det mest sannolika (M) fallet med tanke på normala problem och möjligheter
Den resulterande PERT-beräkningen beräknas som (O + 4M + P)/6. Detta kallas ett ”vägt genomsnitt” eftersom den mest sannolika uppskattningen viktas fyra gånger så mycket som de andra två värdena. Du kommer att märka att den slutliga PERT-skattningen flyttas något mot antingen det optimistiska eller det pessimistiska värdet – beroende på vilket värde som ligger längst från det mest sannolika. I allmänhet slutar detta med att den slutliga uppskattningen flyttas mot det värsta fallet, eftersom det värsta värdet tenderar att ligga längre bort från det mest sannolika än det optimistiska talet.
Till exempel, låt oss säga att du uppskattar att en arbetsuppgift troligen kommer att ta 10 timmar. Det bästa fallet (allt går rätt till) är sex timmar. Det värsta fallet (allt går fel) är 26 timmar. PERT-skattningen är (6 + 4(10) + 26)/6. Svaret är 72/6 eller 12 timmar. Lägg märke till att siffran drogs lite mot den yttersta gränsen för den pessimistiska uppskattningen, men inte särskilt mycket, eftersom resultatet fortfarande väger tungt mot det mest sannolika värdet.
Du kan använda PERT-beräkningarna på två sätt. Du kan ge dessa tre uppskattningar för alla aktiviteter i ditt schema eller så kan du bara använda PERT-formeln för de aktiviteter som är av hög risk. Dessa är de där du inte är riktigt säker på uppskattningen så det finns en stor variation mellan de optimistiska och pessimistiska värdena.
På tal om variation – om du subtraherar ditt pessimistiska värde från det optimistiska värdet och dividerar resultatet med sex får du standardavvikelsen, vilket är ett mått på uppskattningens volatilitet. I vårt exempel ovan skulle standardavvikelsen vara 3,34 ((26 – 6) / 6). Ju större standardavvikelsen är, desto mindre förtroende har du för din uppskattning, eftersom det betyder att du har ett stort intervall mellan den optimistiska och den pessimistiska uppskattningen. Om standardavvikelsen är liten skulle det betyda att du är ganska säker på din uppskattning, eftersom den optimistiska och den pessimistiska uppskattningen ligger nära varandra.
Håll dig till PERT-formeln och använd den för att göra uppskattningar när du har en hög grad av osäkerhet.