Analys av mänskliga resurser: Vad det är och varför det är viktigt

Hanteringsområdet för mänskliga resurser har förändrats dramatiskt med tiden och fortsätter att utvecklas snabbt varje dag. Även om personalansvariga fortfarande främst fokuserar på de ”mänskliga” aspekterna av att driva en organisation har de också blivit alltmer beroende av teknik och data som för bara ett decennium sedan inte ens existerade.

Den framväxande datan – och dess inflytande över HR-processerna – har gett upphov till ett nytt begrepp och en ny disciplin: human resources analytics. Här utforskar vi vad HR-analys innebär och vilken viktig roll den spelar inom området personaladministration.

Vad är HR-analys?

”Human resources analytics faller inom området digital HR”, säger Tom Penque, föreläsare för Master of Science in Human Resources Management-programmet vid Northeastern University. ”I takt med att HR-tekniken och plattformarna utvecklas finns det mer information som samlas in elektroniskt. HR-analys handlar om de olika sätt som vi fångar, mäter och organiserar denna information för att skapa värdefulla insikter för en organisation.”

På grund av spridningen av denna data har datadrivet beslutsfattande blivit en standardkomponent i många personalprocesser. Resonemanget är enkelt: Tillgång till siffror som kan stödja beslut om rekrytering, anställdas prestationer, kvaliteten på programvara för mänskliga resurser och andra områden inom HR kan ofta leda till förbättrade affärsstrategier.

Hålla i minnet: Det är viktigt att komma ihåg att dessa termer hänvisar till mer specifika uppsättningar av data som används inom den större disciplinen HR-analys.

Hur används HR-analys?

För att förbli framgångsrika och konkurrenskraftiga måste alla företag och organisationer vara kapabla att förändras, växa och utvecklas för att möta de nya utmaningarna och verkligheterna som de står inför. Detta gäller för alla avdelningar inom en organisation, inklusive personalavdelningen. HR-analys kan utnyttjas för att skapa en iterativ ram för att göra dessa nödvändiga förbättringar när de blir uppenbara.

Som disciplin används HR-analys i allmänhet för att förstå och ta itu med specifika utmaningar som en organisations personalavdelning står inför – till exempel för att besvara frågor som varför det har varit en plötslig ökning av antalet anställda som säger upp sig efter två års jubileum, eller varför kvaliteten på ansökningarna har sjunkit under de senaste månaderna.

Intresserad av att bli en strategisk affärspartner i din organisation?

Lär dig mer om att ta en avancerad examen i Human Resources Management

LÄS MER

Trots att utmaningarna i sig själva är specifika, är det sätt på vilket HR-analyser utnyttjas vanligtvis detsamma oavsett dessa specifika omständigheter. Oftast används dessa data för att:

• Utforma ett riktmärke för den nuvarande prestandan så att HR-profilen förstår var organisationen för närvarande befinner sig i fråga om de mätvärden som är viktigast för den.
• Göra observationer och dra slutsatser från detta riktmärke för att kunna föreslå potentiella lösningar på de utmaningar som man står inför.
• Genomför en processförändring som är särskilt utformad för att testa hypotesens giltighet.
• Övervaka resultaten så att förändringens inverkan kan mätas, förstås och antingen rullas tillbaka (i händelse av ett misslyckande) eller accepteras och rullas ut till ytterligare processer vid behov (i händelse av framgång).

Analytikens inverkan på HR

I takt med att den allmänna ekonomin och HR-branschen fortsätter att förändras för att möta kraven i den digitala eran måste de som vill skapa sig en framtid inom HR utöka sina färdigheter och förbereda sig på att bära många hattar i sina roller. HR-proffs måste kunna analysera data och dra värdefulla insikter, som de kan utnyttja för att hjälpa en organisation att nå sina strategiska mål.

Nedan utforskar vi de tre områden i en HR-proffs arbete som påverkas mest positivt av HR-analys.

Prestanda och effektivitet

Många organisationer mäter framgången för personalverksamheter och -processer med hjälp av övergripande prestanda och effektivitet. Spårning av mätvärden kan ge värdefulla insikter om hur väl vissa processer fungerar.

Till exempel: Som HR-proffs kan du spåra retentionsgraden för nyanställda per källa. Med tiden, när du samlar in dessa uppgifter, kan du komma att inse att vissa källor (t.ex. interna hänvisningar) leder till mycket högre retentionsgrad jämfört med andra källor (t.ex. LinkedIn-inlägg). Beväpnad med denna kunskap kan du sedan omorganisera dina arbetsflöden för att prioritera interna hänvisningar framför sämre presterande kanaler, i vetskap om att detta sannolikt kommer att göra dig mer effektiv under anställningsprocessen.

Andra vanligt registrerade mätvärden som kan användas på liknande sätt är bland annat anställningslängd, anställningseffektivitet, ansökningar och anställningar per källa, sökande per öppning, acceptansgrad för erbjudanden och nöjda medarbetare.

Användning av data för att förstå hur dina processer och arbetsflöden fungerar gör det möjligt för dig att tänka kritiskt på hur du ska fördela dina resurser så att du kan fokusera på de områden som kommer att leda till den största övergripande effekten.

Rekryterings- och anställningsprocesser

Att tillsätta öppna positioner inom en organisation är ofta ett kostsamt företag, både i form av tid och pengar. Enligt 2017 Talent Acquisition Benchmarking Report sammanställd av Society for Human Resource Management (SHRM) tar det i genomsnitt 36 dagar för företag att tillsätta en öppen tjänst, till en kostnad av nästan 4 500 dollar per anställd. Att ta sig tid att förbättra ett företags rekryterings- och anställningsprocesser med hjälp av dataanalyser kan därför leda till betydande besparingar.

I det här scenariot kan data hjälpa personalansvariga att bättre förstå vem som skulle passa bäst för både en specifik roll och med företagets övergripande arbetsplatskultur. Genom att göra en anställning ”rätt” första gången kan personalansvariga ägna mer tid åt att fokusera på att behålla anställda och mindre tid åt att ersätta en anställd som inte fungerade.

Avslutningsintervjuer, undersökningar om medarbetarnas tillfredsställelse, gruppbedömningar och kvartalsvisa/årliga utvärderingar kan alla ge värdefulla insikter om vilka sökande som sannolikt kommer att trivas bäst inom en organisation. På samma sätt kan data som samlas in under hela anställningsprocessen utnyttjas för att utforma bättre förmånspaket och erbjudanden, minska friktionen och uppnå andra positiva resultat.

Det är värt att notera att även om de riktmärken som identifierats ovan är korrekta inom olika branscher, kommer en enskild organisations genomsnittliga tid för att anställa och den genomsnittliga kostnaden för att anställa naturligtvis att variera. Genom att utnyttja data för att förstå den verkliga kostnaden för varje anställning för din organisation blir det lättare att prioritera förbättringsområden.

Medarbetarupplevelse

Personalchefer gör mer än att sålla igenom ansökningar för att fylla öppna tjänster. De övervakar också medarbetarnas upplevelse och vidtar åtgärder för att förbättra den, eftersom nöjda medarbetare tenderar att vara mer engagerade. Detta engagemang kan resultera i högre produktivitet, större bibehållande och högre nivåer av framgång överlag.

Genom att övervaka mätvärden som närvaro, produktivitet och engagemang hos de anställda kan personalansvariga få en större förståelse för den totala medarbetarupplevelsen. Denna förståelse kan hjälpa HR att avgöra var organisationen briljerar och var det finns utrymme för förbättringar. Kompensation, förmåner, semesterregler samt yrkesutbildning och utvecklingsmöjligheter kan alla optimeras utifrån dessa insikter.

”Det handlar inte bara om att rekrytera, utan också om att behålla, motivera och utveckla starka medarbetare”, säger Penque. ”Vad HR-analyser handlar om är att kunna … använda all denna information för att förbättra organisationen och dess medarbetare.”

Anpassning till det föränderliga HR-landskapet

Mätning av HR-analyser och omvandling av dessa data till strategi kan hjälpa en organisation att spara pengar, frigöra tid för andra uppgifter och skapa en gladare företagskultur. Oavsett om du för närvarande arbetar inom personalområdet och vill avancera, eller om du precis har börjat, kan det hjälpa dig att omfamna HR-analys och bli mer datadriven i ditt tillvägagångssätt.

För att göra detta bör HR-personal överväga att ta en masterexamen i personaladministration. Toppuniversitet som Northeastern har utvecklat sin läroplan för att inkludera ”de ämnen som är avgörande för att vara en modern HR-proffs”, säger Penque och nämner bland annat digital HR och HR-analys.

Lär dig mer: Vid sidan av utvecklingen av dessa skräddarsydda färdigheter har studenter som påbörjar masterprogrammet i HRM möjlighet att välja en inriktning på ett nischat område inom branschen, t.ex:

• Artificiell intelligens för personalresurser
• Digital HR
• Global Talent Management
• Leadership
• Organisationskommunikation
• Project Management

Sökandet efter en skräddarsydd examen är dock bara en av många fördelar med Northeasterns program. Studenter som tar denna examen får möjlighet att lära sig av branschledande lärare, nätverka med tusentals klasskamrater, professorer och alumner inom Northeasterns globala nätverk och tillämpa de färdigheter som lärs ut i klassrummet praktiskt genom erfarenhetsbaserat lärande.