Projektuppskattning är svårt. Varför är det svårt? Därför att den enda gången du vet exakt hur lång tid det tar att slutföra ett projekt är när det är klart. Fram till leveranstillfället använder teamen kvalificerade gissningar för att förutsäga framtiden. Och ju större och mer komplext ett projekt är, desto oklarare är framtiden. Felaktiga uppskattningar innebär att man missar tidsfrister och överskrider budgetar – två av de viktigaste symptomen på misslyckade projekt.
Att vara en skicklig uppskattare är en viktig del av att fastställa tidsplaner, upprätta budgetar, förvalta resurser och driva ett välmående team och företag. Att använda den bästa projektledningsprogramvaran online för jobbet är en stor hjälp, men att känna till metoderna och lära sig hur man gör dem bra är hur du blir en bra estimator. Det finns ett antal uppskattningsmetoder att välja mellan – och där ska vi titta på fem beprövade och pålitliga metoder som fungerar för alla typer av projekt.
Expertbedömning
Det här är förmodligen det vanligaste sättet som folk får en projektuppskattning på. Prata med de män och kvinnor som har den bästa praktiska erfarenheten och förståelsen för projektkraven. Se bara till att alla har samma förståelse för vad som ska levereras. Och försök att hitta experter som faktiskt kommer att arbeta med projektet.
Komparativ eller analog uppskattning
Om ditt nuvarande projekt liknar tidigare projekt, ta data från tidigare arbete och extrapolera dem för att ge dina uppskattningar för det nya jobbet. Innan du fortsätter, se till att kontrollera om dessa projekt var framgångsrika!
Top-down
Med hjälp av en arbetsfördelningsstruktur på hög nivå och data från tidigare projekt kan du lägga till uppskattningar för varje arbetsmoment i projektet för att fastställa den totala ansträngningen och kostnaden. Top-down-metoden saknar detaljerad analys, vilket gör att den lämpar sig bäst för en snabb första genomgång av ett potentiellt projekt för att bedöma dess genomförbarhet.
Bottom-up
Denna metod använder en detaljerad arbetsfördelningsstruktur och lämpar sig bäst för projekt som du har åtagit dig att genomföra. Varje uppgift uppskattas individuellt och sedan rullas dessa uppskattningar ihop för att ge siffror på högre nivå. (Om du använder rätt programvara för projekthantering rullar den upp uppskattningarna åt dig). Den här processen får dig att tänka på vad som krävs för att kunna ta ett steg tillbaka och se om helhetsbilden fortfarande är vettig. Du får mer exakta resultat än top-down-metoden, men det är också en större tidsinvestering.
Parametrisk modell för uppskattning
Detta är en mer vetenskaplig metod som i huvudsak automatiskt beräknar uppskattningar med hjälp av detaljerade uppgifter från tidigare aktiviteter. Låt oss säga att du har data från dina tre senaste projekt för installation av kontorsnätverk. Du kan använda detta för att få fram ett värde för antal dagar per arbetsstation eller något liknande. Du lägger sedan in antalet arbetsstationer för din nya installation och får fram uppskattningarna.
Detta kan vara en snabb metod, men den behöver robusta data för att kunna användas. Och eftersom allt handlar om matematik är det svårt att justera för de miljömässiga, politiska och kulturella skillnaderna mellan projekten.