11 tips för en lyckad post mortem

Uppdatering: Jag skrev den här artikeln 2015, men med det nya året i ryggen tänkte jag att jag borde uppdatera den med allt jag har lärt mig om post mortem. I efterhand insåg jag att jag utelämnade ett viktigt tips som jag ser till att inkludera i alla mina post-mortems. Så vad är bättre än 10 tips för en lyckad post mortem? Jag presenterar de mycket nya och förbättrade 11 tipsen för en lyckad post mortem. (Spoiler: #5 är ny.)

Jag älskar möten. Låt mig faktiskt förtydliga. Jag gillar kreativa, strategifokuserade möten som en brainstorm eller dess emo-kusin, Post-Mortem.

Vad är en Post-Mortem? För vissa är det en undersökning av ett lik för att fastställa den korrekta dödsorsaken. För andra mer välanpassade personer (ta inte illa upp, Dana Scully) är det en diskussion (vanligtvis i slutet av ett projekt) för att identifiera och analysera de delar av ett projekt som var framgångsrika eller misslyckade. Den besvarar frågan: ”Hur gick det för oss?”

Många människor tycker att namnet ”post mortem” är för makabert. De kallar det hellre för ”retrospektiv”, vilket jag tycker är tråkigt och saknar fantasi. Även om ett projekt var ett löjligt lyckat nöje från början till slut markerar post mortem slutet på ett jobb (eller en fas) och ditt team är förmodligen glada att ha det bakom sig. Om jag fick bestämma skulle jag kalla det ”Super Post-Mortem Extravaganza”. Säg inte att du inte hellre skulle gå till det än till ” Retrospective.”

Inte bara för enstaka projekt

Många människor antar att post-mortem är bara för enstaka projekt. Även om de är oerhört viktiga för projekt med ett tydligt definierat start- och slutdatum – tänk appar, webbplatser, infografik osv. – är de lika användbara för pågående marknadsföringsinsatser. Eftermätningar kan hålla den stora bilden i perspektiv med månatliga, kvartalsvisa eller årliga granskningar. Det är uppenbart att det är tidskrävande att ha en varje månad, men några timmar varje kvartal är väl investerad tid.

Inte bara för byråer

Post-mortems är inte bara för byråer som försöker behålla kunder eller vinna nya affärer. De är lika användbara på varumärkessidan. Marknadsföringsdirektörer kan också dra nytta av att hålla post-mortems efter avslutad kampanj eller avslutat projekt. I en perfekt värld kan eftermätningen involvera kundteamet och byråteamet tillsammans. Kom ihåg att det handlar om ”Hur gick det för oss?”

Så, nu när du har blivit övertygad om hur fantastisk post-mortem är och antagligen redan har planerat in ett, kommer här mina tio tips för att få ut så mycket som möjligt av ditt post-mortem:

(Observera: För dessa tips kommer jag att referera till dem i samband med en enskild kampanj med målet att slutföra den, snarare än i samband med ett pågående projekt.)

Har en post-mortem för varje projekt, oavsett hur litet eller hur stort det är och oavsett resultatet.

Även om ett projekt är litet finns det alltid saker som dyker upp som hjälper dig att lära dig inför större projekt. Låt oss till exempel säga att projektet försenades på grund av kommunikationsproblem. Detta kan leda till en försening på några dagar för ett litet projekt. Men i ett stort projekt kan detta fördröja dig med månader och framför allt öka kostnaden med det dubbla. Det är alltid en rolig konversation med ekonomichefen.

Väsentligt är att man bör hålla efteranalyser oavsett hur bra ett projekt gick. Vissa har en tendens att tro att en post mortem bara handlar om vad som gick fel. Jag föredrar att tänka på det som ”hur gick det och varför?”. Jag har aldrig arbetat med ett projekt som gick perfekt. På samma sätt har jag aldrig arbetat med ett projekt som var en fullständig katastrof. Det finns alltid något värdefullt att lära sig.

”The minute that you’re not learning I believe you’re dead.”
Jack Nicholson

Planera in efteranalysen direkt efter att projektet avslutats.

Om du är som jag, försvinner projektdetaljerna ur minnet när den stora satsningen är klar. Om ett projekt går bra förlorar vi problemen ur sikte i ljuset av ett väl utfört arbete. Om ett projekt går dåligt förlorar vi framgångarna ur sikte när vi försöker ta reda på vad som gick fel. Gör din obduktion medan detaljerna fortfarande är färska. Bonuspoäng om du planerar dem i förväg.

”Det blekaste bläcket är bättre än det bästa minnet.”
Kinesiskt ordspråk

Sätt ett konstruktivt tankesätt.

Det här är det i särklass viktigaste tipset på den här listan. En efterundersökning handlar inte om att lyfta fram misslyckanden i syfte att tilldela skuld. Det handlar inte om att granska de anställdas prestationer. Det handlar om att granska arbetet och resultatet i syfte att förbättra teamet och personalen. Det måste vara konstruktivt.

Det är därför viktigt att ditt team har rätt inställning: positivt och inlärningsfokuserat, inte defensivt eller överkritiskt. Det bästa sättet att göra detta är att inleda samtalet med något positivt. Generellt sett gäller att ju mer kraftfulla eller stolta de känner sig, desto effektivare kan de bearbeta konstruktiv kritik.

Som en av mina teammedlemmar alltid brukar säga när saker och ting går snett: ”Tja, ingen blev dödad, så…”. Påminn alla om att oavsett hur pinsamt ett misstag är kan man lära sig av det. Detta fungerar naturligtvis inte om någon dog, men inget Portent-projekt har hittills dödat någon… det har jag fått höra.

”Jag är den typen av person som gillar att skapa en miljö och ett tänkesätt – inte för att jag gör det medvetet, utan för att det är så jag gillar att leva – där, från catering till smink till hår till garderob, elektriker, kameraavdelning, ljussättning, ljud, du vet, det är vår film; vi är tillsammans, och vi har det kamratskapet och den närheten.”
Steve McQueen

Skapa en dagordning.

Även ett avslappnat möte behöver en dagordning. Det sista vi vill ha är en helt oorganiserad röra som gör att du en timme senare inte har någon aning om vad du faktiskt har lärt dig. Att ha en agenda kommer faktiskt att hjälpa till med alla de tips som jag har talat om hittills.

Här är ett exempel på en agenda för ett effektivt efterarbete:

1. Sätt tonen/förklara formatet (5 min) – Detta är möjligen de mest kritiska, avgörande 5 minuterna av mötet. Det är här du påminner gruppen om att denna post mortem handlar om konstruktiv analys. Det är din chans att vägleda gruppens inställning och förhoppningsvis få dem att slappna av och känna sig trygga nog för ett verkligt produktivt möte.
2. Sammanfattning av projektet (2 min) – Det var allt. Du ger en sammanfattning av vad projektet handlade om och vilka de ursprungliga förväntningarna var. På så sätt kan du fokusera på de mätbara målen så att du objektivt kan utvärdera om projektet var en framgång.
3. Recap The Outcome (3 min) – Även om det kan finnas olika åsikter om hur alla tyckte att processen gick till, finns det vanligtvis en ganska enkel uppfattning om huruvida målet uppnåddes. Var kunden nöjd? (Detta kan vara en kund i bokstavlig bemärkelse eller CMO i ditt eget företag). Överskred kostnaden budgeten? Levererades produkten i tid?
4. Frågor till teammedlemmarna (40 minuter) – Detta är det viktigaste i efterarbetet. Där alla dessa förberedelser kommer att ge utdelning. Det är här som samtalet verkligen kommer igång och dina medarbetare får möjlighet att yttra sig. Det är bra att börja med att ställa en fråga till en person och låta folk få möjlighet att ge sig på varandra. Det viktiga är att alla får en chans att bidra. Här är de frågor som jag gillar att ställa:
   1. Är du stolt över våra färdiga leveranser? Om ja, vad gjorde dem bra? Om nej, vad var det som var fel eller saknades?
   2. Fick vi de resultat vi ville ha och fick de genomslag?
   3. Vilka av våra metoder eller processer fungerade särskilt bra?
   4. Vilka av våra metoder eller processer var svåra eller frustrerande att använda?
   5. Hur skulle ni kunna göra saker och ting annorlunda nästa gång för att undvika den här frustrationen?
   6. Vad skulle vi annars kunna göra bättre nästa gång?
   7. Vad var den mest glädjande eller professionellt tillfredsställande delen av projektet?
5. Uppsummering (10 min) – Här tackar du alla för att de har deltagit och låter dem veta att anteckningar kommer att komma inom kort.

Det kan visserligen vara en utmaning att hålla sig till denna dagordning under resans gång, men det sista du vill göra är att hindra konversationen från att flöda organiskt. Oftast kommer samtalet att hoppa naturligt från en fråga till nästa. Det viktiga är att du ser till att varje svar är ett samtal och att alla kan ta upp dem.

”Genom att inte förbereda dig förbereder du dig för att misslyckas.”
Benjamin Franklin

Sänd ut ett frågeformulär till alla deltagare före mötet.

En dagordning är oerhört viktig, men det blir svårt att hålla sig till din tidtabell om deltagarna inte är förberedda själva efter att ha tänkt på alla de frågor som du planerar att ta upp. Om de inte redan har tänkt igenom frågorna garanterar jag att om du frågar dem vilka metoder eller processer som fungerade bra kommer du att få minst 10-20 sekunder av tomma blickar.

Detta är produktivt av två skäl. För det första kommer du med större sannolikhet att få bättre svar. Det är svårt att komma på något på plats som har substans. För det andra, när någon äntligen känner att han eller hon har ett bra svar kommer ingen annan att lyssna på honom eller henne eftersom de är upptagna med att försöka komma på ett bra svar själva.

Så, tillsammans med en enkel dagordning, se till att du skickar en lista med frågor till alla deltagare som de bör tänka på före mötet. Det är bäst om du ger dem gott om tid för att göra detta, så att det inte blir en sista minuten-strul strax före efterarbetet.

”Vi måste öppna möjligheternas dörrar. Men vi måste också utrusta vårt folk så att de kan gå igenom dessa dörrar.”
Lyndon B. Johnson

Identifiera moderatorn.

Samtidigt som det finns en dagordning måste det finnas en person som ansvarar för att moderera mötet. Detta är i allmänhet samma person som fastställde dagordningen och planerade eftermötet. Att ha en moderator skapar inte bara bumper räls för samtalet, utan ger också alla andra gruppmedlemmar friheten att säga sin mening utan att oroa sig överdrivet mycket för strukturen eller processen.

En bra moderator kommer att ge rätt mängd spelrum för att samtalet ska kunna ta sig in på en tangent innan han eller hon återställer det.

Moderatorn bör också vara den som tar anteckningar. Jag rekommenderar att man använder en vit tavla. Det gör att gruppmedlemmarna kan hålla sig engagerade i stället för att frenetiskt klottra anteckningar.

”Kan du upprepa den del av grejerna där du sa allt om sakerna?”
Homer Simpson

Håll det avslappnat.

Som jag nämnde tidigare älskar jag kreativa strategimöten. De tenderar att vara mer avslappnade och därför roligare. Fruktade, högspända eftermiddagar dödar kreativiteten och förseglar ditt team i sina personliga skal. Den typen av möten är lika produktiva som en tupplur för hela teamet.

Du avslöjar ofta obekväma saker. Främja medvetet en avslappnad miljö. Om det är tidigt på morgonen, ta med kaffe och munkar. Om det är senare på dagen, ta med öl och… donuts. Ta alltid med munkar.

”En glad sinnesstämning, förstärkt av avslappning… är den medicin som får alla rädslans spöken att fly.”
George Matthew Adams

Förmåttet är att uppmuntra till deltagande.

Målet med ett efterarbete är att göra en djupdykning i projektet och att lära sig som ett team. Genom att lyfta fram perspektiven från alla i gruppen – av vilka många ofta är mer i bakgrunden – låter de oss avslöja frågor på mikronivå som sammantaget ger en allvarlig makroeffekt. Om endast ett fåtal gruppmedlemmar uttalar sig, se till att fråga de andra vilka tankar de har. Ibland räcker det med lite påtryckningar för att folk ska känna sig bekväma med att prata.

”I lagarbete är tystnad inte gyllene, utan dödlig.”
Mark Sanborn

Lämna de bärbara datorerna bakom sig.

Just precis som vid kreativa hjärnstormningspass föredrar jag att efteranalyser är skärmlösa. Folk uppmuntras att ta med sig anteckningar, men datorer distraherar ofta mer än de är värda. För dem som redan är lite tveksamma till att dela med sig av sina tankar finns det inget värre än att öppna sig bara för att upptäcka att folk inte lyssnar. Ett efterarbete bör skapa en dialog och få tankar och idéer att studsa fram och tillbaka. Det finns inget utrymme för en dator i denna process – inte ens för anteckningar. (Jag förklarar varför senare.)

”En framgångsrik krigare är en genomsnittlig man med laserfokus.”
Bruce Lee

Utarbeta handlingskraftiga slutsatser.

Alltså, även den mest produktiva post-mortem är inte bra om det inte finns tydliga, handlingskraftiga slutsatser. ”Gör bättre ifrån dig” är verkligen en ädel medskick, men hur ska du agera på det nästa gång? Du behöver specifika uppgifter som teamet kan komma ihåg i nästa projekts hetta.

I vårt tidigare exempel, om kommunikationen var problemet, kanske den åtgärdbara åtgärden är att fastställa mer regelbundna, personliga kontroller.

Atgärdsbara åtgärder skapar tydliga förväntningar. Teamet kan hålla varandra ansvariga för att genomföra dem i nästa projekt.

”En organisations förmåga att lära sig och snabbt omsätta detta lärande i handling är den ultimata konkurrensfördelen.”
Jack Welch

Dela med varandra om vad man kan ta med sig efteråt.

Inget banbrytande här. Det sista viktiga tipset är att dela med sig av de resultat du får med dig av dina nyfunna visdomspärlor till alla som kan ha nytta av dem. Detta inkluderar definitivt deltagarna i din post-mortem-undersökning. Men ägna också tid åt att identifiera andra i företaget som står inför samma utmaningar.

”Dela med dig av dina kunskaper. Det är ett sätt att uppnå odödlighet.”
Hans helighet Dalai Lama

Vidare några av dessa tips är lite mer rigida än andra, men det viktigaste att komma ihåg är att hålla post-mortem-konferensen lätt, men ändå produktiv och betydelsefull. Om du lyckas kommer du att se ditt team ta med sig oerhört värdefulla insikter som kommer att göra nästa projekt ännu bättre.

Och om allt detta bara är för mycket, se till att kalla det för en Super Post-Mortem Extravaganza. Och ta med munkar.