Co to jest System Informacji Księgowej (AIS)?
System informacyjny rachunkowości (AIS) obejmuje gromadzenie, przechowywanie i przetwarzanie danych finansowych i księgowych wykorzystywanych przez użytkowników wewnętrznych do przekazywania informacji inwestorom, wierzycielom i organom podatkowym. Jest to na ogół oparta na komputerze metoda śledzenia działalności księgowej w połączeniu z zasobami technologii informacyjnej. AIS łączy tradycyjne praktyki księgowe, takie jak stosowanie ogólnie przyjętych zasad rachunkowości (GAAP), z nowoczesnymi zasobami technologii informacyjnej.
Jak systemy informacyjne rachunkowości (AIS) jest używany
System informacyjny rachunkowości zawiera różne elementy ważne w cyklu rachunkowości. Chociaż informacje zawarte w systemie różnią się w zależności od branży i wielkości przedsiębiorstwa, typowy system AIS zawiera dane dotyczące przychodów, wydatków, informacje o klientach, informacje o pracownikach i informacje podatkowe. Konkretne dane obejmują zlecenia sprzedaży i raporty analityczne, zamówienia zakupu, faktury, rejestry czekowe, zapasy, listy płac, księgi rachunkowe, bilans próbny i informacje o sprawozdaniach finansowych.
System informacyjny rachunkowości musi mieć strukturę bazy danych do przechowywania informacji. Ta struktura bazy danych jest zazwyczaj zaprogramowana za pomocą języka zapytań, który pozwala na manipulację tabelami i danymi. AIS ma wiele pól do wprowadzania danych, jak również do edycji wcześniej przechowywanych danych. Ponadto, systemy informatyczne rachunkowości są często bardzo dobrze zabezpieczonymi platformami, na których podejmuje się środki zapobiegawcze przeciwko wirusom, hakerom i innym zewnętrznym źródłom próbującym gromadzić informacje. Cyberbezpieczeństwo jest coraz ważniejsze, ponieważ coraz więcej firm przechowuje swoje dane w formie elektronicznej.
Różne wyjścia z systemu informacyjnego rachunkowości przykładem wszechstronności jego możliwości manipulacji danymi. AIS tworzy raporty, w tym raporty starzenia się należności na podstawie informacji o kliencie, harmonogramy amortyzacji środków trwałych oraz bilanse próbne dla sprawozdawczości finansowej. Listy klientów, obliczenia podatkowe i poziomy zapasów mogą być również odtwarzane. Jednak korespondencja, notatki lub prezentacje nie są zawarte w AIS, ponieważ te elementy nie są bezpośrednio związane z firmy sprawozdawczości finansowej lub księgowości.
Korzyści z systemów informacyjnych rachunkowości
Interdepartmental Interfacing
System informacyjny rachunkowości dąży do interfejsu między wieloma działami. W ramach systemu, dział sprzedaży może przesłać budżet sprzedaży. Informacje te są wykorzystywane przez zespół zarządzania zapasami do prowadzenia liczenia zapasów i zakupu materiałów. Po zakupie zapasów, system może powiadomić dział zobowiązań o nowej fakturze. AIS może również udostępniać informacje o nowym zamówieniu tak, że produkcja, wysyłka i działy obsługi klienta są świadome sprzedaży.
Kontrole wewnętrzne
Integralną częścią systemów informacyjnych rachunkowości odnosi się do kontroli wewnętrznych. Zasady i procedury mogą być umieszczone w systemie w celu zapewnienia, że wrażliwe informacje o klientach, sprzedawcach i przedsiębiorstwach są utrzymywane w firmie. Poprzez wykorzystanie fizycznych zatwierdzeń dostępu, wymogów logowania, dzienników dostępu, autoryzacji i podziału obowiązków, użytkownicy mogą być ograniczeni tylko do odpowiednich informacji niezbędnych do wykonywania ich funkcji biznesowych.
.