Odwieczny standby w sferze produktywności, plik z zaznaczonymi sprawami jest systemem przypomnień przeznaczonym do działania jako dodatek do regularnego kalendarza i systemu planowania. Chociaż istnieje kilka różnych rodzajów plików zaznaczających, najbardziej znany (głównie dzięki David Allen’s Getting Things Done i Merlin Mann’s 43 Folders) jest 43-folders system, z 31 numerowanych „dzień” folderów i 12 oznaczonych z miesięcy roku.
Pomysł jest dość prosty: wszystko, czego potrzebujesz przypomnieć o jakiejś przyszłej dacie idzie do pliku zaznaczającego. Każdego ranka, tego dnia folder jest wyciągany, a jego zawartość umieszczana w skrzynce odbiorczej, i cokolwiek tam umieściłeś kilka dni, tygodni lub miesięcy wcześniej, jest pod ręką, gdy tego potrzebujesz.
Ustawienie 43 folderów umożliwia – a nawet ułatwia – ustawienie przypomnień na rok z góry. Każdy z ponumerowanych folderów odpowiada dniowi miesiąca. Za nimi, wszystkie foldery oznaczone miesiącami są ułożone w szeregu, z folderem na następny miesiąc z przodu. Tak więc, ponieważ dzisiaj jest 5 września, zobaczysz folder 5 z przodu, a następnie 6-31, następnie październik aż do następnego września. Kiedy opróżnię dzisiejszy folder, umieszczę go z tyłu ponumerowanych folderów, zostawiając „6” stojący gotowy do wyciągnięcia jutro.
Na koniec miesiąca, folder października jest otwarty i jego zawartość umieszczona w odpowiednich ponumerowanych dniach, a opróżniony folder jest umieszczony z tyłu miesięcy. To tworzy toczący się cykl folderów, prezentując każdego ranka folder z zawartością tego dnia w it.
Co idzie do folderów jest do Ciebie, ale wyraźnie cokolwiek datowane jest dobrym kandydatem: rachunki, faktury, datowane materiały do wysłania, bilety na koncerty i pokazy, dokumenty podróży, i tak dalej. Inne przedmioty, o których wiesz, że będą potrzebne w określonym dniu, mogą być również dodane, takie jak paszport w dniu, w którym będziesz wylatywał z kraju, lub książeczka czekowa na dzień płacenia rachunków.
Powtarzające się wydarzenia, o których chcesz sobie przypomnieć – jak podlewanie roślin co trzy dni – mogą być zapisane na kartach indeksowych. Opróżniasz folder do skrzynki odbiorczej, przetwarzasz skrzynkę odbiorczą, widzisz przypomnienie, podlewasz rośliny i umieszczasz kartę w cokolwiek data będzie trzy dni później.
Niektórzy ludzie używają pliku tickler jako „wyjście” z ich skrzynki odbiorczej. To znaczy, jeśli do końca dnia nie przetworzyli swojej skrzynki odbiorczej do opróżnienia, wszystko trafia do jutrzejszego tickera. Nie jestem wielkim zwolennikiem tego, ale przypuszczam, że to daje im pewną psychologiczną satysfakcję, aby wyjść na koniec dnia z pustą skrzynką odbiorczą.
Najtrudniejszą częścią korzystania z pliku zaznaczania jest faktycznie rozpoczęcie korzystania z niego. Nabranie nawyku umieszczania spraw w pliku, a następnie sprawdzanie go każdego dnia, aby je odzyskać, może zająć trochę czasu. W rzeczywistości, być może będziesz musiał zrobić to, co ja zrobiłem, kiedy po raz pierwszy zacząłem używać pliku z przypomnieniami: ustawić przypomnienie dla swoich przypomnień! To znaczy, umieściłem zadanie „sprawdź plik zaznaczeń” w Outlooku i ustawiłem je tak, aby powtarzało się każdego ranka. Z pewnością każdego ranka zapominałem, dopóki nie pojawiło się powiadomienie, aby mi przypomnieć.
W końcu jednak korzystanie z pliku zaznaczeń staje się nawykiem. Jak dodać coraz więcej rzeczy do niego, będzie coraz bardziej prawdopodobne, aby sprawdzić go, a jak sprawdzić go coraz bardziej będzie bardziej prawdopodobne, aby umieścić rzeczy do niego. Te dwa nawyki wzajemnie się wzmacniają, więc po pewnym czasie osiągasz „masę krytyczną” i zapominalstwo przestaje być problemem.
Aby się tam dostać, naprawdę pomaga utrzymanie pliku z notatnikami gdzieś na widoku (bez przeszkadzania). Pudełka na dokumenty są do tego idealne – zazwyczaj mają głębokość poniżej 30 cm, nie zajmują dużo miejsca, są dostępne w wielu atrakcyjnych (i, przyznaję, nie tak atrakcyjnych) wzorach, a ich otwarta góra oznacza, że nie ma najmniejszej przeszkody w wyjęciu dzisiejszego pliku.
Używane konsekwentnie, pilniczki mogą stać się ważną częścią twojego „mózgu pokładowego”, wyskakując z rzeczami, kiedy ich potrzebujesz i trzymając je z dala od drogi, kiedy ich nie potrzebujesz. W dzisiejszym świecie pełnym wysokich technologii, jest to nawet trochę uspokajające: proste, zdecydowanie low-tech, i skuteczne.
Porada bonusowa: To jest porada, na którą natknąłem się tutaj, i jest tak dobra, że musiałem ją dołączyć. Standardowa konfiguracja 43 folderów daje ci daty, ale nie nazwy dni, co może być mylące. Użyj klipsów do segregatorów, oznaczonych dniami tygodnia i przypiętych na górze przednich 7 folderów, aby zidentyfikować dni. Jak usunąć każdy folder i przenieść go do tyłu, umieścić jego klip na folderze po ostatnim z nich z klipem do segregatora. Genialne!