Formularze SharePoint służą jako doskonałe narzędzie do współpracy i zarządzania od wielu lat. Używając tego narzędzia, można przetwarzać dane korporacyjne wszystkich typów, objętości i celów.
Formularz SharePoint jest oknem (ekranem) z pewną liczbą pól z etykietami dla użytkowników, aby wprowadzić swoje dane: imię i nazwisko, adres, e-mail, numer telefonu, itp. Formularze SharePoint są tworzone w celu uproszczenia wszelkich procesów biznesowych, przepływu pracy, a także po to, aby praca z bazą danych była przyjemniejsza i lepiej zorganizowana. Dodatkowo, formularze z etykietami pomagają użytkownikom zapobiegać wprowadzaniu nieprawidłowych danych.
Istnieje wiele rozwiązań i narzędzi ułatwiających pracę z formularzami SharePoint oraz umożliwiających tworzenie atrakcyjnych i zaawansowanych formularzy, aby zwiększyć szanse na ich wypełnienie przez użytkowników.
Forms Customization: How to Do It Right
Podczas używania list do przechowywania różnych informacji, co jest jednym z podstawowych celów SharePointa, zdarzają się sytuacje, w których chcemy stworzyć stylowe i efektowne formularze lub zwiększyć ich wydajność. W rzeczywistości, konfiguracja i dostosowanie list SharePoint jest dość problematyczne, ponieważ różne formularze dla nich są projektowane i implementowane przez własne kodowanie, InfoPath i narzędzia innych producentów. Istnieją różne sposoby tworzenia formularzy dla SharePoint, niektóre z nich zbadamy w tym artykule.
Formularze są przeznaczone do przedstawiania, ukrywania i optymalizowania danych przed użytkownikami. Umożliwiają wymianę danych pomiędzy użytkownikami a źródłami danych w przeglądarce. Formularze mogą być tworzone w dowolnej aplikacji, a następnie są łączone z odpowiednią listą w SharePoint. Niektóre narzędzia pozwalają na projektowanie formularzy wewnątrz środowiska SharePoint, jednak brzmi to łatwiej niż jest w rzeczywistości. Bez specjalnych umiejętności lub pomocy programisty, może to być prawdziwe wyzwanie.
Niemniej jednak, za pomocą niektórych metod, można uprościć ten proces.
Pomimo, że natywny interfejs SharePoint dostarcza niezbędnych narzędzi do tworzenia niestandardowych formularzy, takich jak niestandardowy widok listy, nadal może być konieczne wprowadzenie bardziej szczegółowych zmian w projekcie. Poznajmy różne metody, abyś mógł wybrać taką, która będzie idealnie odpowiadać twoim potrzebom.
Ta metoda jest idealna, jeśli nie potrzebujesz rozległych modyfikacji i jesteś w większości zadowolony z głównej funkcjonalności formularzy SharePoint. Podczas tworzenia listy, odpowiedni formularz jest dostępny domyślnie i umożliwia:
- Optymalizację kolejności pól
- Weryfikację poprawności
- Załączanie plików
- Ograniczenie dostępu
- Przepływy pracy
Wszystkie funkcje są dostępne w menu Ustawienia listy i są wspierane samouczkiem w razie potrzeby. Jednakże, jeśli potrzebujesz uruchomić logikę biznesową na polach, nie jest to idealny wybór.
InfoPath
To narzędzie zostało opracowane przez Microsoft specjalnie do zaawansowanego zarządzania formularzami SharePoint.
W porównaniu do swojego poprzednika (XDocs) posiada znacznie więcej funkcjonalności, w tym:
- Tworzenie wielu widoków formularzy
- Możliwość pracy z danymi strukturalnymi
- Rozszerzone pola tekstowe
- Przeliczenia
- Logika biznesowa i przepływy pracy
Największym problemem Microsoft InfoPath jest to, że nie będzie on wspierany przez Microsoft w najbliższej przyszłości. Jeszcze jedną wadą jest brak intuicyjności, wymagający sporo czasu na samouczek.
To potężne narzędzie umożliwia nie tylko dostosowanie formularzy SharePointa, ale także konfigurację różnych interfejsów web parts. Wystarczy dodać widok danych do strony, aby uzyskać dostęp do wstawiania pól ze źródła danych jako formularzy. Różnorodność funkcji Projektanta zapewnia możliwość:
- Ukrywania/pokazywania pól
- Zmiany układu
- Pracy z kodem formularza
- Używania kontrolek danych
- Dodawania grafiki i tekstu
Przede wszystkim, SharePoint Designer umożliwia bezpośredni wpływ na pliki i właściwości SharePoint. Dlatego też, aby czerpać z niego jak najwięcej korzyści, należy znać podstawy struktury SharePointa i przechowywania plików. Jest to darmowe narzędzie dystrybuowane przez Microsoft. Jednocześnie, produkt ten jest dość skomplikowany i często wymaga specjalnej wiedzy i umiejętności kodowania.
Visual Studio
W przypadku, gdy żadne z gotowych rozwiązań nie spełnia twoich potrzeb, nadszedł czas, aby rozważyć zaprojektowanie własnego. Visual Studio jest pełnym środowiskiem do tworzenia aplikacji, zdolnym do realizacji niemal każdego z Twoich pomysłów. Dzięki integracji z SharePointem, możesz rozszerzyć jego formularze o wszystkie niezbędne funkcje. Jest to jednak kosztowna sprawa, która wymaga zatrudnienia programistów, a także poświęcenia czasu na rozwój, testowanie i tworzenie dokumentacji. Możesz rozważyć takie rozwiązanie, gdy masz zasoby do utrzymania pełnego projektu oprogramowania, aby tylko dodać kilka formularzy w swoim SharePoint.
Poza Microsoft
Dzisiaj, większość rozwiązań dostarczanych przez Microsoft i SharePoint jest niewygodna w użyciu lub wymaga specjalnych umiejętności dla niezaawansowanego użytkownika. Aby przezwyciężyć ten problem, w krajobrazie pojawiło się wiele rozwiązań pobocznych z przyjaznym interfejsem użytkownika. Jednym z takich rozwiązań jest aplikacja Forms Designer firmy SharePoint VirtoSoftware, stworzona z myślą o zaspokojeniu wszystkich potrzeb przedsiębiorstwa i zapewnieniu wysoce intuicyjnego interfejsu. Pozwala ona na tworzenie własnych, rozbudowanych formularzy bezpośrednio w SharePoint, bez konieczności instalowania dodatkowych aplikacji. Narzędzie nie wymaga żadnych umiejętności kodowania, działa jako aplikacja SharePoint lub web part, jest ekonomiczne i nie wymaga instalacji dodatkowego, pełnowymiarowego pakietu Microsoft. Virto Forms Designer jest dostępny dla Office 365, a także dla platform SharePoint 2016, 2013 i 2010. SharePoint Forms Designer online add-in lub web part są w pełni zintegrowane ze środowiskiem SharePoint i pracują bezpośrednio z listami SharePoint.
Elastyczny projekt umożliwia dostosowanie kolorów, stylów tekstu i wyglądu pól, a funkcja layout oferuje możliwość tworzenia różnych układów tej samej listy SharePoint dla różnych użytkowników lub grup użytkowników. Ta funkcja jest niezbędna do zabezpieczenia poufnych informacji firmy i umożliwić dostęp do niektórych danych tylko dla użytkowników z uprawnieniami. Ponadto, układy poprawiają użyteczność poprzez wyświetlanie formularza tej samej listy w różnych widokach i zestawach pól listy dla każdego działu.
Po prostu musisz przeciągnąć i upuścić gotowe do użycia kontrolki, karty, panele i akordeony, aby zaprojektować własne zaawansowane formularze dla list SharePoint. Zapisz ukończone formularze i użyj ich później, po prostu eksportując i importując niezbędne szablony.
Narzędzie pozwala użytkownikom na tworzenie specyficznych formularzy edycji, wyświetlania i tworzenia dla różnych typów zawartości dostępnych na liście. Na przykład, możesz stworzyć odrębny formularz edycji elementu, formularz nowego elementu, formularz wyświetlania elementu i formularze edycji/nowego/wyświetlania folderu naprawdę szybko w tym samym interfejsie.
Co więcej, tutaj możesz zdefiniować style CSS i rozszerzyć swój formularz o dodatkowe kodowanie HTML lub JavaScript, używając wbudowanych edytorów. Jednym słowem, Forms Designer eliminuje wady standardowych rozwiązań i przejmuje większość ich najlepszych cech. Przyjazny dla użytkownika i intuicyjny interfejs nie wymaga żadnych szczególnych umiejętności lub szkolenia w zakresie tworzenia formularzy, więc nawet nowicjusz może łatwo tworzyć złożone formularze w SharePoint.
Najlepsze dostosowanie powinno spełniać potrzeby Twojego produktu
Podsumowując, opcje integracji SharePoint zapewniają użytkownikom dużą elastyczność. Od Ciebie zależy jakie rozwiązanie wybierzesz dla swojego biznesu, czy standardowe darmowe narzędzia z ograniczonym rozwiązaniem, czy profesjonalne i intuicyjne aplikacje, jak Forms Designer.
Możesz dowiedzieć się więcej jak stworzyć formularz w SharePoint z Virto Forms Designer lub pobrać wersję testową SharePoint Online Forms Designer dla Office 365 lub SharePoint Forms Designer dla SharePoint 2013 i 2016 i sprawdzić jak pasuje do Twojego środowiska SharePoint.
| Produkty powiązane: | |
|---|---|
 |
 |
| Office 365 Forms Designer |
SharePoint Forms Designer |
Tatiana Sushchenko jest właścicielem produktu w VirtoSoftware. Swoją karierę w IT rozpoczęła w 2006 roku w Moskwie w słynnej firmie ABBYY Lingvo. Następnie przeszła do Microsoft, gdzie przez prawie 10 lat zajmowała się marketingiem Visio, SharePoint, Office 365 i Project. Tatiana jest absolwentką Instytutu Studiów Biznesowych i posiada tytuł mini-MBA. Ukończyła również Microsoft marketing excellence university.
Wszystkie publikacje autora Tatiana Sushchenko