Organizational Design: A Complete Guide

Projektowanie organizacyjne jest w równym stopniu sztuką, co nauką. Proces tworzenia systemu, w którym ludzie mogą współpracować, aby osiągnąć wspólne cele, jest bardzo złożony i nie ma jednego sposobu, aby zrobić to dobrze. W tym artykule wyjaśnimy, czym jest projektowanie organizacyjne, co napędza projektowanie organizacyjne, jak zaprojektować organizację i jak skuteczny projekt może być mierzony w kategoriach efektywności organizacyjnej. Zanurzmy się!

Spis treści
Czym jest projektowanie organizacyjne? Definicja
Pięć zasad projektowania organizacyjnego
Pięć czynników wpływających na projektowanie organizacyjne
Efektywność organizacyjna
Podsumowanie
FAQ

Czym jest projektowanie organizacyjne? Definicja

Na początek definicja techniczna: Projektowanie organizacyjne to administrowanie i realizacja planu strategicznego organizacji. Oznacza to, że strategia organizacji determinuje optymalny projekt organizacyjny. Ponadto oznacza to również, że tak naprawdę nie ma żadnych najlepszych praktyk w zakresie projektowania organizacyjnego. W projektowaniu organizacyjnym chodzi raczej o stworzenie najlepszego dopasowania między strategicznymi wyborami organizacji a otoczeniem organizacyjnym.

Przedstawiono to na poniższym rysunku. Projekt organizacyjny jest określany przez kierunek strategiczny firmy, czyli wizję, misję i cele firmy. Prowadzą one do strategii, w oparciu o które firma konkuruje, a które są możliwe dzięki projektowi organizacyjnemu.

Na przykład, firma A działa na ustalonym rynku i dąży do utrzymania swojej pozycji. Firma ta będzie miała strategię przywództwa opartą na niskich kosztach, skoncentrowaną na wydajności. Jeśli chodzi o projekt organizacyjny, firma ta będzie miała silną, scentralizowaną władzę, ścisłą kontrolę i wiele standardowych procedur operacyjnych.

Firma B jest innowacyjną i szybko rozwijającą się organizacją, która kładzie nacisk na uczenie się. Ta firma będzie miała bardziej płynny i elastyczny projekt, znacznie bardziej zdecentralizowaną strukturę, luźną kontrolę, pracownicy pracują bezpośrednio z klientami i są nagradzani za kreatywność i podejmowanie ryzyka.

DARMOWY SCHEAT SHEET

HR Metrics for Organizational
Development Cheat Sheet

Czy Twoja organizacja ma to, czego potrzeba, aby prosperować na dzisiejszym dynamicznym i nieprzewidywalnym rynku?

Download free pdf

W firmie A, podejmowanie ryzyka i ponoszenie porażek jest karane, podczas gdy w firmie B, jest o wiele bardziej prawdopodobne, że będzie nagradzane, oceniane, a wnioski z nieudanego projektu będą wykorzystane jako kamień milowy dla nowego projektu.

Pięć zasad projektowania organizacyjnego

Jedną z najtrudniejszych rzeczy w projektowaniu organizacyjnym jest pytanie o to, co projektujemy. Oczywistą odpowiedzią byłaby „organizacja”. Jednak, co dokładnie projektujemy w organizacji? W tym miejscu pojawia się pięć zasad projektowania organizacyjnego.

Punktem wyjścia dla nas jest książka Goolda & Campbella Designing Effective Organizations. Goold i Campbell proponują pięć zasad projektowania organizacyjnego. Projektowanie organizacyjne jest walką pomiędzy tymi pięcioma zasadami. Każda zasada ma swój własny test sprawdzający, czy obecna sytuacja jest ważna.

To będzie nieco skomplikowane, więc trzymajcie się! Ukonkretnimy to na różnych przykładach później.

1. Zasada specjalizacji. Ta zasada mówi, że granice powinny istnieć, aby zachęcać do rozwoju specjalistycznych umiejętności. Testem jest tu to, czy kultury specjalistyczne, czyli jednostki, które muszą się różnić od reszty organizacji, mają wystarczającą ochronę przed wpływem kultury dominującej.
2. Zasada koordynacji. Zasada ta mówi, że czynności, które są wykonywane, powinny być koordynowane w jednej jednostce. Jednostką tą może być jednostka biznesowa, funkcja biznesowa, (koordynowana horyzontalnie) jednostka nakładkowa, podbiznes, jednostka zasobów podstawowych, jednostka usług wspólnych, jednostka projektowa lub jednostka nadrzędna. Testem jest tutaj to, czy potrzebna jest koordynacja pomiędzy działami, która jest trudna do wykonania. Te „trudne powiązania” to powiązania, w przypadku których zwykła sieć nie zapewni korzyści koordynacyjnych. W takim przypadku koordynacja powinna być ułatwiona, lub odpowiedzialność powinna być umieszczona w jednej jednostce. Istnieje wiele różnych jednostek, które mogą być wykorzystane w projektowaniu organizacyjnym, co pokażemy poniżej.
3. Zasada wiedzy i kompetencji. Zasada ta mówi, że obowiązki powinny być przydzielane osobie lub zespołowi najlepiej nadającemu się do ich wykonania. Oznacza to, że zadania są zatrzymywane przez wyższe szczeble w oparciu o ich wiedzę i przewagę konkurencyjną. Jeśli tak nie jest, powinny być one umiejscowione niżej w organizacji.
   Oznacza to, że dyrektor generalny nie powinien być zaangażowany w każdą decyzję – zwłaszcza nie w decyzje, które dotyczą specjalistów posiadających znacznie większą wiedzę merytoryczną. Dyrektor generalny jest tam po to, aby uzyskać szerszy obraz i zrównoważyć złożone decyzje, które mają wpływ na organizację i strategię.
4. Zasada kontroli i zaangażowania. Zasada ta dotyczy posiadania skutecznej kontroli z jednej strony przy jednoczesnym utrzymaniu zaangażowania i oddania z drugiej strony. Jest to zawsze równowaga. Testem jest tutaj posiadanie procesu kontroli, który jest dostosowany do odpowiedzialności jednostki, efektywny kosztowo do wdrożenia i motywujący dla ludzi w jednostce.
   Oznacza to, że CEO nie daje 'go’ na decyzję o zakupie klawiatury za 30$ – byłoby to wysoce demotywujące i kontrola nad takimi małymi wydatkami powinna być umieszczona niżej w organizacji, aby i tak była adaptacyjna.
5. Zasada innowacji i adaptacji. Zasada ta mówi, że struktury organizacyjne powinny być wystarczająco elastyczne, aby dostosować się do ciągle zmieniającego się świata. Test tutaj jest to, że projekt organizacyjny pomoże w rozwoju nowych strategii i dostosować się do przyszłych zmian. W dalszej części tego artykułu przedstawimy studium przypadku organizacji, która nie była w stanie dostosować się do szybko zmieniającego się otoczenia, co zaszkodziło jej wewnętrznym procesom i wynikom końcowym.

Na te pięć zasad mają wpływ różne czynniki w wewnętrznym i zewnętrznym otoczeniu organizacji. Wcześniej mówiliśmy o strategii. Wspomniana wcześniej firma A miała na celu utrzymanie swojego udziału w rynku i optymalizację marży zysku. Firma ta skorzysta z (1) wyższej specjalizacji w celu zmniejszenia nieefektywności, (2) niższej koordynacji, (3 & 4) odpowiedzialność i kontrola leżą wyżej w organizacji, oraz (5) struktura organizacyjna będzie bardziej sztywna.

Te pięć zasad umożliwia projektantowi organizacyjnemu (re)projektowanie i dostosowanie organizacji do kluczowych czynników, które wpływają na projekt organizacyjny.

Pięć czynników wpływających na projekt organizacyjny

Istnieje pięć czynników, które w dużym stopniu wpływają na projekt organizacyjny. Czynniki te to:

1. Strategia. Strategia dyktuje strategiczne priorytety organizacji. Jest to najważniejszy czynnik wpływający na strukturę organizacyjną i projekt.
2. Środowisko. Środowisko, w którym działa firma, wpływa na jej strategię, ale także dyktuje sposób pozycjonowania. W szybko zmieniającym się środowisku organizacja musi projektować dla większej elastyczności, czyli adaptacyjności, podczas gdy w stabilnym środowisku organizacja może optymalizować pod kątem efektywności.
3. Technologia. Technologia informacyjna jest kluczowym czynnikiem umożliwiającym podejmowanie decyzji. Stan IT wpływa na projekt organizacyjny, jak również. Kiedy systemy są na miejscu, a podejmowanie decyzji opiera się na danych, struktura organizacyjna i projekt – w tym potencjał kontroli hierarchicznej – będą się różnić od organizacji, w której większość danych jest przechowywana w niezorganizowanych arkuszach Excela.
4. Rozmiar & cykl życia. Wielkość organizacji i cykl życia również wpływają na strukturę organizacyjną i projekt. 20-osobowa firma ma bardzo różne wyzwania, jeśli chodzi o projektowanie, w porównaniu do 200 000-osobowej firmy.
5. Kultura. Kultura organizacyjna jest kolejnym kluczowym elementem, który ma wpływ na strukturę organizacyjną i projekt – i odwrotnie, projekt również ma wpływ na kulturę.

Gdy organizacja jest zorganizowana i zaprojektowana w sposób, który odpowiada jej celowi, skutkuje to efektywnością organizacyjną. Efektywność organizacyjna obejmuje uzyskanie zasobów, którymi firma konkuruje (tj. firma posiada zdolności do bycia konkurencyjną), sprawność (tj. optymalizację zasobów niezbędnych do osiągnięcia celów, co oznacza, że istnieje płynny proces operacyjny z niewielkim marnotrawstwem) oraz skuteczność (tj.

W dalszej części rozdziału omówimy każdy z tych pięciu czynników, wyjaśniając, w jaki sposób wpływają one na projekt organizacyjny.

Strategia

Strategia organizacyjna jest najważniejszym punktem wyjścia dla struktury organizacyjnej i projektu. Wyjaśnienie, w jaki sposób tworzona jest strategia, wykracza poza zakres tego artykułu – mamy świetny artykuł na temat strategii HR, jeśli chcesz to sprawdzić.

Michael E. Porter zaproponował, że organizacje mogą konkurować poprzez niższe koszty lub poprzez zdolność do oferowania wyróżniających się produktów i usług, które wymagają wyższej ceny. Drugim krokiem jest określenie, czy organizacja ma wąski lub szeroki zakres. Oznacza to, że organizacja albo konkuruje w wielu, albo w wybranych segmentach klientów.

W wyniku tego powstały ramy strategii konkurencyjnych Portera, w których zidentyfikowano cztery strategie konkurencyjne: przywództwo kosztowe, koncentracja kosztowa, zróżnicowanie i ukierunkowane zróżnicowanie.

Różne strategie uzasadniają różne projekty organizacyjne. Weźmy na przykład firmę produkującą napoje, która sprzedaje likier whisky klasy premium. Koncentruje się ona na określonym segmencie rynku (zamożni klienci, którzy piją whisky) i stosuje strategie różnicowania obejmujące silną markę.

W tej organizacji, produkcja może być wyspecjalizowana jednostka biznesowa koncentruje się na jednej rzeczy: produkcji specjalistycznego produktu technologicznego dla DJ-ów. Istnieje pewna specjalizacja w dziale produkcji, ale prawdziwa innowacja ma miejsce w wyspecjalizowanych zespołach produktowych, w których działy badań i rozwoju oraz marketingu są w stałym kontakcie z klientami, aby opracowywać nowe funkcje i produkty, których potrzebuje rynek.

Podobnie, sprzedaż i marketing są jednostki biznesowe. Mają pod sobą różne, współpracujące, koordynujące się horyzontalnie jednostki nakładkowe – np. branding i sponsoring, marketing cyfrowy, public relations, video/multimedia. Jednostki te w dużym stopniu współpracują ze sobą i są w stałym kontakcie z rynkiem, co prowadzi do wysokiej koordynacji. Specjaliści mają wysoką odpowiedzialność i chociaż istnieje formalna procedura podpisywania kampanii marketingowych, wiele z nich dzieje się w zdecentralizowanych zespołach projektowych, które składają się z ludzi z wielu jednostek nakładających się na siebie, które komunikują się ze sobą często, ponieważ rynek jest rynkiem niszowym, w którym marketing musi być dobrze skoordynowany.

Porównaj to z niskim kosztem, szerokim celem strategii przywództwa kosztów. Weźmy za przykład firmę produkującą mydła. Produkuje ona setki mydeł – i chociaż prowadzi pewien marketing i sprzedaż do sklepów detalicznych dla kilku swoich linii, większość mydeł jest produkowana dla marek zewnętrznych. Konfiguracja organizacyjna jest bardzo silosowa i nie przewiduje się jej zmiany.

Gdy zastosujemy to do pięciu zasad projektowania organizacyjnego, jest: (1) wysoka specjalizacja między produkcją a sprzedażą, (2) wymagana jest niska koordynacja, (3 & 4) wiedza i kontrola leżą stosunkowo wysoko w organizacji i jest (5) mało wymagana współpraca między działami. Rzeczywiście, kiedy nowa linia mydła jest wprowadzany, specyfika są przekazywane do działu produkcji i po kilku próbach, firma jest ustawiona do produkcji tego mydła na lata.

Środowisko

Środowisko wpływa również strukturę organizacyjną i projekt. Przemysł, surowce, rynek (pracy), (międzynarodowy) rządowy, i wpływy społeczno-kulturowe kształtują wymagany projekt w różnym stopniu.

Najważniejszym czynnikiem jest stabilność środowiska. Istnieją dwa wymiary, które wpływają na stabilność środowiska:

• Wymiar prosty-kompleksowy. Odnosi się to do stopnia, w jakim czynniki zewnętrzne wpływają na organizację i konkurencję. Są one wielokrotne dla dużych firm, takich jak AT&T i British Telecom, gdzie wszystkie wcześniej wymienione czynniki działają na. Dla porównania, rodzinny sklep ze sprzętem komputerowym na przedmieściach stoi w obliczu niskiej złożoności środowiska.
• Wymiar stabilny-niestabilny. To odnosi się do elementów w środowisku, które są dynamiczne. Duże marki konsumenckie, takie jak McDonald’s, znajdują się pod wpływem mediów internetowych. Są one bardzo widoczne na platformach takich jak Twitter, Instagram i TikTok, a jeden tweet lub wpis na blogu może bardzo zaszkodzić marce. Z drugiej strony, firmy użyteczności publicznej są stabilne od dłuższego czasu. Weźmy na przykład biblioteki publiczne w USA w latach 70. i 2000. Były one finansowane przez lokalne miasto, hrabstwo, stan i rząd federalny.

Wysoce stabilne i podobne środowisko uzasadnia znormalizowane i niedynamiczne procesy organizacyjne. Przykładem są producenci mydła lub producenci pojemników. Z drugiej strony, wysoce niestabilne i złożone środowisko wymaga od organizacji ciągłego dostosowywania się. Przykładem mogą być producenci układów scalonych czy firmy lotnicze i kosmiczne.

PROGRAM CERTYFIKACYJNY ONLINE

Zostań
Specjalistą ds. Analityki HR

Zdobądź pełny zestaw umiejętności analitycznych, który umożliwi Ci kierowanie podejmowaniem decyzji HR opartych na danych

Download Syllabus

Technologia

Technologia w znacznym stopniu wpływa na projektowanie organizacyjne. Widzieliśmy to podczas kryzysu COVID, kiedy wiele firm bez wysiłku przeszło na technologię cyfrową, a niektóre nawet zamknęły swoje biura.

WordPress, popularna platforma do blogowania, zatrudnia 100% pracowników zdalnych. Jest to możliwe dzięki szerokiemu zastosowaniu technologii i współpracy opartej na technologii.

Technologia informacyjna umożliwia również organizacjom większą decentralizację, poprawę koordynacji poziomej poprzez intranety, a współpraca zewnętrzna staje się możliwa dzięki ekstranetom. W rzeczywistości Slack, jedno z najczęściej używanych narzędzi do współpracy, pozwala wewnętrznym i zewnętrznym współpracownikom dołączyć do tego samego zespołu za pośrednictwem różnych kanałów wewnętrznych i zewnętrznych, umożliwiając szybką komunikację.

Rozmiar &cykl życia

Rozmiar jest kolejnym czynnikiem wpływającym na projekt organizacyjny. Małe organizacje są zazwyczaj responsywne, elastyczne, płaskie, organiczne i przedsiębiorcze. Duże organizacje tworzą wartość poprzez efektywność, mają globalny zasięg i markę, bardziej stabilny rynek i kładą większy nacisk na menedżerów. Prowadzi to do różnych wyborów projektu organizacyjnego.

W miarę wzrostu organizacji przechodzą one przez różne etapy rozwoju. Wiedza o tym, na którym etapie znajduje się organizacja, pomaga dostrzec rozbieżności między celami i strategią organizacji a jej strukturą organizacyjną. Ponadto pomaga zidentyfikować, z jakim kryzysem organizacja może się zmierzyć.

Kultura

Każda organizacja ma swoją własną, unikalną kulturę opartą na wartościach, założeniach, przekonaniach, postawach, uczuciach, historiach, bohaterach, symbolach, języku i nawykach. Te kultury są najlepiej podsumowane w ramach konkurujących wartości.

Te ramy proponują, że istnieje kilka konkurujących wartości w organizacji: elastyczność vs. stabilność, oraz wewnętrzne vs. zewnętrzne skupienie. Wartości te konkurują ze sobą, co oznacza, że nie jest możliwe, aby być jednocześnie stabilnym i elastycznym lub skoncentrowanym wewnętrznie i zewnętrznie.

Różne kultury prowadzą do różnych struktur organizacyjnych. Organizacja skoncentrowana wewnętrznie będzie miała więcej współpracy, podczas gdy organizacja skoncentrowana zewnętrznie będzie miała więcej grup projektowych i jednostek biznesowych ukierunkowanych na klienta.

Podobnie, wysoce stabilna organizacja ma jasno zdefiniowane jednostki biznesowe, podczas gdy elastyczna organizacja ma znacznie więcej zorientowanych na rynek poziomych jednostek nakładkowych, które wykorzystują różnych specjalistów do tworzenia wartości dla klienta.

Efektywność organizacyjna

Po stworzeniu projektu organizacyjnego odpowiedniego dla pięciu czynników, o których wspomnieliśmy wcześniej, wynikiem jest efektywna organizacja. Oznacza to organizację, która jest w stanie osiągnąć swoją misję i cele.

Efektywność organizacyjna jest trudna do zmierzenia. Jednak, gdy dobrze ją rozumiemy, sygnały w organizacji mogą dostarczyć nam informacji na temat usprawnień dla organizacji. Podsumujmy ten artykuł, przedstawiając trzy podejścia do pomiaru efektywności organizacyjnej.

Podejścia te odpowiadają różnym fazom procesu produkcyjnego. Jest to model typu wejście – proces – wyjście (IPO). Na każdym etapie można mierzyć efektywność organizacyjną.

1. Pierwszym wskaźnikiem efektywności organizacyjnej jest podejście zasobowe. Podejście to patrzy na dane wejściowe i ocenia skuteczność poprzez ocenę, czy organizacja skutecznie pozyskuje zasoby niezbędne do osiągnięcia wysokiej wydajności.
2. Podejście oparte na procesach wewnętrznych patrzy na proces produkcji i ocenia skuteczność za pomocą zdrowia wewnętrznego i efektywności ekonomicznej. Przykłady obejmują silną kulturę, komunikację opartą na zaufaniu, szybkie podejmowanie decyzji, niezakłóconą komunikację oraz interakcje między organizacją a jej częściami.
3. Trzecim wskaźnikiem jest podejście celowe. W tym podejściu ocenia się efektywność poprzez spojrzenie na to, jak dobrze organizacja osiąga swoje cele. Kluczem jest tu skupienie się na celach operacyjnych, ponieważ są one łatwiejsze do określenia i zmierzenia.

Aby dowiedzieć się więcej o dostrajaniu efektywności organizacyjnej, sprawdź nasz przewodnik po rozwoju organizacyjnym.

Studium przypadku

Aby to zilustrować, pozwolę sobie podzielić się studium przypadku dotyczącym firmy produkującej ziarna kawy. Firma ta od czasu do czasu ma problemy z dostawą ziaren kawy potrzebnych do produkcji. Prowadzi to do problemów z dostawami i po tym, jak firma nie osiągnęła swoich ostatnich kwartalnych celów sprzedaży, rozpoczyna się dochodzenie.

Okazuje się, że istnieje rozbieżność między coraz bardziej niestabilnym krajobrazem politycznym krajów produkujących kawę, co prowadzi do zakłóceń w dostawach, a stałą strukturą organizacyjną. Dalsze badania procesów decyzyjnych wykazały, że decyzje o zmianie linii zaopatrzenia muszą być zatwierdzane na poziomie C, co prowadzi do opóźnień w możliwościach podejmowania decyzji. Te czkawki są głównym powodem kwartalnych celów sprzedaży zostały miss.

Aby to naprawić, organizacja decyduje się umieścić odpowiedzialność za części zarządzania łańcuchem dostaw i działów zaopatrzenia niższe w organizacji. Prowadzi to do szybszego podejmowania decyzji, dzięki czemu organizacja jest bardziej elastyczna, aby reagować na zmiany w środowisku zewnętrznym.

W tym studium przypadku, widzieliśmy objawy na wszystkich trzech poziomach: wejście, proces i wyjście. W idealnym systemie będziesz chciał rozpoznać te symptomy na poziomie wejścia lub procesu, zanim wpłyną one na wynik. Można to zrobić, wdrażając zabezpieczenia i tworząc system wczesnego ostrzegania.

Wniosek

I to zamyka ten artykuł o projektowaniu organizacyjnym, w którym dokonaliśmy przeglądu pięciu kluczowych zasad projektowania organizacyjnego, którymi są koordynacja, specjalizacja, wiedza i kompetencje, kontrola i zaangażowanie oraz innowacja i przyjęcie.

Istnieje szereg czynników wpływających na te zasady. Obejmuje to strategii organizacyjnej, środowiska zewnętrznego, technologii, wielkości organizacyjnej & cyklu życia, i kultury. Czynniki te wywierają nacisk na różne zasady projektowania organizacyjnego.

Konfiguracja tych pięciu zasad określa, jak będzie wyglądała organizacja. Organizacja o wysokim poziomie koordynacji będzie silnie powiązana, ale kosztem specjalizacji. Organizacja o wysokim poziomie kontroli i zaangażowania będzie tracić na innowacyjności i adopcji.

W końcu, projektowanie organizacyjne i struktura polegają na podejmowaniu zrównoważonych decyzji, które dadzą organizacji przewagę konkurencyjną i które pomogą jej osiągnąć cele.

Nie sposób omówić wszystkiego w tym przewodniku. Jeśli masz jakieś pytania lub uzupełnienia, zapraszamy do komentowania poniżej!

FAQ

Co to jest projektowanie organizacyjne?

Organizacyjne projektowanie jest zarządzaniem i realizacją planu strategicznego organizacji. Oznacza to, że strategia organizacji determinuje optymalny projekt organizacyjny.

Jakie są zasady projektowania organizacyjnego?

Istnieje pięć zasad projektowania organizacyjnego: specjalizacja, koordynacja, wiedza i kompetencje, kontrola i zaangażowanie oraz innowacja i adaptacja.

Jakie czynniki wpływają na projektowanie organizacji?

Istnieje pięć czynników, które w znacznym stopniu wpływają na projektowanie organizacji: strategia, środowisko, technologia, rozmiar i cykl życia oraz kultura.

HR Analytics Certificate Program

Daj impuls swojej karierze. Zostań
specjalistą HR Analytics!

Download Syllabus

.