„Zmiana jest nieunikniona”, jak mówi stare powiedzenie. W przypadku projektów budowlanych, bardziej odpowiednim stwierdzeniem może być to, że „zlecenia zmian są nieuniknione”. Jeśli sama myśl o zleceniu zmiany przyprawia Cię o dreszcze, być może nadszedł czas, aby przyjrzeć się procesowi zlecenia zmiany.
Zlecenia zmiany nie są czymś, czego należy się obawiać, jeśli są zarządzane z powodzeniem. Posiadanie procesu zamówień zmian w miejscu pozwoli Ci skutecznie zidentyfikować potrzebę zamówień zmian i zarządzać nimi, jak powstają w projekcie.
Pamiętaj, aby podzielić się swoim procesem zamówień zmian z klientami i podwykonawcami, więc wszyscy są na tej samej stronie z jak zamówienia zmian mają być inicjowane i przetwarzane.
Oto kilka wskazówek dotyczących tworzenia skutecznego procesu zlecenia zmiany:
Start With the Contract
Zlecenie zmiany jest po prostu uzupełnieniem lub poprawką do oryginalnej umowy budowlanej i zakresu prac i może być zainicjowane przez właściciela lub wykonawcę. Zlecenia zmian zazwyczaj obejmują wykonanie dodatkowych prac z wielu powodów, takich jak pominięcia lub błędy w oryginalnym zakresie prac lub niejednoznaczne rysunki konstrukcyjne. Zmiany w warunkach miejsca pracy, substytucje materiałów, kwestie regulacyjne i obawy dotyczące bezpieczeństwa to niektóre inne powody, dla których zlecenia zmian mogą być potrzebne.
Dokładnie przeczytaj i zrozum umowę budowlaną, zwracając szczególną uwagę na klauzule dotyczące zleceń zmian. Mogą one zawierać wymagania dotyczące ram czasowych dla zainicjowania zlecenia zmiany, konkretnych informacji i wymaganej dokumentacji, jak również upoważnionego agenta do zatwierdzenia zlecenia zmiany w przypadku zmian zainicjowanych przez wykonawcę.
Niektóre umowy mogą zawierać sprzeczny język lub klauzule dotyczące zleceń zmiany. Klauzula może stanowić, że praca nad zmianą nie może rozpocząć się bez pisemnego i zatwierdzonego zlecenia zmiany, a jednocześnie zawierać język w umowie umożliwiający właścicielowi zażądanie dodatkowej pracy bez zawarcia umowy. Należy pamiętać, aby zająć się tymi kwestiami przed zawarciem umowy z właścicielem.
Przegląd planów i specyfikacji
Ta część procesu zlecenia zmiany powinna zbiegać się z przeglądem umowy budowlanej. Wszelkie niejasności w rysunkach lub błędy lub pominięcia w zakresie powinny być adresowane z właścicielem i architektem dostać te poprawione i złagodzić potrzebę zleceń zmian dalej w projekcie.
Niedopełnienie przeglądu i identyfikacji wszelkich kwestii z zakresu prac, planów i specyfikacji doprowadzi do niepotrzebnych zleceń zmian w dół linii. Nie robi należytej staranności jest wielkim nie-nie. Obejmuje to zrozumienie bieżących warunków w miejscu budowy oraz przewidywanie i rozwiązywanie wszelkich problemów, które mogą pojawić się po drodze, takich jak braki materiałowe lub niedobory siły roboczej, jest ważnym krokiem w fazie przedbudowlanej oraz w procesie zlecenia zmiany.
Nie ignoruj i nie opóźniaj zleceń zmiany
Niezależnie od tego, czy zmiana została zainicjowana przez właściciela czy wykonawcę, musi być ona rozpatrywana tak szybko, jak to możliwe. Ignorowanie lub opóźnianie zlecenia zmiany może mieć katastrofalne skutki dla projektu budowlanego. Odkładanie zlecenia zmiany do późnego etapu projektu może skutkować nadmiernie rozdętym harmonogramem i ogromnymi przekroczeniami kosztów.
Po zainicjowaniu zlecenia zmiany należy szybko wynegocjować koszt, uzyskać upoważnienie do rozpoczęcia pracy na piśmie, dokonać korekty harmonogramu i przystąpić do realizacji zmienionej pracy. Opóźnianie wniosków może prowadzić do zaległości w pracy zamówienia zmiany lub wymagać kosztownych przeróbek być wykonane w celu dostosowania zmian.
Gdy zamówienie zmiany jest wymagane, może być również konieczne, aby zmienić swój obecny harmonogram i pracy, jak zamówienie zmiany jest negocjowana, aby uniknąć spóźnienia na wszelkich terminach umowy jesteś obecnie under.
Komunikować się ze wszystkimi stronami zaangażowanymi
Część procesu zamówienia zmiany powinny obejmować komunikację ze wszystkimi stronami zaangażowanymi w projekt. Dyskusja powinna rozpocząć się od określenia przyczyny żądanej zmiany i sposobu zarządzania nią. Spory dotyczące zleceń zmian mogą być powiększone, jeśli nie są właściwie zarządzane.
Pracuj z upoważnionym agentem właściciela, aby dokładnie określić nowy zakres prac i omówić, w jaki sposób wpłynie to na bieżący harmonogram budowy i wydajność. Upewnij się, że jesteś na tej samej stronie z właścicielem w odniesieniu do oczekiwań, jak praca będzie postępować, gdy zmiany orders are needed.
Będziesz musiał również usiąść z podwykonawcami, aby dokonać korekt w ich harmonogramach i terminach. Omów, w jaki sposób zmiana zakresu może bezpośrednio lub pośrednio wpłynąć na pracę, którą wykonują i czy potrzebne jest zlecenie zmiany w zakresie prac, które są zakontraktowane do wykonania. Upewnij się, że przepływy pracy są jasno określone, aby każdy zaangażowany zrozumiał swoją rolę w zmienionej pracy i aby włączył to do swojego harmonogramu.
Pozostawiając wszystkich na bieżąco w procesie zlecenia zmiany i zmienianej pracy, można zintegrować pracę zlecenia zmiany z harmonogramem projektu i zminimalizować wpływ, jaki może mieć na ukończenie projektu.
Negocjowanie zlecenia zmiany
Ostatnim krokiem w procesie zlecenia zmiany przed rozpoczęciem nowej pracy jest negocjowanie zlecenia zmiany. Może to być trudny proces, ponieważ mogą powstać spory dotyczące tego, czy istnieje rzeczywista zmiana zakresu umowy. Nie może być również kwestie dotyczące porozumienia w sprawie kosztów i czy rozszerzenia do oryginalnego harmonogramu muszą być adjusted.
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to pracować z właścicielem, aby ustalić, jak dodatkowa praca zostanie oszacowana i uzgodnić koszt. Można to zrobić poprzez wycenę jednostkową, wycenę czasu i materiałów lub jako koszt ryczałtowy. To może być już określone w dokumentach umowy lub może trzeba pracować z właścicielem, aby wypracować wzajemnie akceptowalne rozwiązanie.
Następną rzeczą, którą musisz wypracować jest to, czy przedłużenie osi czasu jest potrzebne w wyniku zamówienia zmiany. Nie bój się naciskać, szczególnie w przypadku zleceń zmian zainicjowanych przez właściciela, jeśli dodatkowa praca wymagana będzie wymagała dodatkowego czasu na ukończenie poza terminem ustalonym w oryginalnej umowie.
Dokumentuj wszystko
Unikaj sporów i roszczeń poprzez dokumentowanie każdego kroku procesu zlecenia zmiany. Dobrym sposobem na to jest stworzenie szablonów do inicjowania i wnioskowania o zlecenia zmian. Należy przechowywać pisemną dokumentację całej komunikacji pomiędzy pracownikiem a właścicielem w zakresie zlecenia zmiany. Nie należy rozpoczynać żadnych prac związanych ze zleceniem zmiany bez autoryzowanego, podpisanego i wykonanego dokumentu od właściciela obejmującego koszty i wszelkie inne wynegocjowane warunki.
Po rozpoczęciu pracy nad zleceniem zmiany należy udokumentować wykonywaną pracę, w tym koszty czasu i materiałów. Pamiętaj, aby udostępnić te dokumenty właścicielowi i omówić wszelkie kwestie, które mogą pojawić się po drodze.
Dobry proces zlecenia zmiany ustanowił metodę zarządzania zleceniami zmiany w ramach Twoich projektów. Niezależnie od złożoności lub liczby zleceń zmian, każde z nich jest obsługiwane w spójny i jednolity sposób.
Gdy proces jest ustanowiony, można go oceniać i modyfikować, aby uczynić go tak usprawnionym, jak to tylko możliwe.
Więcej informacji na temat zarządzania zleceniami zmian można znaleźć w Szybkim przewodniku po zarządzaniu zleceniami zmian.
Potrzebujesz więcej leadów do projektów? ConstructConnect znajdzie dla Ciebie najlepsze projekty budowlane, na które możesz składać oferty i zdobyć więcej zleceń.