Komunikacja organizacyjna: 9 kroków do stworzenia skutecznej strategii

Komunikacja organizacyjna jest jednym z podstawowych warunków budowania udanego biznesu. Jej wpływ na zaangażowanie pracowników, współpracę, zaufanie w miejscu pracy i doświadczenie pracowników sprawia, że jest ona ważnym elementem każdej strategii w miejscu pracy.

📚Ściągnij nasz eBook „10 zasad nowoczesnej komunikacji pracowniczej” i dowiedz się, jak komunikować się z nowoczesnym pracownikiem w dzisiejszej erze cyfrowej.

W tym blogu omówimy niektóre z najważniejszych korzyści płynących z budowania skutecznej komunikacji organizacyjnej, jak również kroki potrzebne do wdrożenia udanej strategii komunikacji organizacyjnej.

Czym jest komunikacja organizacyjna?

Komunikacja organizacyjna obejmuje formalną i nieformalną komunikację w całej organizacji, w tym komunikację między pracownikami oraz komunikację pracownik-menedżer.

Komunikację organizacyjną możemy podzielić na 4 główne typy:

Komunikacja formalna

Bycie formalnym, jasnym i konkretnym to świetny sposób na zapewnienie właściwego przepływu informacji w miejscu pracy. Dzięki formalnej komunikacji wszyscy są poinformowani o celach biznesowych i są z nimi zgodni.

Ten rodzaj komunikacji jest również wymagany w celu spełnienia wymogów prawnych. Na przykład ustalenia dotyczące pracy, a także zasady bezpieczeństwa i wytyczne muszą być przekazywane pracownikom w sposób formalny (e-maile, dokumenty drukowane). Jest on również znany jako „komunikacja pantoflowa”. W istocie obejmuje ona dialogi, pogawędki, rozmowy telefoniczne, jak również „rozmowy przy chłodnej wodzie”, które zwykle odbywają się w pobliżu ekspresu do kawy i nie opierają się na żadnych formalnościach.

Jedną z głównych zalet komunikacji nieformalnej jest fakt, że jest to szybszy sposób dzielenia się informacjami w miejscu pracy. Pomaga również dzielić się i rozwijać nowe pomysły w celu ulepszenia produktów, jak również procesów wewnętrznych i zewnętrznych. Zdziwiłbyś się, gdybyś wiedział, jak wiele pomysłów na innowacje zaczęło się od pogawędki przy ekspresie do kawy!

Komunikacja pozioma

Ten typ komunikacji organizacyjnej występuje między zespołami, grupami lub osobami, które są na tym samym poziomie hierarchicznym. Komunikacja pozioma odgrywa ważną rolę w przełamywaniu silosów i poprawie współpracy międzywydziałowej w miejscu pracy. Odgrywa krytyczną rolę w wyrównaniu tech, marketingu i sprzedaży zespołów i upewniając się, że wszyscy są na tej samej stronie.

Komunikacja pionowa

Najczęstsza forma komunikacji w zorganizowanych organizacjach odbywa się według pionowego schematu góra-dół. Obejmuje ona komunikację pomiędzy liderami biznesowymi, liderami zespołów i pracownikami. Ten typ komunikacji jest niezbędny w miejscu pracy. Bez komunikacji pionowej nie byłoby możliwe dzielenie się wskazówkami, informacjami zwrotnymi lub pomysłami.

Niezależnie od tego, o jakim typie komunikacji mówimy, komunikacja w miejscu pracy jest istotnym elementem zarządzania w każdej organizacji.

Kilka głównych celów komunikacji organizacyjnej to aktualizacja pracowników na temat nowych polityk, komunikacja kryzysowa, zapewnienie bezpieczeństwa w całej organizacji, zarządzanie zmianą, transformacja cyfrowa, fuzje i przejęcia, jak również udzielanie i otrzymywanie informacji zwrotnych od pracowników.

📚Read on: Zarządzanie zmianą: Definition, Best Practices & Examples

Aby odnieść sukces, organizacje powinny mieć kompleksowe strategie komunikacji organizacyjnej, w których pracownicy czują się poinformowani o ważnych aktualizacjach firmy i są zaangażowani w codzienne rozmowy organizacyjne.

15 Celów Efektywnej Komunikacji Organizacyjnej

Efektywna komunikacja organizacyjna wpływa na sukces organizacji na wiele sposobów. Niektóre z nich to:

1. Tworzenie pozytywnych doświadczeń pracowniczych, zwiększanie morale pracowników, ich satysfakcji i zaangażowania.
2. Pomaganie pracownikom w zrozumieniu warunków ich zatrudnienia oraz napędzanie ich zaangażowania i lojalności.
3. Zachęcanie pracowników do dzielenia się głosem, co znacznie poprawia zadowolenie pracowników z ich pracodawcy.
4. Pomoc w zmniejszeniu szans na nieporozumienia i rozprzestrzenianie się błędnych informacji w miejscu pracy.
5. Poprawa komunikacji międzywydziałowej i współpracy między pracownikami.
6. Pomaganie pracownikom w dostosowaniu się do misji, wizji i podstawowych wartości firmy.
7. Prowadzenie wyższego zaangażowania pracowników poprzez utrzymywanie pracowników poinformowanych przez cały czas.
8. Ułatwienie pracownikom znalezienia ważnych i istotnych informacji, gdy tylko ich potrzebują.
9. Usprawnienie przepływu informacji w organizacji.
10. Zwiększenie produktywności pracowników poprzez wyeliminowanie straty czasu przeznaczonego na wyszukiwanie informacji i komunikację na nieistotne tematy.
11. Usprawnienie procesów i procedur, a ostatecznie stworzenie większej wydajności i obniżenie kosztów.
12. Budowanie lepszych relacji między pracownikami i ich menedżerami.
13. Zwiększanie zaufania w miejscu pracy.
14. Sprawianie, że komunikacja staje się przyjemniejsza.
15. Usprawnienie komunikacji z pracownikami niepodłączonymi, zdalnymi i bez biurek.

Sprawdź poniższą infografikę, w której dzielimy się niektórymi z najważniejszych korzyści płynących z komunikacji w miejscu pracy 👇

Komunikacja organizacyjna w czasach COVID-19

Komunikacja organizacyjna odegrała krytyczną rolę podczas pandemii koronawirusów. Bardziej niż kiedykolwiek pracownicy potrzebowali wsparcia i wysłuchania podczas wybuchu epidemii. W rzeczy samej, nagle musieli zmienić swoje nawyki pracy i dostosować się w locie.

Podczas gdy niektórzy z nich byli przyzwyczajeni do pracy w domu przed pandemią, ta organizacja pracy była zupełnie nowa dla innych.

📚Read on: Remote Work: 20 Ways to Engage and Connect with Your Remote Employees

Nie tylko komunikacja organizacyjna odegrała kluczową rolę we wspieraniu pracowników podczas pandemii, ale także odegrała krytyczną rolę w utrzymaniu firm działających tak sprawnie, jak to tylko możliwe.

Jak większość operacji została zakłócona, eksperci IC wykonali niesamowitą pracę przy przemyśleniu swoich strategii komunikacyjnych, aby pracownicy mogli utrzymać swoje morale i wysoki poziom produktywności.

Kluczowe statystyki dotyczące komunikacji organizacyjnej podczas epidemii

Następujące statystyki podkreślają znaczenie posiadania skutecznej strategii komunikacji organizacyjnej w czasach kryzysu, takich jak pandemia koronawirusa:

• Ogólnie, 93% pracowników ankietowanych przez The Institute for Public Relations i Peppercomm stwierdziło, że ich firma radzi sobie z kryzysem COVID-19 kryzysem skutecznie (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• 85% pracowników twierdzi, że są najbardziej zmotywowani, gdy kierownictwo oferuje regularne aktualizacje wiadomości o firmie (Trade Press Services)
• 81% respondentów stwierdziło, że funkcja komunikacji była BARDZO zaangażowana w komunikację wewnętrzną (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Osobiste punkty kontaktowe były faworyzowane jako najlepsze kanały komunikacji z pracownikami podczas epidemii. Komunikacja bezpośrednia poprzez przełożonych/menedżerów (61%) oraz spotkania jeden na jeden (76%) były preferowane.Tylko 42% pracowników zdecydowanie zgadza się z tym, że przywództwo skutecznie prowadzi ich organizację przez kryzys (Perceptyx)
• 54% liderów HR wskazało, że słaba technologia i/lub infrastruktura do pracy zdalnej jest największą barierą dla efektywnej pracy zdalnej w ich organizacji (Perceptyx)
• . dla efektywnej pracy zdalnej w ich organizacji (Gartner)
• 15% firm ankietowanych przez Willis Towers Watson stwierdziło, że pandemia miała negatywny wpływ na produktywność (Corporate Adviser)
• Badanie przeprowadzone w Wielkiej Brytanii podczas pandemii wykazało, że 73% respondentów uważało, że są bardziej wydajni, gdy pracują w domu (Statistica)
• Przygotowania do powrotu do pracy były na wczesnym etapie.Przygotowania do powrotu do pracy były na wczesnym etapie, ponieważ tylko 10% kierowników ds. komunikacji przeprowadziło „szeroko zakrojone” planowanie. Konkretne zmiany w fizycznym środowisku pracy są zawarte w tym raporcie (Peppercomm & The Institute for Public Relations)

📚Read on: The Ultimate COVID-19 Crisis Management Checklist for Employers

9 Steps to Create a Successful Organizational Communication Strategy

Przejrzyjmy teraz 9 kluczowych kroków do stworzenia udanej strategii komunikacji organizacyjnej w Twojej organizacji.

Jeśli się spieszysz, sprawdź wideo poniżej 👇

Połącz swój plan komunikacji organizacyjnej ze strategią biznesową

Większość HR, strategów komunikacji wewnętrznej i liderów organizacji zgadza się, że powiązanie komunikacji organizacyjnej ze strategią biznesową jest niezbędne do skutecznego i spójnego działania biznesowego.

Jednakże wiele organizacji nadal nie posiada planu i strategii komunikacji wewnętrznej.

Aby opracować skuteczną strategię komunikacji organizacyjnej, pracodawcy powinni zacząć od powiązania komunikacji z ogólnym planem strategicznym, w tym z misją organizacji, wizją i podstawowymi wartościami firmy.

📚Czytaj dalej: Wartości firmy: Definicja, Znaczenie i Przykłady

Na przykład, Twoja strategia biznesowa może polegać na poprawie wydajności poprzez zwiększenie retencji pracowników lub zaangażowania pracowników.

Jako że komunikacja z pracownikami odgrywa tu kluczową rolę, Twoja strategia komunikacji organizacyjnej powinna być bezpośrednio powiązana ze strategią biznesową.

Zrozumienie odbiorców

Identyfikacja odbiorców jest ważnym krokiem w celu zapewnienia skuteczności strategii komunikacji organizacyjnej.

Jedną z głównych przyczyn nieefektywnej komunikacji organizacyjnej jest fakt, że pracodawcy nie segmentują swoich odbiorców w oparciu o ich role zawodowe, działy, lokalizacje, zainteresowania i preferencje.

W konsekwencji większość pracowników otrzymuje podobny rodzaj informacji, nawet jeśli te informacje mogą nie być dla nich istotne.

Co się wtedy dzieje?

Bardzo niski poziom zaangażowania i konsumpcji treści komunikacji wewnętrznej.

Jako że jest to coś, co wszyscy komunikatorzy starają się wyeliminować i uniknąć, zdefiniowanie i zrozumienie Twoich wewnętrznych odbiorców jest kluczowym krokiem do opracowania dobrej strategii komunikacji organizacyjnej.

Zaangażuj wszystkich pracowników

Komunikacja organizacyjna jest procesem, w którym wszyscy pracownicy powinni być zaangażowani i uczestniczyć.

Sposób myślenia, w którym komunikacja obejmuje głównie przekazywanie wiadomości pracownikom na temat kwestii biznesowych, polityk i procedur oraz aktualizacji firmy, jest niewłaściwy.

Komunikacja w miejscu pracy nigdy nie powinna być jednokierunkowa. Z drugiej strony, rozmowy dwukierunkowe mają wielką moc tworzenia i wspierania zdrowej kultury miejsca pracy. Słuchanie problemów, pytań, komentarzy, pomysłów i obaw pracowników buduje lojalność i zwiększa produktywność pracowników.

Na koniec dnia, każdy w organizacji ma rolę w budowaniu strategii komunikacji organizacyjnej, która działa dobrze:

1. Dyrektorzy generalni i menedżerowie wyższego szczebla są ostatecznie odpowiedzialni za nadawanie tonu i tworzenie wspaniałej kultury organizacyjnej. Jednym z głównych obowiązków tych liderów jest zapewnienie skutecznej komunikacji w całej firmie.
2. Specjaliści ds. zasobów ludzkich i inni strategowie personalni również odgrywają krytyczną rolę w komunikacji organizacyjnej, zwłaszcza w dzisiejszym miejscu pracy, gdzie oczekiwania, preferencje i potrzeby pracowników znacznie się zmieniły.
3. Menedżerowie i kierownicy zespołów są odpowiedzialni za codzienną komunikację ze swoimi pracownikami.
4. Wszyscy pracownicy mają obowiązek dzielenia się swoim głosem, swoimi obawami i problemami, przekazywania informacji zwrotnych i współpracy z kolegami z zespołu.

📚Read on: 8 Employee Engagement Statistics You Need to Know in 2020

Create engaging and relevant content

Niestety, wielu pracowników nie angażuje się w wewnętrzne treści swojej firmy. Co więcej, wielu pracowników ignoruje wiadomości dostarczane do nich za pośrednictwem firmowego intranetu lub poczty elektronicznej.

Wynika to głównie z tego, że dostarczane im treści nie są związane z ich pracą. Wysyłanie masowego newslettera do wszystkich pracowników z nadzieją, że go przeczytają, jest dziś zupełnie nierealne.

Aktywna strategia komunikacji organizacyjnej wymaga znacznie więcej niż to. Ponieważ specjaliści ds. komunikacji wewnętrznej są obecnie postrzegani jako ważni strategiczni partnerzy biznesowi, ich nowa rola polega na podnoszeniu poprzeczki poprzez zapewnienie, że wewnętrzne treści są rzeczywiście konsumowane przez pracowników.

Segmentacja treści i odbiorców, zwłaszcza w dużych organizacjach, jest jednak niemożliwa bez odpowiednich narzędzi do komunikacji z pracownikami, które umożliwiają komunikatorom tworzenie i dystrybucję bardziej angażujących treści do pracowników.

Dystrybucja treści poprzez właściwe kanały

Nawet jeśli masz już gotową właściwą treść i wiesz, kto powinien ją otrzymać, jest jeszcze jeden ważny czynnik do rozważenia: kanały komunikacyjne, których zamierzasz użyć do dystrybucji treści.

Jako że liczba różnych kanałów komunikacyjnych, z których korzystamy w miejscu pracy stale rośnie, wybór właściwych kanałów staje się dużym wyzwaniem dla komunikatorów.

📚Read on: Top Communication Channels to Consider for Your Business

Intranety, e-maile, wewnętrzne media społecznościowe, aplikacje do prywatnych wiadomości, takie jak Slack, udostępnianie dokumentów i narzędzia do zarządzania projektami to wszystkie środki komunikacji wewnętrznej w organizacjach.

W związku z tym, ten ekosystem komunikacji stał się bardzo złożony i trudny do efektywnego zarządzania.

Z tego powodu wiele organizacji zwraca się obecnie ku nowoczesnym rozwiązaniom komunikacyjnym dla pracowników, które umożliwiają im połączenie wszystkich kanałów komunikacji organizacyjnej w jedno miejsce, w którym wszystkie ważne informacje są dostępne dla wszystkich pracowników przez cały czas.

Wdrożenie właściwej technologii komunikacyjnej

Wybór właściwej technologii komunikacji pracowniczej może naprawdę przenieść Twoją strategię komunikacji organizacyjnej na wyższy poziom.

Jeśli wiesz, że poziom zaangażowania poprzez obecne rozwiązania, takie jak intranety, jest niski, to prawdopodobnie jest to znak, że coś trzeba zmienić.

Wiele intranetów jest wciąż przestarzałych i nie odpowiada preferencjom pracowników w zakresie sposobu komunikacji nawet w życiu prywatnym.

W związku z tym, wdrożenie rozwiązań z zakresu komunikacji pracowniczej mobile-first nie jest już opcją, to konieczność!

Jeśli wiemy, że większość naszych miejsc pracy tworzą pracownicy Gen Z i millennialsi, wiemy również, jak wiele czasu spędzają i komunikują się za pośrednictwem swoich smartfonów.

W związku z tym przejście na rozwiązania komunikacji wewnętrznej typu mobile-first, takie jak Smarp, z pewnością zmieni sposób, w jaki komunikuje się Twoje miejsce pracy.

Mierz wyniki

Mimo że większość organizacji zgadza się, że mierzenie i kwantyfikowanie wyników planów komunikacyjnych jest konieczne, cel ten jest trudny do osiągnięcia.

Co więcej, 60% praktyków IC nadal nie mierzy swoich wysiłków w zakresie komunikacji wewnętrznej.

Śledzenie i mierzenie wysiłków w zakresie komunikacji wewnętrznej jest niezwykle ważne, aby zrozumieć, co działa dobrze, a co wymaga poprawy.

Zbieranie tych danych może pomóc Ci odpowiedzieć na pytania takie jak:

• Jak bardzo Twoi pracownicy są zaangażowani w treści wewnętrzne?
• Jak reagują na Twoje wiadomości?
• Jakie kanały komunikacji są najlepsze do dostarczania informacji?
• Jaki typ treści najbardziej angażuje pracowników?
• Którzy pracownicy angażują się najbardziej (polubienia, udostępnienia, komentarze)?

Użyj danych do poprawy strategii komunikacji organizacyjnej

Po zebraniu i przeanalizowaniu danych łatwiej jest wprowadzać ulepszenia i podejmować lepsze decyzje w przyszłości.

Na przykład, jeśli zdasz sobie sprawę, że Twoi pracownicy najbardziej angażują się w treści wideo, to jest to znak, aby produkować więcej takich treści.

Co więcej, wideo jest naprawdę typem treści, które młodsze pokolenia uwielbiają konsumować ze względu na ich prostotę i zabawę.

Innym świetnym sposobem na wykorzystanie danych jest zrozumienie, kim są Twoi wewnętrzni influencerzy, aby ich nagrodzić i uczynić ambasadorami Twojej marki.

📚Read on: Top 5 Communication Skills and How to Improve Them

Dzięki Smarp, firmom na całym świecie udało się przekształcić swoje wysiłki w zakresie komunikacji organizacyjnej z pomocą danych dostępnych za pośrednictwem naszego rozwiązania do komunikacji pracowniczej.

Zobacz, jak zmienia się Twoje miejsce pracy

To najlepszy krok w Twojej nowo wdrożonej strategii komunikacji organizacyjnej!

Jeśli uda Ci się z powodzeniem wdrożyć wszystkie powyższe kroki, cała kultura Twojego miejsca pracy ulegnie transformacji. Twoi pracownicy będą bardziej zadowoleni ze swojej pracy i całej firmy, co przełoży się na większe zaangażowanie pracowników i wyższy poziom produktywności.

Mimo, że ten proces może nie wydawać się łatwy do wdrożenia, ciężka praca się opłaci, a zwrot z inwestycji będzie oczywisty.

Koszt słabej komunikacji organizacyjnej

Jak widać wcześniej w tym wpisie na blogu, komunikacja organizacyjna jest tematem, na którym firmy powinny się bardziej skupić. Jednakże, według badań z Society for Human Resource Management (SHRM), wiele firm traci pieniądze z powodu słabej komunikacji.

Jedno badanie 400 firm z 100 000 pracowników cytowane średnią stratę na firmę 62,4 mln dolarów rocznie z nieodpowiedniej komunikacji do i między pracownikami.

Dodatkowo, błędna komunikacja kosztowała mniejsze firmy zatrudniające 100 pracowników średnio 420 000 USD rocznie.

Co więcej, nieskuteczna komunikacja może zwiększać nieporozumienia, niszczyć relacje, łamać zaufanie, obniżać wydajność pracowników i zwiększać frustrację w miejscu pracy.

Boost Your Organizational Communication Strategy with Smarp

Smarp to platforma komunikacji pracowniczej typu mobile-first zaprojektowana, aby pomóc organizacjom poprawić komunikację w miejscu pracy i lepiej połączyć się z pracownikami, bez względu na to, gdzie się znajdują.

Ponieważ pracownicy spędzają zbyt wiele czasu na poszukiwaniu odpowiednich informacji, pracodawcy muszą usprawnić ten proces i uczynić go bardziej efektywnym.

Dzięki technologii komunikacji wewnętrznej, takiej jak Smarp, pracodawcy mogą teraz dostarczać swoim pracownikom spersonalizowane treści, komunikować się w bardziej autentyczny sposób i poprawiać relacje między pracownikami.

Co dalej? Pobierz eBook „10 zasad nowoczesnej komunikacji z pracownikami”, w którym dzielimy się wskazówkami &najlepszymi praktykami skutecznej komunikacji z pracownikami w dzisiejszej erze cyfrowej.

.