Jako profesjonalista, przedsiębiorca, freelancer lub menedżer, prawdopodobnie otrzymujesz e-maile z prośbą o potwierdzenie zainteresowania lub dostępności do spotkania, wydarzenia lub działalności regularnie. Odbywa się to w celu uniknięcia frustracji związanej z ustaleniem terminu spotkania z tobą, a następnie spotkaniem z szokującym rozczarowującym doświadczeniem.
Co jest wielkim DLACZEGO?
Czy to możliwe, że gospodarz myśli, że możesz nie pamiętać o umówionym spotkaniu; myśli, że możesz nie traktować spotkania poważnie; lub nie jest pewien twojej dostępności? Może być wiele powodów. Cokolwiek to jest, jeśli chcesz uniknąć rozczarowań, musisz potwierdzić spotkania przez e-mail, albo jako odbiorca lub nadawca.
- Jak potwierdzić spotkania przez e-mail
- 1 – Wyjdź jasno
- Przykład I: Potwierdzenie umówionych spotkań przez e-mail
- 2 – Be Brief and Specific
- Przykład II: Potwierdzanie umówionych spotkań za pośrednictwem poczty elektronicznej
- 3 – Make It a Reminder Mission
- 4 – Bądź szczegółowy
- 5 – Don’t Make It Too Long
- Przykład III: Potwierdzanie Umów przez Email
- 6 – Get to The Point
- 7 – Postępuj zgodnie z profesjonalnym formacie
- Przykład IV: Potwierdzenie umówionych spotkań przez e-mail
- 8 – Use a Formal Language
Jak potwierdzić spotkania przez e-mail
Email jest jednym z najlepszych sposobów, aby potwierdzić spotkania. Nie wkracza w twój czas lub czas odbiorcy, jak w przypadku rozmów telefonicznych. Jeśli odbiorca jest bystrym użytkownikiem Internetu, on lub ona może nawet ustawić swój e-mail jako część jego lub jej listy e-mail do zrobienia, aby pamiętać.
Oto dziesięć wskazówek, aby potwierdzić spotkania przez e-mail:
1 – Wyjdź jasno
Wyjdź jasno, aby potwierdzić spotkanie w najlepszy sposób, jaki możesz. Jasność to świetny sposób, aby zapewnić odbiorcę e-maila, że spotkasz się z nim lub nią w określonym czasie. Jasność sprawia również, że Twoje potwierdzenie spotkania jest skuteczne.
Przykład I: Potwierdzenie umówionych spotkań przez e-mail
RE: potwierdzenie spotkania z FRANKIEM WALESEM
Droga Pani Allen,
Chciałbym potwierdzić Pani spotkanie z Frankiem Walesem jutro, 25 sierpnia o godzinie 13.00. Proszę skontaktować się ze mną w razie jakichkolwiek pytań i informować mnie na bieżąco, jeżeli miałyby nastąpić jakiekolwiek zmiany.
Cordially,
Linda Brown,
Secretary, Lester Wester Limited
2 – Be Brief and Specific
Bądź zwięzły, kiedy potwierdzasz spotkanie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Powiedz to krótko i prosto. Konkretnie podaj godzinę i datę spotkania.
Przykład II: Potwierdzanie umówionych spotkań za pośrednictwem poczty elektronicznej
RE: Shawn Williams – Appointment Confirmation
Dear Clinton,
To jest specjalne przypomnienie, aby potwierdzić twoje spotkanie z Shawnem Williamsem jutro 18 czerwca do 10 rano.
Twoje spotkanie ma się odbyć w Lintel Scraps, Office 12 na parterze przy Lanceman Street, Mainland China. Na miejsce można dojechać taksówką.
To jest numer telefonu komórkowego Shawna, na wszelki wypadek, +98157479837.
Proszę o kontakt w razie jakichkolwiek pytań. Byłbym gotów udzielić niezbędnej pomocy.
Dziękuję i życzę miłego spotkania.
Best Regards,
Alice Maxwell
Administrative Assistant to Shawn Williams, Lintel Scraps Limited
3 – Make It a Reminder Mission
Tak jak w powyższym przykładzie, jest oczywiste, że potwierdzenie spotkania jest w zasadzie misją przypomnienia Clintonowi o jego spotkaniu z Shawnem Williamsem. Jest to wyraźnie napisane z konkretnym czasem, datą i miejscem spotkania. Dobry sposób, aby potwierdzić spotkanie przez e-mail jest, aby to przypomnienie.
4 – Bądź szczegółowy
Jeden dobry sposób, aby potwierdzić spotkanie jest przez podanie szczegółowych informacji. Clinton ma wszystkie informacje, których potrzebuje, aby dotrzeć do Shawna Williamsa na czas. Może skontaktować się z Shawnem Williamsem lub asystentem administracyjnym przez telefon, jeśli wystąpi problem ze zlokalizowaniem miejsca spotkania.
Zobacz przykłady e-maili do akceptowania i odrzucania zaproszeń tutaj.
Upewnij się, że nie dasz osobie wyznaczonej powodu do przegapienia spotkania. To będzie irytujące być poinformowany po braku spotkania, że to z powodu niezdolności do zlokalizowania miejsca.
5 – Don’t Make It Too Long
Making e-mail zbyt długo będzie twój odbiorca stracić zainteresowanie i w konsekwencji stracić wiadomość. Utrzymuj zainteresowanie odbiorcy poprzez utrzymywanie go krótkim i interesującym.
Przykład III: Potwierdzanie Umów przez Email
Droga Pani Roberts,
Cieszę się, że będzie Pani dostępna na spotkanie z naszym zespołem do 9 rano jutro 21 stycznia w naszym Zonal Office.
Możesz się ze mną skontaktować na ten numer telefonu komórkowego, jeśli masz jakieś pytania lub zmianę planów.
Dziękuję i czekam na spotkanie jutro.
Kordialnie,
Evelyn Coker
Dyrektor ds. Produkcji, Micara Productions
6 – Get to The Point
Nie ma potrzeby marnować żadnej okazji, aby jasno dać do zrozumienia odbiorcy, że chcesz potwierdzić spotkanie. Uderz w punkt natychmiast, aby nie dostać czytelnika przewijania w dół niepotrzebnie.
Zobacz przykłady e-maili dla zaproszeń tutaj.
7 – Postępuj zgodnie z profesjonalnym formacie
Profesjonalny e-mail musi mieć datę, pozdrowienia, odniesienia, ciała i wniosków. Nie daj śmieci do swoich klientów w imię potwierdzenia spotkania. Oto dobry przykład profesjonalnego e-maila.
Przykład IV: Potwierdzenie umówionych spotkań przez e-mail
Data: 23 września, 2012.
RE: Confirmation of an Appointment
Dear Mr. Robinson,
I am writing to confirm an appointment with you on 24th of September, 2015 at Learned Hall, winter road. I genuinely appreciate a quick response from your side.
Best wishes,
Andrew Paul
Managing Director, Adrepal Photos
8 – Use a Formal Language
Avoid the use of slangs. Używaj formalnego języka, który jest pozbawiony błędów gramatycznych, które mogą osłabić zainteresowanie odbiorcy.