List z podziękowaniem, zwany inaczej listem uwierzytelniającym, jest dość powszechnym w obrocie gospodarczym i znakiem profesjonalizmu.
Może być potwierdzeniem odbioru nie tylko towarów czy produktów. Może być potwierdzeniem odbioru dokumentów. Mamy Resume Acknowledgement Letter, który potwierdza otrzymanie CV aplikanta. Podobnie, Acknowledgement of Resignation potwierdza, że firma otrzymała pismo od pracownika, które złożył przed rezygnacją. Wreszcie list, który dotyczy odbioru towarów i innych istotnych dokumentów, to Business Acknowledgement Letter. Inne niż potwierdzenie materiałów i dokumentów, list potwierdzający może również odnosić się do poprzedniej rozmowy telefonicznej lub spotkania.
Teraz możesz się zastanawiać, jakie jest zastosowanie tego listu. Najbardziej oczywistym, jeśli zrozumiałeś do tej pory, jest to, że „potwierdza” coś, co zostało wcześniej ustalone, a zatem ustanawia podstawę dla przyszłych działań, które mają być podjęte. Ponadto, służy jako dokument prawny, że jedna strona wywiązała się z obowiązków wynikających z umowy, a tym samym pomaga budować zaufanie i dobrą wolę między stronami. Praktycznie, podaje datę i czas odbioru dokumentów/produktów, które również mają znaczenie.
Elementy listu potwierdzającego:
Co zatem tworzy list potwierdzający? Składają się na niego następujące elementy:
- Papier firmowy: Jeśli piszesz na poziomie osobistym, nie jest to wymagane. Ale jeśli jest to w imieniu firmy, ważne jest, aby wymienić nazwę i adres firmy i odbiorcy oraz datę napisania/wysłania listu.
- Nagłówek: Poniżej nich wymienia się datę. To może lub nie może być częścią nagłówka. Możesz zacząć od następnego akapitu, pozostawiając trochę miejsca lub następnej linii.
- Temat: Temat będzie mówił o tym, co zostało uznane, i może być zastąpiony przez „odniesienie” do poprzedniej sprawy lub numeru faktury.
- Ciało: Ciało listu może zaczynać się od „Drogi ……….”. Pierwszy wiersz będzie stwierdzał rzeczy oczywiste. Następujące zwroty są powszechne we wstępie:
- Firma potwierdza otrzymanie dokumentu(ów)…
- Ja, osoba, niniejszym potwierdzam otrzymanie następującego(ych) dokumentu(ów)…
- Ja, osoba, w imieniu firmy, piszę, aby potwierdzić otrzymanie…
- My, firma, chcemy podziękować odbiorcy za przesłanie nam…
- Ja, osoba, piszę w odniesieniu do rozmowy telefonicznej między odbiorcą a osobą/firmą, aby potwierdzić, że……. lub coś o podobnym brzmieniu.
- Po tej linii wstępnej nastąpi szczegóły, co zostało otrzymane lub co zostanie zrobione dalej, a jeśli jakieś towary są uszkodzone, to jest miejsce, aby to stwierdzić.
- Zamknięcie: Linia zamykająca będzie o tym, jak firma chce robić dalsze interesy z odbiorcą lub jakiekolwiek oświadczenie, które promuje dobrą wolę. Może również określać sposób dalszego kontaktu lub czy firma/osoba będzie kontaktować się z odbiorcą dalej, w przypadku gdyby zaistniała taka konieczność. Może zakończyć się podziękowaniem, zbyt, a następnie osobisty podpis w imieniu firmy. Należy pamiętać, że automatyczny list potwierdzający nie zawiera żadnego rodzaju osobistego podpisu.
Wskazówki dla Ciebie:
Kilka innych rzeczy, o których musisz pamiętać to: po pierwsze, czas. Potwierdzenie powinno być wydane, gdy materiały są w ręku, opóźnienie spowoduje tylko zamieszanie i niepokój. Z innego punktu widzenia opóźnienie jest znowu lepsze niż nigdy nawet nie potwierdzić. Ponieważ opóźnienie może być przeproszone. Nie potwierdzając nie ma poprawki. Po drugie, zarys. Sprawdź daty, specyfikacje, zrób listę punktów i zaplanuj umieszczenie swoich informacji. Nie spiesz się tutaj. Rozważ czytanie z perspektywy odbiorcy i brzmią szczerze. Po trzecie, trzymaj go krótko i uprzejmie.
Tutaj masz doskonały przepis na doskonały list z podziękowaniami. Po prostu wymieszaj wszystko dobrze, prawda?