Co to jest timesheet?

Arkusz czasu pracy to fizyczne lub wirtualne narzędzie, które pozwala na zapisywanie i śledzenie przepracowanego czasu. Oznacza to, że jako pracodawca, będziesz w stanie zobaczyć dokładnie, ile godzin każdy pracownik pracował.

Timesheets były wcześniej znane jako książki czasu pracy. Po raz pierwszy użyto ich w XIX wieku w formie papierowego arkusza, na którym zapisywano zadania, dni robocze i godziny pracy. Pracownicy stemplowali je za pomocą urządzeń zegarowych za każdym razem, gdy przychodzili lub wychodzili z pracy. Były one niezbędne do określenia wynagrodzenia pracownika.

Jak wyglądała książka czasu pracy, „Systems of cost accounting” Metcalfe’a, 1885.

Jaki jest cel timesheet’u?

W środowisku pracy, ich głównym zastosowaniem jest lista płac, zarządzanie zasobami ludzkimi i księgowość. Arkusze czasu pracy działają jak baza danych, która zawiera wszystkie potrzebne wpisy czasu dla pracodawców, aby uczciwie płacić pracownikom. Te również zapewnić dowód swojej pracy, jeśli nie masz innego podobnego rozwiązania w miejscu jeszcze.

Możesz również korzystać z timesheets w zarządzaniu projektami. Wiedząc, ile czasu Twój zespół spędza na zadaniach, może pomóc Ci dostrzec problemy z zarządzaniem czasem i poprawić sposób pracy.

W połączeniu z innymi metodami i narzędziami, timesheety zwiększają przejrzystość. Więcej osób zobaczy, jak długo pracowałeś, ile miałeś przerw i kiedy wziąłeś dzień wolny. W przypadku wirtualnych timesheets, jak narzędzia do zarządzania projektami lub oprogramowanie do śledzenia czasu, kierownicy projektów mogą zobaczyć, co inni pracowali i jak długo.

Poprzez liczenie dokładnych godzin spędzonych na zadaniach, będzie również obliczyć koszt projektu, wskaźnik zaangażowania pracowników, i jak wiele zasobów trzeba będzie.

Narzędzia online mogą umożliwić dodawanie czasu zgodnie z konkretnym projektem lub zadaniem:

Dodawaj czas masowo w Paymo

Pracownicy mogą nawet używać ich do poprawy swojej produktywności. Będą mogli dokładnie zobaczyć, ile godzin spędzili nad danym zadaniem i zwizualizować, jak spędzali czas na co dzień.

Większa przejrzystość i obiektywne dane mogą pomóc Ci zdobyć zaufanie Twoich pracowników. Nie będą już kwestionować, czy inni pracują tyle samo co oni lub czy menedżerowie płacą im mniej, niż na to zasługują.

Jedną z najważniejszych zalet timesheets i powodem ich powszechnego stosowania jest fakt, że pozwalają one wszystkim pracownikom pracować w równych godzinach.

W przypadku typowych 8-godzinnych harmonogramów, obowiązkowe będzie dla wszystkich pracowników dodawanie dziennych godzin, które odpowiadają temu progowi. Idealnie, każdy będzie pracował przez dokładnie taki sam okres czasu, jak inni członkowie zespołu.

Firmy mogą skorzystać, ponieważ menedżerowie będą mieli wgląd w to, gdzie ich pieniądze idą i jak dzielą wydatki. W rezultacie, mogą obniżyć koszty lub przestać inwestować pieniądze w obszarach, w których nie ma sensu ekonomicznego i przekierować te fundusze na bardziej rentowne działania.

Przechodząc do znaczenia czasu dla płac i rachunkowości. Jeśli otrzymasz wynagrodzenie w oparciu o billable godzin, timesheet będzie pierwszy kawałek dowodu, że można pokazać, aby uzasadnić swoje zarobki. Freelancerzy i pracownicy godzinowi mogą używać tych timesheets do porównywania swoich poprzednich wpisów czasu między sobą lub do realistycznych szacunków dla przyszłych projektów.

Cyfrowe kontra papierowe timesheets

W porównaniu do papierowych timesheets, z opartymi na chmurze narzędziami online jesteś mniej narażony na utratę danych.

Czy musisz się martwić o wszystkie papiery? Większość z nich przechowuje dane bezpiecznie na serwerach lub w chmurze przez wiele lat i może nawet sprawić, że wyszukiwanie przez cały bałagan łatwiejsze.

Możesz wierzyć lub nie, niektóre firmy nadal używają papierowych timesheets. To dlatego, że fizyczne timesheets mają swoje zalety, takie jak oszczędność kosztów i utrzymanie całego procesu proste.

Jednakże minusy są pracownicy są prawdopodobne, aby stracić te timesheets, a tym samym skończyć z żadnych dowodów ich pracy, aby pokazać do swoich przełożonych. Ponadto, jest to znacznie trudniejsze do wyszukiwania przez zarchiwizowanych timesheets niż przez oprogramowanie. Ten ostatni sortuje wszystkie dokumenty zgodnie z preferencjami, dzięki czemu można zidentyfikować to, czego potrzebujesz szybciej.

Parowanie elektroniczne timesheets z zaawansowanych narzędzi do zarządzania projektami lub fakturowania może ułatwić pracę menedżerów. Te sprawiają, że archiwizacja, raportowanie i rozliczanie łatwiejsze poprzez zautomatyzowane narzędzia i processes.

Online timesheets również pozwalają zobaczyć godziny pracownika w czasie rzeczywistym, bez konieczności oczekiwania na dokumenty papierowe, aby przejść przez dział kadr, aż w końcu dostać się do Ciebie. W ten sposób, będziesz wyciąć wiele bezużytecznego czasu zmarnowanego jak poruszać się z jednego działu do innego.

Najważniejszą zaletą cyfrowych timesheets jest to, że zazwyczaj pochodzą one z rozwiązaniem śledzenia czasu. To pozwala pracownikom monitorować dokładne godziny spędzają na konkretnych zadań lub projektów, dzięki czemu cały proces śledzenia czasu łatwiejsze.

Niektóre narzędzia automatycznie przekształcić godziny pracy do timesheets i raportów. To pomoże Ci zaoszczędzić czas na zadaniach organizacyjnych i poświęcić więcej uwagi temu, co jest ważne dla Twojego projektu w dłuższej perspektywie.

Podobnie, najlepsze narzędzia do śledzenia czasu natychmiast dodadzą logi czasowe śledzone za pomocą ich stopera do Twojego timesheet. W przypadku, gdy obawiasz się, że zapomnisz uruchomić i zatrzymać zegarek, możesz dodać czas ręcznie lub hurtowo. Jednak te dwa rozwiązania w zakresie ewidencji czasu pracy nie są tak dokładne, jeśli chodzi o szacowanie przepracowanych godzin, jak śledzenie czasu w czasie rzeczywistym za pomocą stopera.

Wybór jednej z opcji zależy od tego, jak bardzo jesteś skłonny zainwestować w cyfrowy system lub jeśli chcesz po prostu trzymać się klasycznego procesu opartego na papierze. Weź pod uwagę potrzeby swojego zespołu i istniejące systemy HR. Aby uzyskać dokładne wyniki, przetestuj obie opcje przez miesiąc, aby zobaczyć, która z nich będzie pasować do Twojej organizacji.

Zastanów się, czy chcesz prosty timesheet, który pomoże Ci obliczyć wynagrodzenia, czy też kompletne rozwiązanie do rejestracji i monitorowania czasu pracy. Przed wdrożeniem któregokolwiek z nich, zastanów się, czy będziesz używać go wewnętrznie lub do wysyłania timesheets do swoich klientów.

Ważne są również cechy Twojego zespołu. Niektórzy z Twoich pracowników mogą pracować zdalnie. Bycie poza biurem oznacza, że nie mają oni tak łatwego dostępu do Twoich dokumentów. Jeśli nie używasz wirtualnych timesheets, będziesz musiał wysłać je pocztą lub wymyślić osobne rozwiązanie dla tych pracowników.

Z drugiej strony, jeśli twój zespół jest mały, może nawet nie trzeba rozwiązanie z dużą ilością funkcji. Proste narzędzie może wykonać zadanie za Ciebie. Jednak w miarę rozwoju firmy trzeba będzie ponownie rozważyć wykorzystanie timesheets i innych narzędzi. Pomogą one pracować bardziej efektywnie i radzić sobie ze zwiększonym obciążeniem pracą.

Jak działa timesheet?

Firmy proszą pracowników o korzystanie z timesheets w celu monitorowania czasu spędzonego w pracy i poza nią. Pracodawcy mogą zatwierdzić timesheets lub poprosić o dowód, aby sprawdzić, czy pracownik spędził dodany czas produktywnie.

Cała procedura jest bardzo prosta. Pracownik dodaje swój dokładny czas pracy, przerwy lub dni urlopowe według każdego dnia tygodnia. Dane te są następnie przesyłane do kierowników działów kadr lub rejestrowane w systemie w przypadku narzędzi programowych. Wreszcie, zostanie dodany do archiwum lub otrzymać zatwierdzenie pracowników menedżerów przed przechowywane.

Większość firm będzie powiedzieć dokładnie, kiedy i jak należy wypełnić swój timesheet. W tym celu tworzą one zasady dotyczące timesheet. Dokumenty te zawierają informacje, których potrzebujesz, w tym narzędzie, którego masz używać, sposób sprawdzania czasu pracy i termin wysyłania timesheetu. Na przykład, Twoja firma może chcieć, aby wypełnić swój timesheet na koniec każdego dnia lub na koniec pełnego tygodnia pracy.

Mając obowiązek dodawania czasu pracy na bieżąco zwiększa odpowiedzialność za pracę. Pracownicy będą tymi, którzy są odpowiedzialni za dodawanie i monitorowanie własnego czasu. Zapobiega to marnowaniu czasu, ponieważ możesz poprosić ich o potwierdzenie pracy, o której twierdzą, że została zakończona. W ten sposób, będzie mniej prawdopodobne, aby tracić czas na nieproduktywnych działań.

Oto jak może wyglądać tygodniowy timesheet członka zespołu marketingu cyfrowego:

W naszym przykładzie, członek zespołu pracuje zarówno na krótko- i długoterminowych zadań z trzech różnych projektów. Przyjęliśmy klasyczny przypadek dnia pracy od 9 do 6 z jednogodzinną przerwą. Zauważ, że niektóre dni są poświęcone jednemu projektowi, podczas gdy w pozostałe dni działania są dzielone zgodnie z priorytetem lub wymaganiami klienta.

Wiem już, czym są timesheety i jak mogę z nich skorzystać, ale kiedy powinienem ich używać?

Jeśli nie jesteś pewien, jak często powinieneś używać timesheetu, zastanów się nad potrzebami swojej firmy. Zazwyczaj organizacje używają timesheets do listy płac. Oznacza to, że w rzeczywistości potrzebują timesheet tylko raz w miesiącu. Jednak po upływie tak długiego czasu pracownicy nie byliby w stanie przypomnieć sobie, co robili każdego dnia. Z tego powodu istnieje mniej więcej pięć rodzajów timesheets, które można wybrać:miesięczne timesheety – pracownicy mogą wysyłać swoje timesheety dwa razy w miesiącu

Jeśli wahasz się, czy wprowadzić timesheety do swojej organizacji, pamiętaj, że korzystanie z nich nie musi być skomplikowane. Aplikacje online jeszcze bardziej ułatwiają dodawanie czasu pracy, jeśli ich interfejs jest prosty i są one dostarczane z przewodnikami instruktażowymi lub filmami wideo. Przejście z papierowego timesheetu na wirtualny nie powinno być trudne, jeśli przetestujesz wszystkie narzędzia, które odpowiadają Twoim potrzebom.

Czy ten artykuł był przydatny? Prosimy o rozpowszechnianie wiedzy i dzielenie się nią z kolegami z zespołu i naśladowcami.