Po 15 latach pracy jako lider i komunikator, jestem coraz bardziej zafascynowany komunikacją. Ten artykuł opisuje koncepcję komunikacji w dół, jak również niektóre z moich doświadczeń z nią związanych w świecie biznesu.
W większości większych organizacji, komunikacja w dół przepływa z góry organizacji do dołu organizacji. Rodzaj informacji jest różny, może to być zamówienia, instrukcje, dyrektywy, informacje, prośby, polityki i wiele innych rzeczy. Normalnie odbywa się to poprzez hierarchię organizacyjną lub łańcuch dowodzenia, ale w dzisiejszych cyfrowych czasach, nie jest niczym niezwykłym, że komunikacja w dół może pominąć jedną lub kilka warstw hierarchii. Jak komunikacja jest wykonywana często zależy od tego, jaki rodzaj informacji mówimy o oczywiście.
Definicja dół komunikacji
According do Oxfordreference.com, w dół komunikacji można zdefiniować jako „Wiadomości wysyłanie, i przepływ informacji, w organizacyjnychhierarchii od przełożonych do podwładnych, często biorąc wysoce dyrektywnych formssuch jak instrukcje i rozkazy. Komunikacja taka wzmacnia hierarchiczną naturę organizacji. Jest charakterystyczna dla struktury organizacyjnej określanej jako 'mechanistyczna’, w której role są jasno zdefiniowane.”
Myślę, że większość organizacji ma jakiś rodzaj hierarchii, niekoniecznie musi być określana jako „mechanistyczna”, ale to już inna historia. Powiedziałbym raczej, że komunikacja w dół jest cechą charakterystyczną biurokratycznego stylu przywództwa.
Co to jest komunikacja w dół?
Komunikacja w dół to wysyłanie informacji w dół poprzez hierarchię organizacyjną od liderów do zwolenników. Jest ona charakterystyczna dla organizacji, w których hierarchia jest ściśle przestrzegana, często również dla komunikacji w górę. Może to często prowadzić do utraty informacji, ponieważ każda warstwa przekazuje wiadomość dalej, ale często jest to konieczność w dużych organizacjach.
Jako najwyższy lider, musisz być dobrze zorientowany w wystąpieniach publicznych. Jeśli chcesz poprawić swoje umiejętności wystąpień publicznych, rozważ wzięcie udziału w kursie online Dynamic Public Speaking przez Coursera, oferowanym przez University of Washington. Sprawdź również nasz artykuł o tym, jak poprawić swoją komunikację, jeśli jesteś zainteresowany: 17 sposobów, aby poprawić swoją komunikację.
Jak działa komunikacja w dół?
Komunikacja w dół może być przekazywana na wiele sposobów ofcourse, zwłaszcza w dzisiejszych czasach. Może to być komunikacja werbalna, e-maile, prezentacje, filmy lub inna forma.
Gdy organizacja się rozrasta, będzie to w końcu niemożliwe dla najwyższego lidera, aby komunikować się w dobry, skuteczny i częsty sposób z całą organizacją. Wyobraź sobie firmę z 200 pracowników w 3 różnych lokalizacjach – CEO nie może i nie oczekuje się, aby komunikować się indywidualnie z każdym i każdego z pracowników w takiej sytuacji. Zamiast tego, struktura organizacyjna jest zwykle używany.
Wyobraź sobie, że ta dwustu pracowników firma jest podzielona na następujące działy: Sprzedaż, Magazynowanie, Zakupy i Administracja.Aby przekazać wiadomość do wszystkich w firmie, dyrektor generalny mógłby wykorzystaćetradycyjną komunikację w dół i poinformować szefów tych działów.Szefowie tych działów przekazaliby to następnie swoim bezpośrednio podległym menedżerom średniego szczebla, którzy w końcu poinformują pracowników znajdujących się najdalej w dół w hierarchii organizacyjnej. To naprawdę jest takie proste.
Jakie są problemy z komunikacją w dół?
Jest kilka problemów z komunikacją w dół i osobiście doświadczyłem wielu z nich.
- Utrata informacji i zmiana treści: To jest właśnie jak stara gra dla dzieci… Jeśli CEO w naszym przykładzie informuje departmentheads, będą one z kolei nieco dostosować wiadomość albo chętnie lub niechętnie, gdy przekazują go do swoich menedżerów średniego szczebla. Raz, wiadomośćereaches pracownika najdalej w dół, niektóre informacje mogą być brakuje lub haveeven zostały zmienione po drodze.
- Brak informacji zwrotnej: Jako lider, to jest konieczne, aby zrozumieć, jak informacje zostały odebrane, reakcja na to, informacje zwrotne, gotowość do przejścia z potencjalnych instrukcji itp. Jest to w dużym stopniu utracone w komunikacji wewnętrznej. Różne warstwy zarządzania mogą oczywiście przekazywać te informacje w górę, ale nigdy nie będzie tak samo, jak w przypadku najwyższego przywódcy, który naprawdę rozumie, jak informacja wylądowała.
- Rozszerzenie osi czasu komunikacji: Opisane powyżej kroki wymagają czasu. Czasami nawet bardzo długo. Wyobraźmy sobie dyrektora generalnego komunikującego się na spotkaniu zespołu zarządzającego. Następny poziom może otrzymać informację tydzień później. Oni z kolei mogą czekać na różne już uzgodnione spotkania działów i zanim się zorientujesz, minie kilka tygodni, zanim wiadomość dotrze do wszystkich
- Nieznany wpływ: Jest to dosłownie niemożliwe dla najwyższego lidera, aby ocenić, czy niższe warstwy zdecydowały się zignorować informacje lub zaakceptować rozcieńczoną lub zmienioną wersję wiadomości. Lider nie może założyć, kiedy lub jeśli naprawdę każdy został osiągnięty przez informacje.
Jak uniknąć wad w dół komunikacji?
Więc, jak można jako komunikator i jako lider być w stanie złagodzić niektóre z tych wad? Jest kilka wskazówek w tym artykule, ale zdecydowanie sugeruję, abyś przeczytał nasz artykuł na temat 17 wskazówek dla lepszej komunikacji, jak również. Informując innych menedżerów i liderów, że informacja zwrotna na temat odbioru informacji ma kluczowe znaczenie, można uzyskać lepsze zrozumienie wpływu informacji. Co więcej, możesz informować za pomocą wielu kanałów, takich jak listy, e-maile, plakaty na ścianach itp. i przede wszystkim możesz zapewnić powtarzalność przekazu. To, czy jest to wykonalne lub potrzebne, zależy oczywiście od tego, co jest przekazywane. Jeśli informacja jest naprawdę ważna, możesz rozważyć jakiś rodzaj ankiety na koniec, aby móc ocenić, jak „lepka” była informacja i metoda komunikacji.
W moim przypadku, zawsze staram się połączyć ważne komunikaty w dół z osobistą komunikacją na spotkaniach w ratuszu, spotkaniach online lub pocztą elektroniczną. Robię to na szczycie normalnego przepływu informacji typu „łańcuch dowodzenia”, który jest klasyczną komunikacją w dół. Jeśli to jest zrobione, nie jesteśmy longertalking tradycyjnej komunikacji w dół, ponieważ kilka kanałów i metod są używane.
Ponadto, jeśli jako lider wyłącznie oprzeć przepływ komunikacji w dół komunikacji przez kilka warstw nie będzie inne wady. Ludzie w końcu zaczną się zastanawiać, gdzie jesteś, będą czuć się nieważni itp. Będziesz również oderwany od bardzo ważnego feedbacku poprzez warstwy, więc upewnij się, że rozważasz osobiste zaangażowanie, kiedy czas jest odpowiedni, a znaczenie wystarczająco wysokie.
Komunikacja w dół – zły przykład
Widziałem przypadki, w których wady komunikacji w dół poszły całkowicie w górę. Doświadczyłem również łagodniejszego i, przykro mi to mówić, całkiem normalnego poziomu problemów z komunikacją w dół z lukami w informacjach, nieporozumieniami w kupowaniu i różnicami w oczekiwaniach co do wykonania. Pozwól mi opisać scenariusz, w którym sprawy poszły naprawdę źle..
Straszne efekty uboczne w tym przypadku komunikacji w dół
Przykład ten jest oparty na prawdziwych wydarzeniach, ale niektóre smaczki zostały dodane w celu zapewnienia przykładu, gdzie rzeczy naprawdę idą źle.
Organizacja, z którą miałem kontakt dokonała kilku dużych zmian zainicjowanych z najwyższego poziomu firmy kilka lat temu. Zostało to poinformowane w bardzo starym stylu w dół i bardzo dyrektywny sposób komunikacji, zasadniczo „moja droga lub autostrada” podejście typu. Drugiej warstwie kierownictwa powiedziano po prostu, że tak właśnie będzie, a jeśli ci się to nie podoba, czekamy na twoją rezygnację tak szybko, jak to możliwe.
Do czego doprowadziła ta niekorzystna komunikacja w dół?
Ponieważ dialog był oczywiście wykluczony, kierownictwo drugiej warstwy zrobiło dokładnie to, co im powiedziano, nic więcej, nic mniej. Co więcej, niektóre wymagane zmiany nie miały określonego limitu czasowego, więc lokalne kierownictwo zdecydowało się na ich wykonanie w późniejszym terminie. W rzeczywistości, na dużo, dużo późniejszym etapie.
Poszło to tak źle, że w każdej kolejnej warstwie komunikacji, dodatkowe niedowierzanie i agenda oporu zostały jeszcze bardziej ugruntowane przez komunikującego się menedżera na tym poziomie. Po pewnym czasie wytworzyła się szeroka luka. Kiedy informacje zaczęły docierać z najwyższego poziomu do szerokiego grona odbiorców, włączając w to najniższe poziomy hierarchii, pojawiła się znaczna luka w motywacji, instrukcjach i informacjach w porównaniu z tym, co powiedział im bezpośredni menedżer każdego z nich. Uświadomienie sobie i zrozumienie tej luki w wiedzy zajęło wiele miesięcy, a jeszcze więcej czasu zajęło rozpoczęcie łagodzenia problemu i posuwanie się naprzód. W rzeczywistości, około rok później, większość zmian została cofnięta i czy uwierzylibyście – działania cofające zostały wykonane z niewiarygodną szybkością i stanowczością.
W tym przypadku, komunikacja była jednym z wielu problemów. Zmiany zarządzone i metoda wdrażania były bardzo nielubiane przez zdecydowaną większość tej organizacji. Ścisła komunikacja w dół niestety uniemożliwiła zrozumienie i złagodzenie tej głównej różnicy między postawami najwyższego kierownictwa i większości organizacji.
Czy masz przykłady tego, jak działa komunikacja w dół? Wszelkie historie, kiedy to działało dobrze lub źle dla Ciebie? Proszę podzielić się w sekcji komentarzy.
Jeśli jesteś zainteresowany w jaki sposób komunikować się jako lider, sprawdź ten post na blogu Postawa lidera lub 17 wskazówek, aby poprawić swoją komunikację. Jeśli jesteś szczególnie zainteresowany wystąpieniami publicznymi, rozważ wzięcie udziału w kursie online Dynamic Public Speaking przez Coursera, oferowanym przez University of Washington.