Co to jest plik pracownika?
Pracodawcy powinni wykorzystywać plik pracownika do przechwytywania i utrzymywania wszystkich dokumentów kadrowych, płacowych, świadczeń i zgodności w jednym miejscu. Wraz z rozwojem technologii HR, pracodawcy powinni przechowywać wszystkie istotne dokumenty personalne dla każdego pracownika w swoim systemie HR. Niepowodzenie w prawidłowym utrzymaniu i tworzeniu dokumentacji może skutkować naruszeniem zgodności lub potencjalnymi grzywnami.
Dokumenty chronione prawami prywatności, takie jak dokumentacja medyczna/ubezpieczeniowa i sprawdzanie referencji/kontrola przeszłości, nie powinny być zawarte w podstawowych aktach pracownika.
Oto przegląd elementów, które mogą być zawarte w podstawowych aktach pracowniczych:
-
Opis stanowiska pracy
-
Podanie o pracę i/lub CV
-
Oferta pracy
-
Formularz IRS W-4
-
Otrzymanie lub podpisane uznanie podręcznika pracownika
-
Oceny pracy
-
Formularze dotyczące świadczeń pracowniczych
-
Formularze zapewniające kontakty w nagłych wypadkach
-
Skargi klientów i/lub współpracowników
-
Skargi na pracowników
-
Nagrody lub cytaty za doskonałe wyniki
-
Rejestry obecności lub ukończenia programów szkoleniowych
-
Upomnienia i/lub inne działania dyscyplinarne
-
Notatki dotyczące obecności lub spóźnień
-
Wszelkie umowy, pisemna umowa, pokwitowanie lub potwierdzenie między pracownikiem a pracodawcą
-
Dokumenty dotyczące odejścia pracownika z firmy
Rozwiązanie HR firmy Paycor oferuje ujednolicone prowadzenie dokumentacji pracowniczej i wiele więcej. Zapoznaj się z naszą stroną produktów HR, aby dowiedzieć się, w jaki sposób eliminujemy papierowe pliki i zapewniamy bezpieczeństwo Twoich informacji. Dowiedz się więcej o przyjmowaniu nowych pracowników i jak płacić podatki bez W2.