A Small Business Guide to the Prioritization Matrix

Obowiązki kierownika projektu przybierają wiele form: ułatwianie zarządzania zmianą, przekazywanie aktualizacji, mapowanie procesów, zarządzanie interesariuszami, zarządzanie integracją projektu – lista może się ciągnąć.

I jeszcze ustalanie priorytetów zadań i projektów – kluczowa umiejętność zarządzania, ponieważ priorytety organizacyjne często zmieniają się w odpowiedzi na zmieniające się oczekiwania klientów, zmiany na rynku i inne czynniki. Ponadto zasoby projektowe, niezależnie od wielkości i typu projektu, są prawie zawsze ograniczone.

Na szczęście istnieje narzędzie, które zarówno osoby indywidualne, jak i zespoły mogą wykorzystać do usprawnienia procesu wyboru projektów, na których należy się skupić – macierz priorytetyzacji.

Przegląd: Czym jest macierz priorytetyzacji?

Narzędzia są niezbędne dla sukcesu projektu. Oprogramowanie do zarządzania projektami do współpracy w zespole i wykres Gantta lub Burndown do utrzymania projektów w harmonogramie to tylko kilka przykładów. Kolejnym z nich jest macierz priorytetyzacji. Czasami określana jako macierz kryteriów lub macierz priorytetów, jest to narzędzie analizy biznesowej, które przy użyciu określonych kryteriów pozwala osobom i zespołom projektowym na obiektywne porównanie wyborów, a tym samym na określenie:

• Które projekty są pilne i krytyczne
• Które przynoszą największą wartość dla organizacji
• Które mają największe szanse powodzenia

Każdy, od jednoosobowych zespołów po wielkie korporacje, może wykorzystać macierz priorytetyzacji projektów do dowolnego zadania lub projektu, prostego lub skomplikowanego. Gdy jest używana prawidłowo, stanowi godną zaufania technikę zarządzania i rozwiązywania konfliktów oraz zapewnia bardziej efektywny sposób wyboru projektów, na których zespoły muszą się skupić.

Istnieje kilka typów macierzy priorytetyzacji, w tym:

2×2 macierz

Znana również jako macierz Eisenhowera, ten prosty szablon macierzy priorytetyzacji zawiera dwie osie i cztery kwadranty, jak pokazano poniżej. Oś X (oś pozioma) reprezentuje pilność, podczas gdy oś Y (oś pionowa) reprezentuje ważność.

Macierz Eisenhowera do priorytetyzacji zawiera cztery kwadranty na dwóch osiach. Pomaga ona jednostkom i menedżerom określić, które zadania są ważne, pilne i konieczne. Źródło: Appfluence.com

Kiedy umieszczasz zadania w ich odpowiednich kwadrantach, całkiem sporo masz już pomysłów na to, co nadać priorytet:

• Kwadrant 1 (ważne i pilne): Są to zadania must-do i muszą być rozwiązane już teraz. Idealnie byłoby, gdybyś nie chciał niczego w tym obszarze. Przykłady obejmują sytuacje kryzysowe, nagłe wypadki i projekty z trudnymi terminami.
• Kwadrant 2 (ważne, ale nie pilne): Są to zadania bez naglących terminów, ale krytyczne dla Twojego sukcesu. Pamiętaj jednak, że jeśli nie będziesz ostrożny, zadania z kwadrantu 2 mogą łatwo znaleźć się w kwadrancie 1. Przykłady obejmują badania, planowanie projektów, rozwój procesów itp.
• Kwadrant 3 (pilne, ale nie ważne): Te zadania nie przyczyniają się do osiągnięcia Twoich wyników końcowych, ale nadal powinny być traktowane jako pilne. Jeśli i kiedy to możliwe, odrzuć je lub deleguj. Przykłady to pomaganie komuś w wykonaniu zadania, niektóre e-maile i rozmowy telefoniczne oraz inne formy przerywania lub rozpraszania uwagi.
• Kwadrant 4 (nie pilne i nie ważne): Są to typowe pożeracze czasu, takie jak robienie długich przerw, przeglądanie mediów społecznościowych lub surfowanie po Internecie w poszukiwaniu informacji niezwiązanych z wykonywanym zadaniem – zasadniczo wszystkie formy prokrastynacji.

Macierz priorytetyzacji Six Sigma

Podejście Six Sigma polega na ciągłym doskonaleniu procesów, analizie luk i eliminowaniu marnotrawstwa. Jako taka, macierz priorytetyzacji Six Sigma jest niezbędnym narzędziem do identyfikacji krytycznych problemów wymagających natychmiastowej uwagi.

Macierze priorytetyzacji Six Sigma porównują wiele – co najmniej dwa – zbiorów danych przy użyciu ważonych kryteriów. Są one bardziej złożone niż macierze 2×2 i podlegają bardziej szczegółowemu procesowi projektowania i stosowania.

Ten przykład macierzy priorytetyzacji przyczynowo-skutkowej porównuje wiele zbiorów danych. Źródło: CIToolkit.com

Kiedy powinieneś używać macierzy priorytetyzacji?

Macierz priorytetyzacji jest używana, gdy chcesz porównać wybory, mając na celu uszeregowanie opcji w oparciu o wcześniej zdefiniowane kryteria wyboru.

Do priorytetyzacji projektów

Nie wszystkie projekty są równe. Kierownicy projektów i zespoły zmagają się z licznymi ograniczeniami, aby dostarczyć uzgodnione produkty po zakończeniu projektu. Aby nie marnować cennego czasu i zasobów, organizacje muszą nadawać priorytety projektom, które przynoszą największe korzyści dla organizacji i mają największe szanse na sukces w realizacji.

By lepiej zarządzać czasem

Jeśli czujesz, że standardowa lista rzeczy do zrobienia nie jest już tak wydajna, macierz priorytetów jest alternatywnym narzędziem do zarządzania czasem. Używając prostego diagramu priorytetów (patrz rysunek macierzy 2×2 powyżej), możesz określić:

• Które zadania są krytyczne i pilne, takie jak projekty, których termin wykonania przypada na dziś, i powinny być wykonane od razu
• Których zadań należy unikać lub poświęcać im mniej niż 5% swojego czasu, takie jak przedłużające się granie lub bezmyślne przeglądanie Internetu

Do promowania konsensusu

Jeśli jesteś menedżerem ds. marketingu i Twój dział ma siedem różnych projektów konkurujących o fundusze i uwagę, potrzebujesz opartego na faktach, logicznego procesu, aby określić, którym projektom nadać priorytety. W zależności od tego, kogo pytasz, priorytety są różne. Nadzorca marki może, co zrozumiałe, chcieć, aby priorytetem była strategia marki organizacji, podczas gdy nadzorca produktu może chcieć, aby badania i rozwój były na szczycie listy priorytetów działu.

Nawet prosty wykres priorytetyzacji może pomóc w rozwiązywaniu konfliktów. Zrobiony dobrze, pozwala zespołom wyprasować nieporozumienia i ostatecznie osiągnąć konsensus.

Jak używać macierzy priorytetyzacji

Więc jak zacząć używać macierzy priorytetyzacji? Oto kilka ogólnych wskazówek.

Krok 1: Ustal swoje kryteria

Każdy projekt zaczyna się od celu. Każdy produkt, usługa lub rozwiązanie zaczyna się od problemu, który ma rozwiązać. A każda macierz priorytetyzacji zaczyna się od zestawu kryteriów, według których można oceniać rozwiązania lub elementy.

Wskazówki dotyczące ustalania kryteriów

• Twoje kryteria muszą być zgodne z ogólnymi celami projektu: W zależności od Twoich celów rozwoju biznesu lub charakteru ocenianych opcji, kryteria mogą obejmować możliwość wywierania wpływu, powszechność problemu i prawdopodobieństwo poprawy wyników ankiety. Poniższa tabela przedstawia przykład, gdybyś decydował, które problemy motywacyjne pracowników należy zbadać.

W tym przykładzie, pozycje do rankingu, „problemy motywacyjne”, są wymienione jako pozycje w wierszu w kolumnie 1, podczas gdy każde kryterium priorytetyzacji nagłówkuje każdą kolejną kolumnę. Źródło: Syque.com

• Ustal wartości punktacji: Twoje wartości punktowe będą stanowić podstawę do porównania lub rankingu. Nie ma jednego sposobu przypisywania punktów, więc wybierz najlepszy model lub skalę dla swojego celu.

Oto inny przykład macierzy priorytetyzacji z Centrum Szkoleniowego Zdrowia Publicznego Regionu Zachodniego. Zwróć uwagę na skalę ocen zastosowaną po prawej stronie. Źródło: YouTube

• Przypisać wagę do każdego kryterium: Poziom ważności każdego kryterium priorytetowego jest reprezentowany przez wagę kryterium. Większość modeli rozdziela pewną liczbę punktów pomiędzy kryteria – 100, jak w przykładzie „problemy z motywacją” powyżej – lub przypisuje wartość liczbową, jak w przykładzie poniżej.

Określ wagę kryteriów i wartości punktowe dla swojej macierzy. Źródło: Process.st

Krok 2: Oceń swoje elementy/rozwiązania

W tym momencie jesteś gotowy, aby rozpocząć ocenianie swoich opcji.

Wskazówki dotyczące oceniania swoich rozwiązań

• Oceniaj opcje razem jako zespół, a nie pojedynczo: Chcesz, aby ocena była istotna i obiektywna. Nie chcesz, aby ktoś faworyzował swój ulubiony projekt. Jeśli to możliwe, poproś dwa różne zespoły o ocenę każdej opcji, a następnie oblicz średnią.
• Zbierz ludzi, którzy rozumieją problem: Sprowadź ekspertów przedmiotowych lub osoby z dogłębnym zrozumieniem sytuacji. Upewnij się również, że zorientujesz ich w celu oceny, dostarczając materiały takie jak polityka firmy i plany strategiczne, jeśli dotyczy.

Krok 3: Obliczanie wyników ważonych

Gdy już oceniłeś swoje opcje, możesz zacząć obliczać wyniki ważone każdej z nich. Sposób obliczania wyniku ważonego będzie zależał od typu macierzy priorytetyzacji, którą zdecydowałeś się użyć.

Wskazówki do obliczania wyników ważonych

• Pomnóż wynik każdej opcji z wagą kryteriów, aby uzyskać wynik ważony: Po zakończeniu, dodaj wszystkie ważone wyniki, aby uzyskać łączny wynik każdej opcji. Opcja z najwyższą wartością skumulowaną ma najwyższy priorytet.

W tym przykładzie, w oparciu o skumulowane wyniki (patrz wiersz „wynik całkowity”), opcja B ma pierwszeństwo przed opcją A. Źródło: Process.st

• Uzyskaj surową sumę, a następnie względną wartość dziesiętną: Aby uzyskać surową sumę, dodaj wartości dziesiętne każdego wiersza. Po wykonaniu tych czynności należy obliczyć sumę całkowitą. Następnie podziel sumę każdego wiersza przez sumę całkowitą, aby uzyskać względną wartość dziesiętną. Im wyższa względna wartość dziesiętna, tym wyższy priorytet.

Based on the options’ relative decimal values, in this example, nutrition and exercise classes take the highest priority in this diabetes prevention project. Źródło: Western Region Public Health Training Center’s YouTube channel

Krok 4: Porównaj wyniki

Znowu, chcesz, aby ocena była obiektywna i wolna od stronniczości, więc sensowne jest porównanie wyników z resztą zespołu. W ten sposób, wszelkie nieporozumienia mogą być przedyskutowane aż do osiągnięcia rozwiązania, z którym wszyscy się zgadzają.

Wskazówki dotyczące porównywania wyników

• Porównaj i skonsoliduj wyniki: Teraz, gdy wszyscy ocenili opcje, nadszedł czas na połączenie wyników w celu stworzenia głównej listy priorytetów.
• Dyskutuj i negocjuj: Nieporozumienia są normalne dla zespołów, więc bądź przygotowany na wprowadzenie poprawek. Dobrą praktyką jest również otwarte omawianie wyników priorytetyzacji, aby wyeliminować wszelkie ukryte plany.

Skup się na właściwych projektach i lepiej zarządzaj swoim czasem dzięki właściwym narzędziom

Czy pracujesz sam, czy z zespołem, czas, pieniądze i energia są ograniczonymi zasobami. W przypadku zespołów projektowych bardzo ważne jest, aby kierownik projektu trzymał rękę na pulsie różnych zaangażowanych grup procesów zarządzania projektem – w zasadzie cyklu życia projektu – w celu osiągnięcia jego ukończenia. W związku z tym, sensowne jest nadawanie priorytetów zadaniom i projektom w zależności od tego, które z nich przynoszą największe korzyści. Macierz priorytetyzacji może zdecydowanie pomóc w tym względzie.