3 Reasons Why I Switched from Mac Mail to Spark by Readdle

Ile masz kont e-mail?

Mam co najmniej 10 adresów e-mail, z których korzystam regularnie. Dwa do użytku osobistego, jeden do pracy, trzy od klientów i kilka do innych przedsięwzięć.

Nie wiem jak Ty, ale tak wiele adresów e-mail jest trudnych do zarządzania. Chciałbym powiedzieć, że jestem na szczycie mojej gry mailowej, ale otrzymywanie ~50 maili dziennie to wciąż nie żart. I to po wszystkich filtrach/regułach i wypisach, które już zrobiłem.

Jestem również w ekosystemie Apple. Nie wiem dlaczego, ale zawsze używałem/preferowałem natywne aplikacje jak Mail czy Kalendarz. Ale jak się dowiedziałem, istnieje całkiem sporo aplikacji, które działają lepiej.

Wejdź do Spark Mail.

Minęło półtora roku, odkąd zacząłem używać Spark mail jako mojego klienta poczty elektronicznej. Usunąłem domyślną pocztę Mac Mail i Kalendarz z mojego laptopa i urządzeń z systemem iOS.

A wraz z nadejściem iOS 14 tej jesieni, który pozwala użytkownikom iOS ustawić aplikacje pocztowe innych firm jako domyślnego klienta poczty, zdecydowanie będę bardziej zadowolony z używania Sparka.

Pozwólcie, że powiem wam dlaczego…

3 Reasons Why I Switched from Mail to Spark Mail

Wspomniałem wcześniej, że trzymam się na szczycie moich e-maili. Praktykuję dwie zasady, o których mówi każdy guru produktywności: inbox zero i touch-it-once. Stosuję również zasady Getting Things Done (GTD).

Inbox zero oznacza, że albo usuwasz/archiwizujesz swoje e-maile tak, aby w skrzynce odbiorczej nic nie było. Metoda „touch-it-once” oznacza, że kiedy otwierasz maila (dotykasz), musisz podjąć jakieś działanie. Oznacza to pracę nad nim, jeśli jest to zadanie dla ciebie, delegowanie go do innych osób i utworzenie dalszych działań, usunięcie/archiwizowanie go lub odroczenie go w przyszłości.

Chociaż kocham Apple, jego natywne aplikacje nie mają niezbędnych funkcjonalności, których potrzebują użytkownicy zaawansowani.

Dlatego właśnie przeszedłem na Spark Mail.

Powód 1: Synchronizacja

Jak już wspomniałem, mam co najmniej 10 kont e-mail. Pracuję praktycznie wszędzie, o ile tylko jest połączenie z internetem. Niezależnie od tego, czy jestem w domu, kawiarni, czy w podróży, muszę mieć dostęp do wszystkich moich rzeczy. I to obejmuje email.

Jedną rzeczą, którą zauważyłem jest to, że kiedy skonfigurować mojego iPada, po wprowadzeniu mojego Apple ID, nadal muszę ręcznie skonfigurować wszystkie moje konta pocztowe. Jeśli moja pamięć mnie nie myli, kilka lat temu, kiedy konfigurujesz nowe urządzenie Apple i wprowadzasz swój Apple ID, wszystko się synchronizuje, w tym konta pocztowe. Ale to nie wydaje się już działać.

Gdy skonfigurowałem Spark, pierwotnie utworzyłem konto na moim Macu. Następnie otrzymałem ekran mówiący, że mogę użyć mojego adresu e-mail do synchronizacji wszystkich moich kont na moich urządzeniach.

Więc, kiedy zainstalowałem aplikację na moim iPhonie i iPadzie, wszystko co muszę zrobić, to zalogować się na pierwsze konto e-mail, a następnie wszystko działa.

Na przykład, dodałem mój drugi i trzeci e-mail na moim iPadzie. Po kilku sekundach, to pokazał się na moim Mac.

Jedna rzecz nie podoba mi się podczas procesu konfiguracji konta na iPhone był kiedykolwiek przełączać aplikacje, opcje logowania resetuje się do początku. To bummer, ponieważ używam uwierzytelniania wieloczynnikowego (MFA) na wszystkich moich kontach. Tak więc, po wprowadzeniu mojego hasła, jestem proszony o kod dostępu. Gdy przełączę aplikacje, zapamiętam kod i wrócę do Sparka, muszę przejść przez proces logowania od początku. To dlatego musiałem dodać wszystkie moje inne konta na moim laptopie, ponieważ muszę uzyskać dostęp do aplikacji Authenticator na moim telefonie.

To na bok, kiedy otworzyłem mój iPad później tej nocy, po kilku sekundach, wszystkie moje inne konta są tam. Like magic.

Reason 2: Customizations

W Spark Mail jest mnóstwo fajnych rzeczy, ale nie będę się rozpisywał o każdej z nich. Powiem tylko o rzeczach, które naprawdę lubię.

1. Gesty przesuwania palcem

Jestem na bieżąco z moimi mailami, szybko podejmując decyzje. W zależności od tego, co to jest, kto to wysłał, jaka jest pora dnia/tygodnia i wiele innych, decyduję, co robić dalej.

Opcje te to zazwyczaj: otworzyć/przeczytać, usunąć/archiwizować, zająć się tym później (odroczyć) lub utworzyć zadanie, nad którym będę pracować.

I tu właśnie pojawiają się gesty machnięcia.

Zależnie od tego, jak obsługujesz swoją pocztę, można je dostosować. W moim przypadku jest to prawie zawsze jedna z tych opcji:

1. Przenieś (do folderu lub znaczników w Gmailu)
2. Drzemka – jest to opcja odroczenia. Odraczam wiadomość do, powiedzmy, jutra do 9 rano, więc wiadomość jest „usuwana” z mojej skrzynki odbiorczej i nie pojawi się ponownie aż do jutra do 9 rano.
3. Do Omnifocus – to moja aplikacja do zarządzania zadaniami. Możesz dodać tutaj inne integracje innych firm (o których powiem poniżej).
4. Delete

Inne aplikacje pozwalają na przeciągnięcie palcem w lewo/prawo i zrobienie tylko jednej rzeczy. Spark daje Ci cztery opcje poprzez zmianę długości przeciągnięcia palcem. Spójrz na te dwa obrazy.

Z czasem zmieniłem sposób korzystania z tych opcji machnięcia, ale nadal używam ich regularnie. Kiedy widzę linię tematu, od razu wiem, co robić. To oszczędza mi mnóstwo czasu. Zamiast wchodzić, stukać w kilka przycisków, aby dostać się do archiwum lub udostępnić innym aplikacjom, mogę to zrobić w skrzynce odbiorczej.

2. Przypomnienia

Jeśli jesteś fanem GTD Davida Allena, jest tam część, w której tworzysz zadanie, aby wykonać je z kimś, komu przydzieliłeś/oddelegowałeś zadanie. A jeśli jesteś menedżerem, jest to coś, co również powinieneś robić (i nie pozostawiać tego przypadkowi, że twój bezpośredni raport będzie cię informował).

Innym przypadkiem użycia jest to, że chcesz się upewnić, że śledzisz swojego szefa lub klienta, jeśli po X czasu nie odpowiedział.

Tam właśnie pojawiają się przypomnienia.

Powiedzmy, że jest wtorek. Wysyłasz dziś wiadomość e-mail do klienta z prośbą o spotkanie w piątek. Możesz dodać przypomnienie do swojej wiadomości e-mail, aby przypomniano Ci o tym e-mailu, jeśli nie otrzymasz odpowiedzi do jutra do 9 rano (środa).

Jeśli otrzymałeś potwierdzenie (lub jakąkolwiek odpowiedź) od klienta w dowolnym momencie przed podanym przypomnieniem, nie otrzymasz powiadomienia.

To jest świetne, ponieważ eliminuje jeszcze jeden krok w przepływie pracy. To zwalnia twój umysł, więc możesz skupić się na ważniejszych rzeczach. Wysyłasz maila i przypominasz sobie o nim automatycznie według ustalonego harmonogramu. Nie musisz też pamiętać o spotkaniu. To pomaga zaoszczędzić trochę energii psychicznej, które można wydać na inne zadania.

The wielka część o tym jest również można dostosować opcje, które wyświetlają się tutaj. Czy chcesz, aby jutro było 8 rano, czy później dzisiaj, aby zawsze było +6 godzin od teraz, itp.

Możesz to zrobić w ustawieniach > Scheduling. Następnie wybierz, który z nich chcesz edytować. Dotyczy to Snoozes, Reminders i mojej ulubionej funkcji, Send Later.

3. drzemka

Opcja drzemki pozwala usunąć wiadomość e-mail ze skrzynki odbiorczej (osiągając w ten sposób zerowy poziom skrzynki odbiorczej), nawet jeśli nie zdecydowałeś jeszcze, co zrobić z tą konkretną wiadomością.

Możesz zachować drzemkę dla wiadomości e-mail, aby ukryć ją dzisiaj i pokazać w przyszłym tygodniu. Potem nadchodzi tydzień i znowu go drzemiesz na kolejny tydzień. Po prostu bądź uważny, kiedy używasz tej opcji. Nie dostajesz nic zrobić przez ciągłe snoozing je.

Pamiętasz touch-it-once metoda Wspomniałem wcześniej? Jeśli połączysz ją z koncepcją inbox zero, będziesz bardziej produktywny.

Dlaczego?

Bo jeśli naprawdę będziesz się jej trzymać, będziesz bardzo świadomy tego, kiedy sprawdzać pocztę. Nie będziesz już żył w swojej skrzynce odbiorczej. Będziesz miał czas na załatwianie spraw.

Na przykład, widzisz dwa e-maile. Biuletyn z bloga, który śledzisz, i e-mail od kolegi. Jest godzina 16:45.

Zastosowując te dwie zasady, odkładasz biuletyn na jutro rano, ponieważ nie będziesz w stanie przeczytać go na czas, ponieważ chcesz wrócić do domu na czas. Otwierasz, czytasz i podjąć działania na e-mail od swojego kolegi.

Or w moim przypadku, otrzymałem kupon na jakieś darmowe jedzenie (yay!). Jedynym sposobem, aby z niego skorzystać jest pokazanie wiadomości e-mail podczas składania zamówienia. W tej chwili podróżuję do innego kraju. Więc, odłożyłem go do kilku dni po powrocie. Do kiedy faktycznie mogę go użyć.

To jest poza moją skrzynką odbiorczą. Nie muszę się już o to martwić. Kiedy znów pojawi się w mojej skrzynce odbiorczej, będę mógł zdecydować, co z nim zrobić. Czy powinienem pójść do tej restauracji i zażądać go? Albo odłożyć na weekend?

4. Wyślij później

To jedna z moich najbardziej ulubionych funkcji w Sparku.

Mam klientów w różnych strefach czasowych. To sprawia, że czasami trudno jest się komunikować. Ale to nie znaczy, że nie ma szans na znalezienie obejścia.

Funkcja send later jest świetna, ponieważ jeśli mam bardzo ważny e-mail, powiedzmy raport, lub potrzebuję decyzji do podjęcia, planuję go wysłać rano w strefie czasowej mojego klienta. Dlaczego?

Bo nawet jeśli czytamy e-maile cały czas, jest to jeden sposób, aby pokazać szacunek do mojego klienta. Jeśli są tacy jak ja, otrzymują również mnóstwo maili każdego dnia od klientów, innych sprzedawców, swojego zespołu. Jeśli wiem, że jest to noc dla nich, trzymam się z dala od wysyłania e-maili nie chcę zabrać z ich czasu na odpoczynek lub z ich rodziny.

Innym powodem jest to, że większość ludzi podejmuje działania w ciągu dnia. Tak więc, nawet jeśli czytają e-mail, mogą spać na nim i nie robić nic.

Zadaj sobie pytanie, czy kiedykolwiek czytałeś e-mail, a następnie powiedzieć sobie, że masz zamiar odpowiedzieć jutro? Najprawdopodobniej tak.

Wtedy co się dzieje następnego dnia?

Jest pilne spotkanie. Albo problem z wysyłką. Lub inny pożar, który musi zostać ugaszony.

Dziesiątki e-maili przyszedł i pochowany, że e-mail, który zamierzał odpowiedzieć do.

Więc, najlepszy sposób działania? Zaplanuj czas wysyłania, aby dotrzeć do ich skrzynki odbiorczej rano.

I jak wspomniałem wcześniej, można dostosować harmonogram tutaj zgodnie z preferencjami.

Powód 3: Integracje

Uważam się za użytkownika władzy. Dlatego używam aplikacji i zaawansowanych funkcji, które pomagają mi być bardziej produktywnym. To właśnie tutaj Spark ma przewagę nad innymi aplikacjami poczty elektronicznej. Ma integracje z oprogramowaniem innych firm, z którego prawdopodobnie już korzystasz.

W moim przypadku aplikacje, których używam codziennie to OmniFocus, Asana i Pocket.

Jeśli zauważyłeś wcześniej, jedna z moich opcji machnięcia przechodzi do OmniFocus. Jest to moje oprogramowanie do zarządzania zadaniami z wyboru. Jeśli jest to zadanie dla mnie, które nie musi być zrobione teraz, dodaję je tam.

Ale jeśli jest to związane z klientem, dodaję je do Asany zamiast tego, ponieważ jest to, czego klient również używa.

Powiedzmy, że jest to wiadomość e-mail od klienta i są rzeczy dla mnie do zrobienia. Po przeczytaniu wiadomości e-mail mogę dodać ją do Asany, wybrać obszar roboczy, projekt i osobę odpowiedzialną. Pojawia się to na moim koncie w Asanie. Jeśli przypisałem go do siebie, będzie tam w mojej skrzynce odbiorczej, czekając, aż podejmę na nim działania.

Albo jeśli jest to coś, co chcę przeczytać później, po prostu wybieram dodanie do Pocket.

Specjalna uwaga na temat prywatności Spark Email

Jeśli jesteś jak większość ludzi, prawdopodobnie prowadzisz badania na temat używania poczty Spark. Jedną z najbardziej kontrowersyjnych kwestii, na które natknąłem się podczas badań nad Spark jest jej polityka prywatności.

Przeczytałem ten post podczas moich badań.

Ale, tak jak w przypadku wszystkiego, nie musisz wierzyć we wszystko, co znajdziesz w Internecie.

Więc, przeprowadziłem więcej badań i znalazłem inny wątek, który wyjaśnił i rozwinął politykę prywatności Spark.

Tl;dr: nie warte twojego czasu.

Może być lub nie być problemu z prywatnością lub zebranymi informacjami. Ale to jest na Spark i nie różni się od innych klientów poczty elektronicznej (jak Outlook) lub aplikacji, do których przyznajesz dostęp swoim kontom. Tak więc, jak powiedziałem, nie musisz się martwić o politykę prywatności Sparka, ponieważ nie ma w niej nic podejrzanego.

Privacy Policies of Spark and Outlook Compared

Odkąd jest to wciąż bardzo popularny temat, postanowiłem wkopać się w siebie.

Głównym problemem, jaki większość ludzi ma ze Spark Mail jest przechowywanie haseł na swoich serwerach. Wystarczy spojrzeć na sekcję komentarzy w tym poście.

Tak, robią to. Oto wycinek z polityki prywatności Sparka. Aby podkreślić, używają tych danych uwierzytelniających, aby uzyskać dostęp do poczty elektronicznej i do synchronizacji na wielu urządzeniach.

Jasne? Świetnie. Teraz spójrzmy na Politykę Prywatności Microsoftu.

Pretty much the same thing.

Jedyną różnicą jest to, że Spark umieszcza swoje dane na stronie i to w prostym, łatwym do odczytania języku.

Podsumowanie

Więc, czy powinieneś nadal korzystać ze standardowej poczty Mac Mail, czy też przejść na Spark Mail firmy Readdle?

Spark może, ale nie musi być dla Ciebie. Zależy to od sposobu korzystania z poczty elektronicznej i Twojego przepływu pracy. Jeśli regularnie korzystasz z aplikacji takich jak Dropbox i Google Drive lub Asana i OmniFocus, a pobieranie i wysyłanie plików do tych usług kończy się koniecznością, warto rozważyć Spark. Ale jeśli jesteś naprawdę tylko wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail, a następnie stockowy Mail app może być wystarczające dla Twoich potrzeb.

Jest wiele fajnych funkcji, które nie omówiłem tutaj, ponieważ większość z nich są „oczekiwane” już jak szybka aplikacja i prosty interfejs użytkownika. Są też rzeczy, których jeszcze nie używałem, jak delegowanie wiadomości e-mail do zespołu i szablony (!!).

Nie krępuj się pobrać aplikacji i zbadać ją samemu. Jest darmowa. I to nie jest płatny post 😉

A jak mówi ich tag line, love your email again.

.