11 Tips for a Successful Post-Mortem

Update: Napisałem ten artykuł w 2015 roku, ale pomyślałem z nowym rokiem tuż za mną, że powinienem go zaktualizować o wszystkie nauki, które otrzymałem na temat post-mortem. Zdałem sobie sprawę, z perspektywy czasu, że opuściłem jedną kluczową wskazówkę, którą upewniam się, aby uwzględnić we wszystkich moich post-mortemach. Więc, co jest lepsze niż 10 wskazówek dla udanego post-mortem? Przedstawiam nowe i ulepszone 11 Tips For A Successful Post-Mortem. (Spoiler: #5 jest nowy.)

Uwielbiam spotkania. Właściwie, pozwól mi wyjaśnić. Lubię kreatywne, skoncentrowane na strategii spotkania, takie jak burza mózgów lub jej emo kuzyn, Post-Mortem.

Czym jest Post-Mortem? Dla niektórych jest to badanie zwłok w celu ustalenia prawidłowej przyczyny śmierci. Dla innych, bardziej ułożonych osób (bez urazy Dana Scully), jest to dyskusja (zwykle na zakończenie projektu) mająca na celu zidentyfikowanie i przeanalizowanie elementów projektu, które zakończyły się sukcesem lub porażką. Odpowiada ona na pytanie: „Jak nam poszło?”

Wielu ludzi uważa nazwę „post-mortem” za zbyt makabryczną. Wolą nazywać to „retrospekcją”, co ja uważam za nudne i pozbawione wyobraźni. Nawet jeśli projekt był absurdalnie udany od początku do końca, post-mortem oznacza koniec pracy (lub etapu) i twój zespół prawdopodobnie cieszy się, że ma to już za sobą. Gdybym miał swój sposób, nazwałbym to „Super Post-Mortem Extravaganza!!!”. Teraz nie mów mi, że nie wolałbyś iść na to niż na ” Retrospektywę.”

Nie tylko dla pojedynczych projektów

Wiele osób zakłada, że post-mortemy są tylko dla jednorazowych projektów. Chociaż są one niezwykle ważne w przypadku projektów z jasno określoną datą rozpoczęcia i zakończenia – takich jak aplikacje, strony internetowe, infografiki itp. – są one równie przydatne w przypadku bieżących działań marketingowych. Post-mortem może utrzymać duży obraz w perspektywie z miesięcznych, kwartalnych lub rocznych przeglądów. Oczywiście, posiadanie jednego co miesiąc jest czasochłonne, ale kilka godzin co kwartał to dobrze spędzony czas.

Nie tylko dla agencji

Post-mortemy nie są tylko dla agencji próbujących utrzymać klientów lub wygrać nowy biznes. Są one równie przydatne po stronie marki. Dyrektorzy marketingu mogą w równym stopniu skorzystać na przeprowadzaniu post-mortemów po zakończeniu kampanii lub projektu. Warto zauważyć, że w idealnym świecie, w post-mortem może być zaangażowany zespół klienta i agencji razem. Pamiętaj, to jest „Jak nam poszło?”

Więc, teraz, kiedy zostałeś przekonany o niesamowitości post-mortem i prawdopodobnie już je zaplanowałeś, oto moje 10 wskazówek, jak uzyskać najwięcej z post-mortem:

(Uwaga: Dla celów tych wskazówek, będę się do nich odnosił w kontekście pojedynczej kampanii, której celem jest zakończenie, a nie trwającego projektu.)

Miej post-mortem dla każdego projektu, nieważne jak mały lub jak duży, nieważne jaki jest wynik.

Nawet jeśli projekt jest mały, zawsze są rzeczy, które wyskakują, które pomogą Ci nauczyć się dla większych projektów. Na przykład, powiedzmy, że projekt został opóźniony z powodu problemów komunikacyjnych. W przypadku małego projektu może to prowadzić do kilkudniowego opóźnienia. Ale w przypadku dużego projektu, może to opóźnić Cię o miesiące, a co ważniejsze, zwiększyć koszty dwukrotnie. Zawsze zabawna rozmowa z dyrektorem finansowym.

Co ważne, post-mortemy powinny być przeprowadzane bez względu na to, jak dobrze poszedł projekt. Niektórzy mają tendencję do myślenia, że post-mortem jest wszystko o tym, co poszło nie tak. Ponownie, wolę myśleć o tym jako o „jak nam poszło i dlaczego?”. Nigdy nie pracowałem nad projektem, który poszedł idealnie. Podobnie, nigdy nie pracowałem nad projektem, który był kompletną katastrofą. Zawsze można się czegoś wartościowego nauczyć.

„W chwili, w której się nie uczysz, uważam, że jesteś martwy.”
Jack Nicholson

Zaplanuj post-mortem bezpośrednio po zakończeniu projektu.

Jeśli jesteś taki jak ja, szczegóły projektu wyparowują z pamięci po zakończeniu wielkiego parcia. Jeśli projekt idzie dobrze, tracimy z oczu problemy w świetle dobrze wykonanej pracy. Jeśli projekt idzie słabo tracimy z oczu sukcesy, jak staramy się dowiedzieć się, co poszło nie tak. Dokonaj pośmiertnej analizy, gdy szczegóły są jeszcze świeże. Punkty bonusowe za zaplanowanie ich z wyprzedzeniem.

„Najbladszy atrament jest lepszy niż najlepsza pamięć.”
Przysłowie chińskie

Ustaw konstruktywny sposób myślenia.

Jest to zdecydowanie najważniejsza wskazówka na tej liście. W post-mortem nie chodzi o podkreślanie niepowodzeń w celu przypisania winy. Nie chodzi o ocenę wydajności pracownika. Chodzi o ocenę pracy i rezultatów w celu doskonalenia zespołu i siebie. Musi być konstruktywna.

W związku z tym ważne jest, aby Twój zespół był we właściwym nastawieniu: pozytywnym i skoncentrowanym na nauce, a nie defensywnym czy hiperkrytycznym. Najlepszym sposobem, aby to osiągnąć, jest rozpoczęcie rozmowy od czegoś pozytywnego. Ogólnie rzecz biorąc, im silniejsi lub bardziej dumni się czują, tym skuteczniej mogą przetwarzać konstruktywną krytykę.

Jak jeden z członków mojego zespołu zawsze lubi powtarzać, kiedy sprawy idą źle: „Cóż, nikt nie zginął, więc…”. Przypomnij wszystkim, że bez względu na to, jak żenująca jest gafa, możesz się z niej nauczyć. Oczywiście, to nie działa, jeśli ktoś zginął, ale żaden projekt Portent nie zabił nikogo do tej pory… tak mi powiedziano.

„Jestem typem osoby, która lubi tworzyć środowisko i mentalność – nie dlatego, że robię to celowo, ale dlatego, że tak lubię żyć – gdzie, od cateringu do makijażu do włosów do garderoby, elektrycy, oświetlenie działu kamer, dźwięk, wiesz, to jest nasz film; jesteśmy razem i mamy to koleżeństwo i tę bliskość.”
Steve McQueen

Stwórz agendę.

Nawet luźne spotkanie potrzebuje agendy. Ostatnią rzeczą, jakiej chcemy, jest całkowicie zdezorganizowany bałagan, który pozostawia cię godzinę później bez pojęcia, czego właściwie się nauczyłeś. Posiadanie agendy faktycznie pomoże we wszystkich wskazówkach, o których mówiłem do tej pory.

Oto przykładowa agenda dla skutecznego post-mortem:

1. Set Tone / Explain Format (5 Min) – Jest to prawdopodobnie najbardziej krytyczny, kluczowy 5 minut spotkania. To tutaj przypominasz grupie, że w tym post-mortem chodzi o konstruktywną analizę. To Twoja szansa, aby ukierunkować sposób myślenia grupy i miejmy nadzieję, że się zrelaksują i poczują na tyle bezpiecznie, aby sesja była naprawdę produktywna.
2. Podsumowanie projektu (2 min) – To wszystko. Przedstawisz streszczenie tego, o co chodziło w projekcie i jakie były początkowe oczekiwania. Pozwoli Ci to skupić się na wymiernych celach, dzięki czemu będziesz mógł obiektywnie ocenić, czy projekt zakończył się sukcesem.
3. Podsumowanie wyniku (3 min) – Mimo że mogą pojawić się różnice zdań na temat tego, jak według wszystkich przebiegał proces, zazwyczaj istnieje dość jasny pogląd na to, czy cel został osiągnięty. Czy klient był zadowolony? (Może to być klient w dosłownym tego słowa znaczeniu lub CMO Twojej własnej firmy). Czy koszt przekroczył założony budżet? Czy produkt został dostarczony na czas?
4. Pytania członków zespołu (40 min) – To jest mięso post-mortem. To tutaj cała ta konfiguracja przyniesie dywidendy. To właśnie tutaj rozmowa naprawdę się rozkręca, a członkowie Twojego zespołu mają okazję się wypowiedzieć. Pomocne jest rozpoczęcie od zadania pytania jednej osobie i pozwolenie ludziom na wzajemne dzielenie się swoimi uwagami. Ważne jest, aby każdy miał szansę się wypowiedzieć. Oto pytania, które lubię zadawać:
   1. Czy jesteś dumny z naszych gotowych produktów? Jeśli tak, co sprawiło, że są świetne? Jeśli nie, co było nie tak lub czego brakowało?
   2. Czy osiągnęliśmy wyniki, których chcieliśmy i czy miały one wpływ?
   3. Które z naszych metod lub procesów działały szczególnie dobrze?
   4. Które z naszych metod lub procesów były trudne lub frustrujące w użyciu?
   5. Jak następnym razem postąpiłbyś inaczej, aby uniknąć tej frustracji?
   6. Co jeszcze moglibyśmy zrobić lepiej następnym razem?
   7. Co było najbardziej satysfakcjonującą lub zawodowo satysfakcjonującą częścią projektu?
5. Zakończenie (10 min) – W tym miejscu dziękujesz wszystkim za udział i dajesz im znać, że notatki pojawią się wkrótce.

Przyznaję, może to być naprawdę trudne, aby trzymać się tej agendy w locie, ale ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to powstrzymać rozmowę od organicznego przepływu. W większości przypadków, rozmowa będzie naturalnie przeskakiwać z jednego pytania na drugie. Ważną częścią jest upewnienie się, że każda z odpowiedzi jest rozmową i każdy jest w stanie się do nich odnieść.

„Nie przygotowując się, przygotowujesz się do porażki.”
Benjamin Franklin

Wyślij kwestionariusz do wszystkich uczestników przed spotkaniem.

Plan spotkania jest niezwykle ważny, ale trudno będzie trzymać się harmonogramu, jeśli uczestnicy sami nie są przygotowani, przemyślawszy wszystkie kwestie, które planujesz poruszyć. Jeśli jeszcze nie przeanalizowali pytań, gwarantuję Ci, że jeśli zapytasz ich, jakie metody lub procesy zadziałały dobrze, dostaniesz co najmniej 10-20 sekund pustych spojrzeń.

Jest to produktywne z dwóch powodów. Po pierwsze, z większym prawdopodobieństwem uzyskasz lepsze odpowiedzi. Trudno jest wymyślić coś na miejscu, co ma treść. Po drugie, kiedy ktoś w końcu poczuje, że ma dobrą odpowiedź, nikt inny nie będzie go słuchał, ponieważ jest zajęty próbą wymyślenia dobrej odpowiedzi dla siebie.

Więc, wraz z prostą agendą, upewnij się, że wysyłasz wszystkim uczestnikom listę pytań, nad którymi powinni się zastanowić przed spotkaniem. Najlepiej, jeśli dasz im dużo czasu, aby to zrobić, aby nie było to w ostatniej chwili tuż przed post-mortem.

„Musimy otworzyć drzwi możliwości. Ale musimy również wyposażyć naszych ludzi, aby mogli przejść przez te drzwi.”
Lyndon B. Johnson

Zidentyfikuj moderatora.

Wraz z porządkiem obrad, musi być jedna osoba odpowiedzialna za moderowanie spotkania. Jest to zazwyczaj ta sama osoba, która ustaliła porządek obrad i zaplanowała post-mortem. Posiadanie moderatora nie tylko tworzy szyny uderzeniowe dla rozmowy, ale pozwala wszystkim innym członkom zespołu na swobodę wypowiadania swoich myśli bez nadmiernego martwienia się o strukturę lub proces.

Dobry moderator da właściwą ilość swobody dla rozmowy, aby zająć się punktem stycznym przed ponownym jej opanowaniem.

Moderator powinien być również tym, który robi notatki. Zalecam używanie białej tablicy. Pozwala to członkom zespołu pozostać zaangażowanymi, zamiast gorączkowo bazgrać notatki.

„Czy możesz powtórzyć tę część, w której powiedziałeś wszystko o tych rzeczach?”
Homer Simpson

Zachowaj luz.

Jak wspomniałem wcześniej, uwielbiam kreatywne spotkania strategiczne. Mają one tendencję do bycia bardziej zrelaksowanymi, a zatem bardziej zabawnymi. Przerażające, pełne napięcia post-mortemy zabijają kreatywność i zamykają zespół w jego osobistych skorupach. Tego rodzaju spotkanie jest równie produktywne jak drzemka całego zespołu.

Przez większość czasu odkrywasz niewygodne rzeczy. Celowo promuj zrelaksowane środowisko. Jeśli jest to wcześnie rano, przynieś kawę i pączki. Jeśli jest to późniejszy dzień, przynieś piwo i… pączki. Zawsze przynoś pączki.

„Radosny stan umysłu, wzmocniony relaksem… jest lekarstwem, które sprawia, że wszystkie duchy strachu uciekają.”
George Matthew Adams

Zachęcaj do uczestnictwa.

Celem pośmiertnej analizy jest głębokie zanurzenie się w projekcie i uczenie się jako zespół. Ukazując perspektywy wszystkich osób w grupie – z których wiele jest często bardziej zagubionych – pozwalają nam one odkryć problemy na poziomie mikro, które sumują się w poważny wpływ makro. Jeśli tylko kilku członków zespołu zabiera głos, upewnij się, że zapytasz pozostałych, jakie mają przemyślenia. Czasami wystarczy niewielka zachęta, aby ludzie poczuli się komfortowo mówiąc.

„W pracy zespołowej milczenie nie jest złotem, jest śmiertelnie niebezpieczne.”
Mark Sanborn

Zostaw laptopy.

Tak jak w przypadku twórczych burz mózgów, wolę, aby pośmiertne raporty nie zawierały ekranów. Ludzie są zachęcani do przynoszenia notatek, ale komputery często bardziej rozpraszają niż są tego warte. Dla tych, którzy już trochę się wahają, czy podzielić się swoimi przemyśleniami, nie ma nic gorszego niż otwarcie się i odkrycie, że ludzie nie zwracają na to uwagi. Post-mortem powinno tworzyć dialog i odbijać myśli i pomysły tam i z powrotem. W tym procesie nie ma miejsca na komputer – nawet do robienia notatek. (Później wyjaśnię dlaczego.)

„Skuteczny wojownik to przeciętny człowiek, z laserowym skupieniem.”
Bruce Lee

Opracuj wnioski do działania.

Nawet najbardziej produktywne post-mortem nie jest dobre, jeśli nie ma jasnych, możliwych do działania wniosków. „Rób lepiej” to rzeczywiście szlachetny wniosek, ale jak działać na tej podstawie następnym razem? Potrzebujesz konkretnych zadań, o których zespół będzie mógł pamiętać w ferworze kolejnego projektu.

W naszym poprzednim przykładzie, jeśli problemem była komunikacja, być może możliwym do podjęcia działaniem jest ustalenie bardziej regularnych, osobistych spotkań kontrolnych.

Do podjęcia działania potrzebne są jasne oczekiwania. Zespół może się wzajemnie rozliczać z ich wdrożenia w następnym projekcie.

„Zdolność organizacji do uczenia się i szybkiego przekładania tej wiedzy na działanie stanowi ostateczną przewagę konkurencyjną.”
Jack Welch

Podzielenie się wnioskami po spotkaniu.

Nie ma tu nic przełomowego. Ostatnią ważną wskazówką jest dzielenie się wnioskami po śmierci z każdym, kto może skorzystać z nowo znalezionych pereł mądrości. To zdecydowanie obejmuje uczestników twojej sekcji. Poświęć jednak czas na zidentyfikowanie innych osób w Twojej firmie, które mają do czynienia z tymi samymi wyzwaniami.

„Podziel się swoją wiedzą. Jest to sposób na osiągnięcie nieśmiertelności.”
Jego Świątobliwość Dalajlama

Pomimo że niektóre z tych wskazówek są nieco bardziej sztywne niż inne, najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać, jest utrzymanie lekkiego, ale nadal produktywnego i wpływowego charakteru post-mortem. Jeśli ci się to uda, będziesz obserwował, jak twój zespół wyniesie niezwykle cenne spostrzeżenia, które sprawią, że następny projekt będzie jeszcze lepszy.

A jeśli tego wszystkiego jest zbyt wiele, po prostu bądź pewien i nazwij to Super Post-Mortem Extravaganza. I przynieś pączki.