Welkomstbrief voorbeeld aan een nieuwe klant.
Verder zaken om te overwegen bij het schrijven van welkomstbrieven aan klanten
Welkomstbrieven
Welkomstbrieven zijn brieven die worden geschreven om anderen beleefd te begroeten en voor te stellen aan een organisatie. Ze kunnen worden gestuurd naar nieuwe leerlingen op een school, nieuwe werknemers in een bedrijf, deelnemers aan een conferentie, enz. Het hoofddoel van welkomstbrieven is het moreel van de ontvangers op te krikken en hen te laten weten dat zij nu een belangrijk deel van het team uitmaken. De brieven worden beschouwd als een gebaar van hoffelijkheid en de liefste manier om de ontvanger te tonen dat u zijn/haar aanwezigheid, inspanningen of belangstelling voor iets waardeert. Welkomstbrieven kunnen ook belangrijke informatie bevatten waarvan de ontvangers misschien nog niet op de hoogte zijn.
Wanneer u welkomstbrieven schrijft, is uw doel ervoor te zorgen dat de ontvangers zich “thuis” voelen. Daarom moet u zo vriendelijk mogelijk zijn. Begin met de organisatie officieel voor te stellen aan de ontvanger. Bedank hem/haar beleefd en feliciteer hem/haar dat hij/zij deel is gaan uitmaken van het team. Stel de ontvanger gerust dat hij/zij de juiste beslissing heeft genomen door voor uw organisatie te kiezen. Zorg ervoor dat u de ontvanger bij zijn/haar naam aanspreekt. Wees kort en vermeld alleen de noodzakelijke informatie. Sluit de brief af door de ontvanger nogmaals te bedanken en onderteken de brief met uw naam en titel.
Brieven aan klanten
Brieven aan klanten zijn brieven die een persoon of organisatie schrijft aan andere mensen en/of organisaties die profiteren van de producten of professionele diensten van de afzender. Dit kunnen welkomstbrieven zijn om de klanten welkom te heten in de organisatie, introductiebrieven om een product of dienst aan de klanten voor te stellen, of bedankbrieven om de klanten te waarderen voor hun voortdurende steun. Het kunnen ook antwoordbrieven zijn om te antwoorden op vragen van klanten of informatiebrieven om klanten op de hoogte te brengen van belangrijke zaken zoals kortingen op producten en diensten, verhuizing van kantoren, enz. Kortom, een brief aan een klant kan zowat alles zijn, zolang wat je communiceert maar zakelijk is.
Brieven aan klanten zijn zakelijke brieven, en daarom moeten ze formeel en professioneel zijn. Begin de brief met een correcte aanhef. Vermeld duidelijk het doel van uw brief. Als een klant een bepaalde dringende actie moet ondernemen, zorg er dan voor dat je precies aangeeft wat hij/zij geacht wordt te doen. Wees kort en duidelijk en vermijd het toevoegen van irrelevante details. Sluit de brief af met een warme uitnodiging aan de ontvanger om te reageren of de nodige actie te ondernemen. Onderteken de brief en vermeld uw contactgegevens. Druk de brief af op het briefhoofd van het bedrijf.