Wat is een werknemersdossier?
Werkgevers moeten een werknemersdossier gebruiken om alle HR-, salarisadministratie-, benefits- en nalevingsdocumenten op één locatie vast te leggen en bij te houden. Met de evolutie van HR-technologie, moeten werkgevers alle essentiële personeelsdocumenten voor elke werknemer opslaan in hun HR-systeem. Het niet correct bijhouden en produceren van documentatie kan leiden tot compliance-overtredingen of mogelijke boetes.
Documenten die worden beschermd door privacywetten, zoals medische / verzekeringsdossiers en referentie / achtergrondcontroles, mogen niet worden opgenomen in het basiswerknemerdossier van een werknemer.
Hier volgt een momentopname van de items die in een basiswerknemersdossier kunnen worden opgenomen:
-
Beschrijving van de functie
-
sollicitatie en/of cv
-
Aanbod
-
IRS-formulier W-4
-
Ontvangst of ondertekende bevestiging van werknemershandboek
-
Prestatiebeoordelingen
-
Formulieren met betrekking tot secundaire arbeidsvoorwaarden
-
Formulieren met contactinformatie voor noodgevallen
-
Klachten van klanten en/of collega’s
-
Awards of eervolle vermeldingen voor uitstekende prestaties
-
Aantekeningen over aanwezigheid of voltooiing van opleidingsprogramma’s
-
Waarschuwingen en/of andere disciplinaire maatregelen
-
Aantekeningen over aanwezigheid of te laat komen
-
Een contract, schriftelijke overeenkomst, ontvangstbewijs of erkenning tussen de werknemer en de werkgever
-
Documenten met betrekking tot het vertrek van de werknemer uit het bedrijf
De HR-oplossing van Paycor biedt een uniforme administratie van werknemers en nog veel meer. Bekijk onze HR-productpagina om te zien hoe we papieren dossiers elimineren en uw informatie veilig bewaren. Lees meer over het inwerken van nieuwe werknemers en hoe u belastingaangifte kunt doen zonder W2.