Wat is neerwaartse communicatie? Problemen? Hoe te gebruiken?

Na 15 jaar als leider en communicator vind ik mezelf meer en meer gefascineerd door communicatie. Dit artikel beschrijft het concept van neerwaartse communicatie en enkele van mijn ervaringen daarmee in de zakenwereld.

In de meeste grotere organisaties stroomt neerwaartse communicatie van de top van de organisatie naar de onderkant van de organisatie. De aard van de informatie varieert, het kunnen orders, instructies, richtlijnen, informatie, verzoeken, beleid en vele andere dingen zijn. Normaal gesproken verloopt dit via de organisatorische hiërarchie of commandostructuur, maar in deze digitale tijd is het niet ongebruikelijk dat neerwaartse communicatie één of meerdere lagen van de hiërarchie overslaat. Hoe de communicatie verloopt, hangt vaak af van het soort informatie waarover we het hebben.

Definitie van neerwaartse communicatie

Volgens Oxfordreference.com kan neerwaartse communicatie worden gedefinieerd als “Het zenden van berichten, en de informatiestroom, binnen organisatorische hiërarchieën van superieuren naar ondergeschikten, vaak in zeer directieve vorm, zoals instructies en bevelen. Dergelijke communicatie versterkt de hiërarchische aard van organisaties. Het is kenmerkend voor een organisatiestructuur die “mechanistisch” wordt genoemd, waarin de rollen duidelijk gedefinieerd zijn.”

Ik denk dat de meeste organisaties een soort hiërarchie hebben, zonder dat die noodzakelijkerwijs “mechanistisch” genoemd hoeft te worden, maar dat is een ander verhaal. Ik zou eerder zeggen dat neerwaartse communicatie een kenmerk is van de bureaucratische leiderschapsstijl.

Wat is neerwaartse communicatie?
Downward communication is het naar beneden sturen van informatie door een organisatorische hiërarchie van leiders naar volgers. Het is kenmerkend voor organisaties waar hiërarchieën strikt worden gevolgd, vaak ook voor opwaartse communicatie. Het kan vaak leiden tot informatieverlies omdat elke laag de boodschap doorstuurt, maar het is vaak een noodzaak in grote organisaties.

Als topleider moet u goed thuis zijn in spreken in het openbaar. Als u uw spreekvaardigheid in het openbaar wilt verbeteren, kunt u overwegen de online cursus Dynamic Public Speaking te volgen via Coursera, aangeboden door de University of Washington. Bekijk ook ons artikel over hoe u uw communicatie te verbeteren als je `re geïnteresseerd: 17 manieren om uw communicatie te verbeteren.

Hoe werkt neerwaartse communicatie?

Neerwaartse communicatie kan worden doorgegeven een lange in vele manieren natuurlijk, vooral deze dagen. Het kan verbale communicatie zijn, e-mails, presentaties, video’s of een andere vorm.

Wanneer een organisatie groeit zal het uiteindelijk onmogelijk worden voor de topleider om op een goede, effectieve en frequente manier te communiceren met de gehele organisatie. Stelt u zich een bedrijf voor met 200 werknemers op 3 verschillende locaties – de CEO kan niet en wordt ook niet geacht om in zo’n situatie met elk van de werknemers afzonderlijk te communiceren. In plaats daarvan wordt gewoonlijk de organisatiestructuur gebruikt.

Stel u voor dat dit bedrijf met tweehonderd werknemers is verdeeld in de volgende afdelingen: Om een bericht door te geven aan iedereen in het bedrijf, zou de CEO gebruik kunnen maken van de traditionele neerwaartse communicatie en de hoofden van deze afdelingen informeren. Deze afdelingshoofden zouden dit vervolgens communiceren aan hun directe rapporterende managers op het middenniveau, die uiteindelijk de werknemers het verst naar beneden in de organisatorische hiërarchie zullen informeren. Zo simpel is het.

Wat zijn de problemen met neerwaartse communicatie?

Er zijn verschillende problemen met neerwaartse communicatie, en ik heb er zelf veel meegemaakt.

• Informatieverlies en veranderde inhoud: Dit is net als het oude kinderspelletje… Als de CEO in ons voorbeeld de afdelingshoofden informeert, zullen zij op hun beurt de boodschap enigszins aanpassen, vrijwillig of onwillig, wanneer zij deze doorgeven aan hun mid-level managers. Zodra de boodschap de werknemer bereikt die het verst naar beneden zit, kan sommige informatie ontbreken of zelfs onderweg zijn veranderd.
• Gebrek aan feedback: Als leider is het van het grootste belang te begrijpen hoe de informatie is ontvangen, hoe erop is gereageerd, of er feedback is gegeven, of men bereid is eventuele instructies uit te voeren, enz. Dit gaat in hoge mate verloren bij neerwaartse communicatie. De verschillende managementlagen zouden deze informatie natuurlijk naar boven kunnen terugkoppelen, maar het zal nooit hetzelfde zijn als voor de hoogste leider zelf om echt te begrijpen hoe de informatie is geland.
• Verlenging van de communicatietijdlijn: De hierboven beschreven stappen kosten tijd. Soms zelfs een lange tijd. Stel u voor dat de CEO communiceert in een vergadering van het managementteam. Het volgende niveau krijgt de informatie misschien pas een week later. Zij kunnen op hun beurt wachten op verschillende reeds afgesproken afdelingsvergaderingen en voor je het weet, duurt het verschillende weken voor de boodschap iedereen heeft bereikt
• Onbekende impact: Het is letterlijk onmogelijk voor de hoogste leider om te beoordelen of de lagere lagen ervoor kozen de informatie te negeren of een verwaterde of gewijzigde versie van de boodschap te aanvaarden. De leider kan er niet van uitgaan wanneer of of werkelijk iedereen door de informatie is bereikt.

Hoe de nadelen van neerwaartse communicatie te vermijden?

Dus, hoe kunt u als communicator en als leider sommige van deze nadelen kunnen verzachten? Er staan een paar tips in dit artikel, maar ik raad je sterk aan om ook ons artikel over 17 tips voor betere communicatie te lezen. Door andere managers en leiders te informeren dat feedback op de ontvangst van informatie cruciaal is, kunt u een beter inzicht krijgen in de impact van de informatie. Bovendien kunt u informeren via meerdere kanalen, zoals brieven, e-mails, posters aan de muur enz. en bovenal kunt u zorgen voor herhaling van de boodschap. Of dit te doen is of nodig is, hangt natuurlijk vaak af van wat er wordt gecommuniceerd. Als de informatie echt belangrijk is, zou je aan het eind een soort enquête kunnen overwegen om te kunnen peilen hoe “kleverig” de informatie en de communicatiemethode waren.

In mijn geval probeer ik belangrijke neerwaartse berichten altijd te koppelen aan persoonlijke communicatie in gemeentehuisvergaderingen, online vergaderingen of e-mail. Ik doe dit op de top van de normale “chain of command” type informatiestroom die klassieke neerwaartse communicatie is. Als dit wordt gedaan, spreken we niet meer van traditionele neerwaartse communicatie omdat verschillende kanalen en methoden worden gebruikt.

Daarnaast, als je als topleider je communicatiestroom alleen baseert op neerwaartse communicatie door verschillende lagen, zullen er andere nadelen zijn. Mensen zullen zich uiteindelijk gaan afvragen waar u bent, ze zullen zich onbelangrijk voelen, enz. U zult ook worden losgekoppeld van zeer belangrijke feedback door de lagen heen, dus zorg ervoor dat u persoonlijke betrokkenheid overweegt wanneer de tijd rijp is, en het belang hoog genoeg is.

Neerwaartse communicatie – slecht voorbeeld

Ik heb gevallen gezien waar de nadelen van neerwaartse communicatie volledig over de top gingen. Ik heb ook de mildere en, het spijt me het te moeten zeggen, vrij normale problemen van neerwaartse communicatie meegemaakt met hiaten in de informatie, misverstanden in de buy-in en verschillen in verwachtingen over de uitvoering. Laat me een scenario beschrijven waarin het echt mis is gegaan.

Vreselijke neveneffecten in dit geval van neerwaartse communicatie

Dit voorbeeld is gebaseerd op echte gebeurtenissen, maar er is wat smaak aan toegevoegd om een voorbeeld te geven waar het echt mis gaat.
Een organisatie waarmee ik in contact was heeft een aantal jaren geleden een aantal grote veranderingen doorgevoerd die vanuit de top van het bedrijf zijn geïnitieerd. Dit werd meegedeeld in een zeer ouderwetse naar beneden en zeer directieve communicatie manier, in wezen “mijn manier of de snelweg” type aanpak. De tweede laag van het management werd eenvoudigweg verteld dat dit is hoe het gaat worden, en als het u niet bevalt, zien we uw ontslag graag zo snel mogelijk tegemoet.

Waar heeft deze nadelige neerwaartse communicatie toe geleid?

Omdat van een dialoog kennelijk geen sprake kon zijn, deed het management van de tweede laag precies wat hun werd opgedragen, niets meer en niets minder. Bovendien was aan sommige vereiste wijzigingen geen specifieke termijn verbonden, zodat het lokale management besloot deze in een later stadium uit te voeren.
Dit ging zo slecht, dat in elke volgende communicatielaag, extra ongeloof en een agenda van weerstand verder werd gecementeerd door de communicerende manager op dat niveau. Na een tijdje was er een brede kloof ontstaan. Toen de informatie van het topniveau naar een breed publiek begon te komen, inclusief de onderste lagen van de hiërarchie, was er een aanzienlijke kloof in motivatie, instructie en informatie vergeleken met wat ieders directe manager hen had verteld.
Naast het niet echt in staat zijn om uit te voeren, was het eindresultaat in deze situatie dat het topniveau management er volledig van overtuigd was dat de uitvoering aan de gang was, terwijl het in feite nauwelijks begonnen was met de uitvoering van de meeste actiepunten. Het duurde vele maanden om dit hiaat in de kennis te beseffen en te begrijpen, en nog langer om te beginnen het probleem te beperken en vooruit te komen. Ongeveer een jaar later werden de meeste wijzigingen teruggedraaid en zou je het geloven – de terugdraai acties werden uitgevoerd met een ongelooflijke snelheid en daadkracht.

In dit geval was de communicatie een van de vele problemen. De opgedragen veranderingen en de wijze van invoering werden door een overgrote meerderheid van deze organisatie niet op prijs gesteld. De strikte neerwaartse communicatie maakte het helaas onmogelijk dit grote verschil tussen de houding van het topmanagement en die van het grootste deel van de organisatie te begrijpen en te verzachten.

Heb je voorbeelden van hoe neerwaartse communicatie werkt? Verhalen van wanneer het heeft gewerkt goed of slecht voor u? Deel ze alsjeblieft in de commentaarsectie.

Als je geïnteresseerd bent in hoe je als leider kunt communiceren, bekijk dan deze blogpost over Leiderschapshouding of 17 tips om je communicatie te verbeteren. Als u specifiek geïnteresseerd bent in spreken in het openbaar, overweeg dan het volgen van de online cursus Dynamic Public Speaking via Coursera, aangeboden door de Universiteit van Washington.