Wat is HCFA bij medische facturering?

Rate this

Er zijn specifieke protocollen bij het factureren aan verzekeringsmaatschappijen. Een van die protocollen is het invullen van het HCFA-formulier. Hier is wat u moet weten over dit formulier.

Het Health Care Finance Administration (HCFA)-formulier is een declaratieformulier dat wordt gebruikt bij de afrekening van overheidsverzekeringsprogramma’s zoals Medicare en Medicaid aan medische aanbieders. Het is ontwikkeld door The Center of Medicaid and Medicare (CMS), maar werd door alle verzekeringsplannen als standaardformulier aangenomen.

Klinische beoefenaars en artsen gebruiken de HCFA om declaraties voor professionele diensten in te dienen. Federale regelgeving vereist dat alle zorgverleners het HCFA- of UB-04-formulier gebruiken voor het indienen van claims.

Keep verder met lezen om meer te leren!

De HCFA/CMS-1500

Dit formulier is universeel, en alle zorgverleners gebruiken het om zorgverzekeraars te factureren. Zowel Medicaid als Medicare, deel B diensten, worden met dit formulier gefactureerd. Het National Uniform Claim Committee (NUCC) onderhoudt dit formulier.

De HCFA bevat alle essentiële informatie die nodig is om een nauwkeurige declaratie in te dienen. In dit formulier moet de zorgverlener het volgende vermelden;

• Demografische informatie van de patiënt
• Verzekeringsinformatie van de patiënt
• Medische codes
• Data van de dienst

De informatie die in dit formulier wordt ingediend, moet nauwkeurig en feitelijk zijn. Om geschillen te vermijden, moeten de zorgverleners het formulier waarheidsgetrouw invullen. Als de verzekering onregelmatigheden ontdekt, kunnen zij de declaraties niet honoreren.

Er is een specifiek vak dat voor elke zorgverlener geldt. De betaler kan andere informatie geven over hoe sommige vakken moeten worden ingevuld. De medische codeur en biller moet bekend zijn met een aantal specifieke payer eisen.

Hoe werkt het HCFA-formulier?

In de eerste plaats, de zorgverlener behandelt een patiënt en stuurt dan de rekening van de diensten aan de aangewezen betaler. Gewoonlijk is de aangewezen betaler de verzekeringsmaatschappij. De verzekeringsmaatschappij beoordeelt de declaraties en bepaalt welke diensten worden vergoed.

Wanneer de zorgverleners de diensten aan de patiënten aanbieden, registreren zij de diensten met behulp van de juiste medische codes. CPT-codes zijn van toepassing op verschillende behandelingen, terwijl ICD-codes van toepassing zijn op diagnoses. Deze codes geven een overzicht van de door de zorgverlener aangeboden diensten.

Ook worden de verzekeringsgegevens en demografische gegevens van de patiënt aan de rekening toegevoegd. Daarna worden de declaraties verwerkt.

Wie kan verzekeringsclaims indienen met behulp van de HCFA?

Individuele artsen in de gezondheidszorg en niet instellingen kunnen dit formulier alleen invullen. Hieronder staan enkele van de mensen die het formulier kunnen invullen;

• Clinisch psychologen
• Nurse practitioners
• Physician practitioners
• Ambulancediensten
• Diagnostisch laboratorium diensten
• Verloskundigen
• Physician Assistants
• Gecertifieerde anesthesiemedewerkers
• Clinisch maatschappelijk werkers

Alleen niet-institutionele zorgverleners moeten verzekeringsaanvragen indienen met behulp van het HCFA-formulier. Institutionele zorgverleners moeten aanvragen indienen met behulp van het UB-04-formulier.

Vulling van de declaraties

Voor het indienen van de verzekeringsclaims moet worden voldaan aan een aantal vaste industrienormen en protocollen. Factuurstellers gebruiken software om patiëntgegevens te registreren, declaraties op te stellen en bij de juiste verzekeraar in te dienen. Er is echter geen universele software die de facturator moet gebruiken.

Alle verzekeringsfactureringssoftware maakt gebruik van een reeks normen die zijn vastgesteld door de HIPAA en de Code Set Rule (TCS). De verzekeringsclaims kunnen handmatig op papier of elektronisch worden ingevuld. Veel zorgverleners geven de voorkeur aan het elektronische systeem boven het handmatige.

Het elektronische systeem is sneller en nauwkeuriger in vergelijking met het handmatige systeem. De zorgverlener moet echter met beide methoden goed vertrouwd zijn.

Regels voor het invullen van het HCFA-formulier

Het HCFA-formulier moet worden ingevuld volgens de bepalingen van de wet. De declaraties kunnen worden afgewezen als het formulier niet juist is ingevuld. U kunt afwijzing van de declaraties voorkomen door het volgende te doen;

• Vul alle gegevens nauwkeurig en precies in de specifieke velden in
• Gebruik het adres voor de service faciliteit
• Voeg NPI informatie in waar vereist
• Gebruik de juiste procedure en diagnose codes
• Voeg de verzekeringsinformatie van de patiënt in

De verzekeringsmaatschappijen hebben nauwkeurige gegevens nodig.

Hoe u het HCFA-formulier invult

Hoe u het HCFA-formulier invult, bepaalt of de verzekeraar al dan niet een vergoeding zal aanbieden. De HCFA heeft 33 vakken die u moet invullen. Hieronder vindt u een gedetailleerde handleiding voor het invullen van elk detail

Type of Payer

In dit deel markeert u het type ziektekostenverzekering, d.w.z. Medicare of Medicaid. Ook voert u het verzekeringsnummer van de patiënt in.

Naam en geslacht van de patiënt

Voeg de volledige naam van de patiënt in, zoals deze op de Medicare-kaart staat vermeld. In dit vak kunnen maximaal 28 tekens worden ingevoerd.

Geboortedatum

In dit vak moet de medische zorgverlener de geboortedatum en het geslacht van de patiënt vermelden. Gebruik het 6-cijferige of 8-cijferige formaat.

Naam van de verzekerde

Voeg de naam in van de verzekerde indien dit niet de patiënt is. Het kan de naam van de echtgeno(o)t(e), werknemer of een andere primaire verzekerde zijn. Laat leeg als de patiënt de verzekerde is.

Physical Address

Voeg het adres en de postcode van de patiënt in. Op de eerste regel staat het adres, op de tweede regel de woonplaats en op de derde regel de postcode.

Patiënt in relatie tot de verzekerde

Vink één vakje aan met de verwantschap van de verzekerde, echtgeno(o)t(e), kind, enz. Markeer het overeenkomstige vakje op het formulier.

Adres van de verzekerde

Voeg de stad, de staat, de postcode, het telefoonnummer en het adres van de verzekerde in. Indien onbekend, laat de fysieke adresgegevens leeg. Gebruik het adres van de werkgever voor arbeiderscompensatie.

Patiëntstatus

Vul de algemene status van de patiënt in. Status omvat; werknemer, student, werkzaam, en burgerlijke staat.

Andere verzekerde gegevens

Als er een extra ziektekostenverzekering voor de verzekerde bestaat, voeg dan in deze kolom toe. Dat bestaat uit de extra ziektekostenverzekering details, persoonlijke gegevens, werkgevers detail, school, enz.

Gereserveerd voor lokaal gebruik

Dit deel wordt bewaard voor Medicaid informatie. Voer het Medicaid-nummer van de patiënt in, indien beschikbaar.

FECA-nummer/Verzekerde’s polisgroep

Voer het groepsnummer of de polis van de verzekerde in, zoals geschreven op de ID-kaart. Dit bewijst dat de arts een inspanning heeft gedaan om te bepalen of het primaire of secundaire Medicare is.

Handtekening van de patiënt

De patiënt moet het dossier ondertekenen. Als de patiënt invalide is, dan dient een gemachtigde vertegenwoordiger te ondertekenen of een alfanumerieke datum van 6/8 cijfers in te vullen. Als een vertegenwoordiger ondertekent, moeten de redenen worden aangegeven op de regel, gevolgd door de relatie van de vertegenwoordiger en persoonlijke gegevens.

Handtekening van de verzekerde

Als de Medigap info is opgenomen in sectie 9, wordt de verzekerde verondersteld de betaling te autoriseren door te ondertekenen in deze sectie. Een handtekening in het dossier is het meest geschikt voor deze rubriek.

Date of Illness

Wanneer is de patiënt ziek geworden? De rekeninghouder moet de exacte datum van ziekte, zwangerschap of aandoening invullen.

Andere data

Vul deze informatie in als de vakjes 10b en 10c zijn aangevinkt. Gebruik een 6-cijferig of 8-cijferig cijfer om de datum van een verwante aandoening van de patiënt in te vullen.

Datum van arbeidsongeschiktheid

Vul in deze rubriek de datum in waarop de patiënt niet in staat was om in het huidige beroep te werken. Deze rubriek is van toepassing als de patiënt werkloos is maar niet in staat om te werken.

Naam van de verwijzende arts

Deze rubriek is van toepassing als een andere arts de patiënt heeft verwezen. Voer de volledige naam, het ID-nummer en het NPI-nummer van de verwijzer in.

Hospitalisatiedata

Als de patiënt in het ziekenhuis werd opgenomen, voer dan de datum van de ziekenhuisopname in. U kunt de datum leeg laten als er geen ziekenhuisopname nodig was.

Additional Claim Information

De betaler moet de datum invoeren waarop de NPI van de arts de patiënt heeft gezien. De betaler kent de identificatiecode toe om de zorgverlener uniek te identificeren.

Outside Lab Charges

De rekeninghouder moet dit gedeelte invullen als hij diagnostische tests factureert. Markeer ‘ja’ als een andere partij dan de aanbieder de dienst aanbiedt.

Diagnoseconditie van de patiënt

Alle zorgaanbieders, met uitzondering van ambulancediensten, moeten de diagnosespecificiteit van een patiënt invoeren met behulp van speciale codes. De codes moeten nauwkeurig en correct zijn.

Medicare Resubmission Code

Voeg het oorspronkelijke referentienummer in in geval van opnieuw ingediende declaraties. Deze rubriek is niet van toepassing bij oorspronkelijke indiening van claims. Laat deze sectie leeg voor Medicare

Prior Authorization Number

Als voor de medische procedures goedkeuring van het QIO vereist is, voert u het QIO-nummer voor voorafgaande toestemming in. Als het om een hulpmiddel voor onderzoek gaat, voert u het 7-cijferige IDE-nummer in. Voor ambulancediensten, vermeld de 5-cijferige postcode van het ophaalpunt.

Details of Service

In dit gedeelte moet de rekeninghouder het volgende vermelden;

• Data van de dienst
• Plaats van dienst
• Diensten of procedures
• Geldbedrag
• Diagnosewijzer
• Eenheden/dagen van de dienst

De bovenstaande rubrieken zijn niet van toepassing op pneumokokken- of griepvaccinatie.

Federaal Belastingnummer

Voeg de gegevens in van de leverancier van de dienst (EIN of SSN). Dit is het unieke nummer dat wordt gebruikt voor het aangeven van belastingen.

Patiëntnummer

Voeg het nummer van de patiënt in dat door de dienstverlener is verstrekt. Dit deel is niet verplicht, omdat het de dienstverlener helpt de patiënt te identificeren.

27. Accepteer toewijzing

Vink het juiste vakje aan om akkoord te gaan met de voordelen van de toewijzing. Onder de toewijzingsvoordelen vallen onder meer de volgende diensten:

• Laboratoriumdiensten
• chirurgische diensten
• Ambulancediensten

Voeg de opties aan die alleen op uw geval van toepassing zijn.

Totale kosten van de diensten

De rekeninghouder dient de kosten van de diensten in te voeren. Verzekeraars eisen realistische en niet overdreven kosten.

Betaald bedrag

De rekeninghouder moet het betaalde bedrag voor de gedekte diensten invoeren. Kortingen zijn hierbij niet inbegrepen.

Balance Due

Laat dit gedeelte plank. Medicare heeft u niet nodig om deze sectie in te vullen.

Handtekening van de zorgverlener

De arts of niet-arts die de dienst aanbiedt, dient een handtekeningbestand in te vullen. De huidige data moeten volgen op de handtekening van de zorgverlener.

Facility Zip Code

Voeg de postcode in van de faciliteit van de arts. Dit geldt voor diensten die moeten worden betaald volgens het honorariumschema van de verstrekker.

Billing Provider NPI and Taxonomy

De facturer moet de NPI van de faciliteit invoeren. In deze sectie moet de aansteller zijn naam, adres, postcode en telefoonnummer invoeren. Dit is de laatste sectie en identificeert dat de verstrekker om betaling voor de verleende diensten verzoekt.

The Bottom Line

Zoals uit het bovenstaande blijkt, is het invullen van het HCFA-formulier geen gemakkelijke taak. Onervaren zorgverleners moeten professionele medische factureringshulp vragen om te voorkomen dat ze fouten maken en claims mislopen.

Als u op zoek bent naar medische factureringsdiensten, zorg er dan voor dat u offertes krijgt voor een betere vergelijking.

Mike Cynar On / HCFA, Medical Billing Outsourcing