Wat is een timesheet?

Een timesheet is een fysiek of virtueel hulpmiddel waarmee u uw gewerkte tijd kunt registreren en bijhouden. Dat betekent dat u als werkgever precies kunt zien hoeveel uur elke werknemer heeft gewerkt.

Timesheets werden vroeger ook wel urenboeken genoemd. Ze werden voor het eerst gebruikt in de 19e eeuw in de vorm van een papieren vel met daarop geschreven taken, werkdagen en werkuren. Werknemers stempelden ze door prikklokmachines telkens als ze aankwamen of weggingen. Deze waren essentieel voor het bepalen van het loon van een werknemer.

Zo zag een urenstaat eruit, Metcalfe’s “Systems of cost accounting”, 1885.

Wat is het doel van een urenstaat?

In een werkomgeving worden ze vooral gebruikt voor salarisadministratie, human resource management en boekhouding. Timesheets werken als een database die alle benodigde tijdregistraties bevat voor werkgevers om werknemers eerlijk te betalen. Ze leveren ook het bewijs van uw werk als u nog geen andere soortgelijke oplossing hebt.

U kunt timesheets ook gebruiken in projectbeheer. Als u weet hoeveel tijd uw team aan taken besteedt, kunt u problemen met tijdbeheer signaleren en uw manier van werken verbeteren.

In combinatie met andere methoden en hulpmiddelen vergroten timesheets de transparantie. Meer mensen zullen zien hoe lang je hebt gewerkt, hoeveel pauzes je hebt genomen, en wanneer je een vrije dag hebt genomen. In het geval van virtuele urenstaten, zoals projectmanagementtools of tijdregistratiesoftware, kunnen projectmanagers zien waar de anderen aan hebben gewerkt en hoe lang.

Door de exacte uren te tellen die aan taken zijn besteed, berekent u ook de kosten van het project, de mate van betrokkenheid van uw werknemers en hoeveel middelen u nodig zult hebben.

Met online tools kunt u tijd toevoegen aan een specifiek project of een specifieke taak:

Tijd in bulk toevoegen in Paymo

Werknemers kunnen ze zelfs gebruiken om hun productiviteit te verbeteren. Ze kunnen precies zien hoeveel uur ze aan een taak hebben besteed en visualiseren hoe ze hun tijd dagelijks hebben besteed.

Verhoogde transparantie en objectieve gegevens kunnen u helpen het vertrouwen van uw werknemers te winnen. Ze zullen zich niet langer afvragen of de anderen evenveel werken als zij of dat managers hen minder betalen dan ze verdienen.

Een van de belangrijkste voordelen van timesheets en de reden voor hun wijdverbreide gebruik is het feit dat ze alle werknemers in staat stellen om gelijke uren te werken.

Voor typische 8-uursroosters zal het verplicht zijn voor alle werknemers om dagelijkse uren toe te voegen die overeenkomen met die drempel. Idealiter, iedereen gaat werken voor exact dezelfde periode van tijd als de andere teamleden.

Bedrijven kunnen profiteren omdat managers krijgen een overzicht van waar hun geld naartoe gaat en hoe ze verdelen uitgaven. Als gevolg daarvan kunnen ze de kosten verlagen of stoppen met het investeren van geld in gebieden waar het economisch niet zinvol is en deze middelen ombuigen naar meer winstgevende activiteiten.

Over naar het belang van tijd voor de salarisadministratie en boekhouding. Als je betaald krijgt op basis van factureerbare uren, zal een urenstaat je eerste bewijsstuk zijn dat je kunt laten zien om je inkomsten te rechtvaardigen. Freelancers en uurwerkers kunnen deze timesheets gebruiken om hun eerdere tijdregistraties met elkaar te vergelijken of om realistische schattingen te maken voor toekomstige projecten.

Digitale versus papieren timesheets

Vergeleken met papieren timesheets, met cloud-gebaseerde online tools heb je minder kans om gegevens te verliezen.

Houd je je bezig met al die papieren? De meeste slaan uw gegevens jarenlang veilig op servers of in de cloud op en kunnen zelfs het doorzoeken van alle rommel vergemakkelijken.

Geloof het of niet, sommige bedrijven gebruiken nog steeds papieren timesheets. Dit komt omdat fysieke urenstaten hun voordelen hebben, zoals het besparen van kosten en het eenvoudig houden van het hele proces.

Het nadeel is echter dat werknemers deze timesheets waarschijnlijk kwijtraken en dus geen bewijs van hun werk hebben om aan hun leidinggevenden te laten zien. Bovendien is het veel moeilijker om gearchiveerde timesheets te doorzoeken dan met software. De laatste sorteert alle documenten op basis van uw voorkeuren, zodat u sneller vindt wat u nodig hebt.

Het koppelen van elektronische urenstaten aan geavanceerde projectbeheer- of factureringstools kan het werk van de managers verlichten. Deze maken archivering, rapportage en facturering gemakkelijker door middel van geautomatiseerde tools en processen.

Online timesheets kunt u ook de uren van uw werknemer in real time zien zonder te hoeven wachten op de papieren documenten om door de HR-afdeling te gaan totdat ze eindelijk bij u terechtkomen. Op deze manier snijdt u veel van de nutteloze tijd die wordt verspild als ze van de ene afdeling naar de andere gaan.

Het belangrijkste voordeel van digitale timesheets is dat ze meestal worden geleverd met een oplossing voor tijdregistratie. Hiermee kunnen werknemers de exacte uren bijhouden die ze aan specifieke taken of projecten besteden, waardoor het hele tijdregistratieproces eenvoudiger wordt.

Sommige tools zetten uw gewerkte uren automatisch om in timesheets en rapporten. Dit zal u helpen tijd te besparen op organisatorische taken en meer aandacht te besteden aan wat op de lange termijn belangrijk is voor uw project.

Op dezelfde manier zullen de beste tijdregistratietools de tijdlogboeken die met hun stopwatch zijn gevolgd, onmiddellijk in uw timesheet toevoegen. In het geval dat u bang bent dat u vergeet de tijdhorloge te starten en te stoppen, kunt u tijd handmatig of in bulk toevoegen. Deze twee oplossingen voor tijdregistratie zijn echter niet zo nauwkeurig als het gaat om het schatten van de gewerkte uren als het bijhouden van de tijd in real time met behulp van een stopwatch is.

Het kiezen van een optie hangt af van hoe bereid je bent om te investeren in een digitaal systeem of als je gewoon wilt vasthouden aan het klassieke, op papier gebaseerde proces. Houd rekening met de behoeften van uw team en de bestaande HR-systemen. Voor nauwkeurige resultaten test u beide opties een maand lang om te zien welke bij uw organisatie past.

Bedenk of u een eenvoudige timesheet wilt om u te helpen bij het berekenen van salarissen of een complete oplossing om uw tijd te registreren en te controleren. Voordat u een van deze implementeert, bedenk dan of u het intern gaat gebruiken of om urenstaten naar uw klanten te sturen.

De kenmerken van uw team zijn ook belangrijk. Sommige van uw werknemers kunnen op afstand werken. Als ze buiten kantoor zijn, hebben ze niet zo gemakkelijk toegang tot uw papieren. Als u geen virtuele timesheets gebruikt, zult u ze per post moeten versturen of een aparte oplossing voor deze werknemers moeten bedenken.

Aan de andere kant, als uw team klein is, hebt u misschien niet eens een oplossing met veel functies nodig. Een eenvoudige tool kan het werk voor u doen. Maar als uw bedrijf groeit, zult u het gebruik van urenstaten en andere hulpmiddelen moeten heroverwegen. Deze zullen u helpen efficiënter te werken en de toegenomen werkdruk aan te kunnen.

Hoe werkt een timesheet?

Bedrijven vragen werknemers om timesheets te gebruiken om de tijd die ze op en buiten het werk doorbrengen bij te houden. Werkgevers kunnen timesheets goedkeuren of om bewijs vragen om te zien of een werknemer de toegevoegde tijd productief heeft besteed.

De hele procedure is heel eenvoudig. Werknemers voegen hun exacte werktijd, pauzes of vakantiedagen toe voor elke dag van de week. De gegevens worden vervolgens naar de HR-managers gestuurd of in het systeem geregistreerd in het geval van softwaretools. Ten slotte worden ze toegevoegd aan het archief of krijgen ze de goedkeuring van de managers van de werknemers voordat ze worden opgeslagen.

De meeste bedrijven vertellen u precies wanneer en hoe u uw timesheet moet invullen. Daartoe maken ze timesheet-beleidsregels. Deze documenten bevatten de informatie die u nodig hebt, waaronder welk hulpmiddel u geacht wordt te gebruiken, hoe uw tijd wordt gecontroleerd en wanneer u de timesheets moet verzenden. Uw bedrijf kan bijvoorbeeld willen dat u uw urenstaat aan het einde van elke dag of aan het einde van een volledige werkweek invult.

Het hebben van de plicht om op regelmatige basis werktijd toe te voegen, verhoogt de werkverantwoordelijkheid. Werknemers zijn verantwoordelijk voor het toevoegen en controleren van hun eigen tijd. Dit voorkomt dat mensen tijd verspillen, omdat u hen kunt vragen het werk te valideren dat zij beweren te hebben voltooid. Op deze manier zullen ze minder snel tijd verspillen aan niet-productieve activiteiten.

Hier ziet u hoe de wekelijkse urenstaat van een digitaal marketingteamlid eruit zou kunnen zien:

In ons voorbeeld werkt het teamlid aan zowel korte- als langlopende taken van drie verschillende projecten. We hebben het klassieke geval genomen van een algemene 9-tot-6-werkdag met een pauze van een uur. Merk op hoe sommige dagen zijn gewijd aan één project, terwijl tijdens de andere dagen de activiteiten zijn verdeeld op basis van prioriteit of eisen van de klant.

Ik weet nu wat timesheets zijn en hoe ik er voordeel uit kan halen, maar wanneer moet ik ze gebruiken?

Als u niet zeker weet hoe vaak u een timesheet moet gebruiken, denk dan aan de behoeften van uw bedrijf. Meestal gebruiken organisaties urenstaten voor de salarisadministratie. Dit betekent dat ze de urenstaat eigenlijk maar één keer per maand nodig hebben. Maar werknemers zouden zich na zo’n lange tijd niet meer kunnen herinneren wat ze elke dag hebben gedaan. Daarom zijn er ruwweg vijf soorten timesheets waaruit u kunt kiezen:

• Dagelijkse timesheets – werknemers loggen hun tijd aan het begin en einde van elke werkdag
• Wekelijkse timesheets – werknemers loggen hun tijd voor alle vijf werkdagen aan het einde van elke week
• Tweewekelijkse timesheets – werknemers sturen hun werkuren elke twee weken op een specifieke dag in
• Maandelijkse timesheets – werknemers sturen hun timesheets elke maand op een door u gekozen datum
• Semi-maandelijkse timesheets – werknemers kunnen hun timesheets twee keer per maand versturen

Als u aarzelt om timesheets in uw organisatie in te voeren, bedenk dan dat het gebruik ervan niet ingewikkeld hoeft te zijn. Online apps maken het zelfs gemakkelijker om werktijd toe te voegen als hun interface eenvoudig is en ze worden geleverd met instructiegidsen of video’s. De overstap van papieren naar virtuele urenstaten zou niet moeilijk moeten zijn als u alle tools test die aan uw behoeften voldoen.

Vond u dit artikel nuttig? Verspreid de kennis en deel het met uw teamgenoten en volgers.