Het tickler-bestand is een geheugensteuntje naast uw gewone agenda en planningsysteem. Hoewel er verschillende soorten tickler-bestanden zijn, is het meest bekende (grotendeels dankzij David Allen’s Getting Things Done en Merlin Mann’s 43 Folders) het 43-mappen systeem, met 31 genummerde “dag” mappen en 12 gelabeld met de maanden van het jaar.
Het idee is vrij eenvoudig: alles wat u moet worden herinnerd aan op een toekomstige datum gaat in uw tickler-bestand. Elke ochtend wordt de map van die dag uitgetrokken en de inhoud in uw inbox geplaatst, en wat u daar dagen, weken of maanden eerder hebt geplaatst, is direct bij de hand wanneer u het nodig hebt.
De 43-mapconfiguratie maakt het mogelijk – gemakkelijk zelfs – om herinneringen tot een jaar van tevoren in te stellen. Elke genummerde map staat voor een dag van de maand. Daarachter staan alle mappen met het label van de maand, met de map van de volgende maand ervoor. Dus, omdat het vandaag 5 september is, zou je vooraan map 5 zien, gevolgd door 6-31, dan oktober tot en met volgend jaar september. Wanneer ik de map van vandaag leegmaak, plaats ik hem achteraan de genummerde mappen, zodat “6” klaar staat om morgen te worden uitgetrokken.
Aan het eind van de maand wordt de map van oktober geopend en de inhoud in de juiste genummerde dagen geplaatst, en de geleegde map wordt achteraan de maanden geplaatst. Zo ontstaat een voortschrijdende cyclus van mappen, waarin elke ochtend de map met de inhoud van die dag wordt gepresenteerd.
Wat er in de mappen gaat is aan u, maar alles wat gedateerd is, is duidelijk een goede kandidaat: rekeningen, facturen, gedateerd materiaal om te versturen, concert- en showkaartjes, reisdocumenten, enzovoort. Andere items waarvan u weet dat u ze op een bepaalde dag nodig hebt, kunnen ook worden toegevoegd, zoals uw paspoort op de dag dat u het land uitvliegt, of uw chequeboek voor de dag waarop u rekeningen betaalt.
Terugkerende gebeurtenissen waaraan u uzelf wilt herinneren – zoals het water geven van de planten om de drie dagen – kunnen op indexkaarten worden geschreven. U leegt uw map in uw inbox, verwerkt de inbox, ziet de herinnering, geeft de planten water, en plaatst de kaart in wat de datum drie dagen later zal zijn.
Sommige mensen gebruiken het tickler-bestand als een “uit” van hun inbox. Dat wil zeggen, als ze aan het eind van de dag hun inbox nog niet leeg hebben, gaat alles in de ticker van morgen. Ik ben hier geen groot voorstander van, maar ik veronderstel dat het hen enige psychologische voldoening geeft om aan het eind van de dag te vertrekken met een lege inbox.
Het moeilijkste deel aan het gebruik van een tickler-bestand is het daadwerkelijk beginnen te gebruiken. Het kan een tijdje duren voordat u er een gewoonte van maakt om dingen in een verzamelbestand te plaatsen en ze er vervolgens elke dag weer uit te halen. Misschien moet u zelfs doen wat ik deed toen ik voor het eerst een verzamelmap begon te gebruiken: een herinnering instellen voor uw herinneringen! Dat wil zeggen, ik zette een “check tickler file” taak in Outlook en stelde het in om elke ochtend terug te komen. Elke ochtend vergat ik het, totdat de melding verscheen om me eraan te herinneren.
Uiteindelijk wordt het gebruik van het aankruisbestand echter een gewoonte. Naarmate u er meer en meer zaken in opneemt, zult u het steeds vaker controleren, en naarmate u het meer en meer controleert, zult u ook steeds vaker zaken erin opbergen. De twee gewoonten versterken elkaar, dus na een tijdje bereik je een “kritische massa” en de vergeetachtigheid houdt op een probleem te zijn.
Om daar te komen, helpt het echt om je tickler-bestand ergens in het zicht te houden (zonder in de weg te zitten). Bureaublad archiefdozen zijn perfect voor dit – over het algemeen minder dan 12 “/30cm diep, ze nemen niet veel ruimte in beslag, ze komen in een verscheidenheid van aantrekkelijke (en, ik geef toe, niet zo aantrekkelijk) ontwerpen, en hun open top betekent dat er niet de minste belemmering is om het bestand van vandaag eruit te halen.
Consequent gebruikt, kan een tickler-bestand een belangrijk onderdeel worden van uw “buitenboordbrein”, dingen voor u opduiken wanneer u ze nodig hebt, en het uit de weg houden wanneer u dat niet doet. In de hightech wereld van vandaag is het zelfs een beetje geruststellend: eenvoudig, beslist low-tech, en effectief.
Bonustip: Dit is een tip die ik hier tegenkwam, en hij is zo goed dat ik hem wel moest opnemen. De standaard 43-folders setup geeft u data, maar niet de namen van de dagen, die kan verwarrend zijn. Gebruik paperclips, gelabeld met de dagen van de week en vastgeklemd aan de bovenkant van de 7 voorste mappen, om de dagen te identificeren. Als je elke map verwijdert en naar achteren schuift, plaats je de clip op de map na de laatste met een binderclip. Briljant!