Project Cost Estimation and Budgeting in Project Management

De kosten van het project kunnen worden geschat op basis van verschillende procesbronnen (Voorbeelden hieronder)

• Creëren Work Breakdown Structure (WBS)
• Ontwikkelen Schema
• Planning human resources
• Identificeren van risico’s

De inputs van kostenbeheer omvatten,

• Projectmanagementplan
• Projecthandvest
• Ondernemingsomgevingsfactoren
• Organisatorische procesactiva

Terwijl de output hiervan

• Costmanagementplan is.

Het maken van ramingen en kostenberekeningen voor projecten is een uiterst cruciaal onderdeel van elk projectbeheer. Bij de berekening van de projectbegroting wordt met verschillende zaken rekening gehouden, zoals arbeidskosten, de aanschaf van de benodigde apparatuur, materiaalkosten, enz.

Wat is Project Cost Estimation?

Project Cost Estimation wordt gedefinieerd als het proces van het benaderen van de totale uitgaven van het project. De nauwkeurigheid van de kostenraming en budgettering in projectmanagement hangt af van de nauwkeurigheid en de details van de reikwijdte van het project, dat is de scope baseline. Het toepassingsgebied bepaalt ook eventuele beperkingen zoals datum, middelen of budget. Het risicoregister zal helpen bij het berekenen van de raming van soorten kosten, de uitgaven gemaakt achter de voorwaardelijke actie en de uitgaven gemaakt om risico’s op te vangen.

Om de kosten van een project te schatten, moet u de verschillende kostensoorten indelen in categorieën zoals

• Loonkosten
• Kosten van uitrusting
• Kosten van benodigdheden
• Reiskosten
• Opleidingskosten
• Overheadkosten, enz.

Technieken die gebruikt worden om projectkosten te schatten

Er zijn enkele technieken die gebruikt worden om een projectkost te schatten zoals: Expert Judgement, Driepuntsschatting, Reserve-analyse en Kosten van Kwaliteit.

Hoewel, om projectkosten te schatten, formeel zijn er weinig hoofdmethoden (technieken) die als volgt worden gebruikt:

Analogous Estimating

Deze ramingstechniek is gebaseerd op expert judgments en informatie op basis van soortgelijke eerdere projecten. Waar eerder gedaan soortgelijke project kosten worden beschouwd met plus of min van 20% voor bestaande project.

Parametrisch schatten

Gegevens of gegevens uit het verleden worden gebruikt om de kosten voor het huidige project te schatten.

Bottom-up estimating

Als je eenmaal de scope van het project hebt bepaald, is dit de meest betrouwbare vorm van techniek. In deze techniek, gebaseerd op WBS, schat je de kosten voor elke resource of deliverables.

Zo zijn er ook andere methoden (technieken) die nuttig kunnen zijn voor het schatten van de kosten, zoals PERT-schatting, vendor bid analyse, enz.

Project Budget Planning

Het belangrijkste doel van deze activiteit is het toewijzen en autoriseren van de monetaire middelen die nodig zijn om het project te voltooien. De belangrijkste output voor het bepalen van het budget omvat de kosten-prestatie basislijn. Hierin wordt niet alleen gespecificeerd welke kosten zullen worden gemaakt, maar ook wanneer kosten zullen worden gemaakt. De input voor het bepalen van het budget omvat de volgende Project management budgetteringsmethoden:

• Activiteitskostenramingen
• Basis voor ramingen
• Scope baseline
• Project Schedule
• Resource calendars
• Contracts
• Organizational process assets

De output van dit proces is

• Cost performance baseline
• Project funding requirements
• Project document updates

De projectbudgettering wordt parallel aan het projectplanningsproces uitgevoerd. Het is sterk afhankelijk van drie componenten –

• Kostenraming
• Taakduur
• Toegewezen middelen

Tijdens projectbudgettering en -kostenberekening communiceert de projectmanager met verschillende mensen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de werkinspanningen en voor het ramen van de projectkosten.

Hij zal gebruik maken van verschillende projectvooruitzichten, zoals de work breakdown structure van het project, de kostenramingen, historische gegevens en registraties, informatie over middelen, en beleid.

Zonder risicobeoordeling is het budgetteringsproces niet voltooid. Bij het risicobeoordelingsproces wordt rekening gehouden met factoren als tijdsgebrek, beschikbaarheid van middelen, ervaring van het ontwikkelingsteam, de gebruikte technologie, enz. De risicobeoordeling kan een bedrag tussen 25 en 30 procent van de totale projectkosten zijn.

Project Quality Management Plan

De kwaliteitsmanagement proces groep bestaat uit drie processen,

Plan Quality

Plan Quality proces omvat het identificeren van welke standaard kwaliteit relevant zijn voor het project en hoe te voldoen aan hen. Het omvat ook het identificeren van kwaliteit metrieken en standaard maatregelen voor project processen, naleving van de regelgeving eisen, functionaliteit van het product, documentatie, enz.

De input van het plan kwaliteitsmanagement omvat

• Projectmanagementplan
• Stakeholderregister
• Risicoregister
• Eisendocumentatie
• Ondernemingsomgevingsfactoren
• Organisatorische procesactiva

De output voor het kwaliteitsmanagement is

• Kwaliteitsmanagementplan
• Procesverbeteringsplan
• Kwaliteitsmetrieken
• Kwaliteitschecklists
• Updates projectdocumenten

Kwaliteitsborging

Deze fase omvat hoofdzakelijk twee activiteiten, ten eerste het analyseren van de projectkwaliteit en het verbeteren van de projectkwaliteit. Het is een proces van auditing van de kwaliteitseisen en de resultaten van de kwaliteitscontrole meting om ervoor te zorgen dat de kwaliteitsnorm wordt gehandhaafd gedurende het hele proces. De input hiervoor zal dezelfde zijn als de output van het kwaliteitsbeheerplan, terwijl de

output van dit proces

• Wijzigingsverzoek
• Projectbeheerplan

zal zijn

• Updates projectdocumenten
• Organization process assets updates

Quality Control

Dit zal worden uitgevoerd om de kwaliteit gedurende de gehele levenscyclus van het project te controleren. Het definieert hoe de kwaliteitsnorm kan voldoen aan de gedefinieerde kwaliteitsnormen. De output van Quality Assurance zal de input zijn voor Quality Control. Terwijl de output

• Quality control measurements
• Validate changes
• Verified deliverables
• Work performance information
• Change request
• Project management plan
• Updates projectdocumenten
• Organizational process assets updates

Project Human Resource Management

HR management omvat het proces van het organiseren, beheren en leiden van het projectteam. Het bestaat uit de mensen met toegewezen rollen en verantwoordelijkheden voor het voltooien van het project. Het HR-management zal zich bezighouden met vier processen.

Ontwikkel human resource plan

In deze fase worden de projectrollen en verantwoordelijkheden vastgelegd, projectorganogrammen en het personeelsbeheersplan

De input hiervoor zal

• Projectbeheersplan
• Activiteitsvereisten voor middelen
• Ondernemingsomgevingsfactoren
• Organisatieproces activa

De output hiervan zal zijn

• Human resource management plan

Acquire project team

In deze fase wordt de beschikbaarheid van de menselijke hulpbronnen bevestigd en wordt het team verkregen dat nodig is om de projectactiviteiten te voltooien. De input voor deze fase zou de output van de vorige stap zijn. De output van deze fase zou zijn

• Toewijzing projectmedewerkers
• Resource kalenders
• Updates projectmanagementplan

Ontwikkelen projectteam

In deze fase ligt de nadruk op het verbeteren van de efficiëntie van het team, de interactie tussen teamleden en het verbeteren van de algehele team- en projectprestaties. De input voor deze fase zou de output van de vorige stap zijn. Terwijl de output voor deze fase zou zijn

• Team prestatiebeoordelingen
• Updates van omgevingsfactoren

Beheer projectteam

Dit proces omvat het bijhouden van de prestaties van teamleden, het oplossen van problemen, het geven van feedback en het managen van een team om de projectprestaties te optimaliseren. De input voor deze stap zou de output van de vorige stap zijn. Terwijl de output voor deze stap

• Wijzigingsverzoek
• Project management plan updates
• Project document updates
• Enterprise omgevingsfactoren updates
• Organizational process assets updates

Project Communicatie Management

Hier, Projectcommunicatie betekent niet verbaal met elkaar communiceren, maar projectgerelateerde informatie effectief overbrengen aan het projectteam, de stakeholder, projectmanagers, enz. Het moet gaan over risico-acties en beoordelingen, projectplannen, vergaderingsmanagement en acties, reviews en walk-throughs, enz.

Dit segment omvat voornamelijk vijf gebieden

Communiceren met Stakeholders

Het is het proces van het ontwikkelen van een aanpak om efficiënt te communiceren met belanghebbenden en het begrijpen van hun eisen. De input hiervoor zou zijn

• Projectmanagementplan
• Stakeholderregister
• Organisatorische omgevingsfactoren
• Organisatorische procesactiva

Terwijl de output hiervoor zal zijn

• Communicatie management plan
• Project documenten updates

Manage Communications

Het is het proces van opslaan, distribueren, verzamelen, en ophalen van projectinformatie in overeenstemming met een communicatieplan. De input van deze fase zou zijn

• Organisatorische omgevingsfactoren
• Organisatorische procesactiva
• Werkprestatierapporten
• Communicatiebeheerplan

Terwijl de output zou zijn

• Projectcommunicatie
• Project management plan updates
• Project documenten updates
• Organizational process assets updates

Control Communications

Het is het proces van het controleren en bewaken van de communicatie gedurende de gehele levenscyclus van het project. De input voor deze fase zou

• Projectmanagementplan
• Projectcommunicatie
• Issuelogboek
• Werkprestatiegegevens
• Organizational process assets

Wel zou de output van deze fase

• Werk prestatie-informatie
• Wijzigingsverzoeken
• Updates projectmanagementplan
• Updates projectdocumenten
• Organisatieprocesupdates

Samenvatting

Costmanagement is het proces van het plannen en effectief beheersen van de projectkosten. Kostenbudgettering in projectmanagement helpt u bij het registreren en volgen van de uitgaven die na het project worden gedaan.

Om ervoor te zorgen dat uw project wordt voltooid in een bepaalde tijdlijn en budget, zullen we zien welke risicofactor moet worden beperkt in de volgende tutorial.

Project Cost Estimation and Budgeting wordt gedefinieerd als het proces van het benaderen van de totale uitgaven van het project.