Organiseer je eigen clubavond met deze 9-stappengids voor muziekpromotors

Clubpromotors zijn in veel opzichten het vlees en de botten van het nachtleven. Zij zijn het brein achter je favoriete uitgaansavonden, velen duwen de clubcultuur vooruit door een platform te bieden aan de beste dj’s en nieuwe talenten uit de scene. Maar beginnen is geen sinecure – in een klimaat dat gekenmerkt wordt door concurrentie en het verlies van zalen, brengt het organiseren van feesten een aantal uitdagingen en risico’s met zich mee.

Om hier meer over te weten te komen, horen we van drie promotors die feesten organiseren in het Verenigd Koninkrijk: Tom Hoyle, die aan het hoofd staat van het Bristol bass conglomeraat The Blast; Breakwave, wiens avond Meine Nacht geheime en ongebruikelijke locaties in Liverpool inneemt; en Lukas Wigflex, hoofd van de gelijknamige en langlopende clubavond in Nottingham – en binnenkort festival – Wigflex. Met tientallen jaren ervaring in verschillende soorten avonden, verspreid over het dansmuziekspectrum, nemen ze alles door wat je moet weten over het organiseren van je eigen clubavond vanuit het niets.

Vind je niche

Voordat je begint, zoek uit waar de gaten in de markt zitten, en wat je kunt bieden dat je feest onderscheidend maakt:

Tom Hoyle: We hadden een groep vrienden die allemaal in waren voor verschillende muziek, maar er waren niet veel clubavonden in die tijd die tegemoet kwamen aan het publiek dat meerdere genres wilde horen op één evenement. In een willekeurig weekend moesten we meestal kiezen tussen een selectie van avonden, die elk slechts aan de smaak van een deel van de groep beantwoordden. Dus dachten we waarom niet alles samenbrengen.

Breakwave: Ik wilde iets beginnen dat zou opvallen en mijn nacht zou onderscheiden van wat er al bestond in Liverpool. Op dat moment was er geen bestaand feest dat tussen locaties heen en weer sprong, zeker niets dat buiten de ‘club’-omgeving plaatsvond voor zover ik wist in Liverpool. Ik had nooit gedacht dat het zou lukken, maar drie jaar later staat Meine Nacht aan de top van het Liverpoolse nachtleven.

Zorg voor een locatie die werkt voor jou en je avond

Het vinden van de juiste locatie komt met zijn eigen uitdagingen: het vinden van de juiste locatie, het geluidssysteem, alles voor een prijs die je kunt betalen. Eén advies is om op een veilige, kleine locatie te beginnen en de basis goed te doen, en dan van daaruit verder te gaan:

Tom Hoyle: Begin klein en kies een locatie die je zelf leuk vindt en waar je vrienden graag naartoe zouden gaan. Het is veel beter om een kleine zaal vol te hebben en te laten vibreren dan te proberen een enorme ruimte te vullen en uiteindelijk halfvol te zitten. Het is ook veel minder riskant om klein te beginnen en op te werken naar grotere evenementen en grotere line-ups naarmate je meer ervaring opdoet.

Lukas Wigflex: Een groot ding waar ik altijd op zou letten is om clubs en ruimtes te gebruiken die dezelfde ethos delen als jij en die waarderen waar jouw feest om draait – buiten de aantallen die je binnenhaalt. Er zijn veel zaaleigenaren of managers die alleen maar snel geld willen verdienen en misbruik willen maken van beginnende promoters; probeer bij andere promoters uit te vinden hoe zij het vinden om mee te werken.

Maar wees ook niet bang om de vorm te doorbreken. Naast clubs kan het een uitdaging zijn om een avondje uit te organiseren op ongebruikelijke locaties – supermarkten, pakhuizen, noem maar op – maar de beloning is een aanpak waarmee je je onderscheidt van de rest:

Breakwave: Eigenaren van deze ruimtes zijn vaak moeilijk te overtuigen – de betreffende vastgoedeigenaren hebben niet altijd een artistieke visie. Het vergt vasthoudendheid om de relatie op te bouwen en veel vertrouwen tussen ons. Er zijn heel wat verborgen hindernissen te overwinnen, maandenlange planning voor elk evenement, wat zoveel moeilijker is dan naar een bestaande locatie te gaan die voor dat doel is gecreëerd. Maar ik denk dat het de moeite waard is, omdat het mijn publiek de kans biedt om artiesten die ze bewonderen van dichtbij te zien in een ruimte die ze waarschijnlijk nooit meer zullen bezoeken.

Lukas Wigflex: Ik ga elke nieuwe ruimte binnen met een open geest en probeer me voor te stellen dat het er pikzwart is met de rookmachine op 11, en of de mensen zich er op hun gemak zouden voelen om uit hun dak te gaan. Feedback van draaitafels is meestal de grootste uitdaging op het gebied van geluid, omdat de meeste doe-het-zelfplekken hier gewoon niet op berekend zijn. We hebben van alles gebruikt, van echte broodkolven tot pakken veenrol om hiermee om te gaan, en zijn tegenwoordig overgestapt op de MasterSounds TRBxM draaitafelisolatie-eenheden en Isonoe-voeten, en die werken uitstekend.

Als je eenmaal de juiste zaal hebt gevonden en alle techniek in huis hebt, hoe belangrijk is het dan om een goede kennis te hebben van luidsprekers, geluidssystemen en draaitafelopstellingen?

Lukas Wigflex: Ik zou zeggen dat het zeker helpt. Ik heb in de loop der jaren veel geleerd door er gewoon in ondergedompeld te zijn, dus ik denk dat als je maar leergierig bent en de waarde inziet van weten hoe alles werkt, je een goede start maakt. Puur praktisch gezien wil je zelf soundchecks kunnen doen om er zeker van te zijn dat alles klinkt zoals jij het wilt.

Boek de DJ’s, of stel je residents

Het kost tijd, moeite en een creatieve geest om voorop te blijven lopen met je boekingsbeleid. Zorg ervoor dat je de zaken fris en interessant houdt, terwijl je ook de nieuwkomers in de scene steunt:

Breakwave: Ik ben voortdurend op zoek naar nieuw en opkomend talent. Het is een mix van gevestigde artiesten en artiesten die doorbreken – dit is iets dat echt belangrijk voor me is en zal overheersen op het Meine Nacht platenlabel, dat in april 2019 wordt gelanceerd.

Het hebben van een rotatie van resident dj’s kan ook zowel helpen om je avond van de grond te krijgen, als de muzikale identiteit van de avond verder uit te bouwen:

Tom Hoyle: Het hebben van een sterk team van residents is op zo veel manieren van vitaal belang. Ze helpen de vibe op de evenementen op te bouwen, soms moeten ze spelen voor stille zalen of moeilijke menigten heel vroeg of heel laat in de nacht. Soms, als een hoofdact uitloopt, moeten zij invallen en het publiek op het hoogtepunt van de avond ophouden. Zij zijn eigenlijk ons support team, ons klankbord, en de ruggengraat van de nacht.

Lukas Wigflex: Geld spenderen aan een headliner en een evenement op Facebook zetten is niet altijd een garantie voor een succesvol feest. Toen we begonnen waren er alleen maar residents en rekenden we 99p aan de deur. Bouw iets solide met goede residents en een goed muziekbeleid en de rest zal volgen.

Maar ook, DJ als je een DJ bent. Het kan je niet alleen geld besparen, en je in staat stellen de muzikale richting van de avond van achter de decks te sturen, maar het kan ook helpen je eigen carrière te lanceren:

Breakwave: Het is zeker de perfecte gelegenheid geweest om mijn eigen DJ carrière te ontwikkelen. Het heeft geholpen om mijn naam daar te krijgen, het vergemakkelijken van een carrière in DJ’s in de UK en Europa, het verkrijgen van een residentie in 24 Kitchen Street in Liverpool, werk met de wil van Resident Advisor, Red Bull en nog veel meer, waar ik echt dankbaar voor ben.

Bouw iets solide met goede residents en een geweldig muziekbeleid en de rest zal volgen.

Bouw je merk

Stel de identiteit van je avond vast voordat je een publiek benadert, en houd het duidelijk en ongecompliceerd, zodat mensen weten wat je te bieden hebt:

Tom Hoyle: Ik denk niet dat je dingen te ingewikkeld moet maken of te slim moet proberen te zijn. Blijf bij de basis, zoals het samenstellen van een goede line-up en zorg ervoor dat je iets aanbiedt waar mensen ook echt naar toe willen komen.

Van Meine Nacht die hun avonden live-streamt tot Wigflex die mixtapes uitbrengt, er zijn genoeg dingen die je kunt doen buiten de evenementen om die je kunnen helpen je avond op te bouwen tot een merk – en je naam bekend te maken:

Breakwave: Ik heb mezelf in een week tijd live-streaming aangeleerd. Het was een extra laag voor het feest – degenen die er niet bij konden zijn konden het bekijken op YouTube. Ik heb ooit een ethernetkabel door een liftschacht in een café naar de top van een gebouw geleid waar ik een feest organiseerde om het evenement te livestreamen, en grappig genoeg werkte het.

Lukas Wigflex: Ik begon met het uitbrengen van mixtapes en een wekelijkse woensdagavond-sessie in een plaatselijke bar. Tegen de tijd dat we onze eerste clubavond organiseerden, hadden we al een goede reputatie voor het spelen van muziek die niemand anders op dat moment draaide en het gaf ons een beetje een aanhang.

Ken je publiek

Jouw publiek is je gemeenschap. Het is belangrijk om trouw te blijven aan je visie, maar je kunt steun voor je avond opbouwen door de mensen op de dansvloer te leren kennen en hoe je hen tegemoet kunt komen.

Lukas Wigflex: Ik denk dat sommige van de beste feesten degenen zijn die hun visie overbrengen op het publiek in plaats van alleen maar precies te leveren wat ze willen zien of verwachten. Er zijn genoeg grote clubs en instellingen die populaire artiesten pushen om grote menigten te trekken, maar ik denk dat het echt belangrijk is om muzikaal bij je leest te blijven en te doen waar je van houdt. Je publiek inspireren is alles.

Breakwave: Sommige clubavonden trekken een bepaald publiek aan op basis van line-up keuzes, maar bij mijn avond denk ik dat het een combinatie is van artiest, geheime aspect van het feest en de vibe die is gecreëerd door Meine Nacht volgers. Om een gemeenschap op te bouwen, moet je ervoor zorgen dat het een prettige comfortabele omgeving is. De sfeer is een belangrijke factor – daarom beperk ik de capaciteit van mijn feesten.

Wat echt belangrijk is, is om muzikaal bij de les te blijven en te doen waar je van houdt. Je publiek inspireren is alles.

Promoot je avond om bekendheid op te bouwen

De tijd dat flyeren en mond-tot-mondreclame de enige manieren waren om je feest bekendheid te geven ligt ver achter ons – sociale media heeft het spel veranderd, en het is nu waar je zowel het merk als een evenement op verschillende kanalen kunt verspreiden om verschillende doelgroepen te bereiken. Maar het is nog steeds een evenwichtsspel tussen de fysieke en digitale werelden:

Tom Hoyle: Instagram is tegenwoordig een fantastisch kanaal voor ons, zorg er gewoon voor dat je interessante en boeiende content post om mensen enthousiast te maken voor je evenement. Vergeet niet om ook aan fysieke promotie te denken, zoals posters en flyers op de juiste plaatsen. En het helpt altijd als je de mensen in de line-up het evenement kunt laten ondersteunen door erover te posten op hun sociale media en te helpen het evenement op te blazen. Meestal hebben de artiesten een goede aanhang van toegewijde fans, dus gebruik dit in je voordeel.

Lukas Wigflex: Vroeger deelden we flyers uit buiten clubs in Nottingham om 5 uur ’s ochtends in de regen, dus dat maakt dat ik de waarde van sociale media vandaag de dag waardeer – ook al wordt het gevoed door een hoop onzin. Maar er is maar zo veel dat kan doen. Mond-tot-mondreclame is heel belangrijk, maar het is ook goed om de dingen een beetje rustig te houden en ze organisch te laten groeien in plaats van supergestructureerde sociale promoties op te zetten.

Als het evenement er eenmaal is en klaar om te gaan, zijn er genoeg platforms die je kunt gebruiken om de kaartverkoop te stimuleren:

Tom Hoyle: Zorg ervoor dat je je evenement op zoveel mogelijk plaatsen online zet – alleen een Facebook-evenement opzetten is niet altijd genoeg!

Breakwave: Ik gebruik momenteel Resident Advisor en Skiddle. Die werken voor mij het beste, maar er zijn veel andere kanalen waar promotors gebruik van kunnen maken.

Ken je verantwoordelijkheden op de avond

Als de deuren eenmaal open zijn, is je werk nog lang niet gedaan. Van het coördineren met het zaalpersoneel tot het verzorgen van de DJ’s, er is veel om in de gaten te houden:

Tom Hoyle: In een droomscenario zou je met een biertje aan de zijkant van het podium chillen en van de sets genieten. Maar in werkelijkheid zijn er een miljoen en één dingen waar je uiteindelijk op moet letten, of waar je mogelijk brandjes voor moet blussen. Voor de DJ’s zorgen is van vitaal belang, maar je moet ook letten op dingen als: hoe snel komen de mensen binnen? Hoe is het geluid? Lopen de verlichting en de visuals zoals gepland? Zijn er acts op de line-up die te laat komen door het verkeer? Zo ja, kunnen we de tijden van de set op het laatste moment nog veranderen? Is de zaalmanager tevreden met alles? Hoe zijn de geluidsniveaus buiten de locatie?

Lukas Wigflex: Er is maar zoveel dat je kunt controleren, dus zolang iedereen die op het feest werkt ook wil dat mensen een goede tijd hebben, is de kans groter dat je een goede avond hebt. Als je een geweldig team op de deur mensen lopen in met een glimlach op hun gezicht, en als de bar personeel zijn allemaal geluid mensen zijn blij gedurende de nacht. Agressieve of slonzige mensen meteen wegsturen is zo belangrijk – daar hebben wij geen tijd voor en iedereen met wie we werken ook niet.

En als de lichten van de club eenmaal aangaan, is je taak nog niet voorbij. Een clubavond afbreken, vooral die op niet-traditionele locaties, is hard werken:

Breakwave: de dj’s terugbrengen naar hun hotels, dan schoonmaken, heel veel schoonmaken. Ik heb toiletten, vloeren, muren, plafonds en allerlei industriële, vreemde en wonderlijke ruimtes schoongemaakt – soms lig ik pas om 12 uur de volgende dag na het feest in bed. Ik heb een trouwe geluidsman, John, die voor de geluidsinstallatie zorgt, soms moet hij alles nog dezelfde avond weghalen omdat ik de volgende ochtend de sleutels weer aan de huisbaas moet overhandigen.

Bouw voort op je eerste successen

Dus je hebt net een succesvol feest gegeven, maar hoe bouw je dit uit tot iets groters en stevigers? Zoals ze alle drie uitleggen, moet je bereid zijn om je door de tegenslagen, de verliezen en andere uitdagingen heen te werken:

Breakwave: Ik zou adviseren om te proberen het merk op te bouwen, denk out of the box, budget zorgvuldig, push jezelf en vooral plezier hebben, dat is waar het allemaal om draait. Je moet een stap voor blijven; er zal altijd wel iets of iemand nieuw zijn, maar het is goed om mensen te inspireren, omdat het je helpt te groeien en je pusht om aan de top van het spel te blijven. Daag jezelf uit en wissel ideeën uit met andere mensen. Samenwerkingen zullen komen zodra je door de eerste opstartperiode heen bent.

Lukas Wigflex: Het belangrijkste wat ik heb geleerd is om gewoon door te gaan en tegenslagen niet het grotere plaatje te laten verpesten van wat je probeert te bereiken. Je zou verwachten dat bepaalde feesten echt succesvol zijn omdat de avonden zo leuk waren en de line-ups groot, maar dat betekent niet altijd dat ze ook financieel hebben gewerkt. Ik ben nu op het punt waar mijn belangrijkste doel is om elk feest beter te maken dan het vorige. Na verloop van tijd denk ik dat dat de enige manier is om ooit echt te groeien.

Denk out of the box, budget zorgvuldig, push jezelf en het belangrijkste plezier hebben – dat is waar het allemaal om draait.

Verlies niet uit het oog waarom je bent begonnen

Feesten organiseren is hard werken, dus het is belangrijk dat je drive om een club promoter te zijn uit een plaats van passie komt:

Breakwave: Ik ontmoet een stel geweldige mensen en praat over muziek en veel mensen sturen me hun eigen muziek. Het stimuleert samenwerking, kan je helpen met een beetje advies waar je naar op zoek was en ik heb vrienden gemaakt met veel mensen die ik nooit ontmoet zou hebben als de clubavond er niet was geweest. Het is een zware taak om in je eentje een feest te runnen, maar ik zou het niet doen als ik er niet van hield. De energie in de zaal is wat het de moeite waard maakt aan het eind van de avond.

Lukas Wigflex: Persoonlijk, de belangrijkste reden dat ik begon met promoten was om mezelf een optreden te geven. Het feit dat dit publiek door de jaren heen met mij is meegegroeid tot een punt waar ik kan spelen wat ik wil op mijn eigen terrein maakt me gelukkig. Het zien van een feest in volle gang, iedereen wijd open en glimlachend, is een prachtig ding.

Tom Hoyle: Ik ga niet liegen, soms kan het voelen als de ergste baan ooit. Als je de avond ervoor niet genoeg kaartjes hebt verkocht en je nu om 7 uur ’s ochtends moe, nuchter en blut je apparatuur aan het inpakken bent, lang nadat iedereen al naar huis is.

Maar aan de andere kant beleef je geweldige momenten als je evenement is uitverkocht, alles op rolletjes loopt, het er piekfijn uitziet en klinkt, en de headliner iets belachelijks laat horen en de hele zaal uit zijn dak gaat. Of wanneer mensen contact met ons opnemen en zeggen dat ze de beste avond van hun leven hebben gehad tijdens een van onze shows. Onlangs nam iemand contact met ons op met de vraag of we posters hadden van een heleboel oude shows waar hij was geweest toen hij studeerde aan de universiteit in Bristol. Hij wilde ze inlijsten om in zijn huis op te hangen, omdat ze hem herinnerden aan enkele van de beste jaren van zijn leven. Dat was een mooi bericht om te ontvangen en het herinnerde me eraan waarom ik zo lang ben blijven promoten.

Kijk naar toekomstige evenementen van The Blast op hun Facebook hier, en blijf op de hoogte van Meine Nacht’s feesten op hun Facebook hier. Wigflex zal op zondag 5 mei het eerste Wigflex City Festival organiseren. Voor tickets en meer informatie, klik hier.

Like Red Bull Music op Facebook en volg ons op Twitter via @RedBullMusicUK