Organisatiecommunicatie: 9 stappen voor een succesvolle strategie

Organisatiecommunicatie is een van de essentiële voorwaarden voor het opbouwen van een succesvol bedrijf. De invloed ervan op de betrokkenheid van werknemers, de samenwerking, het vertrouwen op de werkplek en de ervaring van werknemers maakt communicatie tot een belangrijk onderdeel van elke werkomgevingstrategie.

📚Download ons eBook “10 principes van moderne werknemerscommunicatie” en leer hoe u kunt communiceren met de moderne werknemer in het huidige digitale tijdperk.

In deze blog gaan we in op enkele van de belangrijkste voordelen van het opbouwen van een effectieve organisatiecommunicatie, evenals op de stappen die nodig zijn om een succesvolle organisatiecommunicatiestrategie te implementeren.

Wat is organisatiecommunicatie?

Organisatiecommunicatie omvat formele en informele communicatie in een organisatie, inclusief communicatie tussen werknemers en communicatie tussen werknemer en manager.

We kunnen organisatiecommunicatie onderverdelen in 4 hoofdtypen:

Formele communicatie

Formeel, duidelijk en specifiek zijn is een geweldige manier om te zorgen voor een goede informatiestroom op de werkplek. Met formele communicatie is iedereen op de hoogte van en afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen.

Dit soort communicatie is ook nodig om aan wettelijke eisen te voldoen. Zo moeten werkafspraken en veiligheidsregels en -richtlijnen op een formele manier aan de werknemers worden gecommuniceerd (e-mails, gedrukte documenten).

Informele communicatie

Zoals u misschien al had geraden, is dit type communicatie het tegenovergestelde van formele communicatie. Het is ook bekend als “grapevine communicatie”. In essentie omvat het dialogen, chats, telefoongesprekken en de “waterkoeler gesprekken” die meestal plaatsvinden in de buurt van het koffiezetapparaat die niet afhankelijk zijn van enige formaliteiten.

Een van de top voordelen van informele communicatie is het feit dat het een snellere manier van het delen van informatie op de werkplek. Het helpt ook bij het delen en ontwikkelen van nieuwe ideeën om zowel producten als interne of externe processen te verbeteren. Het zou u verbazen hoeveel innovatie-ideeën zijn begonnen met een praatje naast de koffieautomaat!

Horizontale communicatie

Deze vorm van organisatiecommunicatie vindt plaats tussen teams, groepen of individuen die zich op hetzelfde hiërarchische niveau bevinden. Horizontale communicatie speelt een belangrijke rol bij het afbreken van silo’s en het verbeteren van afdelingsoverschrijdende samenwerking op de werkplek. Het speelt een cruciale rol bij het afstemmen van tech-, marketing- en verkoopteams en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit.

Verticale communicatie

De meest voorkomende vorm van communicatie binnen gestructureerde organisaties volgt een verticaal op-en-neer patroon. Het omvat communicatie tussen bedrijfsleiders, teamleiders en werknemers. Deze vorm van communicatie is essentieel op de werkvloer. Zonder verticale communicatie zou het niet mogelijk zijn om richtlijnen, feedback of ideeën te delen.

Over welk type communicatie we het ook hebben, communicatie op de werkplek is een essentieel managementonderdeel voor elke organisatie.

Enkele van de belangrijkste doelen van organisatorische communicatie is om werknemers bij te werken over nieuw beleid, crisiscommunicatie, het waarborgen van de veiligheid in de hele organisatie, het beheren van verandermanagement, digitale transformatie, fusies en overnames, evenals het geven en ontvangen van feedback van werknemers.

📚Lees verder: Verandermanagement: Definitie, Best Practices & Voorbeelden

Om succesvol te zijn, moeten organisaties beschikken over uitgebreide organisatorische communicatiestrategieën waarin werknemers zich geïnformeerd voelen over de belangrijke bedrijfsupdates en betrokken zijn bij de dagelijkse organisatiegesprekken.

15 Doelen van effectieve organisatiecommunicatie

Effectieve organisatiecommunicatie beïnvloedt organisatorisch succes op vele manieren. Enkele daarvan zijn:

1. Het creëren van een positieve werknemerservaring, het verhogen van het moreel van werknemers, tevredenheid en betrokkenheid.
2. Werknemers helpen de voorwaarden van hun dienstverband te begrijpen en hun betrokkenheid en loyaliteit te bevorderen.
3. Medewerkers aanmoedigen hun stem te laten horen, wat de tevredenheid van werknemers over hun werkgever aanzienlijk verbetert.
4. De kans op misverstanden en de verspreiding van verkeerde informatie op de werkplek helpen verminderen.
5. De communicatie tussen afdelingen en de samenwerking tussen werknemers verbeteren.
6. Werknemers helpen zich af te stemmen op de missie, visie en kernwaarden van het bedrijf.
7. Het stimuleren van een hogere betrokkenheid van medewerkers door hen te allen tijde op de hoogte te houden.
8. Het voor werknemers gemakkelijk maken om belangrijke en relevante informatie te vinden wanneer ze die nodig hebben.
9. Het stroomlijnen van de informatiestroom binnen de organisatie.
10. Verbetering van de productiviteit van de medewerkers door het elimineren van tijdverspilling bij het zoeken naar informatie en communicatie over irrelevante onderwerpen.
11. Het verbeteren van processen en procedures en uiteindelijk het creëren van grotere efficiëntie en kostenreducties.
12. Het opbouwen van betere relaties tussen werknemers en hun managers.
13. Verbetering van het vertrouwen op de werkplek.
14. Communicatie leuker maken.
15. Verbetering van de communicatie met werknemers zonder draad, op afstand en zonder bureau.

Check out the infographic below where we share some of the most important benefits of communication in the workplace 👇

Organizational Communication in COVID-19 Times

Organizational communication heeft een cruciale rol gespeeld tijdens de coronavirus pandemie. Meer dan ooit moesten werknemers tijdens de uitbraak gesteund en gehoord worden. Zij moesten namelijk plotseling hun werkgewoonten veranderen en zich on-the-fly aanpassen.

Terwijl sommigen van hen vóór de pandemie gewend waren thuis te werken, was deze werkregeling voor anderen volledig nieuw.

📚Lees verder: Remote Work: 20 Ways to Engage and Connect with Your Remote Employees

Niet alleen speelde organisatorische communicatie een sleutelrol in de ondersteuning van werknemers tijdens de pandemie, maar het speelde ook een cruciale rol in het zo soepel mogelijk laten draaien van bedrijven.

Toen de meeste operaties werden verstoord, deden IC-experts geweldig werk in het heroverwegen van hun communicatiestrategieën, zodat werknemers hun moreel en productiviteitsniveaus hoog konden houden.

Key Statistics on Organizational Communication During the Outbreak

De volgende statistieken benadrukken het belang van het hebben van een effectieve organisatorische communicatiestrategie op zijn plaats in tijden van crisis zoals de coronavirus pandemie:

• In het algemeen, 93% van de door The Institute for Public Relations en Peppercomm ondervraagde werknemers dat hun bedrijf de COVID-19 crisis effectief (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• 85% van de werknemers zegt het meest gemotiveerd te zijn wanneer het management regelmatig updates over bedrijfsnieuws biedt (Trade Press Services)
• 81% van de respondenten zei dat de communicatiefunctie ZEER betrokken was bij de interne communicatie (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Persoonlijke contactmomenten werden als de beste kanalen gezien om tijdens de uitbraak met werknemers te communiceren. Directe communicatie via supervisors/managers (61%) en één-op-éénone checkins (76%) werden gezien als “zeer effectieve” kanalen (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Slechts 42% van de werknemers is het er sterk mee eens dat de leiding hun organisatie effectief door de crisis leidt (Perceptyx)
• 54% van de HR-leiders gaf aan dat slechte technologie en/of infrastructuur voor werken op afstand de grootste belemmering is voor effectief telewerken in hun organisatie (Gartner)
• 15% van de door Willis Towers Watson ondervraagde bedrijven gaf aan dat de pandemie een negatief effect had op de productiviteit (Corporate Adviser)
• Uit een Brits onderzoek tijdens de pandemie bleek dat 73% van de respondenten van mening was dat ze efficiënter waren wanneer ze thuis werkten (Statistica)
• Voorbereidingen op de terugkeer naarDe voorbereidingen om weer aan het werk te gaan verkeren in een pril stadium: slechts 10% van de communicatiemanagers heeft een “uitgebreide” planning gemaakt. Specifieke veranderingen aan de fysieke werkomgeving zijn opgenomen in dit rapport (Peppercomm & The Institute for Public Relations)

📚Lees verder: De Ultieme COVID-19 Crisis Management Checklist voor Werkgevers

9 Stappen om een Succesvolle Organisatie Communicatie Strategie te creëren

Laten we nu de 9 cruciale stappen doornemen voor het creëren van een succesvolle organisatiecommunicatie strategie bij uw organisatie.

Als u haast heeft, bekijk dan de video hieronder 👇

Link uw organisatiecommunicatieplan aan uw bedrijfsstrategie

De meeste HR, interne communicatiestrategen en organisatieleiders zijn het erover eens dat het linken van organisatiecommunicatie aan hun bedrijfsstrategie essentieel is voor een effectieve en consistente bedrijfsvoering.

Toch hebben veel organisaties nog steeds geen intern communicatieplan en -strategie.

Om een effectieve communicatiestrategie voor de organisatie te ontwikkelen, zouden werkgevers moeten beginnen met de communicatie te koppelen aan hun algemene strategische plan, met inbegrip van de missie, visie en kernwaarden van de organisatie.

📚Lees verder: Bedrijfswaarden: Definition, Importance and Examples

Uw bedrijfsstrategie kan bijvoorbeeld zijn om de prestaties te verbeteren door het behoud van werknemers of de betrokkenheid van werknemers te vergroten.

Aangezien communicatie met werknemers hier een cruciale rol speelt, moet uw organisatiecommunicatiestrategie direct aan uw bedrijfsstrategie worden gekoppeld.

Begrijp uw publiek

Het identificeren van uw publiek is een belangrijke stap om de effectiviteit van uw organisatiecommunicatiestrategie te waarborgen.

Een van de belangrijkste oorzaken van ineffectieve organisatiecommunicatie is het feit dat werkgevers hun publiek niet segmenteren op basis van hun functierollen, afdelingen, locaties, interesses en voorkeuren.

Dientengevolge krijgen de meeste werknemers soortgelijke soort informatie, hoewel die informatie misschien helemaal niet relevant voor hen is.

Wat gebeurt er dan?

Zeer lage betrokkenheid en consumptiepercentages bij uw interne communicatiecontent.

Omdat dit iets is wat alle communicatoren proberen te elimineren en te vermijden, is het definiëren en begrijpen van uw interne doelgroepen een cruciale stap voor het ontwikkelen van een goede organisatiecommunicatiestrategie.

Betrek alle medewerkers

Organisatiecommunicatie is het proces waarbij alle medewerkers moeten worden betrokken en aan deelnemen.

De mentaliteit waarin communicatie voornamelijk bestaat uit het overbrengen van berichten aan werknemers over bedrijfskwesties, beleid en procedures, en bedrijfsupdates, is de verkeerde mentaliteit.

Communicatie op de werkplek mag nooit eenrichtingsverkeer zijn. Tweeweggesprekken daarentegen hebben een grote kracht om een gezonde werkcultuur te creëren en te ondersteunen. Luisteren naar problemen, vragen, opmerkingen, ideeën en zorgen van werknemers bouwt loyaliteit op en stimuleert de productiviteit van werknemers.

Aan het eind van de dag heeft iedereen in de organisatie een rol bij het bouwen van een organisatiecommunicatiestrategie die goed werkt:

1. CEO’s en senior managers zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het zetten van de toon en het vestigen van een geweldige organisatiecultuur. Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van deze leiders is het zorgen voor effectieve bedrijfsbrede communicatie.
2. De HR-professionals en andere mensenstrategen spelen ook een cruciale rol in organisatorische communicatie, vooral op de werkplek van vandaag, waar de verwachtingen, voorkeuren en behoeften van werknemers aanzienlijk zijn veranderd.
3. Managers en teamleiders zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse communicatie met hun werknemers.
4. Alle werknemers hebben de verantwoordelijkheid om hun stem te laten horen, hun zorgen en problemen te delen, feedback te geven en samen te werken met hun teamgenoten.

📚Lees verder: 8 Employee Engagement Statistics You Need to Know in 2020

Creëer boeiende en relevante content

Veel werknemers zijn helaas niet betrokken bij de interne content van hun bedrijf. Bovendien negeren veel werknemers berichten die hen via het intranet of e-mail van een bedrijf worden bezorgd.

Dit gebeurt meestal omdat de inhoud die aan hen wordt geleverd niet relevant is voor wat zij doen. Het versturen van een massanieuwsbrief aan alle werknemers in de hoop dat ze die zullen lezen, is tegenwoordig helemaal niet realistisch.

Een effectieve organisatiecommunicatiestrategie vereist veel meer dan dat. Aangezien IC-beoefenaars nu worden gezien als belangrijke strategische zakelijke partners, is hun nieuwe rol om hun spel te intensiveren door ervoor te zorgen dat de interne inhoud daadwerkelijk wordt geconsumeerd door werknemers.

Hoewel, inhoud en doelgroepsegmentatie, vooral in grote organisaties, is onmogelijk zonder de juiste werknemerscommunicatietools die communicatoren in staat stellen om meer boeiende inhoud te creëren en te distribueren naar de werknemers.

Distribueer uw content via de juiste kanalen

Nu, zelfs als u de juiste content klaar hebt en weet wie deze moet ontvangen, is er nog een belangrijke factor om te overwegen: de communicatiekanalen die u gaat gebruiken om uw content te distribueren.

Naarmate het aantal verschillende communicatiekanalen dat we op de werkplek gebruiken, voortdurend toeneemt, wordt het kiezen van de juiste kanalen een grote uitdaging voor communicatoren.

📚Lees verder: Top Communication Channels to Consider for Your Business

Intranets, e-mails, interne sociale media, private messaging-apps zoals Slack, het delen van documenten en projectmanagementtools zijn allemaal middelen voor interne communicatie in organisaties.

Daarom is dit communicatie-ecosysteem zeer complex geworden en moeilijk efficiënt te beheren.

Om deze reden wenden veel organisaties zich nu tot moderne oplossingen voor werknemerscommunicatie die hen in staat stellen om al hun organisatorische communicatiekanalen te verbinden tot één enkele plaats waar alle belangrijke informatie te allen tijde beschikbaar is voor alle werknemers.

Implementeer de juiste communicatietechnologie

Het kiezen van de juiste technologie voor werknemerscommunicatie kan uw organisatiecommunicatiestrategie echt naar een hoger niveau tillen.

Als u weet dat de betrokkenheid via uw huidige oplossingen, zoals intranetten, laag is, is dat waarschijnlijk het teken dat er iets moet worden veranderd.

Veel intranetten zijn nog steeds verouderd en sluiten niet aan bij de voorkeuren van werknemers als het gaat om de manier waarop zij zelfs in hun privéleven communiceren.

Daarom is de implementatie van mobile-first communicatieoplossingen voor werknemers geen optie meer, maar een must-have!

Als we weten dat de meerderheid van onze werkplekken wordt gevormd door Gen Z- en millennial-werknemers, weten we ook hoeveel tijd zij doorbrengen en communiceren via hun smartphones.

Daarom is de overstap naar mobile-first interne communicatie-oplossingen zoals Smarp gegarandeerd een transformatie van de manier waarop uw werkplek communiceert.

Meten van de resultaten

Weliswaar zijn de meeste organisaties het erover eens dat het meten en kwantificeren van resultaten van communicatieplannen noodzakelijk is, maar dit doel is moeilijk te bereiken.

Meer nog, 60% van de IC-beoefenaars meten nog steeds niet hun interne communicatie-inspanningen.

Het bijhouden en meten van interne communicatie-inspanningen is uiterst belangrijk om te begrijpen wat goed werkt en wat moet worden verbeterd.

Het verzamelen van deze gegevens kan u helpen vragen te beantwoorden als:

• Hoe betrokken zijn uw medewerkers bij uw interne inhoud?
• Hoe reageren ze op uw berichten?
• Welke communicatiekanalen zijn het beste om informatie te leveren?
• Welk type content vinden medewerkers het leukst?
• Welke medewerkers vinden informatie het leukst (vind ik leuk, deel ik, geef ik commentaar)?

Gebruik uw gegevens om uw communicatiestrategie te verbeteren

Als u eenmaal gegevens hebt verzameld en geanalyseerd, is het gemakkelijker om in de toekomst verbeteringen aan te brengen en betere beslissingen te nemen.

Als u zich bijvoorbeeld realiseert dat uw medewerkers het meest betrokken zijn bij video-inhoud, is dit het teken om meer van dergelijke inhoud te produceren.

Meer nog, video is echt het type content dat jongere generaties graag consumeren vanwege de eenvoud en het plezier ervan.

Een andere geweldige manier om gegevens te benutten, is te begrijpen wie uw interne beïnvloeders zijn om ze te belonen en ze tot uw merkambassadeurs te maken.

📚Lees verder: Top 5 Communicatievaardigheden en hoe ze te verbeteren

Met Smarp zijn bedrijven over de hele wereld erin geslaagd om hun organisatorische communicatie-inspanningen te transformeren met behulp van gegevens die beschikbaar zijn via onze oplossing voor werknemerscommunicatie.

Kijk hoe uw werkplek verandert

Dit is de beste stap van uw nieuw geïmplementeerde organisatie communicatie strategie!

Als u alle bovenstaande stappen met succes kunt uitvoeren, zal uw hele werkcultuur veranderen. Uw medewerkers zullen veel meer tevreden zijn met hun baan en het bedrijf in het algemeen, wat zal resulteren in een hogere betrokkenheid van de werknemers en de productiviteitsniveaus.

Ook al lijkt dit proces misschien niet eenvoudig te implementeren, het harde werk zal lonen en uw rendement op investering zal duidelijk zijn.

De kosten van slechte organisatiecommunicatie

Zoals eerder in deze blogpost te lezen was, is organisatiecommunicatie een onderwerp waar bedrijven zich meer op zouden moeten concentreren. Volgens het onderzoek van de Society for Human Resource Management (SHRM) verliezen veel bedrijven echter geld als gevolg van slechte communicatie.

Een onderzoek onder 400 bedrijven met 100.000 werknemers noemde een gemiddeld verlies per bedrijf van 62,4 miljoen dollar per jaar als gevolg van inadequate communicatie naar en tussen werknemers.

Bovendien kostte miscommunicatie kleinere bedrijven van 100 werknemers gemiddeld $ 420.000 per jaar.

Daarnaast kan ineffectieve communicatie misverstanden vergroten, relaties schaden, vertrouwen breken, de productiviteit van werknemers verlagen en de frustratie op de werkplek vergroten.

Boost Your Organizational Communication Strategy with Smarp

Smarp is een mobile-first communicatieplatform voor werknemers dat is ontworpen om organisaties te helpen de communicatie op de werkplek te verbeteren en beter in contact te komen met hun werknemers, ongeacht waar ze zich bevinden.

Nadat werknemers te veel tijd kwijt zijn aan het zoeken naar relevante informatie, moeten werkgevers dit proces gestroomlijnder en effectiever maken.

Met interne communicatietechnologie zoals Smarp kunnen werkgevers nu gepersonaliseerde content aan hun werknemers leveren, op een authentiekere manier communiceren en de relaties tussen werknemers verbeteren.

Wat is de volgende stap? Download het eBook “10 principes van moderne werknemerscommunicatie” waarin we tips &best practices delen om succesvol te communiceren met uw werknemers in het huidige digitale tijdperk.