Een ontvangstbevestiging, ook wel ontvangstbevestiging genoemd, is een vrij gebruikelijke in het zakenleven en een teken van professionalisme.
Het kan niet alleen gaan om de ontvangst van goederen of producten. Het kan de bevestiging zijn van de ontvangst van documenten. We hebben de Resume Acknowledgement Letter die de ontvangst van het CV van een sollicitant bevestigt. Evenzo bevestigt een Bevestiging van Ontslag dat het bedrijf de brief van een werknemer heeft ontvangen, die hij voor zijn ontslag heeft ingediend. De brief ten slotte die gaat over de ontvangst van goederen en andere relevante documenten, is de Business Acknowledgement Letter. Behalve de bevestiging van materialen en documenten, kan een bevestigingsbrief ook verwijzen naar een eerder telefoongesprek of vergadering.
Nu vraagt u zich misschien af wat het nut van deze brief is. Het meest voor de hand liggende, als u het tot zover heeft begrepen, is dat het iets “bevestigt” wat eerder is afgesproken en daarmee de basis legt voor toekomstige te ondernemen acties. Hij dient ook als juridisch document dat een partij de verplichtingen van een contract is nagekomen en helpt zo vertrouwen en goodwill tussen de partijen te kweken. Praktisch gezien geeft het de datum en het tijdstip van de ontvangst van de documenten/producten die ook van belang zijn.
Elementen van een bevestigingsbrief:
Wat maakt een bevestigingsbrief nu eigenlijk? Hij bestaat uit de volgende elementen:
- Een briefhoofd: Als je op persoonlijke titel schrijft, is dit niet nodig. Maar als dit namens een bedrijf is, is het belangrijk om de naam en het adres van uw bedrijf en de ontvanger te vermelden en de datum van het schrijven/versturen van de brief.
- Koptekst: Daaronder vermeldt u de datum. Deze kan al dan niet deel uitmaken van de koptekst. U kunt beginnen bij de volgende alinea, waarbij u wat ruimte laat of de volgende regel.
- Onderwerp: Het onderwerp zal spreken over wat werd erkend, en het kan worden vervangen door “verwijzing” naar een eerdere zaak of factuurnummer.
- Body: Het lichaam van de brief kan beginnen met een “Beste ……….”. In de eerste regel staat wat voor de hand ligt. De volgende zinnen komen vaak voor in de inleiding:
- Het bedrijf bevestigt de ontvangst van het/de volgende document(en)…
- Ik, persoon, bevestig hierbij de ontvangst van het/de volgende document(en)…
- Ik, persoon, namens firma, schrijf ter bevestiging van de ontvangst van…
- Wij, firma, willen de ontvanger bedanken voor het toezenden van…
- Ik, persoon, schrijf naar aanleiding van het telefoongesprek tussen ontvanger en persoon/firma ter bevestiging van de…. of iets van gelijke strekking.
- Na deze inleidende regel volgen de details wat er is ontvangen of wat er verder zal worden gedaan, en als er goederen beschadigd zijn, is dit de plaats om dat te vermelden.
- Afsluiting: De slotzin heeft betrekking op de wens van het bedrijf om verder zaken te doen met de ontvanger of op een verklaring die de goodwill bevordert. Er kan ook in worden vermeld hoe verder contact kan worden opgenomen of dat het bedrijf/de persoon verder contact met de ontvanger zal opnemen, mocht dat nodig zijn. Hij kan ook eindigen met een dankwoord, gevolgd door een persoonlijke handtekening namens het bedrijf. Houd er rekening mee dat een geautomatiseerde ontvangstbevestiging geen persoonlijke handtekening bevat.
Tips voor u:
Een paar dingen die u nog moet onthouden zijn: ten eerste, timing. De bevestiging moet worden gegeven wanneer de materialen in handen zijn; uitstel zal alleen maar verwarring en ongerustheid veroorzaken. Vanuit een ander oogpunt is uitstel weer beter dan zelfs nooit bevestiging. Voor vertraging kan men zich verontschuldigen. Niet bevestigen heeft geen oplossing. Ten tweede, schets. Controleer de data, de specificaties, maak een lijst van de punten en plan de plaatsing van uw informatie. Neem hier de tijd voor. Overweeg te lezen vanuit het perspectief van de ontvanger en klink oprecht. Ten derde, houd het kort en beleefd.
Daar heb je het perfecte recept voor een perfecte brief van erkenning. Gewoon de dingen goed mengen, nietwaar?