Hoe beantwoord je een e-mail om een afspraak te bevestigen

Als professional, ondernemer, freelancer of manager ontvang je waarschijnlijk regelmatig e-mails met het verzoek om je interesse of beschikbaarheid voor een vergadering, evenement of activiteit te bevestigen. Dit wordt gedaan om de frustratie te voorkomen van het vastleggen van een afspraak met u en vervolgens een schokkende teleurstellende ervaring te ontmoeten.

Wat is de grote WAAROM hiervoor?

Is het mogelijk dat uw gastheer denkt dat u zich misschien niet herinnert een afspraak te hebben; hij/zij denkt dat u de afspraak misschien niet serieus neemt; of hij/zij is niet zeker van uw beschikbaarheid? Hier kunnen vele redenen voor zijn. Hoe het ook zij, als u teleurstellingen wilt voorkomen, moet u afspraken per e-mail bevestigen, hetzij als ontvanger, hetzij als afzender.

Hoe afspraken bevestigen per e-mail

E-mail is een van de beste manieren om afspraken te bevestigen. Het dringt niet in uw tijd of in die van de ontvanger zoals telefoongesprekken. Als de ontvanger een slimme internetgebruiker is, kan hij of zij uw e-mail zelfs instellen als onderdeel van zijn of haar e-mail to do-lijst om te onthouden.

Hier volgen tien tips om afspraken per e-mail te bevestigen:

1 – Kom duidelijk naar buiten

Kom duidelijk naar buiten om uw afspraak op de best mogelijke manier te bevestigen. Duidelijkheid is een goede manier om de ontvanger van uw e-mail te verzekeren dat u hem of haar op een bepaalde tijd zult ontmoeten. Duidelijkheid maakt uw afspraakbevestiging ook effectief.

Voorbeeld I: Bevestiging van afspraken per e-mail

RE: bevestiging van afspraak met FRANK WALES

Geachte mevrouw Allen,

Ik bevestig graag uw afspraak met Frank Wales morgen, 25 augustus om 13.00 uur. Neemt u contact met mij op voor eventuele vragen en houdt u mij op de hoogte als er wijzigingen zijn.

Cordially,

Linda Brown,

Secretary, Lester Wester Limited

2 – Be Brief and Specific

Ben kort wanneer u een afspraak per e-mail bevestigt. Zeg het kort en simpel. Vermeld specifiek de tijd en datum van de afspraak.

Voorbeeld II: Bevestiging van afspraken per e-mail

RE: Shawn Williams – Afspraakbevestiging

Dear Clinton,

Dit is een speciale herinnering om uw afspraak met Shawn Williams morgen 18 juni om 10 uur te bevestigen.

Uw afspraak staat gepland bij Lintel Scraps, Kantoor 12 op de begane grond aan Lanceman Street, Mainland China. De plaats is bereikbaar met taxi’s.

Dit is Shawn’s mobiele nummer, voor het geval dat, +98157479837.

Voel je vrij om contact met mij op te nemen als je een vraag hebt. Ik ben bereid u de nodige hulp te bieden.

Dank u en nog een prettige bijeenkomst.

Best Regards,

Alice Maxwell

Administratief Assistent van Shawn Williams, Lintel Scraps Limited

[email protected]

3 – Maak er een herinneringsopdracht van

Net als in het voorbeeld hierboven, is het duidelijk dat de afspraakbevestiging in feite een opdracht is om Clinton te herinneren aan zijn ontmoeting met Shawn Williams. Het is duidelijk geschreven met specifieke tijd, datum en plaats. Een goede manier om een afspraak per e-mail te bevestigen is om er een herinnering van te maken.

4 – Wees gedetailleerd

Een goede manier om een afspraak te bevestigen is door gedetailleerde informatie te geven. Clinton heeft alle informatie die nodig is om op tijd bij Shawn Williams te komen. Hij kan contact opnemen met Shawn Williams of de administratief medewerker aan de telefoon als er een probleem is met het lokaliseren van de vergaderlocatie.

Zie hier e-mail voorbeelden voor het accepteren en afslaan van uitnodigingen.

Zorg ervoor dat u uw aangestelde geen reden geeft om de afspraak te missen. Het is vervelend om na het missen van de afspraak te horen dat het kwam door het niet kunnen vinden van de locatie.

5 – Maak het niet te lang

Door uw e-mail te lang te maken, verliest uw ontvanger zijn interesse en gaat de boodschap verloren. Houd de interesse van uw ontvanger vast door het kort en interessant te houden.

Voorbeeld III: Bevestiging van afspraken per e-mail

Geachte mevrouw Roberts,

Ik ben blij dat u morgen 21 januari om 9 uur beschikbaar bent voor de vergadering met ons team in ons regiokantoor.

U kunt contact met mij opnemen op dit mobiele nummer als u vragen heeft of de plannen wilt wijzigen.

Dank u en ik kijk er naar uit u morgen te ontmoeten.

Cordially,

Evelyn Coker

Productions Director, Micara Productions

6 – Get to The Point

Er is geen noodzaak om een kans te verspillen om uw ontvanger duidelijk te maken dat u een afspraak wilt bevestigen. Hit the point immediately in order not to get your reader scrolling down unnecessarily.

Zie hier voorbeelden van e-mails voor uitnodigingen.

7 – Volg een professioneel formaat

Een professionele e-mail moet de datum, begroeting, referentie, het lichaam, en de conclusie hebben. Geef geen troep aan uw klanten in de naam van het bevestigen van een afspraak. Hier is een goed voorbeeld van een professionele e-mail.

Voorbeeld IV: Bevestiging van afspraken per e-mail

Datum: 23 september, 2012.

RE: Bevestiging van een Afspraak

De heer Robinson,

Ik schrijf u om een afspraak met u te bevestigen op 24 september, 2015 in Learned Hall, Winter Road. Ik stel een snelle reactie van uw kant zeer op prijs.

Best wishes,

Andrew Paul

Managing Director, Adrepal Photos

8 – Use a Formal Language

Avoid het gebruik van jargon. Gebruik een formele taal die vrij is van grammaticale fouten die de interesse van de ontvanger kunnen wekken.