“Verandering is onvermijdelijk”, zoals het oude gezegde luidt. Bij bouwprojecten zou een passender uitspraak kunnen zijn: “Wijzigingsopdrachten zijn onvermijdelijk”. Als alleen al de gedachte aan een wijzigingsopdracht u ineen doet krimpen, is het wellicht tijd om uw wijzigingsopdrachtprocedure aan te passen.
Wijzigingsopdrachten zijn niet iets waar u bang voor hoeft te zijn als ze met succes worden beheerd. Met een proces voor wijzigingsopdrachten kunt u de behoefte aan wijzigingsopdrachten efficiënt identificeren en beheren wanneer deze zich op een project voordoen.
Deel uw proces voor wijzigingsopdrachten met uw klanten en onderaannemers, zodat iedereen op dezelfde pagina zit met hoe wijzigingsopdrachten moeten worden geïnitieerd en verwerkt.
Hier volgen enkele tips voor het opstellen van een effectief proces voor wijzigingsopdrachten:
Begin met het contract
Een wijzigingsopdracht is eenvoudigweg een addendum of amendement op het oorspronkelijke bouwcontract en de omvang van het werk en kan worden geïnitieerd door de eigenaar of de aannemer. Wijzigingsopdrachten hebben meestal betrekking op het uitvoeren van extra werk als gevolg van een aantal redenen, zoals omissies of fouten in de oorspronkelijke omvang van het werk of dubbelzinnige bouwtekeningen. Veranderingen in de omstandigheden op de bouwplaats, materiaalvervangingen, regelgevingskwesties en veiligheidsoverwegingen zijn andere redenen waarom veranderingsopdrachten nodig kunnen zijn.
Lees en begrijp het bouwcontract zorgvuldig, met speciale aandacht voor clausules betreffende veranderingsopdrachten. Deze kunnen eisen bevatten met betrekking tot het tijdsbestek voor het initiëren van een veranderingsopdracht, specifieke informatie en documentatie die vereist is, evenals de gevolmachtigde om de veranderingsopdracht goed te keuren voor door de aannemer geïnitieerde veranderingen.
Sommige contracten kunnen tegenstrijdige taal of clausules bevatten met betrekking tot veranderingsopdrachten. Een clausule zou kunnen stellen dat het veranderingswerk niet kan beginnen zonder een geschreven en goedgekeurde veranderingsopdracht te hebben, terwijl ook taal in het contract wordt opgenomen die de eigenaar toestaat om extra werk te vragen zonder dat er een overeenkomst is. Zorg ervoor dat u deze kwesties aanpakt voordat u een contract met de eigenaar sluit.
Review Plans and Specifications
Dit deel van uw proces voor wijzigingsopdrachten moet samenvallen met uw beoordeling van het bouwcontract. Eventuele onduidelijkheden in de tekeningen of fouten of omissies in de reikwijdte moeten worden aangepakt met de eigenaar en de architect om deze te corrigeren en de noodzaak van wijzigingsopdrachten verderop in het project te beperken.
Als u nalaat om eventuele problemen met de reikwijdte van het werk, plannen en specificaties te beoordelen en te identificeren, zal dit leiden tot onnodige wijzigingsopdrachten verderop in het project. Het niet doen van uw due diligence is een grote nee-nee. Dit omvat het begrijpen van de huidige omstandigheden op de bouwplaats en het anticiperen op en aanpakken van eventuele problemen die zich onderweg kunnen voordoen, zoals materiaal- of arbeidstekorten, is een belangrijke stap in de preconstructiefase en in uw wijzigingsorderproces.
Negeer of vertraag wijzigingsorders niet
Of de wijziging nu wordt geïnitieerd door de eigenaar of de aannemer, ze moeten zo snel mogelijk worden afgehandeld. Het negeren of uitstellen van een wijzigingsopdracht kan desastreus zijn voor een bouwproject. Het uitstellen van een wijzigingsopdracht tot laat in het project kan resulteren in een opgeblazen schema en enorme kostenoverschrijdingen.
Zodra een wijzigingsopdracht is geïnitieerd, moet u snel onderhandelen over de kosten, schriftelijk toestemming krijgen om met het werk te beginnen, aanpassingen in het schema aanbrengen en aan de slag gaan met het gewijzigde werk. Het uitstellen van aanvragen kan leiden tot een achterstand in de uitvoering van wijzigingsopdrachten of kan kostbare herstelwerkzaamheden vereisen om de wijzigingen aan te brengen.
Wanneer een wijzigingsopdracht wordt aangevraagd, moet u mogelijk ook uw huidige planning en werkzaamheden wijzigen terwijl over de wijzigingsopdracht wordt onderhandeld om te voorkomen dat u achterloopt op contractuele tijdlijnen.
Communiceer met alle betrokken partijen
Een deel van uw wijzigingsopdrachtproces moet de communicatie met alle bij het project betrokken partijen omvatten. De bespreking moet beginnen met het vaststellen van de reden voor de gevraagde wijziging en hoe deze zal worden beheerd. Geschillen over veranderingsopdrachten kunnen worden vergroot als ze niet goed worden beheerd.
Werk samen met de gemachtigde agent van de eigenaar om de nieuwe omvang van het werk zorgvuldig te definiëren en te bespreken hoe het het huidige bouwschema en de prestaties zal beïnvloeden. Zorg ervoor dat u met de eigenaar op één lijn zit wat betreft de verwachtingen over hoe het werk zal verlopen wanneer er wijzigingsopdrachten nodig zijn.
U zult ook met uw onderaannemers om de tafel moeten gaan zitten om aanpassingen aan hun schema’s en tijdlijnen te maken. Bespreek hoe een verandering in de scope direct of indirect van invloed kan zijn op het werk dat zij doen en of er al dan niet een change order nodig is in de scope van het werk waarvoor zij zijn gecontracteerd om uit te voeren. Zorg ervoor dat de werkstromen duidelijk zijn gedefinieerd, zodat alle betrokkenen hun rol in het gewijzigde werk begrijpen en dat ze dat in hun planning integreren.
Door iedereen op de hoogte te houden van het veranderingsorderproces en het werk dat wordt gewijzigd, kunt u het veranderingsorderwerk in uw projectplanning integreren en de mogelijke impact op de voltooiing van het project minimaliseren.
Onderhandelen over de veranderingsorder
De laatste stap in het veranderingsorderproces voordat met het nieuwe werk wordt begonnen, is het onderhandelen over de veranderingsorder. Dit kan een lastig proces zijn, omdat er geschillen kunnen ontstaan over de vraag of er daadwerkelijk sprake is van een wijziging van de omvang van het contract. Er kunnen ook problemen ontstaan over een akkoord over de kosten en over de vraag of verlengingen van de oorspronkelijke tijdslijn moeten worden aangepast.
Het eerste wat u moet doen is samen met de eigenaar vaststellen hoe het extra werk zal worden geschat en een akkoord bereiken over de kosten. Dit kan worden gedaan door middel van eenheidsprijzen, tijd en materialen prijzen of als een forfaitair bedrag kosten. Dit kan al zijn vastgelegd in de contractdocumenten of u moet met de eigenaar werken aan een wederzijds aanvaardbare oplossing.
Het volgende dat u moet uitzoeken is of er al dan niet een verlenging van de tijdslijn nodig is als gevolg van de wijzigingsopdracht. Wees niet bang om terug te krabbelen, vooral bij door de eigenaar geïnitieerde wijzigingsopdrachten, als er extra tijd nodig is om het gevraagde werk te voltooien na de in het oorspronkelijke contract vastgestelde deadline.
Documenteer alles
Vermijd geschillen en claims door elke stap van uw wijzigingsopdrachtproces te documenteren. Een goede manier om dit te doen is het maken van sjablonen voor het initiëren en aanvragen van wijzigingsopdrachten. Houd alle communicatie tussen u en de eigenaar over de wijzigingsopdracht schriftelijk bij. Begin geen change order-werkzaamheden zonder een geautoriseerd, ondertekend en uitgevoerd document van de eigenaar met betrekking tot de kosten en eventuele andere onderhandelde voorwaarden.
Zodra u begint te werken aan een change order, documenteer dan het werk dat wordt gedaan, inclusief de tijd en materiaal kosten. Zorg ervoor dat u deze documenten met de eigenaar deelt en bespreek eventuele problemen die zich gaandeweg kunnen voordoen.
Een goed wijzigingsorderproces stelt een methode vast voor het beheer van wijzigingsorders voor al uw projecten. Ongeacht de complexiteit of het aantal change orders, ze worden allemaal op een consistente en uniforme manier afgehandeld.
Als het proces eenmaal is vastgesteld, kunt u het evalueren en wijzigen om het zo gestroomlijnd mogelijk te maken.
Voor meer informatie over het beheren van change orders, bekijk A Quick Guide to Managing Change Orders.
Nog meer projectleiders nodig? ConstructConnect vindt voor u de beste bouwprojecten om op te bieden en meer werk binnen te halen.