Een van de meest voorkomende vragen van startende bedrijven draait om welke corporate governance-documenten nodig zijn bij de oprichting. Of u nu een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (een “LLC”) of een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (een “Corporation”) opricht, u moet de tijd nemen om de initiële corporate governance voor uw bedrijf samen te stellen en te begrijpen, om ervoor te zorgen dat u voldoende beschermd bent en in overeenstemming bent met de relevante staatswetten.
Er zijn 2 belangrijke documenten die belangrijk zijn voor LLC’s en vennootschappen bij de oprichting. Het eerste is het oprichtingsdocument, ofwel de statuten (voor een vennootschap) of het oprichtingscertificaat (voor een LLC). Het tweede belangrijke document is het interne bestuursdocument voor het bedrijf, ofwel de statuten (voor vennootschappen) of de exploitatieovereenkomst (voor LLC’s), waarin de basisprocedures voor de werking van het bedrijf zijn vastgelegd.
Handvestdocumenten
Hoe u ook een entiteit opricht, u zult een soort handvestdocument moeten opstellen en indienen. Dit document, dat de statuten van een vennootschap of het oprichtingscertificaat (of incorporatiecertificaat in sommige staten) voor een LLC wordt genoemd, is de eerste indiening, meestal bij het staatssecretariaat in de staat waar u een bedrijf hebt opgericht, dat een bedrijf vormt na aanvaarding door de overheid. Afhankelijk van uw staat van oprichting, kan het charter document online worden ingevuld en ingediend. Als dat niet het geval is, moet u zorgvuldig onderzoek doen naar de vereisten voor het charterdocument in de door u gekozen staat van oprichting voordat u het document indient, want als niet aan de vereisten wordt voldaan, zal het charterdocument worden afgewezen.
Na het indienen van uw charterdocument is de volgende stap het opstellen en uitvoeren van het interne document dat regelt hoe uw bedrijf zal worden geleid. Deze documenten zijn “intern” omdat ze niet bij de staat worden ingediend; daarom zijn deze documenten, in tegenstelling tot de charterdocumenten, niet publiekelijk toegankelijk (tenzij het bedrijf ze openbaar maakt). Voor LLC’s is dat document uw exploitatieovereenkomst. Voor vennootschappen, vennootschappen voor sociale doeleinden, benefit corporations en non-profit corporations is dat document de statuten.
De LLC exploitatieovereenkomst
De exploitatieovereenkomst van een LLC is het contract dat wordt gesloten tussen alle leden (oftewel eigenaren) van de LLC. De leden van een LLC krijgen in het algemeen veel speelruimte om te bepalen hoe zij hun bedrijf willen leiden. Een LLC exploitatieovereenkomst kan zo eenvoudig of zo complex zijn als u maar wilt. Zij kan een kader vormen voor de wijze waarop de onderneming moet worden bestuurd – waarbij de initiële bijdragen van de leden (in contanten of in natura), de verantwoordelijkheden van het bestuur, de boekhoudkundige beginselen en andere kernafspraken over de wijze waarop de onderneming moet functioneren, worden vastgelegd. Subsidiair kan het ook een zeer complex document zijn, waarin gedetailleerd wordt aangegeven hoe de kapitaalrekeningen van de leden zullen worden behandeld, hoe de belastingaangiften voor de LLC zullen worden opgesteld (en wie daarvoor verantwoordelijk is), en welke beperkingen gelden ten aanzien van de aan- of verkoop van lidmaatschapsbelangen (d.w.z. voorkeursrechten).
Een van de belangrijkste huurders van een LLC-exploitatieovereenkomst is de flexibiliteit ervan. Hoewel er voor de hand liggende contractuele beperkingen zijn (d.w.z. een exploitatieovereenkomst kan niet iets onwettigs contractueel vastleggen), krijgen de leden van een LLC voor het grootste deel de vrijheid om te bepalen hoe zij willen dat hun bedrijf wordt geleid, en kunnen zij dat vastleggen in de exploitatieovereenkomst van het bedrijf.
Wat belangrijk is om te onthouden over een exploitatieovereenkomst is dat het een contract is tussen de leden, en de leden zijn gebonden aan de voorwaarden van dat contract. De bepalingen van een exploitatieovereenkomst zijn afdwingbaar in een rechtbank.
Corporation Bylaws
Gelijk aan een exploitatieovereenkomst voor een LLC, bepalen de bylaws van een Corporation hoe de Raad van Bestuur een bedrijf zal besturen. In het algemeen zijn er wettelijke vereisten voor de informatie die in de statuten moet worden opgenomen, zoals het minimum- en maximumaantal directeuren op een bepaald moment, of hoe aandeelhoudersvergaderingen en bijzondere vergaderingen kunnen worden bijeengeroepen (in de staat Washington, bijvoorbeeld, bevat RCW 23B.02.060 vereisten voor de statuten), maar naast de bepalingen die door de wet worden vereist, kan een vennootschap tal van andere richtlijnen voor het bestuur van de vennootschap opnemen. Nogmaals – op basis van de complexiteit van het bedrijf, of het al dan niet hebben van een groot aantal aandeelhouders, kunnen de statuten ofwel vrij eenvoudig, ofwel zeer complex zijn.
De statuten worden opgesteld door de oorspronkelijke Raad van Bestuur, en kunnen worden gewijzigd of aangepast als een voldoende percentage van de bestuurders of, in sommige gevallen, de aandeelhouders, voor de wijziging stemmen.
Een belangrijk onderscheid tussen de statuten van een vennootschap en een LLC exploitatieovereenkomst is dat de Raad van Bestuur van een vennootschap geen partij is bij de statuten. De statuten regelen de vennootschap, maar de individuele leden van de raad van bestuur zijn geen in de statuten genoemde partijen.
Het belang van inzicht in uw bestuursdocumenten
Een van de meest voorkomende fouten die we zien is de doe-het-zelf exploitatieovereenkomsten en statuten. Wat de doe-het-zelf fouten vaker maakt is de komst van online sjablonen die ofwel gratis kunnen worden gedownload of gekocht bij bedrijven zoals LegalZoom. Deze bedrijven adverteren juridische documenten in een “one size fits all” model, maar de realiteit is dat de meeste bedrijven niet hetzelfde zijn omdat de eigenaren en het management verschillende verwachtingen hebben van hun rollen en verantwoordelijkheden.
Het probleem met deze documenten is dat ze zelden volledig zijn en, vaak, de individuen die deze documenten aanschaffen, lezen ze niet zorgvuldig of begrijpen ze niet voordat ze ze ondertekenen en verder gaan. Het is verwarrend om een beginnend bedrijf te zien met veel energie en een solide bedrijfsplan, maar ook met eigenaars die geen volledig inzicht hebben in hoe hun eigen bedrijf moet werken. Het is een van die dingen die grotendeels onopgemerkt blijven totdat er een bedrijfsgeschil is of een lid/aandeelhouder zich wil terugtrekken. Pas dan, wanneer er iets misgaat, worden deze documenten tevoorschijn gehaald en onderzocht om te bepalen hoe de geschillenbeslechtingsprocedure zal werken. Vaak is er geen procedure (en als er al een leidraad is, is het slechts een standaard jurisdictie- en locatieclausule die u naar de rechtbank verwijst) en wordt de methode om de ongunstige partijen te ontwarren voor alle betrokkenen omslachtig en duur. Veel bedrijven die geen juridisch adviseur inhuren om te helpen deze eerste documenten samen te stellen, eindigen later met het inhuren van advocaten om te helpen bij geschillen die voortvloeien uit onvolkomenheden en inconsistenties in deze documenten. Het inhuren van een raadsman om deze documenten op te stellen is veel goedkoper dan langdurige civiele procedures.
Er kan veel verdriet en onnodige juridische rompslomp worden voorkomen door vanaf het begin de tijd te nemen om uw exploitatieovereenkomst of statuten op maat te maken en te begrijpen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld in het geval van een staking van stemmen? Wat als een meerderheidsaandeelhouder arbeidsongeschikt wordt of, de hemel verhoede, komt te overlijden? Als ze getrouwd zijn, zal hun echtgenoot dan het belang in de LLC of Corporation erven? Wilt u een partnerschap met iemands echtgenoot? Al deze vragen, en meer, kunnen worden beantwoord door middel van bedrijfsovereenkomsten en statuten.
Wanneer u van start gaat, en uw eerste bedrijfsovereenkomst of statuten herziet, zorg er dan voor dat deze zinvol zijn voor uw bedrijf en dat de processen en procedures die in deze documenten worden uiteengezet duidelijk en beknopt zijn. Zorg ervoor dat belangrijke zaken zoals vrijwaring en de reikwijdte van de managementbevoegdheden zijn vastgelegd. Ten slotte – zorg ervoor dat elke oprichter, lid of persoon in de raad van bestuur de tijd heeft genomen om deze documenten ook te lezen en te begrijpen. Door dit te doen zal iedereen in het bedrijf de structuur van uw bedrijf beter begrijpen, en een meer bevorderlijke omgeving creëren voor het lanceren van uw bedrijf op het pad naar winstgevendheid.
Voor meer informatie over dit onderwerp klik hier.
Het bovenstaande artikel is alleen voor algemene informatiedoeleinden en mag niet worden beschouwd als specifiek juridisch advies. Dit artikel vormt geen advocaat-cliënt relatie. Indien u vragen heeft over dit artikel, neem dan gerust contact op met Eric Camm via [email protected]