Wanneer aan een getuige een federale dagvaarding wordt betekend in een civiele zaak waarin zijn of haar aanwezigheid wordt verlangd, moet de dagvaarding vergezeld gaan van een vergoeding voor één dag aanwezigheid en een kilometervergoeding. Indien de federale regering de getuige dagvaardt, “behoeven er geen vergoedingen of afstandsvergoedingen te worden gevraagd.” (FRCP 45(b)
De presentievergoeding voor federale dagvaardingen wordt geregeld door en omschreven in 28 USC 1821. De getuigenvergoeding bedraagt $40,00 per dag en $.56 per mijl, heen en terug, van de woonplaats van de getuige naar de plaats waar hij moet verschijnen. De dagvaarding moet vergezeld gaan van het presentiegeld. Anders is de betekening ongeldig.
De $40,00 is een “per diem” of dagvergoeding. Getuigen die meerdere dagen aanwezig zijn, hebben recht op de vergoeding voor elke dag dat hun verschijning is vereist.
Naast de dagvergoeding heeft de getuige ook recht op een reiskostenvergoeding. Hoewel de meest gebruikelijke berekening op een kilometerbasis is, staat de wet andere vergoedingen toe. Indien de getuige gebruik maakt van een “common carrier” om te reizen, worden de werkelijke kosten voor de meest economische manier van reizen vergoed. De vergoeding kan worden toegekend op basis van de overlegging van ontvangstbewijzen, en bij gevolgtrekking kan de reisvergoeding worden aangeboden nadat de kosten zijn gemaakt.
Een andere berekening van de vergoeding is de betaling op basis van het aantal kilometers. Het statuut staat een kilometervergoeding toe “gelijk aan de kilometervergoeding die de Administrator of General Services heeft voorgeschreven, onder sectie 5704 van titel 5, voor officiële reizen van werknemers van de federale regering.”
Als de getuige in een privé-auto reist, staat de wet kilometervergoeding toe tegen “het tarief per mijl dat door de administrateur is vastgesteld (en) niet hoger zal zijn dan het enige standaardkilometertarief dat door de Internal Revenue Service is vastgesteld.”
(5 USC 574(a)(1) Hoewel de kilometervergoeding niet hoger kan zijn dan het IRS-tarief, wordt het bedrag meestal verondersteld het vermelde tarief te zijn. Het IRS-tarief voor 2012 is $,56 per mijl.
Dus hoe wordt de kilometervergoeding berekend? De “wettelijk toegestane kilometervergoeding” is gebaseerd op “een uniforme afstandentabel die door de administrateur van de algemene diensten is vastgesteld”. De door de GSA vastgestelde “geüniformeerde tabel van afstanden” is een eigen database van “ALK Technologies” en niet beschikbaar voor het publiek zonder een abonnement. Voorheen gebruikte de GSA informatie van het Department of Defense, Military Traffic Management Command, maar ook hun database is niet beschikbaar.
Er is dus geen wettelijk correcte referentie om het aantal kilometers te berekenen. Hieronder volgen een paar suggesties. Welke u ook gebruikt, wees er later op voorbereid de methode te documenteren of een bedrijfspraktijk in te voeren. De California Public Utilities Commission heeft een tabel gepubliceerd met afstanden van en naar elke stad in Californië. Toch is de informatie onnauwkeurig omdat de afstanden bedoeld zijn om de vrachtwagenindustrie te reguleren. Vrachtwagens mogen alleen over grotere wegen rijden en kunnen geen kortere weg nemen over kleinere wegen. De California State Automobile Association of een soortgelijke organisatie geeft afstanden tussen twee punten en beantwoordt telefonische vragen. De meeste cartografische programma’s, mapquest.com of GoogleMaps, enz., zullen het ook berekenen. De kilometerstand berekening lijkt een vergoeding te zijn voor werkelijk gereden mijlen en niet een berekening van een afstand “hemelsbreed.”
Een recente navraag bij de GSA leerde dat de kilometerstand nu wordt bepaald met behulp van een van de algemeen bekende kaartprogramma’s zoals Mapquest, Streets, Trips, of Rand McNally.
Er is een klaarblijkelijk conflict tussen 28 USC § 1821, de definitie van de vergoedingen, en FRCivP § 45, die de aanbieding van “de vergoedingen voor één dag aanwezigheid en de kilometers” verplicht stelt. 28 USC 1821 staat een reisvergoeding toe op basis van het aantal kilometers of de reiskosten per gewone drager, in het laatste geval alleen na overlegging van ontvangstbewijzen. Als vergoeding voor reiskosten kan worden gegeven nadat de kosten in één geval zijn gemaakt, volgt hieruit dat een eventueel tekort aan kilometervergoeding ook na de dienst kan worden betaald.
Als de woonplaats van de getuige onbekend is, lijkt het redelijk om de kilometervergoeding van het zakenadres van de getuige te berekenen. Een eventueel tekort kan later worden ingehaald.
Naast de kilometervergoeding kan de getuige recht hebben op (1) parkeergeld, (2) veergeld, (3) brug-, weg-, en tunnelkosten, en (4) landings- en afmeergeld voor vliegtuigen.
Extra kan een “verblijfsvergoeding” worden betaald, zoals overnachtingen tegen een door de GSA voorgeschreven tarief. Elke staat en stad is gerangschikt onder de pagina Domestic Per Diem Rates op de GSA website.
Since witness fees are tendered “only if the person’s attendance is commanded,” the inference is that no witness fee needs to be tendered when subpoenaing records from a witness without requiring an attendance. De getuige kan later redelijke kopieerkosten terugvorderen. Zie ook Windsor v. Martindale, 175 F.R.D. 665, 670 (D. Colo. 1997)
FRCivP § 45 Betekening van een federale dagvaarding
(b) Betekening.
(1) Een dagvaarding kan worden betekend door iedere persoon die geen partij is en die niet jonger is dan 18 jaar. De betekening van een dagvaarding aan een daarin genoemde persoon geschiedt door overhandiging van een afschrift daarvan aan die persoon, indien diens aanwezigheid wordt verlangd, door aan die persoon de wettelijk toegestane vergoeding voor één dag aanwezigheid in mijlen te betalen. Wanneer de dagvaarding wordt uitgevaardigd namens de Verenigde Staten of een functionaris of instantie, behoeven geen vergoedingen en reiskosten te worden betaald. Voorafgaande kennisgeving van elke bevolen overlegging van documenten en zaken of inspectie van lokalen vóór het proces dient aan elke partij te worden betekend op de wijze als voorgeschreven in Regel 5(b).
Titel 28 U.S.C. § 1821. – Dagvergoeding en kilometervergoeding in het algemeen; verblijfskosten
(a) (1) Behoudens andersluidende bepaling in de wet, worden aan een getuige die verschijnt voor een rechtbank van de Verenigde Staten, of voor een rechter-commissaris van de Verenigde Staten, of voor een persoon die gemachtigd is zijn verklaring af te nemen krachtens een regel of bevel van een rechtbank van de Verenigde Staten, de vergoedingen en toelagen betaald die in deze sectie worden bepaald.
(2) In deze afdeling omvat de term “rechterlijke instantie van de Verenigde Staten”, naast de in sectie 451 van deze titel genoemde rechterlijke instanties, alle rechterlijke instanties die bij besluit van het Congres zijn ingesteld in een gebiedsdeel dat tot de bevoegdheid van een arrondissementsrechtbank van de Verenigde Staten behoort.
(b) Aan een getuige wordt een presentiegeld van $40 per dag voor elke dag dat hij aanwezig is, betaald. De getuige wordt tevens een presentiegeld betaald voor de tijd die hij in beslag neemt om zich naar de plaats van verhoor te begeven en daarvan terug te keren bij het begin en het einde van dit verhoor of op enig tijdstip tijdens dit verhoor.
(c) (1) Een getuige die met een gewone koerierdienst reist, ontvangt een vergoeding voor de werkelijke reiskosten op basis van het redelijkerwijs gebruikte vervoermiddel en de afstand die hij naar en van zijn woonplaats heeft afgelegd langs de kortste praktische route om zich naar de plaats van verhoor te begeven en daarvan terug te keren. De getuige dient gebruik te maken van een vervoermiddel tegen het gunstigste tarief dat redelijkerwijs beschikbaar is. Een ontvangstbewijs of een ander bewijs van de werkelijke kosten dient te worden overgelegd.
(2) Elke getuige die zich met een eigen voertuig verplaatst, ontvangt een reisvergoeding gelijk aan de kilometervergoeding die de administrateur van de algemene diensten overeenkomstig sectie 5704 van titel 5 heeft voorgeschreven voor dienstreizen van werknemers van de federale regering. De in dit lid bedoelde kilometervergoeding wordt berekend aan de hand van een door de administrateur van de algemene diensten vastgestelde uniforme afstandentabel.
(3) Tolgelden voor tolwegen, bruggen, tunnels en veerponten, taxikosten tussen verblijfplaatsen en vervoerterminals en parkeergelden (tegen overlegging van een geldige parkeerbon) worden volledig aan de getuige vergoed die deze kosten heeft gemaakt.
(4) Alle normale reiskosten binnen en buiten het gerechtelijk arrondissement zijn belastbaar als kosten volgens sectie 1920 van deze titel.
(d) (1) Een verblijfsvergoeding wordt aan een getuige toegekend wanneer een overnachting op de plaats van de terechtzitting noodzakelijk is omdat die plaats zo ver van de woonplaats van die getuige verwijderd is, dat het niet mogelijk is er vandaag nog naar terug te keren.
(2) Aan een getuige wordt een verblijfsvergoeding toegekend ten bedrage van ten hoogste de maximumvergoeding per diem die door de administrateur van de algemene diensten krachtens sectie 5702(a) van titel 5 is voorgeschreven voor dienstreizen van werknemers van de federale regering in het gebied waar zij aanwezig zijn.
(3) Een verblijfsvergoeding voor een getuige die een vergadering bijwoont in een gebied dat door de administrateur van de algemene diensten is aangewezen als een gebied met hoge kosten, wordt uitgekeerd voor een bedrag dat niet hoger is dan de maximale feitelijke verblijfsvergoeding die door de administrateur krachtens sectie 5702(c)(B) van titel 5 is voorgeschreven voor officiële reizen in een dergelijk gebied door werknemers van de federale regering.
(4) Wanneer een getuige krachtens sectie 3144 van titel 18 in hechtenis wordt gehouden bij gebreke van zekerheid voor zijn verschijning, heeft hij voor elke dag van hechtenis waarop hij niet ter terechtzitting aanwezig is, naast zijn verblijfkosten recht op de in subsectie (b) van deze sectie bedoelde dagvergoeding voor zijn verschijning.
(e) Een vreemdeling die in de Verenigde Staten voorwaardelijk is vrijgelaten voor vervolging, krachtens sectie 212(d)(5) van de Immigration and Nationality Act (8 U.S.C. 1182)(5), of een vreemdeling die ofwel heeft toegegeven te behoren tot een klasse van vreemdelingen die uitzetbaar zijn, ofwel is vastgesteld krachtens sectie 240 van die Act (8 U.S.C. 1252(b) als uitzetbaar is aangemerkt, komt niet in aanmerking voor de in deze sectie voorziene vergoedingen of toelagen.
(f) Een getuige die gedetineerd is op het moment dat zijn of haar verklaring wordt afgelegd (met uitzondering van een getuige op wie de bepalingen van sectie 3144 van titel 18 van toepassing zijn) komt niet in aanmerking voor vergoedingen of toelagen krachtens deze sectie, ongeacht of een dergelijke getuige gedetineerd is op het moment dat hij of zij een aanvraag indient voor vergoedingen of toelagen krachtens deze sectie
Title 5 USC § 5704. – Kilometervergoedingen en aanverwante vergoedingen
(a) (1) Krachtens regelingen die zijn voorgeschreven krachtens sectie 5707 van deze titel heeft een werknemer die voor de regering officiële zaken doet recht op een door de Administrator of General Services vastgesteld tarief per mijl, in plaats van de werkelijke vervoerskosten, voor het gebruik van een privé-auto wanneer die wijze van vervoer is toegestaan of goedgekeurd als voordeliger voor de regering. In enig jaar waarin de Internal Revenue Service één standaardkilometertarief vaststelt voor facultatief gebruik door belastingbetalers bij de berekening van de aftrekbare kosten van het gebruik van hun auto voor zakelijke doeleinden, zal het door de administrateur vastgestelde tarief per mijl niet hoger zijn dan het door de Internal Revenue Service vastgestelde standaardkilometertarief.
(2) Krachtens de krachtens sectie 5707 van deze titel voorgeschreven voorschriften heeft een werknemer die voor de regering officiële zaken doet, recht op een door de administrateur van de algemene diensten vastgesteld tarief per mijl, in plaats van de werkelijke vervoerskosten, voor het gebruik van een particulier vliegtuig of een particuliere motorfiets, wanneer die wijze van vervoer is toegestaan of goedgekeurd als voordeliger voor de regering.
(b) Een vaststelling dat reizen met een voertuig in particulier bezit voordeliger is voor de overheid, is ingevolge subparagraaf (a) van deze afdeling niet vereist wanneer de betaling op basis van de afgelegde kilometers beperkt blijft tot de kosten van reizen met een gewone luchtvaartmaatschappij, met inbegrip van dagvergoedingen.
(c) Niettegenstaande de bepalingen van subparagrafen (a) en (b) van deze sectie, in elk geval waarin een werknemer die officiële zaken voor de regering doet, ervoor kiest een voertuig in particulier bezit te gebruiken in plaats van een overheidsvoertuig, is de betaling op basis van de afgelegde kilometers beperkt tot de kosten van reizen met een overheidsvoertuig.
(d) Naast het tarief per mijl dat is toegestaan onder subparagraaf (a) van deze sectie, kan de werknemer worden vergoed voor –
(1) parkeergelden;
(2) veerbootkosten;
(3) brug-, weg-, en tunnelkosten; en
(4) landings- en vastbindingskosten voor vliegtuigen
Voor informatie over het betekenen van juridische documenten kunt u contact opnemen met een Professionele Proces Service, bel (800) 774-6922. Vertegenwoordigers zijn beschikbaar van maandag tot en met vrijdag van 8.00 tot 20.00 uur EST. Als u dit artikel nuttig vond, overweeg dan alstublieft een donatie. Dank u voor het volgen van onze blog, een ruimte gewijd aan het brengen van nieuws over juridische ontwikkelingen, interessante artikelen voor juridische professionals, en educatief materiaal voor iedereen. Wij hopen dat u geniet van uw tijd op onze blog en ons nog eens bezoekt! We nodigen u ook uit om onze veelgestelde vragen over procesbewakers te bekijken.