SharePoint-formulieren zijn al vele jaren een uitstekend hulpmiddel voor samenwerking en beheer. Met behulp van deze tool kan men bedrijfsgegevens van alle soorten, volumes en doeleinden verwerken.
Een SharePoint-formulier is een venster (scherm) met een aantal velden met labels waarin gebruikers hun gegevens kunnen invoeren: voor- en achternaam, adres, e-mail, telefoonnummer, enz. SharePoint formulieren zijn gemaakt om alle bedrijfsprocessen, workflows te vereenvoudigen, en ook om het werken met een database aangenamer en overzichtelijker te maken. Bovendien helpen de formulieren met labels gebruikers om te voorkomen dat onjuiste gegevens worden ingevoerd.
Er zijn veel oplossingen en tools om het werken met SharePoint-formulieren te vergemakkelijken en om aantrekkelijke en geavanceerde formulieren te maken die de kans vergroten dat ze door gebruikers worden ingevuld.
Vormsaanpassing: How to Do It Right
Terwijl we lijsten gebruiken om verschillende informatie op te slaan, wat een van de fundamentele doeleinden van SharePoint is, zijn er gelegenheden waarop we stijlvolle en indrukwekkende formulieren willen maken of de efficiëntie ervan willen verhogen. In feite is de configuratie en aanpassing van SharePoint-lijsten vrij problematisch, omdat verschillende formulieren voor hen worden ontworpen en geïmplementeerd door aangepaste codering, InfoPath en hulpprogramma’s van externe leveranciers. Er zijn verschillende manieren om formulieren voor SharePoint te maken, waarvan we er enkele in dit artikel zullen onderzoeken.
Formulieren zijn ontworpen om gegevens van gebruikers weer te geven, te verbergen en te optimaliseren. Ze maken gegevensuitwisseling tussen gebruikers en gegevensbronnen in een browser mogelijk. Formulieren kunnen in elke toepassing worden gemaakt en worden vervolgens gekoppeld aan de desbetreffende lijst in SharePoint. Sommige tools laten u toe formulieren te ontwerpen binnen de SharePoint omgeving; het klinkt echter eenvoudiger dan het in werkelijkheid is. Zonder speciale vaardigheden of de hulp van een ontwikkelaar kan het een echte uitdaging zijn.
Niettemin kan men met behulp van enkele methoden het proces vereenvoudigen.
Hoewel een native SharePoint-interface de essentiële hulpmiddelen biedt om aangepaste formulieren te maken, zoals een aangepaste lijstweergave, kan het nog steeds nodig zijn om meer specifieke wijzigingen in het ontwerp aan te brengen. Laten we eens kijken naar verschillende methoden, zodat u er een kunt kiezen die perfect aansluit op uw behoeften.
Deze methode is ideaal als u geen uitgebreide wijzigingen nodig hebt en meestal tevreden bent met de hoofdfunctionaliteit van de SharePoint-formulieren. Bij het maken van lijsten is standaard een bijbehorend formulier beschikbaar dat het volgende mogelijk maakt:
- Veldvolgordeoptimalisatie
- Invoervalidatie
- Bijlage
- Toegangsbeperking
- Werkstromen
Alle functies zijn beschikbaar in het menu Lijstinstellingen en worden indien nodig ondersteund met een zelfstudie. Als u echter bedrijfslogica op de velden moet uitvoeren, is dit niet de ideale keuze.
InfoPath
Deze tool is door Microsoft speciaal ontwikkeld voor geavanceerd beheer van SharePoint-formulieren.
Het heeft veel meer functionaliteit in vergelijking met zijn voorganger (XDocs), waaronder:
- Meervoudige formulierweergaven maken
- Mogelijkheid om met gestructureerde gegevens te werken
- Uitgebreide tekstvelden
- Berekeningen
- Bedrijfslogica en workflows
Het grootste probleem met Microsoft InfoPath is dat het in de nabije toekomst niet meer door Microsoft zal worden ondersteund. Een ander nadeel is het gebrek aan intuïtiviteit, waardoor veel tijd nodig is voor een tutorial.
Deze krachtige tool maakt het niet alleen mogelijk SharePoint formulieren aan te passen, maar ook de configuratie van verschillende web parts interfaces. Voeg gewoon een Data View toe aan uw pagina, en het zal u toegang geven tot het invoegen van velden uit een gegevensbron als formulieren. De diversiteit van de Designer-functies biedt de mogelijkheid om:
- Velden verbergen/tonen
- De lay-out wijzigen
- Werken met de formuliercode
- Gebruik gegevensbesturingselementen
- Grafieken en tekst toevoegen
In de eerste plaats maakt SharePoint Designer het mogelijk om SharePoint-bestanden en -eigenschappen rechtstreeks te beïnvloeden. Daarom moet men, om er het meeste voordeel uit te halen, op de hoogte zijn van de basisprincipes van de SharePoint-structuur en de bestandsopslag. Dit is een gratis tool gedistribueerd door Microsoft. Tegelijkertijd is het product nogal lastig en vereist het vaak speciale expertise en codeervaardigheden.
Visual Studio
In het geval dat geen enkele off-the-shelf oplossing aan uw behoeften voldoet, is het tijd om het ontwerpen van een aangepaste oplossing te overwegen. Visual Studio is een volledige app-ontwikkelomgeving, die in staat is om bijna al uw ideeën uit te voeren. Dankzij de integratie met SharePoint kunt u de formulieren uitbreiden met alle noodzakelijke functies. Het is echter een kostbare aangelegenheid die het inhuren van programmeurs vereist, evenals wat tijd voor ontwikkeling, testen en het maken van documentatie. U kunt overwegen een dergelijke oplossing als je middelen hebt om een full-blown software-project te onderhouden om slechts een paar formulieren toe te voegen in uw SharePoint.
Buiten Microsoft
De meeste oplossingen van Microsoft en SharePoint zijn vandaag de dag onhandig in het gebruik of vereisen speciale vaardigheden voor een niet-vermogende gebruiker. Om dit probleem te ondervangen, zijn er veel nevenoplossingen met een gebruikersvriendelijke interface op het landschap verschenen. Eén zo’n oplossing is een app genaamd Forms Designer door SharePoint VirtoSoftware, gemaakt om aan alle behoeften van een bedrijf te voldoen en een zeer intuïtieve interface te bieden. Het maakt de creatie van aangepaste uitgebreide formulieren recht in SharePoint, zonder de setup van extra applicaties. De tool vereist geen codering vaardigheden, het werkt als een SharePoint app of web part, en het is kosteneffectief, omdat het niet vereist de installatie van een extra full-scale Microsoft-pakket. Virto Forms Designer is beschikbaar voor Office 365, en voor SharePoint 2016, 2013, en 2010 platformen. SharePoint Forms Designer online add-in of web part zijn volledig geïntegreerd met SharePoint-omgeving en werken direct met SharePoint-lijsten.
Een flexibel ontwerp maakt het mogelijk om kleuren, tekststijlen en het uiterlijk van velden aan te passen, en de lay-out functie biedt een mogelijkheid om verschillende lay-outs van dezelfde SharePoint-lijst voor verschillende gebruikers of gebruikersgroepen te maken. Deze functie is essentieel om de gevoelige informatie van het bedrijf te beveiligen en de toegang tot bepaalde gegevens alleen toe te staan aan gebruikers met machtigingen. Ook verbeteren de lay-outs de bruikbaarheid door het formulier van dezelfde lijst in verschillende weergaven en sets van lijstvelden voor elke afdeling weer te geven.
U hoeft alleen maar de kant-en-klare besturingselementen, tabbladen, panelen en accordeons te slepen en neer te zetten om uw eigen geavanceerde formulieren voor SharePoint-lijsten te ontwerpen. Sla uw voltooide formulieren op en gebruik ze later door eenvoudig de benodigde sjablonen te exporteren en te importeren.
Het hulpprogramma stelt gebruikers in staat specifieke bewerkings-, weergave- en opmaakformulieren te maken voor verschillende inhoudstypen die in een lijst beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld, kunt u verschillende item bewerken vorm, item nieuwe vorm, item weergave vorm, en map bewerken / nieuwe / weergave formulieren echt snel in dezelfde interface.
Daarnaast, hier kunt u definiëren CSS stijlen en uit te breiden uw formulier met HTML of JavaScript extra codering, met behulp van ingebouwde editors. In een woord, Forms Designer elimineert de nadelen van standaard oplossingen en omarmt de meeste van hun beste functies. De gebruiksvriendelijke en intuïtieve interface vereist geen bijzondere vaardigheden of training voor het maken van formulieren, zodat zelfs een beginner gemakkelijk complexe formulieren in SharePoint kan maken.
De beste aanpassing moet voldoen aan de behoeften van uw product
Al met al bieden de integratieopties van SharePoint gebruikers een grote flexibiliteit. Het is aan u welke oplossing u voor uw bedrijf kiest, ofwel standaard gratis tools met de beperkte oplossing of professionele en intuïtieve apps, zoals Forms Designer.
U kunt meer leren hoe u een formulier in SharePoint maakt met Virto Forms Designer of download de proefversie SharePoint Online Forms Designer voor Office 365 of SharePoint Forms Designer voor SharePoint 2013 en 2016 en controleer hoe het in uw eigen SharePoint-omgeving past.
| Gerelateerde producten: | |
|---|---|
 |
 |
| Office 365 Forms Designer |
SharePoint Forms Designer |
Tatiana Sushchenko is product owner bij VirtoSoftware. Ze begon haar IT-carrière bij het beroemde ABBYY Lingvo in 2006 in Moskou. Daarna stapte ze over naar Microsoft, waar ze bijna 10 jaar lang sterk was in verschillende marketing management rollen voor Visio, SharePoint, Office 365 en Project. Tatiana is afgestudeerd aan het Institute of Business Studies en heeft een mini-MBA diploma. Ze is ook afgestudeerd aan de Microsoft Marketing Excellence University.
Alle publicaties van de auteur Tatiana Sushchenko