Wat is een boekhoudkundig informatiesysteem (AIS)?
Een boekhoudkundig informatiesysteem (AIS) omvat de verzameling, opslag en verwerking van financiële en boekhoudkundige gegevens die door interne gebruikers worden gebruikt om informatie te verstrekken aan investeerders, crediteuren en belastingautoriteiten. Het is over het algemeen een op de computer gebaseerde methode voor het bijhouden van boekhoudkundige activiteiten in combinatie met informatietechnologiebronnen. Een AIS combineert traditionele boekhoudpraktijken, zoals het gebruik van algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen (Generally Accepted Accounting Principles – GAAP), met moderne informatietechnologiemiddelen.
Hoe een boekhoudinformatiesysteem (AIS) wordt gebruikt
Een boekhoudinformatiesysteem bevat verschillende elementen die belangrijk zijn in de boekhoudcyclus. Hoewel de informatie in een systeem varieert per bedrijfstak en bedrijfsomvang, bevat een typisch AIS gegevens met betrekking tot inkomsten, uitgaven, klantinformatie, werknemersinformatie en belastinginformatie. Specifieke gegevens omvatten verkooporders en analyserapporten, inkoopverzoeken, facturen, chequeregisters, inventaris, salarisadministratie, grootboek, proefbalans en financiële rekeninginformatie.
Een boekhoudkundig informatiesysteem moet een databasestructuur hebben om informatie op te slaan. Deze database structuur is meestal geprogrammeerd met query taal die het mogelijk maakt voor tabel en data manipulatie. Een AIS heeft talrijke velden om gegevens in te voeren en om eerder opgeslagen gegevens te bewerken. Bovendien zijn boekhoudinformatiesystemen vaak sterk beveiligde platforms met preventieve maatregelen tegen virussen, hackers en andere externe bronnen die informatie proberen te verzamelen. Cyberbeveiliging wordt steeds belangrijker naarmate meer en meer bedrijven hun gegevens elektronisch opslaan.
De verschillende outputs van een boekhoudkundig informatiesysteem illustreren de veelzijdigheid van zijn gegevensmanipulatiemogelijkheden. Een AIS produceert rapporten, waaronder debiteuren verouderingsrapporten op basis van klantinformatie, afschrijvingsschema’s voor vaste activa, en proefbalansen voor de financiële rapportage. Ook klantenlijsten, belastingberekeningen en voorraadniveaus kunnen worden gereproduceerd. Correspondentie, memo’s of presentaties zijn echter niet opgenomen in het AIS, omdat deze items niet direct verband houden met de financiële verslaglegging of boekhouding van een bedrijf.
Voordelen van boekhoudkundige informatiesystemen
Interdepartementale interfacing
Een boekhoudkundig informatiesysteem streeft naar een interface tussen meerdere afdelingen. Binnen het systeem kan de verkoopafdeling het verkoopbudget uploaden. Deze informatie wordt gebruikt door het voorraadbeheerteam om voorraadtellingen uit te voeren en materialen in te kopen. Bij de aankoop van inventaris kan het systeem de crediteurenadministratie op de hoogte brengen van de nieuwe factuur. Een AIS kan ook informatie over een nieuwe bestelling delen, zodat de productie-, verzendings- en klantenserviceafdelingen op de hoogte zijn van de verkoop.
Interne controles
Een integraal onderdeel van boekhoudkundige informatiesystemen heeft betrekking op interne controles. Beleid en procedures kunnen worden geplaatst in het systeem om ervoor te zorgen dat gevoelige klant, leverancier, en zakelijke informatie wordt gehandhaafd binnen een bedrijf. Door het gebruik van fysieke toegangsgoedkeuringen, inlogvereisten, toegangslogboeken, machtigingen, en scheiding van taken, kunnen gebruikers worden beperkt tot alleen de relevante informatie die nodig is om hun zakelijke functie uit te voeren.