Wanneer moet je je RSVP of reply-by datum voor je bruiloft instellen? Het klinkt als een eenvoudige taak en dat is het ook! Maar als het verkeerd wordt gedaan, kan het een ravage aanrichten in je huwelijksplanning. Hieronder zal ik een aantal veel voorkomende valkuilen beschrijven bij het vaststellen van de RSVP datum en hoe je deze kunt vermijden.
De RSVP datum te vroeg vaststellen (> 1 maand voor de trouwdatum)
Als je de RSVP datum te vroeg vaststelt, kan het zijn dat je je gasten niet voldoende tijd geeft om hun uitnodigingen te ontvangen, plannen te maken en vervolgens te reageren. We zien ook veel van onze klanten met twee gastenlijsten: een A-lijst en een B-lijst. Als u uw datum te vroeg vastlegt, kan het zijn dat u een tweede ronde uitnodigingen verstuurt naar uw B-lijst, ofwel zeer dicht bij, ofwel zelfs na de RSVP-datum. U loopt dan het risico dat uw gasten zich vergeten voelen of, erger nog, als gasten van de B-lijst.
Het te laat instellen van uw RSVP-datum (<2 weken voorafgaand aan uw trouwdatum)
U moet waarschijnlijk uw bruiloftgunsten voorbereiden, trouwprogramma’s, begeleidingskaarten en ander briefpapier voor de trouwdag bestellen, uitzoeken wie waar zit, en hoeveel monden u moet voeden. Cateraars en locaties vragen bijna altijd van tevoren om een schatting. Als je de datum voor de RSVP te laat vaststelt, geef je jezelf (of je leveranciers) misschien niet genoeg tijd om de details af te ronden. Je zou zelfs kunnen eindigen met het betalen van extra kosten voor spoed service premiums.
Het kiezen van de beste RSVP datum
Dus waar is de sweet spot met betrekking tot de beste RSVP datum voor u? Hier is onze formule:
- Wanneer hebben uw leveranciers de definitieve headcount voor uw bruiloft nodig? Meestal is uw cateraar of voedselleverancier de leverancier die het meest afhankelijk is van dit aantal, en meestal hebben ze 10 dagen tot 2 weken voor de datum van het evenement een telling nodig.
- Aangezien de datum waarop uw cateraar het definitieve aantal gasten nodig heeft, tel daar 1 week bij op.
- Vanaf deze datum raad ik u aan het dichtstbijzijnde mooie, ronde getal op de kalender te kiezen. Hiermee bedoel ik de 1e van de maand, de 5e, 10e, 15e, 20e, 25e, 30e of 31e. Snap je het? Door de eerste of laatste dag van de maand te kiezen of een getal dat een factor 5 is, is het voor uw gasten gemakkelijker om te onthouden wanneer ze die RSVP-kaart naar u op de post moeten doen!
Voorbeeld:
Bruiloftdatum = 3 oktober 2015
Eindtelling verschuldigd (aan cateraar of locatie) = 19 september
Back up 1 week = 12 september.
Kies een “mooi rond getal”…
Ideale RSVP datum voor 3 oktober bruiloft = 9 september 2015
Het doel met uw RSVP kaarten is om uw gasten te laten reageren. Dit is moeilijker dan het klinkt, dus je moet het je gasten super makkelijk maken. Geef ze genoeg tijd, maar niet te veel, en een mooie gemakkelijke datum om te onthouden. En vergeet niet om de portokosten op je RSVP kaarten te vermelden! Als je gasten op zoek moeten naar een postzegel, is de kans groot dat ze afgeleid raken en de kaart niet in de brievenbus krijgen!
*Tip: als je een website hebt, maar je vindt het niet prettig als iedereen online kan reageren, zet dan de optie om online te reageren op je kaart. Op die manier kunnen je gasten per post of online RSVP-en.
Lees meer over alle dingen die met trouwetiquette te maken hebben op onze blog en bekijk zeker al onze nieuwe ontwerpen voor huwelijksuitnodigingen voor je RSVP-kaarten!
Trouwuitnodigingenetiquette