A Small Business Guide to the Prioritization Matrix

Projectmanager verantwoordelijkheden nemen vele vormen aan: het faciliteren van change management, het communiceren van updates, het in kaart brengen van processen, het beheren van belanghebbenden, project integratie management – de lijst kan doorgaan.

En dan is er nog het prioriteren van taken en projecten – een cruciale managementvaardigheid, aangezien organisatorische prioriteiten vaak veranderen in reactie op veranderende verwachtingen van de klant, marktverschuivingen, en andere factoren. Plus, projectmiddelen, ongeacht de grootte of het type project, zijn bijna altijd schaars.

Gelukkig is er een hulpmiddel dat zowel individuen als teams kunnen gebruiken om het proces te stroomlijnen van het kiezen van welke projecten om zich op te concentreren – de prioriteringsmatrix.

Overzicht: Wat is een prioriteringsmatrix?

Tools zijn essentieel voor projectsucces. Projectmanagementsoftware voor samenwerking in teams en een Gantt- of burndowndiagram om projecten op schema te houden, zijn slechts enkele voorbeelden. Een prioriteringsmatrix is er ook een. Soms aangeduid als een criteria- of prioriteitenmatrix, is het een hulpmiddel voor bedrijfsanalyse dat, met behulp van specifieke criteria, individuen en projectteams in staat stelt om objectief keuzes te vergelijken en dus te bepalen:

• Welke projecten urgent en kritisch zijn
• Welke de meeste waarde voor de organisatie opleveren
• Welke de beste kansen op succes hebben

Iedereen, van eenpersoonsteams tot grote bedrijven, kan de projectprioriteringsmatrix gebruiken voor elke taak of elk project, eenvoudig of ingewikkeld. Wanneer het goed wordt gebruikt, is het een betrouwbare techniek voor conflictbeheersing en -oplossing en biedt het een efficiëntere manier om de projecten te selecteren waarop teams zich moeten concentreren.

Er zijn verschillende soorten prioriteringsmatrices, waaronder:

2×2 matrix

Ook bekend als de Eisenhower-matrix, bevat deze eenvoudige prioriteringsmatrixsjabloon twee assen en vier kwadranten, zoals hieronder geïllustreerd. De X-as (horizontale as) vertegenwoordigt urgentie, terwijl de Y-as (verticale as) belang vertegenwoordigt.

De Eisenhower-matrix van prioritering bevat vier kwadranten op twee assen. Het helpt individuen en managers te bepalen welke taken belangrijk, urgent en noodzakelijk zijn. Bron: Appfluence.com

Wanneer je taken in hun respectievelijke kwadranten plaatst, heb je zo’n beetje al een idee van wat je moet prioriteren:

• Kwadrant 1 (belangrijk en urgent): Dit zijn must-do taken en moeten nu meteen worden aangepakt. In het ideale geval wilt u niets in dit gebied. Voorbeelden zijn crisissituaties, noodgevallen, en projecten met harde deadlines.
• Kwadrant 2 (belangrijk maar niet urgent): Dit zijn de taken zonder dringende deadlines, maar die van cruciaal belang zijn voor uw succes. Onthoud wel dat als je niet oppast, kwadrant 2 taken gemakkelijk in kwadrant 1 terecht kunnen komen. Voorbeelden zijn onderzoek, projectplanning, procesontwikkeling, enz.
• Kwadrant 3 (dringend maar niet belangrijk): Deze taken dragen niet bij aan uw eindresultaten, maar moeten toch met urgentie worden behandeld. Als en wanneer mogelijk, weiger of delegeer ze. Voorbeelden zijn iemand helpen een taak af te maken, bepaalde e-mails en telefoontjes, en andere vormen van onderbrekingen of afleiding.
• Kwadrant 4 (niet urgent en niet belangrijk): Dit zijn uw typische tijdverspillers, zoals het nemen van lange pauzes, surfen op sociale media, of surfen op internet naar informatie die geen verband houdt met de taak bij de hand – in wezen, alle vormen van uitstelactiviteiten.

Six Sigma prioriteringsmatrix

De Six Sigma-aanpak draait allemaal om voortdurende procesverbetering, hiaatanalyse, en het elimineren van verspilling. Als zodanig, een Six Sigma prioritering matrix is een onmisbaar hulpmiddel voor het identificeren van kritische kwesties die onmiddellijke aandacht vereisen.

Six Sigma prioritering matrices vergelijken meerdere – ten minste twee – datasets met behulp van gewogen criteria. Ze zijn complexer dan de 2×2 rastermatrix en volgen een grondiger ontwerp- en toepassingsproces.

Dit voorbeeld van een oorzaak-en-gevolg prioriteringsmatrix vergelijkt meerdere datasets. Bron: CIToolkit.com

Wanneer moet u een prioriteringsmatrix gebruiken?

Een prioriteringsmatrix wordt gebruikt wanneer u keuzes wilt vergelijken, met het doel om opties te rangschikken op basis van vooraf gedefinieerde selectiecriteria.

Om projecten te prioriteren

Niet alle projecten zijn gelijk geschapen. Projectmanagers en -teams hebben te maken met een groot aantal beperkingen om bij de voltooiing van het project de overeengekomen deliverables te leveren. Om geen kostbare tijd en middelen te verspillen, moeten organisaties prioriteit geven aan projecten die de organisatie het meeste voordeel opleveren en de beste kansen op implementatiesucces hebben.

Tot een beter beheer van de tijd

Als u het gevoel hebt dat de standaard to-do-lijst niet langer toereikend is voor uw productiviteit, is de prioriteringsmatrix een alternatief hulpmiddel voor tijdbeheer. Met behulp van een eenvoudig prioriteitsdiagram (zie de 2×2 matrixfiguur hierboven), kunt u bepalen:

• Welke taken kritisch en urgent zijn, zoals projecten die vandaag moeten worden afgerond, en meteen moeten worden afgerond
• Welke taken u moet vermijden of minder dan 5% van uw tijd aan moet besteden, zoals langdurig gamen of hersenloos internetten

Om consensus te bevorderen

Als u de marketingmanager bent en uw afdeling zeven verschillende projecten heeft die strijden om financiering en aandacht, hebt u een op feiten gebaseerd, logisch proces nodig om te bepalen welke projecten prioriteit moeten krijgen. Afhankelijk van wie u het vraagt, verschillen de prioriteiten. De branding supervisor kan, begrijpelijk, willen dat de brandingstrategie van de organisatie prioriteit krijgt, terwijl de product supervisor misschien onderzoek en ontwikkeling bovenaan de prioriteitenlijst van de afdeling wil hebben.

Zelfs een eenvoudige prioriteringsgrafiek kan helpen bij het oplossen van conflicten. Als het goed wordt gedaan, kunnen teams meningsverschillen gladstrijken en uiteindelijk een consensus bereiken.

Hoe gebruik je een prioriteringsmatrix

Dus hoe ga je aan de slag met het gebruik van prioriteringsmatrices? Hier zijn enkele algemene richtlijnen.

Stap 1: Stel uw criteria vast

Elk project begint met een doelstelling. Elk product, dienst of oplossing begint met een probleem dat het wil oplossen. En elke prioriteringsmatrix begint met een reeks criteria aan de hand waarvan u uw oplossingen of items beoordeelt.

Tips voor het vaststellen van uw criteria

• Uw criteria moeten aansluiten bij de algemene doelstellingen van het project: Afhankelijk van uw doelstellingen op het gebied van bedrijfsontwikkeling of de aard van de opties die u beoordeelt, kunnen de criteria onder meer betrekking hebben op beïnvloedbaarheid, alomtegenwoordigheid van het probleem en de waarschijnlijkheid dat de enquêtescores verbeteren. In de onderstaande tabel ziet u een voorbeeld als u zou beslissen welke motivatieproblemen van werknemers u wilt onderzoeken.

In dit voorbeeld worden de items voor de rangschikking, “motivatieproblemen”, vermeld als rij-items in kolom 1, terwijl elk prioriteringscriterium de opeenvolgende kolommen leidt. Bron: Syque.com

• Stel scoringswaarden vast: Uw scoringswaarden zullen de basis vormen voor vergelijking of rangschikking. Er is niet één manier om scores toe te kennen, dus kies het beste model of de beste schaal voor uw doelstelling.

Hier vindt u nog een voorbeeld van een prioriteringsmatrix van het Western Region Public Health Training Center. Let op de beoordelingsschaal die aan de rechterkant wordt gebruikt. Bron: YouTube

• Ken aan elk criterium een gewicht toe: De mate van belangrijkheid van elk prioriteitscriterium wordt weergegeven door een criteriumgewicht. De meeste modellen verdelen een bepaald aantal punten over de criteria – 100, zoals in het voorbeeld met “motivatieproblemen” hierboven – of kennen een numerieke waarde toe, zoals in het voorbeeld hieronder.

Bepaal het criteriumgewicht en de scorewaarden voor uw matrix. Bron: Process.st

Stap 2: Beoordeel uw items/oplossingen

Op dit punt bent u klaar om te beginnen met het beoordelen van uw opties.

Tips voor het beoordelen van uw oplossingen

• Beoordeel opties samen als een team in plaats van alleen: U wilt dat de beoordeling relevant en objectief is. U wilt niet dat iemands vooroordeel een lievelingsproject bevoordeelt. Laat indien mogelijk twee verschillende teams elke optie beoordelen en bereken dan het gemiddelde.
• Breng mensen bijeen die het probleem begrijpen: haal er materiedeskundigen bij of mensen met een grondige kennis van de situatie. Zorg er ook voor dat u hen oriënteert op het doel van de evaluatie, door materialen te verstrekken zoals bedrijfsbeleid en strategische plannen, indien van toepassing.

Stap 3: Bereken de gewogen scores

Zodra u uw opties hebt beoordeeld, kunt u beginnen met het berekenen van de gewogen scores van elk. Hoe u de gewogen score berekent, hangt af van het type prioriteringsmatrix dat u hebt gekozen.

Tips voor het berekenen van de gewogen scores

• Vermenigvuldig de score van elke optie met het criteriumgewicht om de gewogen score te krijgen: Als u klaar bent, telt u alle gewogen scores bij elkaar op om de cumulatieve score van elke optie te krijgen. De optie met de hoogste cumulatieve waarde heeft de hoogste prioriteit.

In dit voorbeeld heeft, op basis van de cumulatieve scores (zie de rij “totaalscore”), optie B prioriteit boven optie A. Bron: Process.st

• Vraag het ruwe totaal op en vervolgens de relatieve decimale waarde: Om tot het ruwe totaal te komen, telt u de decimale waarden van elke rij op. Bereken daarna het eindtotaal. Deel vervolgens het totaal van elke rij door het eindtotaal om de relatieve decimale waarde te krijgen. Hoe hoger de relatieve decimale waarde, hoe hoger de prioriteit.

Gebaseerd op de relatieve decimale waarden van de opties, hebben in dit voorbeeld de voedings- en bewegingslessen de hoogste prioriteit in dit diabetes preventieproject. Bron: Western Region Public Health Training Center’s YouTube-kanaal

Stap 4: Vergelijk de resultaten

Ook hier geldt dat u wilt dat de evaluatie objectief en vrij van vooringenomenheid is, dus is het zinvol om de resultaten te vergelijken met de rest van het team. Op deze manier kunnen eventuele meningsverschillen worden besproken totdat u tot een oplossing komt waar iedereen het mee eens is.

Tips voor het vergelijken van resultaten

• Vergelijk en consolideer de resultaten: Nu iedereen de opties heeft gescoord, is het tijd om de resultaten te combineren tot een hoofdlijst van prioriteiten.
• Discussiëren en onderhandelen: Onenigheid is normaal voor teams, dus wees bereid om aanpassingen te maken. Het is ook een goede gewoonte om de prioriteringsscores openlijk te bespreken om eventuele verborgen agenda’s uit te bannen.

Focus op de juiste projecten en beheer uw tijd beter met de juiste hulpmiddelen

Of u nu alleen werkt of met een team, tijd, geld en energie zijn eindige hulpbronnen. In het geval van projectteams is het van cruciaal belang dat de projectmanager de verschillende betrokken projectmanagementprocesgroepen – de projectlevenscyclus, in wezen – goed in de hand houdt om het project te voltooien. Als zodanig is het zinvol om taken en projecten te prioriteren op basis van welke het meeste voordeel oplevert. Een prioriteringsmatrix kan hierbij zeker helpen.