Eén van de grootste ironieën van deze tijd is dat je met allerlei gadgets, zoals smartphones en netbooks, weliswaar kunt multitasken, maar dat het je nooit lijkt te lukken om dingen gedaan te krijgen. Je zit gevangen in de drukheidsval. Er is gewoon te veel werk te doen op een dag dat je soms uitgeput eindigt met half afgemaakte taken.
Het probleem ligt in hoe we ons energieniveau hoog kunnen houden om ervoor te zorgen dat je ten minste een van je belangrijkste taken voor de dag afmaakt. Er zitten gewoon niet genoeg uren in een dag en het is niet mogelijk om de hele tijd productief te zijn.
Je hebt meer nodig dan timemanagement. U heeft energiemanagement nodig
Verwerp het idee dat u een “ochtendmens” moet zijn om productief te zijn
Hoe vaak heeft u dit advies niet gehoord (of gelezen) – sta vroeg op zodat u alle taken kunt doen die er liggen. Er is niets mis met dat advies. Het is eigenlijk riekt naar goede gezond verstand – vroeg beginnen, vroeg eindigen. Het punt is dat die techniek alleen niet bij iedereen zal werken. Zeker niet bij mensen die geen ochtendmensen zijn.
Ik kan het weten, want ik heb ooit het idee gehad dat ik productiever ben als ik om 6 uur ’s ochtends uit bed kom. Ik werk fulltime als redacteur voor een persbureau, terwijl ik tegelijkertijd mijn bijbaantje als contentmarketingstrateeg verzorg. Ik ben ook een reisblogger en oh ja, ik vergat, ik heb ook een leven.
Ik lees veel productiviteitsboeken en blogs op zoek naar manieren om het meeste uit mijn 24 uur te halen. De meeste verhalen over productiviteit benadrukken vroeg opstaan. Dus dat deed ik – en ik was een grote mislukking op dat gebied – zowel in vroeg wakker worden als vroeg klaar zijn.
Bepaal uw “piekuren”
Energiemanagement begint met het zoeken naar uw meest productieve uren op een dag. Afstemming op uw lichaamsklok zal niet meteen gebeuren, maar er is een manier.
Monitor een week lang uw werkgewoonten en maak een lijst van de tijdstippen waarop u het meeste werk wist te verzetten. Noteer ook wat u tijdens die uren voelt – voelt u zich energiek of lethargisch? Houd dit in de gaten en u zult later een patroon ontdekken.
Mijn experiment met een ochtendhumeur bewees dat het negeren van mijn lichaamsklok en het gewoon doen door mezelf de discipline op te leggen om voor 8 uur ’s ochtends op te staan, me ertoe zal aanzetten productiever te zijn. Ik dacht dat door het schrijven van blogberichten en andere rapporten in de ochtend dat ik klaar zou zijn tegen de middag en mijn lunchpauze zou gebruiken voor een snelle fitnesssessie. Dat is nooit gebeurd. Ik was slaperig, afgeleid en kon geen jack schrijven voor 10 uur ’s ochtends
In feite was dat één experiment dat ik niet had moeten proberen omdat ik beter zou moeten weten. Immers, ik schrijf al 15 jaar voor de kost, en ik heb keer op keer geconstateerd dat ik ’s middags en ’s avonds na het avondeten meer – en beter – schrijf. Ik ben een nachtuil. Ik kan het net zo goed accepteren en er omheen werken.
Onlangs was ik zo opgewonden over een bepaald idee dat ik – zelfs als ik moe van het werk thuiskwam – mijn netbook tevoorschijn haalde, een blogpost van 600 woorden schreef en publiceerde tegen 23.00 uur.
Blokkeer die uren met veel energie
Als u eenmaal een idee hebt van die uren met veel energie, kunt u uw agenda zo inrichten dat uw andere, minder belangrijke taken vóór of na deze aangewezen productieve tijd worden gepland.
Blokkeer ze in uw agenda en gebruik de uren met veel energie voor uw taken met hoge prioriteit – vooral die taken die meer van uw mentale energie en focus vergen. U moet deze uren ook gebruiken voor elke taak die u dichter bij uw levensdoel brengt.
Als u een ochtendmens bent, wilt u misschien de meeste zakelijke vergaderingen vóór lunchtijd plannen, omdat het belangrijk is om uw geest scherp en gefocust te houden. Maar niets is in steen gebeiteld. Soms moet u die productieve uren opofferen voor andere persoonlijke zaken – zoals wanneer u of uw gezinsleden ziek zijn of wanneer u de diploma-uitreiking van uw zoon moet bijwonen.
Dat gezegd hebbende, vergeet niet om die productieve tijden in uw agenda te houden. U kunt enkele vrijstellingen toestaan, maar houd u zo veel mogelijk aan dat schema.
Er is geen goede of foute manier om deze energiemanagementtechniek te gebruiken, omdat alles afhangt van uw eigen persoonlijke omstandigheden. Wat u moet onthouden is dat u moet accepteren wat voor u werkt – en niet wat andere productiviteitsgoeroes zeggen dat u moet doen.
Het begrijpen van uw eigen lichaamsklok is de sleutel tot tijdmanagement. Zonder dat, eindig je uitgeput jagend op een nooit eindigende cyclus van taken en frustraties.
Featured photo credit: Collin Hardy via unsplash.com