38 Apps and Add-Ons That Transformed My Productivity

Apps kunnen de hersenen van iemand met een aandachtstekortstoornis (ADHD of ADD) gemakkelijk overweldigen en overprikkelen. In de loop der jaren heb ik persoonlijk bijna 1.000 apps gedownload – en onderweg veel geleerd over echte productiviteit. Hier zijn de apps die een vaste plaats in mijn gereedschapskist hebben gevonden – evenals waarom, in de zoektocht naar de “perfecte app”, je waarschijnlijk te hard voor jezelf bent.

Wat zijn de grenzen van apps?

Apps zijn geen zilveren kogels. Er is geen app die onze uitdagingen zal oplossen. Maar er zijn sites, zoals If This, Then That en Zapier, die een foto kunnen toevoegen aan een Dropbox-map wanneer iemand me tagt op Facebook. Apps doen een aantal magische dingen, maar elke app, tool en agenda vereist dat we ermee aan de slag gaan. To-do list apps maken het makkelijk om je ideeën vast te leggen en je lijst te delen met je familie of team. Je kunt de items herschikken, in kolommen zetten, kleurcodes geven, foto’s toevoegen en ze naar je laten e-mailen of sms’en. Maar geen enkele to-do lijst app zal de taak voor u doen.

Als u uw productiviteit wilt verhogen, besteed dan aan het begin van elke dag ten minste vijf minuten aan het plannen van uw dag. Herzie en update uw plan vijf keer gedurende de dag. Het maakt niet uit welk hulpmiddel u gebruikt. Je kunt papier gebruiken, een bullet journal, een droog-wisbord, of een app. Het plannen en herzien van je voornemens zal je later altijd tijd besparen.

Ook als we iets moeten doen dat niet urgent is, moeten we die taak nu vastleggen. Als je meer bereikt wilt krijgen, blijf je lijst dan gedurende de dag herzien. We moeten het feit accepteren dat we worstelen met CRS – Can’t Remember Stuff. Wanneer we dat feit accepteren, kunnen we een actieplan maken om onze plannen te herzien.

Ik kijk naar mijn agenda en mijn takenlijst letterlijk 30 keer per dag. Mijn agenda blijft open op een van mijn computerschermen. Wilt u een extra scherm voor uw agenda? Heeft u een tablet? Koop de app Duet. Hiermee kun je van je tablet of smartphone een tweede of derde scherm maken. Ik heb vier schermen.

Heeft u een ongebruikte TV? Misschien kun je daar ook een monitor van maken. Je hebt een speciale kabel nodig. Google uw TV-model en uw computermodel met de term “tweede monitor”. (Als je kinderen hebt, vraag het hen.)

Welke Apps zijn het beste voor het beheren van een To-Do List?

Als het gaat om to-do list apps, zijn er tal van opties. Het goede nieuws, en misschien het slechte nieuws, is dat je er zoveel kunt gebruiken als je wilt. Schakel elke week of elke dag voor uw dagelijkse to-do’s, als je wilt. Als u wilt mixen waar uw to-do lijst voor de dag of week woont, ga ervoor. I do.

Omdat ik met een team werk, wat het delen en delegeren van taken vereist, gebruik ik Asana. Ik gebruik het al meer dan een jaar. Ik vind het niet geweldig, maar het werkt goed genoeg. Met Asana, kunt u uw projecten op een van de twee manieren – als een lijst met kopteksten, of als borden, soms aangeduid als KanBan borden. Ik hou van borden omdat ze meer visueel zijn. Ik vind het ook leuk dat ik een foto aan het bord kan toevoegen en een taak in meer dan één project tegelijk kan laten bestaan.

Ik heb verschillende projectborden in Asana, en ik doe het grootste deel van mijn dagelijkse/wekelijkse/maandelijkse/kwartaalelijkse en jaarlijkse planning ook op borden. Mijn projecten hebben het jaar in elke kop, en elke kolom heeft de volgende koptekst: “Vandaag”, “Deze week”, “Volgende week”, “Deze maand”, “Volgende maand” en “Dit kwartaal”. Beschouw de items in elke kolom als flexibel. Ik verplaats de hele tijd dingen heen en weer. Met deze opzet kan ik de bomen en het bos tegelijk zien. En net als met mijn agenda, ik beoordelen en Asana bijwerken vele malen per dag.

Een andere tool, vergelijkbaar met Asana, is Trello, die het mogelijk maakt de borden om te interfacen. Deze interfaces zijn als digitale notitiekaarten die u kunt verplaatsen tussen kolommen. Je kunt niet fout gaan met een van deze. Onthoud echter dat je de taak moet doen.

What Calendar Apps Work for ADHD Brains?

Het maakt niet uit of uw agenda online of op papier is. Waar het om gaat is dat je het gebruikt, je neemt het met je mee, en je kijkt er elke dag naar. Houd het buiten, en houd het open. Je agenda is je vriend.

Ik ben een online agenda power user. Ik gebruik iCal, dat communiceert met Google Calendar, met de iCal van mijn vrouw, en met mijn online afsprakenplanner, ScheduleOnce. Op mijn iMac gebruik ik iCal, maar ik gebruik de Google-agenda’s die in iCal zijn geïmporteerd. Op mijn iPhone en tablets gebruik ik Calendars 5.

Net zoals ik niet zou aanraden om de zaterdagse kruiswoordpuzzel van de New York Times met pen te doen, zou ik op mijn papieren agenda met potlood schrijven. Onze agenda en onze to-do lijstjes geven ons flexibiliteit. Niemand krijgt alles gedaan wat op zijn to-do lijst staat. Als je iets op je lijst zet maar het niet gedaan krijgt, zoek dan een ander moment in je agenda om het te doen.

Hoe het opzetten van systemen je productiviteit kan verbeteren

Een grote les die ik als productiviteitsnerd heb geleerd, is afkomstig uit boeken, zoals Procrastinate on Purpose, E-Myth, en The ONE Thing. Ik heb de waarde en de kracht van systematisering geleerd. Als het me vijf minuten kost om één e-mail te beantwoorden, en ik beantwoord 10 e-mails per dag, elke dag, dan ben ik beter af om twee uur achter elkaar te besteden aan een e-mailantwoord als ik het kan systematiseren. Mijn favoriete tool voor dit soort dingen is TextExpander. Je kunt er je eigen snelkoppelingscode mee maken, en als je die code intypt, breidt die zich uit tot een grotere tekststring. Je kunt sjablonen maken met invulvakken, dropdown menu’s en dergelijke. Er is een beetje een leercurve, maar volgens mijn gebruikersstatistieken heb ik 40 uur werk bespaard.

Best Email-Taming Apps

Jouw e-mailinbox is een lijst met prioriteiten van andere mensen. Om te zeggen dat ik niet van e-mail hou, is een understatement. We krijgen er te veel van. Hoezeer ik ook een hekel heb aan de telefoon, vanuit een oogpunt van tijdsefficiëntie zouden veel van de e-mails die we versturen of beantwoorden, sneller via de telefoon kunnen worden afgehandeld.

Stel een tijd vast voor het controleren, verwerken en beantwoorden van uw e-mail. Doe dit niet het eerste ding in de ochtend. Omwille van uw hersenen, zet uw e-mailmeldingen uit. Als je baas eist dat je ze aanhoudt, kan het de moeite waard zijn om daar een gesprek over te voeren.

Je wilt geen belangrijke e-mails missen, dus stel e-mailfilters in. E-mailfilters helpen u prioritaire e-mails te identificeren, evenals nieuwsbrieven, spam en minder belangrijke e-mail. Ik ga hier niet uitleggen hoe je dat doet, maar er is een kleine website genaamd YouTube die je kan laten zien hoe dat moet. Zoek naar e-mailfilters en je e-mailprovider (Gmail/Yahoo/Outlook), en je zult video’s vinden over hoe je dit moet doen. Een man genaamd Steve Dotto heeft een ton van grote tech video’s.

Een ander hulpmiddel voor het omgaan met e-mail heet unroll.me. De app zal rollen al uw abonnement e-mail nieuwsbrieven in een dagelijkse of wekelijkse digest. Ook kunt u zich afmelden voor alle e-mails die u niet meer wilt.

De laatste tool voor e-mail is voor Gmail. Het heet Inbox. U kunt een e-mail snoozen en opnieuw laten verschijnen bovenaan in uw inbox op tijd of op locatie. Als ik zie dat ik een belangrijke e-mail heb ontvangen die ik moet beantwoorden als ik op kantoor ben, zet ik hem in de sluimerstand op basis van locatie. Andere apps doen dit ook, dus als je geen Gmail-gebruiker bent, log dan in op je app store en kijk of je e-mailprovider deze functie heeft. Het is een echte hulp voor e-mail jongleurs.

What Apps Share, Store, and Save Email?

Dropbox maakt het opslaan, delen en opslaan van bestanden gemakkelijk, en ze rolden een nieuwe functie uit genaamd Smart Sync. Al uw bestanden zien eruit alsof ze op uw computer staan, maar ze bevinden zich in werkelijkheid in de cloud. Dit is handig als je meer dan twee terabytes aan bestanden hebt, en je werkt op meerdere computers.

Ik ken mensen die vijf verschillende gratis cloudprogramma’s gebruiken, omdat ze niet willen betalen voor bestandsopslag. Als je dat kunt doen, veel succes. Maar ik moet nog iemand ontmoeten met ADHD die kan bijhouden wat waar naartoe gaat.

Kunnen apps mijn schrijven verbeteren?

Mijn zoon is zes jaar oud. Hij is hoogbegaafd en is een geweldige speller. Dat heeft hij niet van mij. Grammarly is een web plug-in die je helpt met spelling en grammatica als je online typt. Als je vaak “dan” verwart met “dan,” zal Grammarly het je vertellen. Als je een komma nodig hebt, of er onnodig een gebruikt, ziet Grammarly dat ook.

Apps die je helpen op je taak te blijven

Ik was niet van plan om over koptelefoons te schrijven, maar toen ik nadacht over van welke technologie ik afhankelijk ben, besloot ik het toch op te nemen. Voordat ik mijn Bose QuietComfort 35-hoofdtelefoon met ruisonderdrukking kocht, had ik een heel jaar lang voor een hoofdtelefoon gewinkeld. Ik beschouwde deze hoofdtelefoon met een prijskaartje van 400 dollar als een luxe, ook al draag ik hem het grootste deel van de dag. Ik gebruik ze voor podcasting en mijn online coaching groepen. Ik wist niet in hoeverre deze hoofdtelefoon auditieve afleidingen zou elimineren. Ken je het gezegde: “Ooit een luxe, nu een noodzaak”? Mijn Bose-hoofdtelefoon is dat geworden. Als ze verloren of kapot waren, zou ik geen twee keer nadenken over het vervangen ervan.

What Apps Can Refresh the ADHD Brain?

Om op mijn beoogde tijd naar bed te gaan, is een levenslange strijd geweest. Het probleem met te laat naar bed gaan komt wanneer dat alarm afgaat. Als we in een diepe slaapfase zijn als de wekker afgaat, zijn we de eerste uren van de dag groggy. We gaan de dag door in een hersenmist, en wanneer we ons willen ontspannen voor de avond, worden onze hersenen wakker, en de cyclus gaat door.

Ik noem het de “ADHD-Productiviteitsslaapcyclus”: We blijven laat op om werk af te maken, dus we zijn moe en hebben moeite om ons de volgende dag te concentreren, dus blijven we laat op om werk af te maken.

De Sleep Cycle-app geeft ons een manier om dit patroon te onderbreken. De app bepaalt de kwaliteit van onze slaap door gebruik te maken van de versnellingsmeter in uw smartphone. De intelligente alarmfunctie wekt je op basis van je slaapfase. Als je om 7 uur ’s ochtends wakker moet worden, zal Sleep Cycle je binnen 20-30 minuten wekken op basis van je lichtste slaapfase. Ik gebruik deze app al drie jaar, en ik hou ervan.

How Can I Be On Time to Meetings?

Next Meeting voor Mac OS is een kleine widget die leeft in de rechterbovenhoek van uw scherm in de buurt van de klok en WiFi bar. Het laat u weten hoe lang u nog heeft tot uw volgende vergadering. Het synchroniseert met Google Calendar en iCal. Als uw vergadering over twee minuten begint, zal het u vertellen dat uw vergadering nu is, wat erg handig is. U kunt uw meldingen op uw computer uitschakelen, en uw volgende vergadering niet missen.

Ik hou van technologie, productief zijn, en nieuwe dingen leren. Als een gedreven, nieuwsgierig, groei minded persoon, die ADHD heeft en heeft geleerd om mislukking te zien als feedback, kan ik dit zeggen: De weg naar een geweldig leven is niet gemakkelijk. Er is geen app die onze ADHD-hersenen kan herprogrammeren. Maar als we nieuwsgierig blijven, medeleven hebben met onszelf, en ons richten op incrementele groei, kunnen we geweldige levens leiden. Het kan moeilijk zijn, maar dat is OK. We kunnen moeilijke dingen doen.

Add-Ons die Google Chrome verbeteren

Als u Google Chrome gebruikt, is er een app-winkel die veel nuttige widgets, apps en extensies voor het heeft. Hier is wat de luisteraars van mijn podcast (ADHD reWired) zeggen dat ze gebruiken:

Password Managers

• 1Password
• LastPass

Schrijven/Grammatica/Communicatie

• Boomerang en Boomerang Agenda. Twee Gmail plug-ins die e-mails bijhouden en vergaderingen plannen binnen uw e-mail.
• Grammarly (zie hierboven).
• Snap&Read Universal. Tekstlezer die woordenschat vereenvoudigt, tekst vertaalt, ontoegankelijke tekst leest.

Vermindering van afleiding/verbetering van de focus

• Momentum. Een beginscherm dat vraagt: “Wat is uw belangrijkste doel voor vandaag?” Als u antwoordt, wordt u aan dat doel herinnerd telkens wanneer u een nieuw tabblad opent.
• Facebook-nieuwsfeedblocker
• AdBlock
• uBlock Origin. Als uw internet traag is, kunt u hiermee de bandbreedte vrijmaken die advertenties in beslag nemen.

Te veel geopende tabbladen beheren

Er zijn veel geweldige Chrome-extensies voor dit veelvoorkomende ADHD-probleem:

• OneTab. Verwijdert extra tabbladen.
• Session Buddy. 100 browsertabbladen? Dat is verleden tijd!
• The Great Suspender. Laadt browser tabs, zodat ze niet tonnen geheugen kunnen opgebruiken. Een simpele muisklik laadt de pagina opnieuw.
• Toby. Een uitbreiding voor tabbeheer.

Vrij lezen

• CleanPrint. Hiermee kunt u een tekstversie van een online artikel afdrukken. Geen afbeeldingen. Geen advertenties.

Het bijhouden van uw werk

• BackStop. Hiermee wordt de backspace-toets uitgeschakeld, zodat de browser niet naar een vorige pagina gaat. Als je werk kwijt bent geraakt bij het invullen van een online formulier omdat je door backspace terug moest, is dit een geweldige extensie.
• Pomodoro Timer
• Pomodoro Assistant

Organizing Articles and Websites for Later

• Pocket. Slaat webpagina’s op.
• Evernote. Maakt het gemakkelijk om artikelen van webpagina’s vast te leggen en op te slaan.

Hoe maak je je takenlijst duidelijker en beter beheerbaar

Kijk naar je takenlijst. Zoek de taken die u als zelfstandige naamwoorden hebt opgeschreven, en voeg er werkwoorden aan toe. Bijvoorbeeld, als u “dokter” op uw lijst hebt geschreven, wat is dan de eigenlijke taak die dat inhoudt? Moet u uw dokter bellen? Moet u een dokter vinden? Mijn taak zou zijn: “Bel Dr. Goldberg op 555-555-5555 om een afspraak te maken voor een jaarlijks onderzoek en om te vragen of ik een laboratoriumonderzoek nodig heb. Nadat mijn afspraak is gemaakt, maak een afspraak voor labonderzoek.” Zo specifiek ben ik. Probeer het. Misschien vind je dat de app niet het probleem is. Het is dat wanneer je “dokter” op je lijst ziet staan, je niet weet wat je eerste stap moet zijn.

Opslaan

Geactualiseerd op 5 februari 2021