3 Redenen waarom ik ben overgestapt van Mac Mail naar Spark door Readdle

Hoeveel email accounts heb je?

Ik heb minstens 10 email adressen die ik regelmatig gebruik. Twee voor mezelf, één voor mijn werk, drie van klanten, en een paar voor andere ondernemingen.

Ik weet niet hoe het met jou zit, maar zoveel e-mailadressen zijn moeilijk te beheren. Ik zou graag zeggen dat ik op de top van mijn e-mail spel, maar het ontvangen van ~ 50 e-mails per dag is nog steeds geen grapje. En dat is na alle filters/regels en afmeldingen die ik al heb gedaan.

Ik zit ook in het Apple ecosysteem. Ik weet niet waarom, maar ik heb altijd native apps gebruikt/geprefereerd, zoals Mail en Agenda. Maar zoals ik heb geleerd, zijn er heel wat apps die beter werken.

Enter Spark Mail.

Het is anderhalf jaar geleden dat ik Spark mail ben gaan gebruiken als mijn email client. Ik heb de standaard Mac Mail en Agenda van mijn laptop en iOS-apparaten verwijderd.

En met iOS 14 in aantocht dit najaar, waarmee iOS-gebruikers e-mailapps van derden kunnen instellen als hun standaard mailclient, ga ik Spark zeker met meer plezier gebruiken.

Laat me je vertellen waarom…

3 Redenen waarom ik ben overgestapt van Mail naar Spark Mail

Ik heb eerder gezegd dat ik bovenop mijn e-mails blijf zitten. Ik hanteer twee principes die elke productiviteitsgoeroe je vertelt: inbox zero en touch-it-once. Ik pas ook de principes van Getting Things Done (GTD) toe.

Inbox zero betekent dat je je e-mails verwijdert of archiveert, zodat er niets in je inbox zit. De touch-it-once methode betekent dat wanneer je een e-mail opent (aanraakt), je er actie op moet ondernemen. Dat betekent eraan werken als het een taak voor je is, het delegeren aan andere mensen en een vervolgactie maken, het verwijderen/archiveren, of het uitstellen in de toekomst.

Hoewel ik van Apple hou, hebben de native apps niet de noodzakelijke functionaliteiten die power users nodig hebben.

Daarom ben ik overgestapt op Spark Mail.

Reden 1: Synchronisatie

Zoals ik al zei, heb ik ten minste 10 e-mailaccounts. Ik werk vrijwel overal, zolang er maar een internetverbinding is. Of ik nu thuis ben, in een café of op reis, ik moet bij al mijn spullen kunnen. En daar hoort e-mail ook bij.

Eén ding is me opgevallen: bij het instellen van mijn iPad moet ik, nadat ik mijn Apple ID heb ingevoerd, nog steeds al mijn mailaccounts handmatig configureren. Als ik het me goed herinner, een paar jaar geleden, wanneer je een nieuw Apple apparaat instelt en je Apple ID invoert, wordt alles gesynchroniseerd, inclusief e-mailaccounts. Maar dat lijkt nu niet meer te werken.

Toen ik Spark instelde, maakte ik oorspronkelijk een account aan op mijn Mac. Ik kreeg toen een scherm waarin stond dat ik mijn e-mailadres kon gebruiken om al mijn accounts op mijn apparaten te synchroniseren.

Toen ik de app op mijn iPhone en iPad installeerde, hoefde ik alleen maar in te loggen op mijn eerste e-mailaccount, waarna alles gewoon werkte.

Op mijn iPad voegde ik bijvoorbeeld mijn tweede en derde e-mailaccount toe. Na een paar seconden, het verscheen op mijn Mac.

Een ding dat ik niet leuk vond tijdens het account setup-proces op de iPhone was telkens als ik van app wisselde, de login-opties terugzetten naar het begin. Het is een domper omdat ik multi-factor authenticatie (MFA) gebruik in al mijn accounts. Dus zodra ik mijn wachtwoord heb ingevoerd, word ik om een wachtwoord gevraagd. Zodra ik van app verander, de code onthoud, en terug ga naar Spark, moet ik het inlogproces vanaf het begin doorlopen. Dat is waarom ik al mijn andere accounts op mijn laptop moest toevoegen, omdat ik toegang nodig heb tot de Authenticator-app op mijn telefoon.

Dat terzijde, toen ik later die avond mijn iPad opende, na een paar seconden, zijn al mijn andere accounts er. Als bij toverslag.

Reason 2: Customizations

Er zitten een heleboel leuke dingen in Spark Mail, maar ik zal ze niet allemaal bespreken. Ik zal het alleen hebben over de dingen waar ik echt van hou.

1. Veegbewegingen

Ik blijf op de hoogte van mijn e-mails door snel beslissingen te nemen. Afhankelijk van wat ze zijn, wie ze heeft verzonden, het tijdstip van de dag / week, en nog veel meer, besluit ik wat ik vervolgens moet doen.

Die opties zijn meestal openen / lezen, verwijderen / archiveren, later aanpakken (uitstellen), of een taak voor mij maken om eraan te werken.

En daar komen de veegbewegingen om de hoek kijken.

Afhankelijk van hoe je met je e-mail omgaat, zijn deze aan te passen. In mijn geval is het bijna altijd een van deze opties:

1. Verplaatsen (naar een map, of tags binnen Gmail)
2. Snooze – dit is de uitsteloptie. Ik zet de e-mail op ‘snooze’ tot, laten we zeggen, morgenochtend 9 uur, zodat de e-mail uit mijn inbox wordt ‘verwijderd’ en pas morgen om 9 uur weer verschijnt.
3. Naar Omnifocus – dit is mijn taakbeheer-app. Je kunt hier andere 3rd party integraties toevoegen (waar ik het hieronder over zal hebben).
4. Delete

Andere apps laten je naar links/rechts vegen en maar één ding doen. Spark geeft je vier opties door de lengte van je veeg te variëren. Kijk maar eens naar deze twee afbeeldingen.

Ik ben in de loop der tijd veranderd in hoe ik deze veegopties gebruik, maar ik gebruik ze nog steeds regelmatig. Zodra ik de onderwerpregel zie, weet ik meteen wat ik moet doen. Dat bespaart me veel tijd. In plaats van naar binnen te gaan en op verschillende knoppen te tikken om naar het archief te gaan of naar andere apps te delen, kan ik dat in mijn inbox doen.

2. Herinneringen

Als je een fan bent van David Allen’s GTD, is er daar een deel waar je een taak maakt om op te volgen met iemand aan wie je de taak hebt toegewezen of gedelegeerd. En als je een manager bent, is dit iets wat je ook zou moeten doen (en het niet aan het toeval overlaten dat je directe rapport je zal updaten).

Een andere toepassing hiervan is dat u zeker wilt weten dat u uw baas of klant op de hoogte houdt als hij/zij na een X aantal tijd nog niet heeft geantwoord.

Daar komen herinneringen om de hoek kijken.

Laten we zeggen dat het dinsdag is. U stuurt vandaag een e-mail naar een klant met het verzoek om vrijdag een afspraak te maken. U kunt een herinnering aan uw e-mail toevoegen zodat u aan deze e-mail wordt herinnerd als u morgen om 9.00 uur (woensdag) nog geen antwoord hebt ontvangen.

Als u op enig moment vóór de aangegeven herinnering een bevestiging (of een antwoord) van uw klant hebt ontvangen, ontvangt u geen melding.

Dit is geweldig omdat het een extra stap in uw workflow elimineert. Het maakt je geest vrij, zodat je je kunt concentreren op belangrijkere dingen. U verstuurt een e-mail en u wordt er automatisch aan herinnerd volgens het schema dat u hebt ingesteld. Je hoeft ook niet meer aan de vergadering te denken. Het helpt je wat mentale energie te besparen die je aan andere taken kunt besteden.

Het mooie hiervan is dat je ook de opties die hier worden weergegeven kunt aanpassen. Of je nu wilt dat het morgen 8 uur is, of later vandaag altijd +6 uur vanaf nu, etc.

Dat kun je doen in instellingen > Planning. Kies dan welke u wilt bewerken. Dit geldt voor Snoozes, Herinneringen, en mijn favoriete functie, Later verzenden.

3. Snooze

Met de optie Snooze kunt u een e-mail uit uw Postvak IN verwijderen (en daarmee Postvak IN-nul bereiken), zelfs als u nog niet hebt besloten wat u met die e-mail wilt doen.

U kunt een e-mail blijven snoozen om hem vandaag te verbergen en volgende week weer tevoorschijn te halen. Dan komt de week en je snooze het weer voor een andere week. Wees wel voorzichtig als je deze optie gebruikt. Je krijgt niets gedaan door ze steeds te snoozen.

Herinner je je de touch-it-once methode die ik eerder noemde? Als je dat combineert met het concept van inbox zero, zul je productiever zijn.

Waarom?

Omdat als je je er echt aan houdt, je heel bewust zult zijn van wanneer je je e-mail controleert. Je zult niet meer in je inbox leven. Je zult echt tijd hebben om dingen gedaan te krijgen.

Voorbeeld, je ziet twee e-mails. Een nieuwsbrief van een blog die je volgt en een e-mail van een collega. Het is 16:45 uur.

Toepassing van de twee principes, je snooze de nieuwsbrief naar morgenochtend, omdat je niet in staat zal zijn om het te lezen in de tijd, omdat je wilt op tijd thuis te komen. Je opent, leest en onderneemt actie op de e-mail van je collega.

Of in mijn geval, ik ontving een coupon voor wat gratis eten (yay!). De enige manier om er gebruik van te maken is om de e-mail te tonen bij de bestelling. Op dit moment ben ik op reis in een ander land. Dus heb ik het uitgesteld tot een paar dagen nadat ik terug ben. Tot wanneer ik het daadwerkelijk kan gebruiken.

Het is uit mijn inbox. Ik hoef me er geen zorgen meer over te maken. Als het weer in mijn inbox verschijnt, kan ik beslissen wat ik er dan mee doe. Zal ik naar dat restaurant gaan en het opeisen? Of wacht ik tot het weekend?

4. Send Later

Dit is een van mijn favoriete functies in Spark.

Ik heb klanten in verschillende tijdzones. Dat maakt het soms moeilijk om te communiceren. Maar dat betekent niet dat er geen mogelijkheid is om een workaround te vinden.

De later verzenden-functie is geweldig, want als ik een heel belangrijke e-mail heb, laten we zeggen een rapport, of ik wil dat er een beslissing wordt genomen, dan plan ik het zo in dat het op de ochtend van de tijdzone van mijn cliënt wordt verzonden. Waarom?

Omdat, ook al lezen we de hele tijd e-mails, het is een manier om respect te tonen aan mijn cliënt. Als ze zijn zoals ik, ze zijn ook het ontvangen van tonnen e-mails elke dag van klanten, andere leveranciers, hun team. Als ik weet dat het ’s nachts voor hen, ik blijf uit de buurt van het verzenden van e-mails die ik niet wil wegnemen van hun tijd om te rusten of van hun familie.

Een andere reden is dat de meeste mensen actie ondernemen tijdens de dag. Dus zelfs als ze de e-mail lezen, kunnen ze er een nachtje over slapen en niets doen.

Vraag jezelf eens af, heb je ooit een e-mail gelezen en dan tegen jezelf gezegd dat je morgen gaat antwoorden? Hoogstwaarschijnlijk wel.

En wat gebeurt er de volgende dag?

Er is een spoedvergadering. Of een probleem met de verzending. Of een andere brand die geblust moet worden. Tientallen e-mails kwamen binnen en begroeven die e-mail die je wilde beantwoorden. Plan de verzendtijd zo in dat deze ’s ochtends in hun inbox terechtkomt.

En zoals ik al eerder zei, kun je het schema hier aanpassen aan je voorkeur.

Reden 3: integraties

Ik beschouw mezelf als een power user. Daarom gebruik ik apps en geavanceerde functies die me helpen productiever te zijn. Dat is waar Spark een voordeel heeft ten opzichte van andere e-mail apps. Het heeft integraties met software van derden die je waarschijnlijk al gebruikt.

In mijn geval zijn de apps die ik dagelijks gebruik OmniFocus, Asana en Pocket.

Zoals je eerder hebt gemerkt, gaat een van mijn veegopties naar OmniFocus. Het is mijn taak management software van keuze. Als het een taak voor mij is die niet nu hoeft te worden gedaan, voeg ik het daar toe.

Maar als het klantgerelateerd is, voeg ik het in plaats daarvan toe aan Asana, omdat dat is wat de klant ook gebruikt.

Laten we zeggen dat dit een e-mail van een klant is en dat er dingen zijn die ik moet doen. Na het lezen van de e-mail, kan ik het toevoegen aan Asana, kies een werkruimte, project, en geadresseerde. Dit verschijnt op mijn Asana account. Als ik het aan mezelf heb toegewezen, staat het daar in mijn inbox, wachtend tot ik er actie op onderneem.

Of als het iets is dat ik later wil lezen, kies ik er gewoon voor om het toe te voegen aan Pocket.

Speciale opmerking over het privacyprobleem van Spark-mail

Als u net als de meeste mensen bent, doet u waarschijnlijk onderzoek naar het gebruik van Spark-mail. Een van de meest controversiële kwesties die ik tegenkwam tijdens mijn onderzoek over Spark is het privacybeleid.

Ik las dit bericht terwijl ik mijn onderzoek deed.

Maar, net als met alles, moet je niet alles geloven wat je op het internet vindt.

Dus, ik deed meer onderzoek en vond een andere thread die uitlegde en uitwerkte over Spark’s privacybeleid.

Tl;dr: niet de moeite waard uw tijd.

Er kan wel of niet een probleem zijn met privacy of de verzamelde informatie. Maar dat ligt aan Spark en het is niet anders dan alle andere e-mailclients (zoals Outlook) of apps waartoe u uw accounts toegang verleent. Dus, zoals ik al zei, je hoeft je geen zorgen te maken over het privacybeleid van Spark, omdat er niets schimmigs aan is.

Privacybeleid van Spark en Outlook vergeleken

Omdat dit nog steeds een zeer populair onderwerp is, besloot ik om zelf in te graven.

Het belangrijkste probleem dat de meeste mensen hebben met Spark Mail is dat ze je wachtwoorden opslaan op hun servers. Kijk maar naar de commentaren in dit bericht.

Ja, dat doen ze. Hier is een stukje uit Spark’s privacybeleid. Ze gebruiken deze gegevens voor toegang tot uw e-mail en voor synchronisatie tussen meerdere apparaten.

Begrepen? Mooi. Laten we nu eens kijken naar het privacybeleid van Microsoft.

Bijna hetzelfde.

Het enige verschil is dat de Spark die van hen helemaal bovenaan op de pagina zet en in duidelijk, gemakkelijk leesbaar Engels.

Conclusie

Dus, moet je de standaard Mac Mail blijven gebruiken of overstappen op Spark Mail van Readdle?

Spark is misschien wel of misschien niet iets voor jou. Het hangt af van hoe je e-mail gebruikt en je eigen workflow. Als je regelmatig gebruikmaakt van apps als Dropbox en Google Drive, of Asana en OmniFocus, en je uiteindelijk de bestanden moet downloaden en uploaden naar deze diensten, dan is het de moeite waard om Spark te overwegen. Maar als je echt alleen maar e-mails verstuurt en ontvangt, dan is de standaard Mail-app misschien genoeg voor je behoeften.

Er zijn veel coole functies die ik hier niet heb besproken, omdat de meeste van hen al ‘verwacht’ zijn, zoals een snelle app en een eenvoudige gebruikersinterface. En er zijn dingen die ik nog niet heb gebruikt, zoals het delegeren van een e-mail naar je team en sjablonen (!!).

Voel je vrij om de app te downloaden en het zelf te verkennen. Het is gratis. En dit is geen betaalde post 😉

En zoals hun tag line zegt, hou weer van je e-mail.