11 Tips voor een succesvolle post-mortem

Update: Ik schreef dit artikel in 2015, maar ik vond, met het nieuwe jaar vlak achter me, dat ik het moest updaten met alle leerervaringen die ik heb opgedaan op het gebied van post-mortems. Achteraf realiseerde ik me dat ik één belangrijke tip had weggelaten, die ik zeker in al mijn post-mortems moet opnemen. Dus, wat is er beter dan 10 tips voor een succesvolle post-ortem? Ik presenteer de veel nieuwe en verbeterde 11 Tips Voor Een Succesvolle Post-Mortem. (Spoiler: #5 is nieuw.)

Ik hou van vergaderingen. Eigenlijk, laat me verduidelijken. Ik hou van creatieve, strategie-georiënteerde vergaderingen zoals een brainstorm of zijn emo neefje, de Post-Mortem.

Wat is een post-mortem? Voor sommigen is het een onderzoek van een lijk om de juiste doodsoorzaak vast te stellen. Voor andere, meer aangepaste personen (met alle respect voor Dana Scully), is het een bespreking (meestal aan het eind van het project) om elementen van een project die al dan niet succesvol waren, te identificeren en te analyseren. Het geeft antwoord op de vraag: “Hoe hebben we het gedaan?”

Veel mensen vinden de naam “post-mortem” te macaber. Ze noemen het liever een “terugblik”, wat ik saai vind en weinig verbeeldingskracht heeft. Zelfs als een project van begin tot eind een belachelijk succes was, markeert de post-mortem het einde van een klus (of fase) en je team is waarschijnlijk blij dat het achter de rug is. Als ik het voor het zeggen had, zou ik het de “Super Post-Mortem Extravaganza!” noemen. Zeg me nu niet dat je daar niet liever naartoe zou gaan dan naar de ” Retrospective.”

Niet alleen voor eenmalige projecten

Veel mensen gaan ervan uit dat post-mortems alleen voor eenmalige projecten zijn. Hoewel ze uiterst belangrijk zijn voor projecten met een duidelijk gedefinieerde begin- en einddatum – denk aan apps, websites, infographics, enz. – zijn ze net zo nuttig voor doorlopende marketinginspanningen. Post-mortems kunnen het grote geheel in perspectief houden met maandelijkse, driemaandelijkse of jaarlijkse reviews. Het is duidelijk dat elke maand een evaluatie tijdrovend is, maar een paar uur per kwartaal is goed besteed.

Niet alleen voor bureaus

Post-mortems zijn niet alleen voor bureaus die klanten proberen te behouden of nieuwe business proberen te winnen. Ze zijn net zo nuttig aan de merkkant. Marketingdirecteuren kunnen evenzeer profiteren van het houden van post-mortems na het beëindigen van een campagne of project. Let wel, in een perfecte wereld kan de post-mortem het klantenteam en het agentschapsteam samen omvatten. Vergeet niet, het is “Hoe hebben we het gedaan?”

Dus, nu je overtuigd bent van de awesomeness van de post-mortem en er waarschijnlijk al een hebt gepland, hier zijn mijn 10 tips om het meeste uit je post-mortem te halen:

(Opmerking: voor het doel van deze tips zal ik ernaar verwijzen in de context van een enkele campagne met een doel van voltooiing in plaats van een lopend project.

Heb een post-mortem voor elk project, hoe klein of hoe groot ook, ongeacht het resultaat.

Zelfs als een project klein is, zijn er altijd dingen die opduiken die u zullen helpen leren voor grotere projecten. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat het project vertraging opliep door communicatieproblemen. Dit kan bij een klein project leiden tot een vertraging van een paar dagen. Maar bij een groot project kan dit u maanden vertraging opleveren en, nog belangrijker, de kosten met het tweevoudige doen toenemen. Altijd een leuk gesprek met de CFO.

Belangrijk is dat er post-mortems worden gehouden, hoe goed een project ook is verlopen. Sommigen hebben de neiging te denken dat een post-mortem alleen maar gaat over wat er fout is gegaan. Nogmaals, ik geef er de voorkeur aan te denken als “hoe hebben we het gedaan en waarom?” Ik heb nog nooit aan een project gewerkt dat perfect verliep. Evenzo heb ik nog nooit aan een project gewerkt dat een complete ramp was. Er valt altijd wel iets waardevols te leren.

“The minute that you’re not learning I believe you’re dead.”
Jack Nicholson

Schema the post-mortem directly after the project concludes.

Als je op mij lijkt, verdampen projectdetails uit het geheugen als het grote werk erop zit. Als een project goed verloopt, verliezen we de problemen uit het oog in het licht van een goed uitgevoerde klus. Als een project slecht gaat, verliezen we successen uit het oog terwijl we proberen uit te zoeken wat er mis ging. Houd je post-mortem terwijl de details nog vers zijn. Bonuspunten als u ze van tevoren inplant.

“De bleekste inkt is beter dan het beste geheugen.”
Chinees spreekwoord

Stel een constructieve mentaliteit op.

Dit is verreweg de belangrijkste tip op deze lijst. Een post-mortem gaat niet over het benadrukken van mislukkingen met het doel om schuldigen aan te wijzen. Het gaat niet om het beoordelen van de prestaties van werknemers. Het gaat om het beoordelen van het werk en het resultaat met het oog op team- en persoonlijke verbetering. Het moet constructief zijn.

Daarom is het belangrijk dat uw team in de juiste mindset zit: positief en leergericht, niet defensief of hyperkritisch. De beste manier om dit te doen is om het gesprek te beginnen met iets positiefs. Over het algemeen geldt: hoe krachtiger of trotser ze zich voelen, des te effectiever kunnen ze opbouwende kritiek verwerken.

Zoals een van mijn teamleden altijd graag zegt als er iets misgaat: “Nou, er is niemand omgekomen, dus…” Herinner iedereen eraan dat, hoe gênant een blunder ook is, je ervan kunt leren. Dit werkt natuurlijk niet als er wel iemand is omgekomen, maar tot nu toe heeft geen enkel Portent-project iemand gedood… zo is mij verteld.

“Ik ben het soort persoon dat graag een omgeving en mentaliteit creëert – niet omdat ik het met opzet doe, maar omdat ik zo graag leef – waar, van catering tot make-up tot haar tot garderobe, elektriciens, camera-afdeling belichting, geluid, weet je, het is onze film; we zijn samen, en we hebben die kameraadschap en die nabijheid.”
Steve McQueen

Maak een agenda.

Zelfs een ontspannen vergadering heeft een agenda nodig. Het laatste wat we willen is een compleet ongeorganiseerde puinhoop waarvan je een uur later geen idee meer hebt wat je eigenlijk geleerd hebt. Het hebben van een agenda zal eigenlijk helpen met alle tips waarover ik tot nu toe heb gesproken.

Hier is een voorbeeld agenda voor een effectieve post-mortem:

1. Toon zetten / Formaat uitleggen (5 Min) – Dit is misschien wel de meest kritische, cruciale 5 minuten van de vergadering. Hier herinnert u de groep eraan dat deze post-mortem over constructieve analyse gaat. Het is uw kans om de groep te begeleiden en hopelijk te ontspannen en zich veilig genoeg te voelen voor een echt productieve sessie.
2. Recap The Project (2 Min) – Dat is het. Je geeft een synopsis van waar het project over ging en wat de oorspronkelijke verwachtingen waren. Dit zal u toelaten u te concentreren op de meetbare doelstellingen, zodat u objectief kunt evalueren of het project een succes was.
3. Recap The Outcome (3 Min) – Hoewel er een verschil van mening kan zijn over hoe iedereen vond dat het proces verliep, is er meestal een vrij eenduidig idee over of het doel werd bereikt. Was de klant tevreden? (Dit kan een klant in de letterlijke zin van het woord zijn, maar het kan ook de CMO van je eigen bedrijf zijn). Zijn de kosten hoger uitgevallen dan het budget? Werd het product op tijd geleverd?
4. Vragen van teamleden (40 min) – Dit is het belangrijkste van de post-mortem. Waar al deze voorbereiding zijn vruchten zal afwerpen. Het is waar het gesprek echt op gang komt en uw teamleden de kans krijgen hun zegje te doen. Het helpt om een jump-start te maken door één persoon een vraag te stellen en mensen de kans te geven om op elkaar in te haken. Het belangrijkste is dat iedereen de kans krijgt om een bijdrage te leveren. Dit zijn de vragen die ik graag stel:
   1. Bent u trots op onze eindproducten? Zo ja, wat maakte ze geweldig? Zo nee, wat was er verkeerd of ontbrak er aan?
   2. Kregen we de resultaten die we wilden en had het effect?
   3. Welke van onze methoden of processen werkten bijzonder goed?
   4. Welke van onze methoden of processen waren moeilijk of frustrerend om te gebruiken?
   5. Hoe zou je het de volgende keer anders doen om deze frustratie te vermijden?
   6. Wat kunnen we de volgende keer nog beter doen?
   7. Wat was het meest bevredigende of professionele deel van het project?
5. Wrap-Up (10 Min) – Dit is waar u iedereen bedankt voor deelname en hen laat weten dat notities binnenkort zullen komen.

Toegegeven, het kan echt een uitdaging zijn om je aan deze agenda te houden, maar het laatste wat je wilt doen is het gesprek stoppen van het organisch stromen. Meestal springt het gesprek vanzelf van de ene vraag naar de volgende. Het belangrijkste is dat u ervoor zorgt dat elk van de antwoorden een gesprek is en dat iedereen in staat is om ze aan te pakken.

“Als je je niet voorbereidt, bereid je je voor om te falen.”
Benjamin Franklin

Stuur voorafgaand aan de vergadering een vragenlijst uit naar alle deelnemers.

Een agenda is uiterst belangrijk, maar het zal moeilijk zijn om je aan je tijdschema te houden als de deelnemers niet zelf zijn voorbereid en hebben nagedacht over alle vragen die je wilt gaan behandelen. Als ze nog niet door de vragen heen zijn, garandeer ik je dat als je ze vraagt welke methodes of processen goed werkten, je minstens 10-20 seconden blanco voor je uit zult staren.

Dit is productief om twee redenen. Ten eerste is de kans groter dat je betere antwoorden krijgt. Het is moeilijk om ter plekke met iets te komen dat inhoud heeft. Ten tweede, wanneer iemand eindelijk het gevoel heeft dat hij een goed antwoord heeft, zal niemand anders naar hem luisteren, omdat ze druk bezig zijn om zelf een goed antwoord te bedenken.

Dus, samen met een eenvoudige agenda, zorg ervoor dat je alle deelnemers een lijst met vragen stuurt waar ze voorafgaand aan de vergadering over na moeten denken. Het is het beste als u hen voldoende tijd geeft om dit te doen, zodat het niet op het laatste moment vlak voor de post-mortem wordt gedaan.

“We moeten de deuren van kansen openen. Maar we moeten onze mensen ook uitrusten om door die deuren te lopen.”
Lyndon B. Johnson

Benoem de moderator.

Naast een agenda moet er ook een persoon zijn die verantwoordelijk is voor het modereren van de vergadering. Dit is meestal dezelfde persoon die de agenda heeft opgesteld en de post-mortem heeft gepland. Het hebben van een moderator niet alleen creëert bumper rails voor het gesprek, maar laat alle andere teamleden de vrijheid om hun gedachten te spreken zonder zich al te veel zorgen te maken over de structuur of proces.

Een goede moderator zal de juiste hoeveelheid speelruimte geven voor het gesprek om een raakvlak te pakken alvorens het weer in te tomen.

De moderator moet ook degene zijn die aantekeningen maakt. Ik raad aan een white board te gebruiken. Zo kunnen de teamleden bij de les blijven in plaats van verwoed aantekeningen te maken.

“Kun je het deel herhalen waarin je alles over de dingen hebt gezegd?”
Homer Simpson

Houd het ontspannen.

Zoals ik al eerder zei, houd ik van creatieve strategiebijeenkomsten. Ze zijn over het algemeen meer ontspannen en daarom leuker. Gevreesde, hoog gespannen post-mortems doden de creativiteit en sluiten je team op in hun persoonlijke schulp. Zo’n vergadering is net zo productief als een dutje in het hele team.

Je bent vaak ongemakkelijke dingen aan het ontdekken. Bevorder bewust een ontspannen omgeving. Als het vroeg in de ochtend is, neem dan koffie en donuts mee. Als het later op de dag is, breng dan bier en donuts mee. Neem altijd donuts mee.

“Een opgewekte gemoedstoestand, versterkt door ontspanning… is het medicijn dat alle angstgeesten op de vlucht doet slaan.”
George Matthew Adams

Moedig participatie aan.

Het doel van een post-mortem is een diepe duik in het project en leren als een team. Door de perspectieven van iedereen in de groep aan de oppervlakte te brengen – van wie velen vaak meer in het onkruid zitten – laten ze ons kwesties op microniveau blootleggen die optellen tot een ernstige macro-impact. Als slechts een paar teamleden hun stem laten horen, vraag dan aan de anderen wat zij ervan vinden. Soms is er maar een klein duwtje in de rug nodig voordat mensen zich op hun gemak voelen om te praten.

“In teamwork is zwijgen niet goud, het is dodelijk.”
Mark Sanborn

Laat de laptops achter.

Net als bij creatieve brainstorms geef ik er de voorkeur aan dat post-mortems schermloze aangelegenheden zijn. Mensen worden aangemoedigd aantekeningen mee te nemen, maar computers leiden vaak meer af dan ze waard zijn. Voor degenen die al een beetje aarzelen om hun gedachten te delen, is er niets erger dan zich open te stellen en dan te merken dat mensen niet opletten. Een post-mortem moet een dialoog op gang brengen en gedachten en ideeën heen en weer sturen. Er is geen plaats voor een computer in dit proces – zelfs niet voor het maken van aantekeningen. (Ik leg later uit waarom.)

“De succesvolle krijger is de gemiddelde man, met een laserfocus.”
Bruce Lee

Ontwikkel bruikbare conclusies.

Zelfs de meest productieve post-mortem heeft geen zin als er geen duidelijke, bruikbare conclusies zijn. “Doe het beter” is inderdaad een nobel uitgangspunt, maar hoe ga je daar de volgende keer mee om? U moet specifieke to-dos het team kan onthouden in de hitte van het volgende project.

In ons vorige voorbeeld, als communicatie was het probleem, misschien de actionable takeaway is om regelmatiger, in-person check-ins.

Actionable takeaways stellen duidelijke verwachtingen. Het team kan elkaar aanspreken op de uitvoering ervan in het volgende project.

“Het vermogen van een organisatie om te leren en dat leerproces snel in actie om te zetten, is het ultieme concurrentievoordeel.”
Jack Welch

Deel post-mortem takeaways.

Niets grensverleggends hier. De laatste belangrijke tip is het delen van de na de evaluatie opgedane ervaringen met iedereen die baat kan hebben bij uw nieuwe parels van wijsheid. Dit omvat zeker uw post-mortem aanwezigen. Maar besteed ook de tijd aan het identificeren van anderen in uw bedrijf die met dezelfde uitdagingen te maken hebben.

“Deel uw kennis. Het is een manier om onsterfelijkheid te bereiken.”
Zijne Heiligheid de Dalai Lama

Hoewel sommige van deze tips wat strenger zijn dan andere, is het belangrijkste om te onthouden dat u de aard van de post-mortem luchtig moet houden, maar toch productief en impactvol. Als je slaagt, zul je zien dat je team enorm waardevolle inzichten meeneemt die het volgende project nog beter maken.

Of als dit allemaal net iets te veel is, noem het dan gewoon een Super Post-Mortem Extravaganza. En neem donuts mee.