A termelékenység területén régóta használt emlékeztető rendszer a naptár és az ütemezési rendszer kiegészítőjeként szolgál. Bár többféle jegyzetfájl létezik, a legismertebb (nagyrészt David Allen Getting Things Done és Merlin Mann 43 mappa című könyvének köszönhetően) a 43 mappás rendszer, amely 31 számozott “napi” mappát és 12, az év hónapjaival jelölt mappát tartalmaz.
Az ötlet nagyon egyszerű: bármi, amire valamilyen jövőbeli időpontban emlékeztetni kell, bekerül a jegyzetfájlba. Minden reggel előveszi az adott napi mappát, és tartalmát a postaládájába helyezi, és bármit is helyezett oda napokkal, hetekkel vagy hónapokkal korábban, mindig kéznél van, amikor szüksége van rá.
A 43 mappa beállításával akár egy évre előre is lehet – sőt, könnyen – emlékeztetőket beállítani. Minden számozott mappa a hónap egy-egy napját helyettesíti. Mögöttük a hónapokkal felcímkézett összes mappa sorakozik, elöl a következő hónap mappája. Tehát, mivel ma szeptember 5-e van, az 5. mappát látja elöl, majd a 6-31. mappát, aztán az októbertől a következő szeptemberig. Amikor kiürítem a mai mappát, a számozott mappák hátuljára teszem, a “6” pedig ott áll, készen arra, hogy holnap elővegyem.
A hónap végén az októberi mappát kinyitjuk, tartalmát a megfelelő számozott napokra helyezzük, és a kiürített mappát a hónapok hátuljára helyezzük. Így a mappák gördülő ciklusa jön létre, minden reggel bemutatva azt a mappát, amelyben az adott nap tartalma van.
Azt, hogy mi kerül a mappákba, Öntől függ, de egyértelműen minden keltezett dolog jó jelölt: számlák, számlák, keltezett, kiküldendő anyagok, koncert- és műsorjegyek, utazási dokumentumok stb. Más olyan tárgyak is bekerülhetnek, amelyekről tudod, hogy egy adott napon szükséged lesz rájuk, például az útleveled azon a napon, amikor elrepülsz az országból, vagy a csekkfüzeted a számlafizetés napján.
Az ismétlődő eseményeket, amelyekre emlékeztetni akarod magad – például a növények háromnaponta történő öntözését -, felírhatod kartonokra. Kiüríti a mappát a bejövő levelek közé, feldolgozza a bejövő leveleket, megnézi az emlékeztetőt, megöntözi a növényeket, és elhelyezi a kártyát a három nappal későbbi időpontra.
Néhányan a bejövő levelekből való “kijutásként” használják az iktatómappát. Azaz, ha a nap végére nem dolgozták fel a bejövő postaládájukat üresre, akkor minden a holnapi futófájlba kerül. Nem vagyok ennek nagy támogatója, de feltételezem, hogy némi pszichológiai elégtételt ad nekik, ha a nap végén üres postaládával távoznak.
A legnehezebb része a ticklerfájl használatának az, hogy valóban elkezdik használni. Egy kis időbe telhet, amíg megszokjuk, hogy a dolgokat az iktatófájlba helyezzük, majd minden nap ellenőrizzük, hogy visszakerüljenek onnan. Valójában lehet, hogy azt kell tennie, amit én tettem, amikor először kezdtem el használni a jegyzetfüzetet: állítson be emlékeztetőt az emlékeztetőkre! Vagyis beállítottam egy “check tickler file” feladatot az Outlookba, és úgy állítottam be, hogy minden reggel ismétlődjön. Bizony, minden reggel elfelejtettem, amíg az értesítés meg nem jelent, hogy emlékeztessen.
Egy idő után azonban a ticklerfájl használata szokássá válik. Ahogy egyre több dolgot teszel bele, egyre nagyobb valószínűséggel fogod ellenőrizni, és ahogy egyre gyakrabban ellenőrzöd, egyre valószínűbb lesz, hogy dolgokat teszel bele. A két szokás kölcsönösen erősíti egymást, így egy idő után eléri a “kritikus tömeget”, és a feledékenység megszűnik problémának lenni.
Az eléréséhez tényleg segít, ha az iktatófájlját valahol jól látható helyen tartja (anélkül, hogy útban lenne). Az asztali irattartó dobozok tökéletesek erre – általában kevesebb, mint 30 cm mélyek, nem foglalnak sok helyet, számos vonzó (és, bevallom, kevésbé vonzó) kivitelben kaphatók, és nyitott tetejüknek köszönhetően a legcsekélyebb akadálya sincs annak, hogy elővegye a mai aktát.
A következetesen használva az irattartó doboz a “külső agy” fontos részévé válhat, amely felugrik, ha szüksége van rá, és távol tartja az útból, ha nincs rá szüksége. A mai, állandóan high-tech világunkban ez még egy kicsit megnyugtató is: egyszerű, határozottan low-tech, és hatékony.
Bónusz tipp: Erre a tippre itt futottam rá, és annyira jó, hogy muszáj volt beillesztenem. A szabványos 43 mappa beállítása dátumokat ad meg, de a napok nevét nem, ami zavaró lehet. Használjon a hét napjaival felcímkézett és az első 7 mappa tetejére csíptetett iratgyűjtő kapcsokat a napok azonosítására. Ahogy kiveszi az egyes mappákat, és hátra helyezi őket, helyezze a klipszüket az utolsó mappa utáni mappára egy iratgyűjtő klippel. Zseniális!