Szervezeti kommunikáció: 9 lépés a sikeres stratégia megalkotásához

A szervezeti kommunikáció a sikeres vállalkozás felépítésének egyik alapvető feltétele. Az alkalmazottak elkötelezettségére, az együttműködésre, a munkahelyi bizalomra és a munkavállalói tapasztalatokra gyakorolt hatása minden munkahelyi stratégia fontos részévé teszi.

📚Töltse le “A modern alkalmazotti kommunikáció 10 alapelve” című e-könyvünket, és tanulja meg, hogyan kommunikáljon a modern alkalmazottakkal a mai digitális korban.

Ebben a blogban áttekintjük a hatékony szervezeti kommunikáció kiépítésének legfontosabb előnyeit, valamint a sikeres szervezeti kommunikációs stratégia megvalósításához szükséges lépéseket.

Mi a szervezeti kommunikáció?

A szervezeti kommunikáció magában foglalja a szervezeten belüli formális és informális kommunikációt, beleértve a munkavállalók közötti kommunikációt és a munkavállaló-vezető kommunikációt.

A szervezeti kommunikációt 4 fő típusra oszthatjuk:

Formális kommunikáció

A formális, világos és konkrét kommunikáció nagyszerű módja a megfelelő információáramlás biztosításának a munkahelyen. A formális kommunikációval mindenki tájékozott és összhangban van az üzleti célokkal.

Ez a fajta kommunikáció a jogi követelményeknek való megfeleléshez is szükséges. Például a munkarendeket, valamint a biztonsági szabályokat és irányelveket formális módon (e-mailek, nyomtatott dokumentumok) kell közölni a munkavállalókkal.

Informális kommunikáció

Amint azt már sejthette, ez a fajta kommunikáció a formális kommunikáció ellentéte. “Szóbeli kommunikációnak” is nevezik. Lényegében ide tartoznak a párbeszédek, csevegések, telefonbeszélgetések, valamint az általában a kávéfőző mellett zajló “vízhűtő beszélgetések”, amelyek nem támaszkodnak semmilyen formalitásra.

Az informális kommunikáció egyik legfőbb előnye, hogy gyorsabb módja a munkahelyi információcserének. Segít továbbá új ötletek megosztásában és kidolgozásában a termékek, valamint a belső vagy külső folyamatok javítása érdekében. Meglepődne, ha tudná, hány innovációs ötlet kezdődött egy kávéautomata melletti beszélgetéssel!

Horizontális kommunikáció

A szervezeti kommunikáció ezen típusa olyan csapatok, csoportok vagy egyének között fordul elő, akik azonos hierarchikus szinten állnak. A horizontális kommunikáció fontos szerepet játszik a munkahelyi silók lebontásában és a részlegek közötti együttműködés javításában. Kritikus szerepet játszik a technikai, marketing és értékesítési csapatok összehangolásában és annak biztosításában, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon.

Vertikális kommunikáció

A strukturált szervezeteken belül a kommunikáció leggyakoribb formája felfelé és lefelé irányuló vertikális mintát követ. Ide tartozik az üzleti vezetők, a csoportvezetők és az alkalmazottak közötti kommunikáció. Ez a fajta kommunikáció alapvető fontosságú a munkahelyeken. Vertikális kommunikáció nélkül nem lenne lehetséges az irányelvek, visszajelzések vagy ötletek megosztása.

Nem számít, hogy milyen típusú kommunikációról beszélünk, a munkahelyi kommunikáció minden szervezet számára létfontosságú irányítási elem.

A szervezeti kommunikáció néhány fő célja az alkalmazottak tájékoztatása az új irányelvekről, a válságkommunikáció, a biztonság biztosítása az egész szervezeten belül, a változásmenedzsment, a digitális átalakulás, az egyesülések és felvásárlások kezelése, valamint a visszajelzések adása és fogadása az alkalmazottaktól.

📚Olvass tovább! Változásmenedzsment: Definíció, legjobb gyakorlatok & Példák

A siker érdekében a szervezeteknek átfogó szervezeti kommunikációs stratégiákkal kell rendelkezniük, amelyekben az alkalmazottak úgy érzik, hogy tájékoztatva vannak a fontos vállalati frissítésekről, és részt vesznek a napi szervezeti beszélgetésekben.

A hatékony szervezeti kommunikáció 15 célja

A hatékony szervezeti kommunikáció számos módon befolyásolja a szervezeti sikert. Néhány ezek közül:

1. Pozitív munkavállalói élmény megteremtése, a munkavállalói morál, elégedettség és elkötelezettség növelése.
2. Segít a munkavállalóknak megérteni a munkaviszonyuk feltételeit, és ösztönzi elkötelezettségüket és lojalitásukat.
3. A munkavállalók véleménynyilvánításának ösztönzése, ami jelentősen javítja a munkavállalók elégedettségét a munkáltatójukkal.
4. Segít csökkenteni a félreértések és a félinformációk terjedésének esélyét a munkahelyen.
5. A részlegek közötti kommunikáció és együttműködés javítása a munkavállalók között.
6. A munkavállalóknak a vállalat küldetéséhez, jövőképéhez és alapvető értékeihez való igazodásának elősegítése.
7. A munkatársak nagyobb elkötelezettségének előmozdítása azáltal, hogy a munkatársakat folyamatosan tájékoztatják.
8. Az alkalmazottak számára a fontos és releváns információk megtalálásának megkönnyítése, amikor csak szükségük van rájuk.
9. A szervezeten belüli információáramlás egyszerűsítése.
10. A munkatársak termelékenységének javítása az információk keresésére és a nem releváns témákkal kapcsolatos kommunikációra fordított időpazarlás kiküszöbölésével.
11. A folyamatok és eljárások javítása és végső soron nagyobb hatékonyság és költségcsökkentés megteremtése.
12. Jobb kapcsolatok kiépítése az alkalmazottak és vezetőik között.
13. A munkahelyi bizalom javítása.
14. A kommunikáció szórakoztatóbbá tétele.
15. A kommunikáció javítása a nem vezetékes, távoli és íróasztal nélküli alkalmazottakkal.

Nézze meg az alábbi infografikát, amelyben megosztjuk a munkahelyi kommunikáció legfontosabb előnyeit 👇

A szervezeti kommunikáció a COVID-19 idején

A szervezeti kommunikáció kritikus szerepet játszott a koronavírus-járvány során. A járvány kitörése alatt minden eddiginél nagyobb szükség volt arra, hogy a dolgozókat támogassák és meghallgassák. Valóban, hirtelen meg kellett változtatniuk a munkaszokásaikat, és menet közben kellett alkalmazkodniuk.

Míg egyesek már a világjárvány előtt is hozzászoktak az otthoni munkavégzéshez, mások számára ez a munkaszervezés teljesen új volt.

📚Olvass tovább! Remote Work: 20 Ways to Engage and Connect with Your Remote Employees

Nemcsak a szervezeti kommunikáció játszott kulcsszerepet az alkalmazottak támogatásában a világjárvány idején, hanem kritikus szerepet játszott abban is, hogy a vállalkozások minél zökkenőmentesebben működjenek.

Mivel a legtöbb működés megzavarodott, az IC szakértői elképesztő munkát végeztek a kommunikációs stratégiák újragondolásában, hogy az alkalmazottak magas szinten tudják tartani a morált és a termelékenységet.

Főbb statisztikák a szervezeti kommunikációról a járvány idején

A következő statisztikák rávilágítanak a hatékony szervezeti kommunikációs stratégia fontosságára az olyan válsághelyzetekben, mint a koronavírus világjárvány:

• Összességében, A The Institute for Public Relations és a Peppercomm által megkérdezett alkalmazottak 93%-a nyilatkozott úgy, hogy a vállalatuk kezelte a COVID-19 válságot hatékonyan kezelte (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• A munkavállalók 85%-a szerint akkor a legmotiváltabb, ha a vezetőség rendszeresen tájékoztatja őket a vállalati hírekről (Trade Press Services)
• A válaszadók 81%-a szerint a kommunikációs részleg nagyon is részt vett a belső kommunikációban (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• A járvány kitörése során a munkavállalókkal való kommunikáció legjobb csatornáinak a személyes kapcsolatokat tartották. A közvetlen kommunikáció a feletteseken/vezetőkön keresztül (61%) és az egyszemélyes(76%) “nagyon hatékony” csatornák (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• A munkavállalóknak csak 42%-a ért egyet azzal, hogy a vezetés hatékonyan vezeti át a szervezetet a válságon (Perceptyx)
• A HR-vezetők 54%-a jelezte, hogy a távmunkához szükséges rossz technológia és/vagy infrastruktúra jelenti a legnagyobb akadályt. a hatékony távmunkának a szervezetükben (Gartner)
• A Willis Towers Watson által megkérdezett cégek 15%-a mondta, hogy a világjárvány negatívan hatott a termelékenységre (Corporate Adviser)
• Egy, a világjárvány idején végzett brit felmérés szerint a válaszadók 73%-a úgy vélte, hogy hatékonyabb, ha otthonról dolgozik (Statistica)
• Az újbóli…A munkába való visszatérésre való felkészülés még korai stádiumban volt, mivel a kommunikációs vezetőknek csak 10%-a végzett “átfogó” tervezést. A fizikai munkakörnyezet konkrét változásait tartalmazza ez a jelentés (Peppercomm & The Institute for Public Relations)

📚Olvass tovább: The Ultimate COVID-19 Crisis Management Checklist for Employers

9 lépés a sikeres szervezeti kommunikációs stratégia megalkotásához

Lássuk most a sikeres szervezeti kommunikációs stratégia megalkotásának 9 kulcsfontosságú lépését az Ön szervezeténél.

Ha sietsz, nézd meg az alábbi videót 👇

Kapcsold össze a szervezeti kommunikációs tervedet az üzleti stratégiáddal

A legtöbb HR-es, belső kommunikációs stratéga és szervezeti vezető egyetért abban, hogy a szervezeti kommunikáció összekapcsolása az üzleti stratégiával elengedhetetlen a hatékony és következetes üzleti működéshez.

Mégis sok szervezet még mindig nem rendelkezik belső kommunikációs tervvel és stratégiával.

A hatékony szervezeti kommunikációs stratégia kialakításához a munkáltatóknak azzal kell kezdeniük, hogy a kommunikációt összekapcsolják az átfogó stratégiai tervükkel, beleértve a szervezet küldetését, jövőképét és alapvető vállalati értékeit.

📚Olvass tovább! Vállalati értékek: Definíció, fontosság és példák

Az Ön üzleti stratégiája lehet például a teljesítmény javítása az alkalmazottak megtartásának vagy elkötelezettségének növelésével.

Mivel a munkavállalói kommunikáció itt döntő szerepet játszik, a szervezeti kommunikációs stratégiájának közvetlenül kapcsolódnia kell az üzleti stratégiájához.

A közönségének/közönségeinek megismerése

A közönségének azonosítása fontos lépés a szervezeti kommunikációs stratégia hatékonyságának biztosításához.

A szervezeti kommunikáció eredménytelenségének egyik fő oka, hogy a munkáltatók nem szegmentálják célközönségüket a munkakörök, osztályok, helyszínek, érdeklődési körök és preferenciák alapján.

Ez azt eredményezi, hogy a legtöbb munkavállaló hasonló típusú információkat kap, még akkor is, ha ezek az információk egyáltalán nem relevánsak a számukra.

Mi történik ezután?

Nagyon alacsony az elkötelezettség és a belső kommunikációs tartalmak fogyasztásának aránya.

Mivel ezt minden kommunikátor igyekszik kiküszöbölni és elkerülni, a belső célközönség meghatározása és megértése kulcsfontosságú lépés a jó szervezeti kommunikációs stratégia kidolgozásához.

Minden alkalmazott bevonása

A szervezeti kommunikáció az a folyamat, amelyben minden alkalmazottnak részt kell vennie és részt kell vennie.

Téves az a gondolkodásmód, amelyben a kommunikáció elsősorban az üzleti kérdésekről, irányelvekről és eljárásokról, valamint a vállalati frissítésekről szóló üzenetek átadását jelenti az alkalmazottaknak.

A munkahelyi kommunikáció soha nem lehet egyirányú. A kétirányú beszélgetéseknek viszont nagy erejük van az egészséges munkahelyi kultúra megteremtésében és támogatásában. Az alkalmazottak problémáinak, kérdéseinek, észrevételeinek, ötleteinek és aggodalmainak meghallgatása lojalitást épít és ösztönzi az alkalmazottak termelékenységét.

A nap végén a szervezetben mindenkinek szerepe van a jól működő szervezeti kommunikációs stratégia kialakításában:

1. A vezérigazgatók és a felsővezetők végső soron felelősek az alaphang megadásáért és a nagyszerű szervezeti kultúra kialakításáért. E vezetők egyik fő feladata a hatékony vállalati szintű kommunikáció biztosítása.
2. A HR-szakemberek és más személyzeti stratégák szintén kritikus szerepet játszanak a szervezeti kommunikációban, különösen a mai munkahelyeken, ahol a munkavállalók elvárásai, preferenciái és igényei jelentősen megváltoztak.
3. A vezetők és a csoportvezetők felelősek az alkalmazottaikkal való napi kommunikációért.
4. Minden alkalmazottnak felelőssége, hogy megosszák a hangjukat, aggodalmaikat és problémáikat, visszajelzést adjanak és együttműködjenek a csapattársaikkal.

📚Olvass tovább: 8 dolgozói elkötelezettségi statisztika, amit 2020-ban ismerned kell

Készíts magával ragadó és releváns tartalmat

Sajnos sok alkalmazott nem foglalkozik a vállalat belső tartalmaival. Sőt, sok alkalmazott figyelmen kívül hagyja a vállalati intraneten vagy e-mailen keresztül eljuttatott üzeneteket.

Ez többnyire azért történik, mert a nekik kézbesített tartalom nem releváns a tevékenységük szempontjából. Egy tömeges hírlevél kiküldése az összes alkalmazottnak abban a reményben, hogy el fogják olvasni, ma már egyáltalán nem reális.

Egy hatékony szervezeti kommunikációs stratégiához ennél sokkal többre van szükség. Mivel az IC szakembereket ma már fontos stratégiai üzleti partnernek tekintik, az új szerepük az, hogy fokozzák a játékukat azáltal, hogy biztosítják, hogy a belső tartalmakat az alkalmazottak valóban elfogyasztják.

A tartalom és a közönség szegmentálása azonban – különösen a nagy szervezeteknél – lehetetlen a megfelelő alkalmazotti kommunikációs eszközök nélkül, amelyek lehetővé teszik a kommunikátorok számára, hogy minél vonzóbb tartalmakat hozzanak létre és juttassanak el a munkavállalókhoz.

A tartalmat a megfelelő csatornákon keresztül terjeszti

Most még ha készen is van a megfelelő tartalom, és tudja, hogy kinek kell azt megkapnia, van még egy fontos tényező, amit figyelembe kell vennie: a kommunikációs csatornák, amelyeket a tartalom terjesztéséhez használni fog.

Mivel a munkahelyen használt különböző kommunikációs csatornák száma folyamatosan növekszik, a megfelelő csatornák kiválasztása nagy kihívást jelent a kommunikátorok számára.

📚Olvass tovább! Top Communication Channels to Consider for Your Business

Az intranetek, az e-mailek, a belső közösségi média, a privát üzenetküldő alkalmazások, mint például a Slack, a dokumentummegosztás és a projektmenedzsment eszközök mind a szervezetek belső kommunikációs eszközei.

Ezért ez a kommunikációs ökoszisztéma nagyon összetetté vált, és nehéz hatékonyan kezelni.

Ezért sok szervezet ma már a modern alkalmazotti kommunikációs megoldások felé fordul, amelyek lehetővé teszik, hogy az összes szervezeti kommunikációs csatornát egyetlen helyre kapcsolják össze, ahol minden fontos információ bármikor elérhető az összes alkalmazott számára.

A megfelelő kommunikációs technológia bevezetése

A megfelelő alkalmazotti kommunikációs technológia kiválasztása valóban a következő szintre emelheti a szervezeti kommunikációs stratégiát.

Ha tudja, hogy a jelenlegi megoldásain, például az intraneten keresztül alacsony az elkötelezettségi szint, akkor ez valószínűleg annak a jele, hogy valamin változtatni kell.

Nagyon sok intranet még mindig elavult, és nem felel meg az alkalmazottak preferenciáinak a kommunikáció módját illetően még a magánéletben sem.

Ezért a mobil-első alkalmazotti kommunikációs megoldások bevezetése már nem opció, hanem kötelező!”

Ha tudjuk, hogy a munkahelyek többségét a Gen Z és az ezredfordulós munkavállalók teszik ki, azt is tudjuk, hogy mennyi időt töltenek és kommunikálnak okostelefonjaikon keresztül.

Ezért a Smarp-hoz hasonló, mobil-első belső kommunikációs megoldásokra való áttérés garantáltan átalakítja a munkahelyi kommunikáció módját.

Mérje az eredményeket

Míg a legtöbb szervezet egyetért abban, hogy a kommunikációs tervek eredményeinek mérése és számszerűsítése szükséges, ezt a célt nehéz elérni.

Mégis a belső kommunikációval foglalkozó szakemberek 60%-a még mindig nem méri belső kommunikációs erőfeszítéseit.

A belső kommunikációs erőfeszítések nyomon követése és mérése rendkívül fontos annak megértéséhez, hogy mi működik jól és mi szorul fejlesztésre.

Az adatok összegyűjtése segíthet megválaszolni olyan kérdéseket, mint:

• Mennyire elkötelezettek az alkalmazottak a belső tartalmak iránt?
• Hogyan reagálnak az üzenetekre?
• Mely kommunikációs csatornák a legjobbak az információk átadására?
• Milyen típusú tartalmakkal foglalkoznak az alkalmazottak a leginkább?
• Mely alkalmazottak foglalkoznak a leginkább (kedvelések, megosztások, megjegyzések)?

Az adatok felhasználása a szervezeti kommunikációs stratégia javítására

Amint összegyűjti és elemzi az adatokat, a jövőben könnyebben tud javításokat és jobb döntéseket hozni.

Ha például rájön, hogy alkalmazottai leginkább a videós tartalmakkal foglalkoznak, ez a jel arra utal, hogy több ilyen tartalmat készítsen.

A videó ráadásul valóban az a tartalomtípus, amelyet a fiatalabb generációk szívesen fogyasztanak, mert egyszerű és szórakoztató.

Az adatok kihasználásának másik nagyszerű módja, ha megérti, kik a belső befolyásolói, hogy jutalmazza őket, és a márka nagyköveteivé tegye őket.

📚Olvass tovább! Top 5 kommunikációs készség és hogyan fejlesztheti őket

A Smarp segítségével a vállalatoknak világszerte sikerült átalakítaniuk a szervezeti kommunikációs erőfeszítéseiket a munkavállalói kommunikációs megoldásunkon keresztül elérhető adatok segítségével.

Nézze meg, hogyan alakul át munkahelye

Ez a legjobb lépés az újonnan bevezetett szervezeti kommunikációs stratégiájában!

Ha sikeresen végrehajtja a fenti lépéseket, az egész munkahelyi kultúra átalakul. Alkalmazottai sokkal elégedettebbek lesznek a munkájukkal és a céggel összességében, ami magasabb munkavállalói elkötelezettséget és termelékenységi szintet eredményez.

Még ha ezt a folyamatot nem is tűnik könnyűnek megvalósítani, a kemény munka megtérül, és a befektetés megtérülése nyilvánvaló lesz.

A rossz szervezeti kommunikáció ára

Amint azt korábban ebben a blogbejegyzésben láttuk, a szervezeti kommunikáció olyan téma, amelyre a vállalkozásoknak jobban kellene koncentrálniuk. A Society for Human Resource Management (SHRM) kutatása szerint azonban sok vállalat pénzt veszít a rossz kommunikáció miatt.

Egy 400, 100 000 alkalmazottat foglalkoztató vállalat körében végzett felmérés szerint cégenként átlagosan évi 62,4 millió dolláros veszteséget okoz a nem megfelelő kommunikáció az alkalmazottak felé és az alkalmazottak között.

Ezeken kívül a 100 alkalmazottat foglalkoztató kisebb cégeknél a rossz kommunikáció évente átlagosan 420 000 dollárba került.

Mellett a nem hatékony kommunikáció növelheti a félreértéseket, károsíthatja a kapcsolatokat, megtörheti a bizalmat, csökkentheti a munkatársak termelékenységét és fokozhatja a munkahelyi frusztrációt.

Boost Your Organizational Communication Strategy with Smarp

A Smarp egy mobil-első alkalmazotti kommunikációs platform, amelyet arra terveztek, hogy segítse a szervezeteket a munkahelyi kommunikáció javításában és a munkavállalókkal való jobb kapcsolattartásban, függetlenül attól, hogy hol tartózkodnak.

Mivel a munkavállalók túl sok időt töltenek a releváns információk keresésével, a munkáltatóknak ezt a folyamatot ésszerűbbé és hatékonyabbá kell tenniük.

A Smarphoz hasonló belső kommunikációs technológiával a munkáltatók mostantól személyre szabott tartalmakat juttathatnak el alkalmazottaikhoz, hitelesebb módon kommunikálhatnak, és javíthatják az alkalmazottak közötti kapcsolatokat.

Mi következik ezután? Töltse le a “A modern alkalmazotti kommunikáció 10 alapelve” című e-könyvet, amelyben tippeket & legjobb gyakorlatokat osztunk meg a mai digitális korban az alkalmazottaival való sikeres kommunikációhoz.

.