SharePoint űrlapok alapjai. Mik azok a SharePoint űrlapok?

A SharePoint űrlapok már évek óta kiváló együttműködési és kezelési eszközként szolgálnak. Ezzel az eszközzel bármilyen típusú, mennyiségű és célú vállalati adatot feldolgozhatunk.

A SharePoint Form egy ablak (képernyő), amely számos címkével ellátott mezőt tartalmaz, amelyekbe a felhasználók megadhatják adataikat: kereszt- és vezetéknév, cím, e-mail, telefonszám stb. A SharePoint űrlapok azért jönnek létre, hogy egyszerűsítsenek minden üzleti folyamatot, munkafolyamatot, valamint hogy kellemesebbé és rendezettebbé tegyék az adatbázissal való munkát. Emellett a címkékkel ellátott űrlapok segítik a felhasználókat abban, hogy megakadályozzák a hibás adatok bevitelét.

Egy csomó megoldás és eszköz létezik a SharePoint űrlapokkal való munka megkönnyítésére, valamint vonzó és fejlett űrlapok létrehozására, hogy növeljék a felhasználók által történő kitöltés esélyét.

A nyomtatványok testreszabása: How to Do It Right

Miközben listákat használunk a különböző információk tárolására, ami a SharePoint egyik alapvető célja, vannak olyan esetek, amikor stílusos és látványos űrlapokat szeretnénk készíteni, vagy növelni azok hatékonyságát. Valójában a SharePoint-listák konfigurálása és testreszabása meglehetősen problematikus, mivel a hozzájuk tartozó különböző űrlapokat egyedi kódolással, az InfoPath és harmadik féltől származó eszközökkel tervezik és valósítják meg. A SharePoint űrlapok létrehozásának különböző módjai vannak, amelyek közül néhányat ebben a cikkben megvizsgálunk.

Mit jelentenek a SharePoint űrlapok?

A űrlapok célja az adatok megjelenítése, elrejtése és optimalizálása a felhasználók elől. Lehetővé teszik az adatcserét a felhasználók és az adatforrások között a böngészőben. Az űrlapok bármely alkalmazásban létrehozhatók, majd a SharePoint megfelelő listájához kapcsolódnak. Egyes eszközök lehetővé teszik az űrlapok tervezését a SharePoint-környezeten belül; ez azonban egyszerűbbnek hangzik, mint amilyen valójában. Különleges képességek vagy egy fejlesztő segítsége nélkül igazi kihívást jelenthet.

Mindezek ellenére néhány módszerrel egyszerűsíthetjük a folyamatot.

A legjobb SharePoint űrlapok testreszabási gyakorlatok

Noha a natív SharePoint-felület biztosítja az egyéni űrlapok létrehozásához szükséges alapvető eszközöket, például az egyéni listanézetet, mégis szükség lehet a tervezés specifikusabb módosításaira. Vizsgáljuk meg a különböző módszereket, hogy kiválaszthassa az igényeinek tökéletesen megfelelőt.

SharePoint-listák

Ez a módszer ideális, ha nincs szüksége átfogó módosításokra, és többnyire elégedett a SharePoint-űrlapok fő funkcióival. A lista létrehozásakor alapértelmezés szerint rendelkezésre áll egy megfelelő űrlap, amely lehetővé teszi:

• Mezők sorrendjének optimalizálása
• Bemeneti érvényesítés
• Fájl csatolása
• Hozzáférés korlátozása
• Munkafolyamatok

Az összes funkció elérhető a lista beállításai menüben, és szükség esetén oktatóanyaggal támogatott. Ha azonban üzleti logikát kell futtatni a mezőkön, nem ideális választás.

InfoPath

Ezt az eszközt a Microsoft kifejezetten a SharePoint űrlapok fejlett kezelésére fejlesztette ki.

Sokkal több funkcióval rendelkezik elődjéhez (XDocs) képest, többek között:

• Sokféle űrlapnézet létrehozása
• Szerkesztett adatokkal való munka lehetősége
• Kibővített szövegmezők
• Kalkulációk
• Üzleti logika és munkafolyamatok

A Microsoft InfoPath legnagyobb problémája, hogy a Microsoft a közeljövőben nem fogja támogatni. További hátránya az intuitivitás hiánya, ami jelentős időt igényel egy oktatóprogramhoz.

SharePoint Forms Designer

Ez a hatékony eszköz nemcsak a SharePoint űrlapok testreszabását teszi lehetővé, hanem a különböző webrészek felületeinek konfigurálását is. Csak adjon hozzá egy adatnézetet az oldalához, és máris hozzáférhet az adatforrásból származó mezők űrlapként történő beillesztéséhez. A Designer funkcióinak sokszínűsége lehetőséget biztosít:

• Mezők elrejtése/megjelenítése
• A layout megváltoztatása
• Az űrlap kódjával való munka
• Adatvezérlők használata
• Grafika és szöveg hozzáadása

A SharePoint Designer mindenekelőtt lehetővé teszi a SharePoint fájlok és tulajdonságok közvetlen befolyásolását. Ezért ahhoz, hogy a lehető legtöbbet hozza ki belőle, tisztában kell lenni a SharePoint struktúra alapjaival és a fájlok tárolásával. Ez egy ingyenes, a Microsoft által forgalmazott eszköz. Ugyanakkor a termék meglehetősen trükkös, és gyakran speciális szakértelmet és kódolási készségeket igényel.

Visual Studio

Ha egyetlen kész megoldás sem felel meg az igényeinek, itt az ideje, hogy megfontolja egy egyedi megoldás tervezését. A Visual Studio egy teljes körű alkalmazásfejlesztő környezet, amely szinte minden elképzelését képes megvalósítani. A SharePointhoz való integrációjának köszönhetően az űrlapjait minden szükséges funkcióval bővítheti. Ez azonban költséges dolog, amelyhez programozókat kell felvenni, valamint némi időt kell szánni a fejlesztésre, tesztelésre és dokumentáció készítésére. Akkor veheti fontolóra az ilyen megoldást, ha vannak erőforrásai egy teljes szoftverprojekt fenntartására, hogy csak néhány űrlapot adjon hozzá a SharePointhoz.

Túl a Microsofton

A Microsoft és a SharePoint által kínált megoldások többsége manapság kényelmetlenül használható, vagy speciális készségeket igényel egy nem power user számára. Ennek a problémának a leküzdésére számos felhasználóbarát felülettel rendelkező mellékmegoldás jelent meg a piacon. Az egyik ilyen megoldás a SharePoint VirtoSoftware által készített Forms Designer nevű alkalmazás, amelyet úgy hoztak létre, hogy megfeleljen egy vállalkozás minden igényének, és rendkívül intuitív felületet biztosítson. Lehetővé teszi az egyéni kiterjesztett űrlapok létrehozását közvetlenül a SharePointban, további alkalmazások beállítása nélkül. Az eszköz nem igényel kódolási ismereteket, SharePoint-alkalmazásként vagy webrészként működik, és költséghatékony, miközben nem követeli meg egy további teljes körű Microsoft-csomag telepítését. A Virto Forms Designer elérhető az Office 365, valamint a SharePoint 2016, 2013 és 2010 platformokhoz. A SharePoint Forms Designer online kiegészítő vagy webpart teljes mértékben integrálódik a SharePoint környezetbe, és közvetlenül a SharePoint listákkal működik.

A rugalmas kialakítás lehetővé teszi a színek, a szövegstílusok és a mezők megjelenésének testreszabását, az elrendezési funkció pedig lehetőséget nyújt ugyanazon SharePoint lista különböző elrendezéseinek létrehozására különböző felhasználók vagy felhasználói csoportok számára. Ez a funkció elengedhetetlen a vállalat érzékeny információinak biztosításához, és ahhoz, hogy bizonyos adatokhoz csak a jogosultságokkal rendelkező felhasználók férhessenek hozzá. Emellett az elrendezések javítják a használhatóságot azáltal, hogy ugyanazon lista űrlapját az egyes osztályok számára különálló nézetekben és a listamezők készletében jelenítik meg.

Elég, hogy a SharePoint-listák saját, kifinomult űrlapjainak megtervezéséhez egyszerűen áthúzza és eldobja a kész vezérlőelemeket, lapokat, paneleket és harmonikákat. Az elkészült űrlapokat elmentheti, és a szükséges sablonok egyszerű exportálásával és importálásával később is felhasználhatja őket.

Az eszköz lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a listában elérhető különböző tartalomtípusokhoz specifikus szerkesztési, megjelenítési és létrehozási űrlapokat hozzanak létre. Például különálló elemszerkesztési űrlapot, elemúj űrlapot, elemmegjelenítési űrlapot és mappaszerkesztési/új/megjelenítési űrlapokat hozhat létre nagyon gyorsan ugyanazon a felületen.

Ezeken túlmenően itt CSS stílusokat határozhat meg, és HTML vagy JavaScript kiegészítő kódolással bővítheti űrlapját a beépített szerkesztők segítségével. Egyszóval a Forms Designer kiküszöböli a szabványos megoldások hátrányait, és magába foglalja azok legjobb tulajdonságainak nagy részét. A felhasználóbarát és intuitív felület nem igényel különösebb készségeket vagy képzettséget az űrlapkészítés, így még egy kezdő is könnyedén készíthet összetett űrlapokat a SharePointban.

A legjobb testreszabásnak meg kell felelnie a termék igényeinek

Összességében a SharePoint integrációs lehetőségek nagy rugalmasságot biztosítanak a felhasználók számára. Önön múlik, hogy milyen megoldást választ vállalkozása számára, vagy a korlátozott megoldással rendelkező szabványos ingyenes eszközöket, vagy professzionális és intuitív alkalmazásokat, mint a Forms Designer.

Megtudhatja, hogyan hozhat létre űrlapot a SharePointban a Virto Forms Designerrel, vagy letöltheti a SharePoint Online Forms Designer próbaverzióját az Office 365-höz vagy a SharePoint Forms Designer-t a SharePoint 2013 és 2016-hoz, és ellenőrizheti, hogyan illeszkedik a saját SharePoint-környezetéhez.

Kapcsolódó termékek:
Office 365 Forms Designer	SharePoint Forms Designer