Projektköltségbecslés és költségvetés-tervezés a projektmenedzsmentben

A projekt költségeit különböző folyamatforrásokból lehet megbecsülni (alábbi példák)

• Munkabontási struktúra (WBS) létrehozása
• Elkészíti az ütemtervet
• Emberi erőforrások tervezése
• Kockázatok azonosítása

A költséggazdálkodás bemenetei a következők,

• Projektmenedzsment terv
• Projekt charta
• Vállalati környezeti tényezők
• Szervezeti folyamatok eszközei

Míg a kimenet a

• Költséggazdálkodási terv.

A projekt becslésének és költségszámításának elkészítése rendkívül fontos része minden projektmenedzsmentnek. A projekt költségvetésének kiszámításakor különböző dolgokat veszünk figyelembe, mint például a munkaerőköltségek, a szükséges berendezések beszerzése, az anyagköltségek stb.

Mi a projektköltségbecslés?

A projektköltségbecslés a projekt teljes költségének közelítő becslési folyamata. A projektmenedzsmentben a költségbecslés és a költségvetés-tervezés pontossága a projekt hatókörének pontosságától és részletességétől függ, amely a hatókör alapvonala. A hatókör határozza meg az olyan korlátozásokat is, mint az időpont, az erőforrások vagy a költségvetés. A kockázati nyilvántartás segít kiszámítani a becsült költségtípusokat, a függő intézkedések mögött álló kiadásokat és a kockázatokkal való megbirkózásra fordított kiadásokat.

A projekt költségeinek becsléséhez a különböző költségtípusokat olyan kategóriákba kell sorolni, mint

• Munkabérköltség
• Beszerzési költségek
• Beszerzési költségek
• Útiköltség
• Képzési költségek
• Általános költségek stb.

A projektköltségek becslésére használt technikák

A projektköltségek becslésére használt néhány technika, mint például: Szakértői megítélés, hárompontos becslés, tartalékelemzés és minőségköltség.

A projektköltségek becslésére azonban formálisan néhány fő módszert (technikát) használnak az alábbiak szerint:

Analóg becslés

Ez a becslési technika szakértői megítélésen és hasonló korábbi projekteken alapuló információkon alapul. Ahol korábban hasonló projektet végeztek, ott a meglévő projekt költségét plusz vagy mínusz 20%-kal veszik figyelembe.

Parametrikus becslés

Múltbeli adatokat vagy nyilvántartást használnak a jelenlegi projekt költségbecsléséhez.

Bottom-up becslés

Mihelyt meghatározták a projekt terjedelmét, ez a legmegbízhatóbb technika. Ennél a technikánál a WBS alapján becsüljük meg az egyes erőforrások vagy teljesítmények költségét.

Hasonlóképpen vannak más módszerek (technikák) is, amelyek hasznosak lehetnek a költségbecsléshez, mint például a PERT-becslés, a szállítói ajánlatelemzés stb.

Projektköltségvetés-tervezés

Ez a tevékenység fő célja a projekt befejezéséhez szükséges pénzforrások elosztása és engedélyezése. A költségvetés meghatározásának fő kimenete a költségteljesítmény alapvonalát tartalmazza. Ez nemcsak azt határozza meg, hogy milyen költségek merülnek fel, hanem azt is, hogy mikor merülnek fel a költségek. A költségvetés meghatározásának bemenetei a következő projektmenedzsment költségvetés-tervezési módszereket foglalják magukban:

• Tevékenységek költségbecslései
• A becslések alapja
• Számítási alapvonal
• Projekt ütemterv
• Forrásnaptárak
• Szerződések
• Szervezeti folyamatok eszközei

Az. folyamat kimenete

• Költségteljesítmény alapvonal
• Projekt finanszírozási igény
• Projektdokumentumok frissítése

A projekt költségvetése a projekt ütemezési folyamatával párhuzamosan történik. Ez nagymértékben függ három komponenstől –

• Költségbecslés
• Feladatok időtartama
• A hozzárendelt erőforrások

A projektköltségvetés és -kalkuláció során a projektmenedzser kommunikál a különböző személyekkel, akik felelősek a munka erőfeszítésének irányításáért, valamint a projektköltségek becsléséért.

A különböző projektperspektívákat, például a projekt munkamegosztási struktúráját, a költségbecsléseket, a múltbeli adatokat és nyilvántartásokat, az erőforrásinformációkat és a szabályzatokat használja.

Kockázatértékelés nélkül a költségvetés-tervezési folyamat nem fejeződik be. A kockázatértékelési folyamat olyan tényezőket vesz figyelembe, mint az időhiány, az erőforrások rendelkezésre állása, a fejlesztőcsapat tapasztalata, az alkalmazott technológia stb. A kockázatértékelés a projekt teljes költségének 25 és 30 százaléka közötti összeg lehet.

Projekt minőségirányítási terv

A minőségirányítási folyamatcsoport három folyamatból áll:

Minőségtervezés

A minőségtervezés folyamat magában foglalja annak meghatározását, hogy mely szabványminőségek relevánsak a projekt szempontjából, és hogyan kell azokat teljesíteni. Tartalmazza továbbá a projektfolyamatok, a jogszabályi megfelelési követelmények, a termék funkcionalitása, a dokumentáció stb. minőségi mérőszámainak és szabványos intézkedéseinek azonosítását.

A terv minőségirányítás bemenetei közé tartozik

• Projektirányítási terv
• Az érintettek nyilvántartása
• Kockázati nyilvántartás
• Követelmények dokumentációja
• Vállalati környezeti tényezők
• Szervezeti folyamatok eszközei

Az. A minőségirányítás kimenete

• minőségirányítási terv
• folyamatfejlesztési terv
• minőségi mérőszámok
• minőségi ellenőrzési listák
• projektdokumentumok frissítése

minőségbiztosítás

Ez a szakasz főként két tevékenységet foglal magában, először a projekt minőségének elemzése és a projekt minőségének javítása. Ez a folyamat a minőségi követelmények és a minőségellenőrzési mérések eredményeinek auditálását jelenti annak biztosítása érdekében, hogy a minőségi szabványt a folyamat során végig fenntartsák. Ennek bemenete megegyezik a minőségirányítási terv kimenetével, míg a

A folyamat kimenete

• Változtatási kérelem
• Projektirányítási terv

lesz.

• Projektdokumentumok frissítése
• Organizációs folyamatok eszközeinek frissítése

Minőségellenőrzés

Ez a projekt teljes életciklusa során a minőség ellenőrzése érdekében történik. Meghatározza, hogy a minőségi szabvány hogyan felelhet meg a meghatározott minőségi szabványoknak. A minőségbiztosítás kimenete lesz a minőségellenőrzés bemenete. Míg a kimenet

• Minőségellenőrzési mérések
• Változások hitelesítése
• Hitelesített eredmények
• Munkateljesítményre vonatkozó információk
• Változtatási kérelem
• Projekt. menedzsment terv
• Projekt dokumentumok frissítése
• Szervezeti folyamatok eszközeinek frissítése

Projekt humánerőforrás menedzsment

A humánerőforrás menedzsment magában foglalja a szervezés folyamatát, menedzselése és a projektcsapat vezetése. Azokból az emberekből áll, akiknek kiosztott szerepe és felelőssége van a projekt befejezéséhez. A HR-menedzsment négy folyamattal foglalkozik.

Emberi erőforrás terv kidolgozása

Ez a szakasz határozza meg a projekt szerepeit és felelősségi körét, a projekt szervezeti ábrákat és a személyzeti irányítási tervet

A bemenet ehhez

• Projektirányítási terv
• Tevékenység erőforrásigénye
• Vállalati környezeti tényezők
• Szervezeti folyamatok eszközei

.

Ennek kimenete a következő lesz:

• Emberi erőforrás gazdálkodási terv

Projektcsapat beszerzése

Ez a szakasz megerősíti az emberi erőforrás rendelkezésre állását és a projekttevékenységek elvégzéséhez szükséges csapat beszerzését. Ennek a szakasznak a bemenete az előző lépés kimenete lenne. Míg ennek a szakasznak a kimenete a

• Projekt munkatársak kijelölése
• Forrásnaptárak
• Projektmenedzsmentterv frissítése

Projektcsapat fejlesztése

Ebben a szakaszban a hangsúly a csapat hatékonyságának javításán, a csapattagok interakcióján, valamint a csapat és a projekt általános teljesítményének fokozásán van. Ennek a szakasznak a bemenete az előző lépés kimenete lenne. Míg ennek a szakasznak a kimenete a

• Teamteljesítményértékelés
• Vállalati környezeti tényezők frissítése

Projektcsapat kezelése

Ez a folyamat magában foglalja a csapattagok teljesítményének nyomon követését, a problémák megoldását, a visszajelzéseket és a csapat irányítását a projekt teljesítményének optimalizálása érdekében. Ennek a szakasznak a bemenete az előző lépés kimenete lenne. Míg ennek a szakasznak a kimenete

• Változtatási kérelem
• Projektmenedzsmentterv frissítése
• Projektdokumentum frissítése
• Vállalati környezeti tényezők frissítése
• Szervezeti folyamatok eszközeinek frissítése

Projektkommunikáció kezelése

Itt, A projektkommunikáció nem az egymással való szóbeli interakciót jelenti, hanem a projekttel kapcsolatos információk hatékony továbbítását a projektcsapattal, az érdekelt felekkel, a projektmenedzserekkel stb. Ki kell térnie a kockázati intézkedésekre és értékelésekre, a projekttervekre, a megbeszélések irányítására és intézkedéseire, a felülvizsgálatokra és az átjárásokra stb.

Ez a szegmens főként öt területre terjed ki

Kommunikáció az érdekeltekkel

Az érdekeltekkel való hatékony kommunikáció és az igényeik megértésének folyamatát jelenti. Az ehhez szükséges inputok a következők lennének:

• Projektmenedzsment terv
• Az érdekelt felek nyilvántartása
• Vállalati környezeti tényezők
• Szervezeti folyamatok eszközei

.

Míg ennek kimenete

• Kommunikációmenedzsment terv
• Projektdokumentumok frissítése

Kommunikáció kezelése

Ez a folyamat tárolása, projektinformációk elosztása, összegyűjtése és visszakeresése egy kommunikációs tervnek megfelelően. Ennek a szakasznak a bemenete a következő lenne:

• Vállalati környezeti tényezők
• Szervezeti folyamatok eszközei
• Munkavégzési jelentések
• Kommunikációkezelési terv

Míg a kimenete:

• Projekt kommunikáció

.

• Projektmenedzsmentterv frissítése
• Projektdokumentumok frissítése
• Organizációs folyamatok eszközeinek frissítése

Kommunikáció ellenőrzése

A kommunikáció ellenőrzésének és nyomon követésének folyamata a projekt teljes életciklusa során. E szakasz bemenete a következő lenne:

• Projektirányítási terv
• Projektkommunikáció
• Munkanapló
• Munkateljesítményadatok
• Szervezeti folyamatok eszközei

Míg e szakasz kimenete a következő lenne:

• Munkák performance information
• Change requests
• Project management plan updates
• Project document updates
• Organizational process updates

Summary

Cost management is the process of planning and controlling the project cost effectively. A projektmenedzsmentben a költségköltségvetés segít a projekt után felmerülő költségek nyilvántartásában és nyomon követésében.

Azért, hogy a projekt az adott ütemterv és költségvetés szerint készüljön el, a következő bemutatóban megnézzük, milyen kockázati tényezőt kell mérsékelni.

A projektköltségbecslés és -költségvetés a projekt teljes költségének közelítő becslése.