Mi a munkavállalói akta?
A munkáltatóknak munkavállalói aktát kell használniuk az összes HR-, bérszámfejtési, juttatási és megfelelőségi dokumentum egy helyen történő rögzítésére és karbantartására. A HR-technológia fejlődésével a munkáltatóknak a HR-rendszerükben kell tárolniuk minden egyes munkavállaló összes lényeges személyzeti dokumentumát. A dokumentáció megfelelő karbantartásának és előállításának elmulasztása a megfelelőség megsértéséhez vagy potenciális bírságokhoz vezethet.
Az adatvédelmi törvények által védett dokumentumokat, például az orvosi/biztosítási nyilvántartásokat és a referencia/háttérellenőrzéseket nem szabad a munkavállaló alapvető munkavállalói aktájában szerepeltetni.
Itt egy pillanatfelvétel azokról az elemekről, amelyek szerepelhetnek az alapvető munkavállalói aktában:
-
Munkaköri leírás
-
Munkakeresés és/vagy önéletrajz
-
Munkahelyi ajánlat
-
IRS W-űrlap.4
-
A munkavállalói kézikönyv átvétele vagy aláírt tudomásulvétele
-
Teljesítményértékelés
-
Munkavállalói juttatásokkal kapcsolatos nyomtatványok
-
Nyomtatványok a vészhelyzeti elérhetőségekről
-
Vevői és/vagy munkatársi panaszok
-
Kiváló teljesítményért járó jutalmak vagy idézések
-
Jegyzetek a jelenlétről vagy a képzési programok elvégzéséről
-
Figyelmeztetések és/vagy egyéb fegyelmi intézkedések
-
Jegyzetek a jelenlétről vagy a késésekről
-
Minden szerződés, írásbeli megállapodás, átvételi elismervény vagy nyugta a munkavállaló és a munkáltató között
-
A munkavállaló cégtől való távozásával kapcsolatos dokumentumok
.
A Paycor HR megoldása egységesített munkavállalói nyilvántartást és még sok mást kínál. Fedezze fel HR termékoldalunkat, hogy megtudja, hogyan szüntetjük meg a papíralapú aktákat, és hogyan tartjuk biztonságban az adatait. Tudjon meg többet az új alkalmazottak felvételéről és arról, hogyan adózhat W2 nélkül.